Lej præcis det, dit show har brug for, og vid, hvor hvert stykke er

Lad hver rider fylde din backline-liste

Book dine akter med deres spilletider, og tilføj deres tekniske ridere i Advancing, så fylder Backline-leje sig selv med hver ting på den rigtige scene og dag og hver akts behov citeret fra dens egen rider. En linje, der siger, at akten selv har sit udstyr med, bliver udeladt, og linjer, der er for uklare til at tælle, bliver listet, så du kan tjekke dem i rideren. Når en rider ændres, følger listen med.

Fai læser hver rider, når den kommer, og igen, når den ændres, og foreslår at tilføje ting, hun finder i de produktionsdokumenter, du uploader. Når en rider ændrer et behov, dit team har angivet i hånden, siger tingen Rider ændret: se igennem, og du vælger at bruge rideren eller beholde dit eget. En rider overskriver aldrig en beslutning, dit team har truffet.

• Læst fra ridere: hver akts behov citeret fra dens egen rider
• Uklare linjer markeret: med en genvej til rideren, så du kan tjekke dem
• Rider ændret: se igennem: brug rideren, eller behold dit teams tal

• Lav advance for hver kunstner uden at jagte e-mailtråde
• Work out the backline and production to hire for your event

Lej hver ting én gang til den travleste dag

Akter på samme scene og dag deler, så den mest krævende akts behov tæller, og en akt, der skal have sit eget, lægges oveni. Genbrugeligt udstyr lejes én gang til den travleste dag på hver scene, ting, der bliver brugt op, for eksempel trommeskind, strenge og tape, lægges sammen hver dag, og det, scenen allerede har, eller du allerede ejer, trækkes fra først. Du holder op med at betale for et tredje sæt CDJ'er, der ville ligge i en flightcase hele weekenden.

Sådan regnede vi det ud på hver post viser hver dag og scene bag tallet, så du kan svare den promoter, der spørger, hvorfor du lejede fire og ikke seks. Scenens egne tekniske specifikationer og det udstyr, du ejer, læses på samme måde som en rider, så et husets PA eller dine egne mixere trækkes fra antallet.

Produktionsleje ligger ved siden af backline med den samme udregning. Tilføj PA, lys, scene, strøm og alt andet, du lejer, med hvor det skal hen, de dage, det skal bruges, og om det kan genbruges, så kommer en matchende post med på den linje, der allerede er der. Angiv indlæsningsdage før og udlæsningsdage efter, så følger hver lejeperiode og hver dagspris med. På en konference tilføjer du hvert lokales udstyr på samme måde.

• Genbrug på tværs af dage: udstyr lejet én gang, forbrugsvarer talt dagligt
• Dit udstyr først: scenens specifikationer og dit eget udstyr trækkes fra
• Produktionsleje: PA, lys, scene, strøm og meget mere
• Lejeperiode: indlæsnings- og udlæsningsdage på hver linje

Send hver leverandør kun det, der er ændret

Fai skriver et udkast til e-mailen til hver leverandør ud fra dens poster, lejedatoer og tider for levering og afhentning, som du læser og sender. Hver afsendelse gemmer en kopi af listen, som den var, så hver post, der er ændret siden, siger det, og den næste e-mail lister kun de ændringer. Dit backline-firma bygger aldrig dit show ud fra sidste måneds version.

Følg hver linje fra Skal bestilles over Tilbud modtaget, Bestilt, Bekræftet og Leveret til Returneret. Poster markeret som bestilt tæller som forpligtede omkostninger i dit eventbudget, og en leverandørs prissatte poster bliver til et udkast til en indkøbsordre i ét trin. Print et rent ark til enhver leverandør med hver post, antal og lejedatoerne med levering og afhentning øverst.

Har du brug for en leverandør i nærheden af et spillested, du ikke har arbejdet på før? Beskriv, hvad du har brug for, så lister Fai lokale leverandører med deres hjemmeside og kontaktoplysninger.

• Fai skriver e-mailen: poster, datoer, levering og afhentning
• Send ændringerne: en kort e-mail med kun det, der er nyt
• Indkøbsordre: en leverandørs prissatte poster i ét trin
• Budget: bestilte poster talt som forpligtede omkostninger

• Send your event hire lists to suppliers
• Vid, hvad dit event vil koste, før regningerne kommer

Få hver bestilling bekræftet og hvert tilbud læst for dig

Giv hver lejeleverandør sin egen side uden login, og send den linket på e-mail. På Det vi har bestilt hos jer ser leverandøren hver linje med dens datoer, scener og pris og bekræfter dem på én gang. Når den kun kan levere færre, noget andet eller til en anden pris, beder den om en ændring eller om at flytte tiderne for levering og afhentning, og du accepterer eller afviser hver anmodning.

Leverandøren uploader sit tilbud som en PDF eller et foto, eller du tilføjer et, den har sendt på e-mail. Fai læser det op mod dine linjer og lægger et forslag på I dag med de tilbudte priser og eventuelle erstatninger og nævner de linjer, tilbuddet udelader eller har færre af. Godkend det, så udfyldes priserne på dine linjer, og ingen taster et tilbud ind i hånden.

Leverandørens side viser altid hver linje, som den er nu, og hvert nyt link, du sender, stopper det forrige, så kun din seneste e-mail virker. Spørg Fai, hvad dine leverandører har bedt om, og hvor hvert tilbud står.

