Betal alle til tiden, og afregn hvert show med tal, begge parter kan tjekke

Se hver betaling efter den dato, den forfalder

Kommende betalinger i eventets sektion Kontrakter viser, hvad der er forfaldent, forfalder i denne uge, er på vej eller stadig er uden dato, med det, der stadig skal betales, øverst. Depositummer og restbetalinger kommer direkte fra dine kunstneres aftaler, leverandørordrer kommer med, når du godkender dem, og du tilføjer selv dagpenge, backline og andre omkostninger for en kunstner, så intet ligger i et separat regneark.

Betal i rater, så viser hvert beløb, hvad der er tilbage efter hver betaling indtil nu. Når betalinger er forfaldne eller forfalder inden for ugen, foreslår Fai en opgave for hver på I dag, og Eventdrift viser kommende betalinger på tværs af alle dit brands events, så et depositum til næste måneds show aldrig kommer bag om aftenens.

• Kommende betalinger: forfaldne, forfalder i denne uge, på vej og ingen forfaldsdato
• Delbetalinger: hvad der er tilbage af hvert beløb efter hver betaling
• På tværs af dine events: kommende betalinger for alle dit brands events

• Raise purchase orders and track what your event owes

Opret leverandørordrer, som dit budget tæller med med det samme

Indtast leverandøren og hver linje, du bestiller, med moms, leveringsdato og den dato, du betaler senest, så er ordren klar til godkendelse. Når en leverandørs tilbud er bekræftet, skriver Fai et udkast til ordren for dig og markerer den Kladde fra Fai. Godkend den, så tæller den som en bunden omkostning i eventets budget i samme øjeblik, og send den derefter til leverandøren via e-mail fra eventet.

En godkendt ordre ligger fast, så det tal, din økonomiansvarlige ser i budgettet, er det tal, leverandøren fik. Ændr en ordre, før du godkender den, eller annullér den med en begrundelse, så bliver en annulleret ordre dokumenteret og tæller ikke længere som bunden.

• Ny indkøbsordre: leverandør, linjer, moms, levering senest og betaling senest
• Kladde fra Fai: en ordre klar til at tjekke ud fra hvert bekræftet tilbud
• Send til leverandøren: den godkendte ordre sendt via e-mail til leverandøren

• Vid, hvad dit event vil koste, før regningerne kommer
• Lej præcis det, dit show har brug for, og vid, hvor hvert stykke er

Fang en faktura, der ikke passer med ordren

Tilføj leverandørens faktura til dens ordre, så læser Fai totalen og fortæller, om den passer med det, du har bestilt. En faktura, der afviger, markeres på ordren og på listen over ordrer, så dit team stiller spørgsmål til den, før nogen betaler. Hvis Fai ikke kan læse den, indtaster du totalen og tjekker den selv mod ordren.

• Tilføj deres faktura: en PDF eller et foto af leverandørens faktura
• Tjekket mod ordren: passer, eller forskellen markeret

Registrér hver betaling, og ret fejl på en ren måde

Markér en betaling som betalt med beløb, dato, hvordan du betalte, og en betalingsreference, og indtast mindre end hele beløbet, når du betaler i rater. En betaling, der er registreret ved en fejl, tilbageføres med din begrundelse, så historikken viser både betalingen og rettelsen. En omkostning, du ikke længere skylder, fjernes med en begrundelse og bliver dokumenteret, markeret som fjernet.

Betal med Vault fører dig direkte til dine overførsler i Vault, så du kan sende pengene, og du registrerer betalingen, når den er gået igennem. Hvert depositum, hver restbetaling og hver leverandørbetaling har sin egen betalingshistorik, så svaret på "har vi betalt lydfirmaet?" er ét blik væk.

• Markér som betalt: beløb, betalt den, betalt via og en betalingsreference
• Tilbagefør: en rettende postering ved siden af den oprindelige betaling
• Betal med Vault: direkte til dine overførsler i Vault

• Brug og styr dine billetpenge før udbetalingen
• Pay everyone you owe for an event

Skriv afregningen ud fra det, der faktisk skete

Vælg showet og det accepterede tilbud, så skriver Fai et udkast til afregningen: billetindtægt og moms fra eventets billetdata efter refusioner, showomkostninger fra de faktiske omkostninger i dets budget og kunstnerens honorar fra aftalen. Når et show er slut uden en afregning, viser Kræver opmærksomhed det med Afregn, så intet show venter på at blive afregnet.

