Hanya tempatkan orang yang memenuhi syarat dan sudah diberi arahan di lokasi Anda

Minta sekali apa yang dibutuhkan setiap jenis shift

Beri nama dokumen dengan kata-kata Anda sendiri, atau pilih yang umum seperti sertifikat P3K, sertifikat kebersihan makanan, lisensi keamanan, lisensi forklift, atau sertifikat bekerja di ketinggian. Lalu pilih siapa yang memerlukannya: semua orang di sebuah shift, satu departemen seperti Medis, satu peran seperti Operator forklift, atau satu shift saja. Semua orang di shift yang cocok melihat apa yang harus dibawa di halaman mereka sendiri, tanpa rangkaian email.

Tambahkan catatan untuk menjelaskan dengan tepat apa yang diterima, seperti Level 3 atau lebih tinggi, agar orang mengirim sertifikat yang tepat sejak awal. Bagian atas Izin dan sertifikat mencantumkan setiap dokumen yang diminta acara Anda dan berapa orang yang sudah memilikinya, dengan orang di shift Anda yang masih kekurangan sesuatu dicantumkan di bawahnya, sehingga Anda tahu siapa yang perlu dikejar pada hari Senin, bukan di gerbang pada hari Jumat.

• Dokumen umum: P3K, kebersihan makanan, keamanan, forklift, dan lainnya
• Siapa yang perlu: setiap shift, satu departemen, satu peran, atau satu shift
• Catatan untuk orang: level atau detail yang harus ditunjukkan dokumen

• Collect crew certificates and licences before they work an event shift

Kumpulkan setiap dokumen sekali untuk setiap acara yang Anda selenggarakan

Setiap orang menambahkan dokumennya dari Dokumen yang diperlukan shift Anda di halaman Shift Saya mereka sendiri, sebagai foto, PDF, atau file Word. Dokumen adalah milik orang tersebut, bukan milik acara, sehingga lisensi keamanan seorang steward berlaku di club night, festival, dan tur musim gugur Anda sampai kedaluwarsa. Fai membaca tanggal kedaluwarsa dari file jika tidak ada yang memasukkannya.

Saat anggota kru menyerahkan sertifikat dalam bentuk kertas, catat sendiri, dengan atau tanpa file, dan Fai tetap membaca tanggalnya dari file apa pun yang Anda tambahkan. Orang melihat permintaan Anda di samping shift, induksi, dan kebutuhan makanan mereka, sehingga urusan dokumen menjadi bagian dari persiapan bekerja, bukan urusan terpisah.

• Ditambahkan dari halaman mereka sendiri: di halaman yang sama tempat mereka melihat shift mereka
• Tanggal kedaluwarsa dibaca oleh Fai: diambil dari file jika tidak ada yang memasukkannya
• Berlaku di setiap acara: satu sertifikat untuk seluruh brand Anda sampai kedaluwarsa

• Give your event crew one page for all their shifts

Periksa setiap file dan kembalikan yang perlu diubah

Buka dokumen seseorang dan lihat setiap dokumen yang dibutuhkan shift-nya, mulai hari apa, bagaimana statusnya, dan file yang memenuhinya. Tandai dokumen sebagai sudah diperiksa setelah tim Anda melihatnya, atau kembalikan dengan keterangan apa yang perlu diubah, dan orang tersebut melihat alasan Anda di halamannya sendiri lalu menambahkan yang baru. Koreksi tanggal kedaluwarsa dalam satu langkah.

Dokumen pribadi perlu ditangani dengan hati-hati. Hanya owner, admin, dan producer acara Anda yang melihatnya, dan setiap kali file dibuka dicatat dengan nama anggota tim yang membukanya, sehingga Anda selalu bisa menjawab siapa yang melihat lisensi seorang anggota kru dan kapan.

• Tandai sudah diperiksa: dokumen yang sudah dilihat dan diterima tim Anda
• Kembalikan dengan alasan: orang tersebut melihat apa yang perlu diperbaiki di halamannya sendiri
• Setiap pembukaan dicatat: siapa membuka file mana, dan kapan

Pesan hanya orang yang memiliki apa yang dibutuhkan shift

Dokumen berlaku di setiap hari shift seseorang selama masih valid atau belum diperiksa, sehingga tidak ada yang tertahan sebelum tim Anda melihatnya. Dokumen yang tidak ada, dikembalikan, atau kedaluwarsa sebelum shift tidak dihitung. Fai tidak menyertakan orang-orang itu dalam tawaran shift, relawan tidak bisa memilih shift tersebut dari halaman mereka, dan saat Anda sendiri menambahkan seseorang, disebutkan apa yang kurang darinya.

Acara nyata membutuhkan fleksibilitas. Saat petugas medis yang Anda percayai sedang menunggu perpanjangan sertifikat, tetap tambahkan dia dengan alasan Anda, dan alasan itu disimpan bersama tempatnya di shift dan di log aktivitas. Fai mengikuti aturan yang sama: ia hanya memesan seseorang tanpa dokumen dengan alasan yang Anda berikan kepadanya.

• Pemeriksaan saat Anda menjadwalkan: jadwal menyebutkan apa yang kurang dari setiap orang
• Tawaran ke orang yang cocok: tawaran shift melewatkan siapa pun yang tidak punya dokumennya
• Alasan tercatat: setiap pemesanan yang tetap dilakukan menyimpan alasannya

• Isi setiap shift dan bayar setiap jam yang dikerjakan

Siapkan satu pengarahan keselamatan untuk semua orang di lokasi

Masukkan apa yang perlu dibaca orang, seperti pintu keluar, saluran radio, dan apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat, atau tautkan ke video atau dokumen pengarahan Anda. Pilih apakah induksi ini untuk orang yang bekerja di acara atau untuk semua orang dengan pass, termasuk tamu dan rombongan perjalanan. Setiap anggota kru, relawan, dan pemasok kemudian melihat pengarahan yang sama, sehingga tidak ada orang di lokasi yang diberi tahu versi berbeda.