• Bekræft venligst: hver bestilt linje bekræftet af leverandøren
• Bed om en ændring: færre, noget andet, en anden pris eller andre tider
• Tilbud læst af Fai: priser, erstatninger og huller, som du godkender

• Get hire suppliers to confirm orders and count deliveries for your event

Tæl leverancer ind og ud, og betal kun for det, der kom

Når en leverance ankommer til rampen, tæller dit crew ind, hvor mange der kom, og hvor mange der er beskadigede, med en note. Når leverandøren afhenter, tæller de ud, hvad der gik tilbage. Hver linje viser derefter, hvor mange der mangler, er i overskud eller er beskadigede, og den seneste optælling nævner, hvem der talte og hvornår.

Åbn leverandørens indkøbsordre, så sammenligner Hvad der kom hver bestilt linje med det, der blev talt ind og tilbage. En mangel eller skade bliver markeret med almindelige ord, så du stiller spørgsmål til fakturaen med fakta foran dig og kun betaler for det, du har modtaget. En fejl ved rampen fortrydes i ét trin.

• Tæl ind: hvor mange der kom, og hvor mange der er beskadigede
• Tæl ud: hvad der gik tilbage, og i hvilken stand
• Hvad der kom: bestilt mod talt, linje for linje

• Betal alle til tiden, og afregn hvert show med tal, begge parter kan tjekke

Udlevér radioer og udstyr via scanning, og se, hvem der har hvad

Sæt alt dit udstyr på én liste: en enkelt ting med sit eget mærke, for eksempel en golfvogn eller et sæt nøgler, et nummereret sæt som alle radioerne eller et parti, du tæller, for eksempel synlighedsveste. Ved udstyrsskranken læser en stregkodescanner mærket og åbner det rigtige trin, så du udleverer udstyr til et crewmedlem, en frivillig eller hvem som helst ved navn, med en note om depositum og et tidspunkt for aflevering, lige så hurtigt som køen bevæger sig.

Tag hvert stykke tilbage med, hvordan det kom tilbage, og beskadiget udstyr bliver markeret på udstyrslisten, så en defekt radio ikke bliver udleveret igen med det samme. Hvem har hvad viser alt, der er ude, efter person eller efter ting, med det, der er for sent, og du tager et helt teams udstyr tilbage på én gang, når deres vagt slutter. Efter eventet beder du Fai om at skrive et udkast til én påmindelse til hver person, der stadig har udstyr, godkender dem på I dag og markerer det, der er gået tabt, med historikken bevaret.

Hav din radioplan ved siden af dit udstyr med hver kanal, som den vises på radioen, hvem der bruger den, og hvert kaldesignal med den person, der svarer. Print et radioark til at hænge op, og hvert teams dagsplan viser dets egne kanaler.

• Scan eller søg: en stregkodescanner åbner det rigtige trin
• Hvem har hvad: efter person eller ting, med det, der er for sent
• Påmindelser fra Fai: én e-mail til hver, godkendt af dig
• Radioplan: kanaler, kaldesignaler og hvem der svarer

• Hand out radios and kit to your event crew

Lad eksterne teams bestille dit ekstra udstyr til dine priser

Presseteams, entreprenører og udstillere har alle brug for radioer, golfvogne og borde. Tilbyd udstyret på din liste til den pris, du angiver for hvert team, så bestiller hvert team fra sin egen side uden login og vælger datoerne, og hvor udstyret skal hen. Hvor mange der er ledige, kommer altid fra din udstyrsliste, så du aldrig lover et team det, dit eget crew har brug for.

Tilføj din egen omkostning for at se din avance på hver bestilling, og angiv, hvor meget ét team højst kan bestille, en sidste dag for bestilling, og hvilke typer teams der kan bestille det, så standmøbler går til udstillere og radioer til pressen. Godkend en bestilling, så bliver udstyret holdt til det team med det samme, med en faktura, teamet betaler fra sin side.

Print en plukliste over godkendte bestillinger efter dag og sted, udlevér hver bestilling, så teamet vises i Hvem har hvad som udstyrets indehaver, og tag det tilbage linje for linje med dets stand. Teamet kan bestille det samme igen til dit næste event i ét trin.

• Din prisliste: hvad hvert team betaler, med din avance
• Holdt ved godkendelse: godkendt udstyr kan ikke loves ud to gange
• Plukliste: efter dag og sted, klar til print
• Faktura: for hver prissat bestilling, betalt fra teamets side

• Let outside teams order kit and equipment for your event

Hav hver leverandørs forsikring og papirer før indlæsningen

Bed hver leverandør, cateringleverandør eller entreprenør om en ansvarsforsikring, en risikovurdering, en arbejdsbeskrivelse eller et hygiejnebevis, et certifikat for gassikkerhed eller et certifikat for elsikkerhed med en frist, og hvad filen skal vise. Hvert team tilføjer filen på sin egen side, og teams af den type, du tilføjer senere, bliver også spurgt.

Under hver fil viser Fai, hvad hun har læst i den, for eksempel udløbsdatoen, dækningen og det navn, den forsikrer, og siger, hvad der ikke stemmer, som en police, der udløber, før dit event gør. Du accepterer den med udløbsdatoen bekræftet eller sender den retur med, hvad der skal ændres, og teamet får en e-mail på sit eget sprog.

Hver anmodning viser, hvilke teams der er færdige, hvilke filer der skal tjekkes, hvem der er for sent ude, og hvad der snart udløber. Lad Fai foreslå hver påmindelse på I dag, eller få påmindelser sendt før fristen og før en accepteret fil udløber. Accepterede filer ligger under hvert team i Tilladelser og certifikater ved siden af dine forhandleres certifikater.

• Almindelige dokumenter: forsikring, risikovurderinger og sikkerhedscertifikater
• Hvad Fai læste: udløbsdato, dækning og hvem den forsikrer
• Påmindelser: før fristen og før udløb

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams