1. Event Operating System
  2. Budget og omkostninger
  3. Budget og kunstneromkostninger

Vid, hvad dit event vil koste, før regningerne kommer

Budgetter skrider, når produktionslederen, bookeren og økonomiansvarlig hver har deres eget regneark, og en kunstners honorar bliver til noget langt større, når fly, hotelnætter, bureauets andel og dagpenge lægges til. Med Ticket Fairy har dit event ét budget, som dets side Budget og Event Operating System deler, med det, du har planlagt, mod det, du har brugt, for hver sektion. Hver kunstners kunstnerside lægger sammen, hvad kunstneren reelt koster, og kunstnerhonorarer, leverandørordrer, sponsorer og crewtimer fylder dit budget ud fra de poster, dit team allerede fører, så alle læser de samme tal.

Book en live-demo
  • Ét budget, hele dit team stoler på
  • Den reelle pris for hver kunstner, fra honorar til hotel
  • Bundne omkostninger i overblik, før fakturaerne lander
Ticket Fairy-eventets Budget med udgifter i alt, indtægter og netto, visningerne efter sektion, scene og dag og linjer for kunstnere, leje af spillested, produktion, crew og sponsorater

Hav ét budget, hele dit team kan stole på

Giv hver sektion i dit budget dens planlagte omkostninger og planlagte indtægter, registrér faktiske omkostninger, efterhånden som de kommer ind, så viser hver sektion, hvor meget den ligger over eller under planen. Eventets side Budget og Budget i Event Operating System er det samme budget, så en omkostning, din produktionsleder tilføjer det ene sted, vises det andet sted, og bookeren, økonomiansvarlig og du læser alle de samme tal.

Byg budgettet op omkring den måde, du arbejder på: dine egne sektioner med så mange planlagte omkostnings- og indtægtslinjer, som hver af dem har brug for, og en note på enhver linje, der skal forklares. Øverst i budgettet stilles udgifter i alt op mod indtægter i alt med nettoen, så du med et blik ved, om eventet er på vej mod et overskud eller et underskud.

Teams ændrer det samme budget på samme tid, og ingen mister deres arbejde. Hvis en kollega ændrer en linje, mens du redigerer den, ser du, hvad der står nu, og vælger, om du vil gemme din oven på den eller beholde deres.

  • Planlagt og registreret: over eller under planen for hver sektion
  • Omkostninger og indtægter: eventets netto øverst i budgettet
  • Sikre ændringer i teamet: en kollegas ændring bliver aldrig overskrevet, uden at du ved det

Se, hvad hver kunstner reelt koster, fra honorar til hotel

Du aftaler et honorar, og så gør ekstraudgifterne det til et langt større tal. Kortet Samlet pris på hver kunstners kunstnerside lægger hver del sammen: honoraret og depositummet fra bookingen, bureaugebyret fra tilbuddet, hver rejse fra eventets rejser, hotelopholdet, dagpenge og backline og kunstnerens andel af dine leje- og indkøbslister. Du ved, hvad hver kunstner koster før showet, mens der stadig er tid til at ændre aftalen.

Hver del fortæller, hvor tallet kom fra, så ingen indtaster en omkostning to gange, og ingen undrer sig over, hvor et tal kom fra. Alt, der stadig mangler en pris, nævnes nederst på kortet, så hullerne er tydelige, før økonomiafdelingen spørger. Hver ændring af en rejses pris eller et opholds værelsespris registreres med værdien før og efter, hvem der ændrede den og hvornår.

De samme tal når dit budget og showets afregning. I budgettet indeholder den foreslåede total for Kunstnere og talenter hver kunstners samlede pris, og i afregningen vises rejse, hotel og dagpenge som showomkostninger med bureaugebyret ved siden af kunstnerhonoraret, hver talt én gang.