Pilih apakah konter penyerahan memeriksa induksi sebelum menyerahkan pass. Biarkan aktif untuk lokasi di mana tidak ada yang boleh mulai bekerja tanpa pengarahan, atau nonaktifkan untuk acara kecil di mana tim Anda memberi pengarahan di gerbang. Relawan yang sebelumnya mendapat induksi program melihat induksi acara Anda begitu Anda menyiapkannya.

• Pengarahan Anda: dimasukkan di sini, atau tautan ke video atau dokumen
• Siapa yang perlu: orang yang bekerja di sana, atau semua orang dengan pass
• Diperiksa di konter: satu tombol membuat konter penyerahan memintanya

• Run a safety induction for everyone who works your event

Buktikan orang sudah membacanya dengan tes singkat yang disusun Fai

Minta Fai menyusun tes, dan ia menulis pertanyaan dari pengarahan Anda sendiri, masing-masing dengan pilihan jawaban dan jawaban yang benar sudah dipilih. Tes menunggu sebagai draf yang tidak dilihat siapa pun, sehingga Anda bisa mengubah pertanyaan atau jawaban apa pun lebih dulu. Aktifkan, dan orang menyelesaikan induksi dengan mencapai nilai kelulusan yang Anda tetapkan, yang memberi Anda catatan bahwa setiap orang memahami pengarahannya, bukan hanya membukanya.

Siapa pun yang sudah mengonfirmasi membaca induksi sebelum tes diaktifkan tetap dianggap selesai, sehingga mengaktifkan tes di tengah masa pemasangan tidak pernah membatalkan pekerjaan Anda sebelumnya. Nonaktifkan tes untuk mengubahnya dan tes kembali menjadi draf, dengan orang mengonfirmasi bahwa mereka sudah membaca induksi sampai Anda mengaktifkannya lagi.

• Disusun oleh Fai: pertanyaan diambil dari pengarahan yang Anda masukkan
• Diperiksa oleh Anda: setiap pertanyaan dan jawaban bisa diubah sebelum diaktifkan
• Nilai kelulusan Anda: skor yang dibutuhkan orang untuk menyelesaikan induksi

Biarkan semua orang menjalani induksi dari halaman mereka sendiri

Kru membuka induksi dari halaman Shift Saya mereka dan relawan dari halaman mereka sendiri, di samping shift, dokumen, dan kebutuhan makanan mereka. Tanpa tes, mereka mengonfirmasi bahwa mereka sudah membacanya, dan dengan tes yang aktif, mereka menjawab pertanyaan lalu mengirimkannya. Siapa pun yang tidak mencapai nilai kelulusan melihat skornya dan mencoba lagi, sehingga orang tiba di lokasi sudah mendapat pengarahan.

Daftar induksi menampilkan siapa yang sudah dan belum menjalaninya, sehingga kepala keselamatan Anda melihat kekurangannya di akhir minggu, selagi masih ada waktu untuk menutupnya sebelum gerbang dibuka.

• Di halaman mereka sendiri: di samping shift, dokumen, dan kebutuhan makanan mereka
• Dibaca atau dites: centang jika tidak ada tes, jawaban jika ada
• Coba lagi: orang melihat skornya dan mencoba sekali lagi

• Bangun tim kru dan relawan yang bisa Anda andalkan setiap tahun

Tahan setiap pass sampai induksi selesai

Dengan pemeriksaan konter aktif, konter penyerahan menampilkan Induksi belum selesai untuk siapa pun yang belum menyelesaikannya, sebelum pass mereka diserahkan. Kartu menawarkan solusinya: catat induksi selesai di konter setelah Anda memberi pengarahan langsung kepada orang itu, atau kirim lagi halaman relawan kepadanya. Anggota tim tetap bisa menyerahkan pass dengan alasan, dan alasan itu tersimpan bersama penyerahannya.

Sudah memandu runner yang terlambat melalui pengarahan di konter? Catat selesai di sana dan ia langsung mengambil pass-nya. Di daftar induksi, tandai siapa pun yang Anda beri pengarahan langsung sebagai selesai. Setiap catatan menunjukkan siapa yang menandainya dan kapan, sehingga berkas keselamatan Anda dapat dipertanggungjawabkan saat ada yang bertanya.

Tanyakan kepada Fai siapa di shift hari Sabtu yang masih belum punya sertifikat P3K, minta ia mencatat sertifikat yang Anda lihat beserta tanggal kedaluwarsanya, mengembalikan sertifikat dengan alasan Anda, menyiapkan induksi dan menyusun tesnya, atau menandai seseorang selesai setelah Anda memberinya pengarahan. Ia menunggu persetujuan Anda sebelum setiap perubahan.

• Induksi belum selesai: ditampilkan di kartu sebelum pass diserahkan
• Induksi selesai di sini: dicatat di konter selagi orang itu menunggu
• Tetap serahkan: hanya dengan alasan yang tetap tercatat
• Tanya Fai: siapa yang kurang apa, dan perubahan atas persetujuan Anda

• Serahkan setiap pass dengan cepat dan jaga setiap zona hanya untuk orang yang berhak