Afregn også et show uden kunstnerhonorar, for eksempel en klubaften med en fast dj til en fast pris, som du tilføjer som en linje. Hver linje fortæller, om den kom fra billetsalg, budgettet eller aftalen, og hvordan den blev regnet ud, så tourmanageren tjekker tallene i stedet for at diskutere dem.

• Fra billetsalg: indtægt og moms efter refusioner
• Fra budgettet: de faktiske omkostninger, dit team har registreret
• Fra aftalen: kunstnerens honorar fra det accepterede tilbud

• Settle a show with an artist after your event
• Vid, hvem der har option på hver dato, og sæt pris på hvert tilbud med sikkerhed

Regn enhver aftale ud, og tæl kunstnerens omkostninger én gang

Et fast honorar, en garanti mod en procentdel, en garanti plus en andel af det, showet tjener ud over den, eller en ren procentdel: Honorarlinjen regner det ud fra aftalen og skriver regnestykket ud med almindelige ord. Procentdelen kan være af bruttosalget, salget efter moms eller salget efter moms og omkostninger, præcis som dit tilbud siger.

Når showet har kunstnerens accepterede tilbud, tager afregningen kunstnerens rejse, hotelophold og dagpenge med som showomkostninger og bureaugebyret som en betaling ved siden af kunstnerhonoraret, beregnet af det honorar, aftalen udbetaler. De samme omkostninger i budgettets sektion for kunstnere udelades i denne afregning, så et fly, der er registreret to gange, stadig kun tælles én gang, og hver valuta beholder sin egen total.

• Aftaler med garanti mod procent: det største af garantien og procentdelen
• Garanti plus: garantien og en andel ud over den
• Fra kunstnerens omkostninger: rejse, hotel, dagpenge og bureaugebyret

• Vid, hvad dit event vil koste, før regningerne kommer

Ret enhver linje, og hold dokumentationen i orden

Tilføj en linje for alt andet, de to parter har aftalt, og indtast et negativt beløb for en kreditering, for eksempel en andel af merchandise, du skal betale tilbage. En forkert linje modposteres med en ny linje, der ophæver den, og begge bliver på opgørelsen, så kunstnerens side altid kan se, hvad der er ændret. Opdater tager en sen refusion eller en ny budgetomkostning med uden at tilføje en linje, du har modposteret, igen.

• Tilføj en linje: indtægt, fradrag, showomkostninger eller betalinger til kunstneren
• Modposter: en ophævende linje, hvor begge bliver på opgørelsen
• Opdater: det seneste billetsalg, de seneste budgetomkostninger og aftalen

Del den, bliv enige, markér den som betalt, og hør, når salget ændrer sig

Del afregningen, så låses dens linjer, og print den derefter, eller gem den som PDF til tourmanageren eller agenten. Markér den som godkendt, når begge parter accepterer tallene, og som betalt, når kunstneren har fået sine penge. Hvis noget ændrer sig derefter, genåbner du den med din begrundelse: Den delte version forbliver præcis, som den var, og en ny version starter ud fra de samme linjer.

En refusion eller et sent dørsalg, efter du har delt en afregning, glider ikke længere forbi ubemærket. Fai tjekker nyligt delte og godkendte afregninger mod billetdataene hver time, og når tallene afviger, foreslår hun at genåbne den som en ny version med de aktuelle tal, så du kan godkende det. Hun skriver udkast til, opdaterer, deler og genåbner afregninger og registrerer betalinger kun efter dit ja, og hun flytter aldrig penge på egen hånd.

• Del: låste linjer, begge parter kan stole på
• Print, eller gem som PDF: en kopi til at sende til kunstnerens side
• Versioner: hver delt version gemt, når du genåbner
• Billetsalg tjekket: Fai foreslår en ny version, når det ændrer sig