  • Hvad denne kunstner koster: én total øverst på kunstnersiden
  • Fra dine poster: booking, tilbud, rejse, hotel, kommende betalinger og leje
  • Mangler stadig en pris: alt, der stadig mangler en pris, nævnt på kortet
  • Samme tal i afregningen: intet fly eller hotel talt to gange
Ticket Fairy-kortet Samlet pris for en kunstner med totaler i euro og pund og honorar, depositum, bureaugebyr, to rejser, hotellet, dagpenge, backline og hospitality

Tæl bureauets andel med fra det øjeblik, tilbuddet er aftalt

Tilføj bureaugebyret til tilbuddet som et fast beløb eller en procentdel af honoraret, så indgår det i kunstnerens omkostning i det øjeblik, agenten accepterer. En procentdel beregnes af det honorar, aftalen reelt udbetaler, så en aftale med garanti mod procent eller en procentdel af dørsalget får det rigtige bureaugebyr uden et separat regnestykke på en lommeregner.

Bureaugebyret står i e-mailen med tilbuddet, så agenten ser præcis, hvad du har sagt ja til at betale oven i kunstnerens honorar, og enhver ændring af det gemmes i tilbuddets versioner sammen med alle andre vilkår.

  • Bureaugebyr: et fast beløb eller en procentdel af honoraret
  • Fra tilbuddet: talt med, når tilbuddet er accepteret eller kontraktsat
Ticket Fairy-formularen Nyt tilbud med sektionen Bureaugebyr åben, Procent af gagen valgt og 10 indtastet

Sæt pris på rejser og hotelnætter til det, du reelt betalte

Indtast én gang, hvad en rejse kostede, for alle på bookingen og i den valuta, du betalte i, så indgår den med det samme i kunstnerens omkostning. Hotelnætter tæller med den pris, du reelt betaler: opholdets egen værelsespris eller, nat for nat, prisen i den hotelblok, opholdet ligger i, kun for kunstnerens egne nætter og værelser.

Et band, der flyver fra to byer, en dj med en tourmanager og et hovednavn på en blokbooking bliver alle regnet rigtigt uden et regneark. Tomme værelser i en hotelblok forbliver en omkostning for blokken, så ingen kunstner bærer værelser, som ingen har sovet i, og hver valuta beholder sin egen total, så et honorar i pund og et fly i euro aldrig bliver blandet sammen.

  • Indtast prisen: ét beløb for alle på bookingen
  • Værelsespris pr. nat: opholdets egen pris eller hotelblokkens pris
  • Betalt valuta: holdt i den valuta, rejsen blev betalt i
Ticket Fairy-dialog, der spørger, hvad rejsen for en rejsende kostede, med beløbet for hele bookingen og dets valuta

Se de penge, du har bundet, før fakturaerne kommer

Bundet hos leverandører viser penge, du har lovet, men endnu ikke betalt: godkendte indkøbsordrer, kunstneres dagpenge og backline og leje- og indkøbsvarer markeret som bestilt. Du ser din reelle eksponering uger før regningerne lander, så et overforbrug i produktionen viser sig, mens du stadig kan skære i ordren.

En vare på en indkøbsordre tæller én gang, også når den også står på din lejeliste, så det bundne beløb er et tal, du kan stole på. En annulleret ordre falder ud, og ordren bliver dokumenteret med begrundelsen for, at den blev annulleret.

  • Indkøbsordrer: godkendte, sendte og fakturerede ordrer
  • Dagpenge og backline: de omkostninger, der er tilføjet for hver kunstner
  • Leje og indkøb: varer markeret som bestilt på dine lister

Start hver sektion ud fra en total, dine egne poster foreslår

En tom sektion tilbyder en foreslået total ud fra det, dit event allerede indeholder, klar til at blive taget i brug som dens første planlagte omkostning med ét tryk. Kunstnere og talenter lægger hver kunstners samlede pris sammen, Sponsorater tæller dine sponsorers kontante aftaler og naturalieaftaler, Leverandører tæller standgebyrer, og Tilgængelighed tæller dine tilgængelighedstiltag, så et nyt budget starter tæt på virkeligheden.

