Ketahui biaya acara Anda sebelum tagihan datang

Simpan satu anggaran yang bisa dipercaya seluruh tim Anda

Beri setiap bagian anggaran Anda biaya rencana dan pendapatan rencananya, catat biaya aktual saat masuk, dan setiap bagian menunjukkan seberapa jauh di atas atau di bawah rencana. Halaman Anggaran acara dan Anggaran di Event Operating System adalah anggaran yang sama, sehingga biaya yang ditambahkan production manager Anda di salah satunya muncul di yang lain, dan booker, kepala keuangan, serta Anda semua membaca angka yang sama.

Susun anggaran sesuai cara kerja Anda: bagian Anda sendiri, dengan baris biaya rencana dan pendapatan sebanyak yang dibutuhkan masing-masing, dan catatan pada baris mana pun yang perlu dijelaskan. Bagian atas anggaran menyandingkan total pengeluaran dengan total pendapatan dan menampilkan hasil bersihnya, sehingga Anda tahu sekilas apakah acara menuju surplus atau defisit.

Tim mengubah anggaran yang sama pada saat bersamaan, dan tidak ada yang kehilangan pekerjaannya. Jika rekan tim mengubah sebuah baris saat Anda sedang mengeditnya, Anda melihat isinya saat ini dan memilih apakah akan menyimpan milik Anda di atasnya atau mempertahankan milik mereka.

• Rencana dan tercatat: di atas atau di bawah rencana untuk setiap bagian
• Biaya dan pendapatan: hasil bersih acara di bagian atas anggaran
• Pengeditan tim yang aman: perubahan rekan tim tidak pernah tertimpa tanpa sepengetahuan Anda

Lihat biaya sebenarnya setiap penampil, dari honor hingga hotel

Anda menyepakati honor, lalu biaya tambahan membuatnya menjadi angka yang jauh lebih besar. Kartu Biaya total di halaman penampil setiap penampil menjumlahkan setiap bagian: honor dan deposit dari booking, komisi agensi dari penawaran, setiap perjalanan dari data perjalanan acara, masa inap hotel, uang harian dan backline, serta bagian penampil dari daftar sewa dan belanja Anda. Anda tahu biaya setiap penampil sebelum acara, selagi masih ada waktu untuk mengubah kesepakatan.

Setiap bagian menyebutkan asal angkanya, sehingga tidak ada yang memasukkan biaya dua kali dan tidak ada yang bertanya-tanya dari mana sebuah angka berasal. Apa pun yang belum punya harga disebutkan di bagian bawah kartu, sehingga kekurangannya terlihat jelas sebelum tim keuangan bertanya. Setiap perubahan biaya perjalanan atau tarif kamar masa inap dicatat dengan nilai sebelum dan sesudahnya, siapa yang mengubahnya, dan kapan.

Angka yang sama masuk ke anggaran Anda dan rekap pembayaran pertunjukan. Di anggaran, total yang disarankan untuk Artis & talent mencakup biaya total setiap penampil, dan di rekap pembayaran, perjalanan, hotel, dan uang harian muncul sebagai biaya pertunjukan dengan komisi agensi di samping honor penampil, masing-masing dihitung sekali.

• Biaya artis ini: satu total di bagian atas halaman penampil
• Dari data Anda: booking, penawaran, perjalanan, hotel, pembayaran jatuh tempo, dan sewa
• Belum ada harga: apa pun yang belum punya harga, disebutkan di kartu
• Angka yang sama di rekap pembayaran: tidak ada penerbangan atau hotel yang dihitung dua kali

• See the all-in cost of each act on your event
• Bayar semua orang tepat waktu dan selesaikan setiap pertunjukan dengan angka yang bisa diperiksa kedua pihak

Hitung komisi agensi sejak penawaran disepakati

Tambahkan biaya agensi ke penawaran sebagai jumlah tetap atau persentase dari honor, dan biaya itu masuk ke biaya penampil begitu agen menerimanya. Persentase dihitung dari honor yang benar-benar dibayar sesuai kesepakatan, sehingga kesepakatan versus atau persentase dari penjualan pintu membawa komisi agensi yang tepat tanpa perlu menghitung terpisah dengan kalkulator.

Biaya agensi dicantumkan di email penawaran, sehingga agen melihat persis apa yang Anda setujui untuk dibayar di atas honor penampil, dan setiap perubahannya disimpan di versi penawaran bersama setiap ketentuan lainnya.

• Biaya agensi: jumlah tetap atau persentase dari honor
• Dari penawaran: dihitung setelah penawaran diterima atau dikontrak

• Ketahui siapa yang menahan setiap tanggal dan tentukan harga setiap penawaran dengan yakin
• Make an offer to an artist's agent for your show

Hitung perjalanan dan malam hotel sesuai yang benar-benar Anda bayar

Masukkan biaya sebuah perjalanan sekali, untuk semua orang di pemesanan itu dan dalam mata uang yang Anda bayarkan, dan biaya penampil langsung mencakupnya. Malam hotel dihitung dengan tarif yang benar-benar Anda bayar: tarif kamar masa inap itu sendiri, atau, per malam, tarif blok kamar hotel tempat masa inap itu berada, hanya untuk malam dan kamar penampil itu sendiri.

Band yang terbang dari dua kota, DJ dengan tour manager, dan headliner di pemesanan blok semuanya terhitung benar tanpa spreadsheet. Kamar kosong di blok kamar hotel tetap menjadi biaya blok, sehingga tidak ada penampil yang menanggung kamar yang tidak ditiduri siapa pun, dan setiap mata uang memiliki totalnya sendiri, sehingga honor dalam pound dan penerbangan dalam euro tidak pernah tercampur.

• Masukkan biayanya: satu jumlah untuk semua orang di pemesanan itu
• Tarif kamar per malam: tarif masa inap itu sendiri, atau tarif blok kamar hotel
• Mata uang pembayaran: disimpan dalam mata uang yang dipakai untuk membayar perjalanan

• Pastikan setiap penampil mendapat tempat menginap, dijemput, dan naik panggung tepat waktu

Lihat uang yang sudah Anda janjikan sebelum faktur datang

Terikat dengan pemasok menunjukkan uang yang sudah Anda janjikan tetapi belum dibayar: pesanan pembelian yang disetujui, uang harian dan backline penampil, serta item sewa dan belanja yang ditandai sudah dipesan. Anda melihat kewajiban sebenarnya berminggu-minggu sebelum tagihan datang, sehingga kelebihan biaya produksi terlihat selagi Anda masih bisa memangkas pesanannya.

Item di pesanan pembelian dihitung sekali, meskipun juga ada di daftar sewa Anda, sehingga angka terikatnya bisa Anda andalkan. Pesanan yang dibatalkan tidak lagi dihitung, dan pesanan itu tetap tercatat beserta alasan pembatalannya.

• Pesanan pembelian: pesanan yang disetujui, dikirim, dan sudah difakturkan
• Uang harian dan backline: biaya yang ditambahkan untuk setiap penampil
• Sewa dan belanja: item yang ditandai sudah dipesan di daftar Anda

• Bayar semua orang tepat waktu dan selesaikan setiap pertunjukan dengan angka yang bisa diperiksa kedua pihak
• Raise purchase orders and track what your event owes

Mulai setiap bagian dari total yang disarankan data Anda sendiri

Bagian yang kosong menawarkan total yang disarankan dari apa yang sudah dimiliki acara Anda, siap dipakai sebagai biaya rencana pertamanya dengan satu ketukan. Artis & talent menjumlahkan biaya total setiap penampil, Sponsor menghitung kesepakatan tunai dan natura dari sponsor Anda, Vendor menghitung biaya booth, dan Aksesibilitas menghitung fasilitas aksesibilitas Anda, sehingga anggaran baru dimulai mendekati kenyataan.

Konferensi melihat honor setiap pembicara, festival makanan dan minuman melihat biaya booth vendornya, dan festival melihat kesepakatan sponsornya. Penjualan tiket dan add-on masuk sebagai pendapatan langsung, dan honor, deposit, sponsor, serta biaya booth terisi sebagai baris yang ditandai dihitung untuk Anda, sehingga Anda hanya menambahkan secara manual apa yang tidak dicatat di tempat lain.

• Gunakan saran: total rencana dari data Anda sendiri
• Sponsor dan Vendor: kesepakatan sponsor dan biaya booth sebagai pendapatan
• Pendapatan langsung: penjualan tiket dan add-on saat terjadi

Masukkan biaya staf dan kru ke anggaran dari jam kerja mereka

Beri sebuah shift tim eksternalnya dan biaya per jam, dan bagian Staf dan kru terisi dengan sendirinya: biaya jam yang Anda setujui, ditambah biaya terjadwal dari jam yang belum disetujui. Steward agensi, tim bar, dan keamanan berada di anggaran bersama semua hal lain, tanpa perhitungan timesheet terpisah di akhir acara.

Jam per tim eksternal menampilkan setiap agensi atau perusahaan dengan jam yang tercatat, jam yang disetujui, dan biaya yang disetujui, sehingga Anda bisa memeriksa faktur mereka terhadap jam yang Anda setujui sebelum membayarnya.

• Biaya per jam: diatur di setiap shift
• Tim eksternal: agensi atau perusahaan yang menyediakan orangnya
• Jam yang disetujui: biaya sebenarnya shift setelah jamnya disetujui

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Isi setiap shift dan bayar setiap jam yang dikerjakan

Baca anggaran per bagian, panggung, atau hari acara

Beralih antara semua baris, bagian Anda, setiap panggung, dan setiap hari acara untuk melihat biaya sebenarnya panggung utama atau hari Sabtu. Filter memisahkan pengeluaran dari pendapatan dan baris yang dihitung untuk Anda dari yang dimasukkan tim Anda, dan pencarian menemukan baris mana pun dalam hitungan detik. Unduh anggaran sebagai CSV kapan pun tim keuangan atau mitra memintanya.

Tanyakan kepada Fai, asisten di dalam dasbor Anda, berapa yang sudah dikeluarkan acara dibandingkan rencana, berapa biaya total seorang penampil, atau bagian mana yang paling melewati rencana. Ia bisa menambahkan biaya rencana, mencatat biaya aktual, mengubah bagian, atau memasukkan biaya perjalanan atau tarif kamar masa inap, dan ia menunjukkan setiap perubahan kepada Anda dan menunggu persetujuan Anda lebih dulu.

• Per panggung dan per hari: biaya setiap panggung dan hari acara
• Filter dan pencarian: pengeluaran, pendapatan, dan baris yang dihitung untuk Anda
• Unduh CSV: setiap baris, siap untuk tim keuangan
• Tanya Fai: jawaban dari anggaran, perubahan setelah Anda setuju