En konference ser hver talers honorar, en mad- og drikkefestival sine leverandørers standgebyrer og en festival sine sponsoraftaler. Salg af billetter og tilkøb kommer ind som løbende indtægter, og honorarer, depositummer, sponsorer og standgebyrer udfyldes som linjer markeret som udregnet for dig, så du kun tilføjer det i hånden, som intet andet registrerer.

  • Brug forslag: en planlagt total ud fra dine egne poster
  • Sponsorater og Leverandører: sponsoraftaler og standgebyrer som indtægter
  • Løbende indtægter: salg af billetter og tilkøb, efterhånden som det sker

Sæt omkostninger til personale og crew i budgettet ud fra deres timer

Giv en vagt dens eksterne team og en timepris, så udfylder sektionen Personale og crew sig selv: prisen for de timer, du har godkendt, plus den planlagte pris for de timer, der ikke er godkendt endnu. Stewards fra bureauer, barhold og sikkerhed står i budgettet ved siden af alt andet, uden et separat regnestykke over timesedler, når eventet er slut.

Timer efter eksternt team viser hvert bureau eller firma med de registrerede timer, de godkendte timer og den godkendte pris, så du kan tjekke deres faktura mod de timer, du har godkendt, før du betaler den.

  • Timepris: sat på hver vagt
  • Eksternt team: det bureau eller firma, der leverer folkene
  • Godkendte timer: hvad vagten reelt kostede, når timerne er godkendt
Ticket Fairy-dialogen Rediger vagt for en stewardvagt med et bemandingsbureau som eksternt team og 14,50 som timepris

Læs budgettet efter sektion, scene eller showdag

Skift mellem alle linjer, dine sektioner, hver scene og hver showdag for at se, hvad hovedscenen eller lørdagen reelt koster. Filtre skiller udgifter fra indtægter og de linjer, der er udregnet for dig, fra dem, dit team har indtastet, og en søgning finder enhver linje på få sekunder. Download budgettet som CSV, når økonomiafdelingen eller en partner beder om det.

Spørg Fai, assistenten i dit dashboard, hvad eventet har brugt i forhold til planen, hvad en kunstner koster i alt, eller hvilken sektion der ligger mest over. Hun kan tilføje en planlagt omkostning, registrere en faktisk omkostning, ændre en sektion eller indtaste prisen på en rejse eller et opholds værelsespris, og hun viser dig hver ændring og venter på dit ja først.

  • Efter scene og efter dag: hvad hver scene og showdag koster
  • Filtre og søgning: udgifter, indtægter og linjer udregnet for dig
  • Hent CSV-fil: hver linje, klar til økonomiafdelingen
  • Spørg Fai: svar fra budgettet, ændringer efter dit ja

Sådan holder arrangører styr på omkostningerne med Ticket Fairy

  • En tredages festival

    Produktionslederen planlægger hver scenes omkostninger, og økonomiansvarlig holder øje med Bundet hos leverandører, efterhånden som ordrer godkendes. Seks uger før viser visningen Efter scene, at den anden scene ligger over planen, og teamet skærer i lysordren, før fakturaen kommer.

  • En klubpromoter, der booker internationale dj's

    Hver dj's kunstnerside lægger honoraret, bureauets 10 %, to fly og to hotelnætter sammen. Promoteren ser, at én kunstner koster næsten det dobbelte af sit honorar, og flytter den næste booking til en lokal support.

  • En konference med betalte talere

    Kunstnere og talenter foreslår en total ud fra hver talers honorar og rejse, taget i brug med ét tryk. Arrangøren tilføjer leje af spillested og catering i hånden og har et fuldt budget den første eftermiddag.

  • En mad- og drikkefestival

    Leverandører udfylder standgebyrer som indtægter, og Sponsorater tæller bryggeriets kontante aftale og naturalieaftale. Arrangøren ser nettoen øverst i budgettet og ved, at eventet dækker sine omkostninger, før billetterne kommer til salg.

  • Et arenashow med stewards fra et bureau

    Hver stewardvagt har bemandingsbureauet og en timepris. Godkendte timer fylder sektionen Personale og crew, og bureauets faktura tjekkes mod den godkendte pris, før den betales.

Sæt det op trin for trin

Vejledningerne er på engelsk.

Spørgsmål om dit eventbudget og dine kunstneromkostninger

Budget og kunstneromkostninger

Ja. Sektionen Budget i Event Operating System og siden Budget i eventmenuen viser ét budget, så en planlagt omkostning, der tilføjes det ene sted, vises begge steder.

Du skal have rollen ejer eller administrator på eventet for at ændre planlagte og registrerede omkostninger. Kolleger, der kan åbne budgettet, men ikke må ændre det, ser det skrivebeskyttet. Du skal have rollen ejer, administrator eller producer for at se en kunstners samlede pris.

Den anden person ser, hvad der står på linjen nu, og beholder det, de har indtastet. Gem for at erstatte den med din ændring, eller annullér for at beholde din kollegas.

Sektionen Budget og kortet Samlet pris summerer hver valuta for sig og lægger dem aldrig sammen, og en sektion, der er planlagt i mere end én valuta, siger det. Eventets side Budget kan også vise hver linje i én visningsvaluta, du vælger.

På en standardsektion uden planlagt omkostning endnu: Kunstnere og talenter, Sponsorater, Tilgængelighed og Leverandører. Personale og crew vises, når en vagt har en timepris, eller sektionen allerede findes.

Når den er godkendt. Sendte og fakturerede ordrer tæller stadig, og en annulleret ordre gør ikke længere.

Depositummet er en del af honoraret, så hvis det blev lagt til, ville det tælle to gange. Det tæller kun for sig selv, når bookingen ikke har et honorar.

Nej. En kunstner tæller kun nætterne og værelserne i sit eget ophold. Tomme værelser er en omkostning for blokken og vises i selve blokken.

Ja, når du har bekræftet det. Dens planlagte og registrerede omkostninger forsvinder også, her og på eventets side Budget, og det kan ikke fortrydes, så dashboardet spørger først.

Ja. Fai læser budgettet og hver kunstners samlede pris, og hun tilføjer planlagte omkostninger, registrerer faktiske omkostninger, ændrer sektioner og indtaster en rejses pris eller et opholds værelsespris, når du beder om det. Hun viser dig hver ændring og venter på dit ja først.

Ticket Fairy i sin helhed: online billetsystem, med funktionerne, priserne og supporten bag denne side.

Klar til at bygge en stærkere eventforretning?

Book en live-demo, så sætter vi dit første event op på Event Operating System sammen med dit team.

Begynd at sælge billetter online

Opret en konto uden kreditkort, og byg et testevent, før du beslutter dig. Åbn salget på få minutter, når du er klar.

Billetsalg kræver ikke et månedligt abonnement
Begynd at sælge billetter med det samme
Billetværktøjer er inkluderet i servicegebyret
Kom i gang gratis Tal med Fai nu

Spørg Fai, vores AI-assistent, om Ticket Fairys funktioner og priser, og hvordan platformen kunne passe til dit event.

Ingen kreditkort påkrævet

Bestil en demosamtale

Se henvisningsmodellen, der i gennemsnit giver 20 % mere billetsalg, se hvilke kampagner der sælger billetter, svar købere hurtigere, og hold køerne i gang.

45-minutters videoopkald
Vælg et tidspunkt, der passer dig

The Ticket Fairy, Inc. er en fintech-virksomhed og teknologiplatform. The Ticket Fairy, Inc. er ikke en bank, et finansielt institut eller en reguleret udbyder af finansielle tjenester. Vault-banktjenester leveres via regulerede bankpartnere. Finansiering fra Ticket Fairy Capital leveres af tredjeparts private kreditpartnere. The Ticket Fairy, Inc. træffer ikke kreditbeslutninger, og alle finansieringsvilkår, godkendelser og betingelser fastsættes af disse långivende partnere.