Giv hver kunstner et rum og alt det, deres rider beder om

Planlæg hele dagens rum i ét trin

Tilføj hvert omklædningsrum én gang, ved dets scene eller delt af hele området, så er det der på alle eventets dage. Bed derefter Fai om at fordele rummene: hver kunstner får et rum fra før sit sæt til efter det, hovednavnene vælger først, og rum ved deres egen scene kommer først. Du fjerner fluebenet ved det, du vil udelade, og booker resten samlet.

Det erstatter det regneark, din artist liaison bygger op på ny, hver gang en spilletid flytter sig. Fai foreslår kun rum til kunstnere, der ikke har et endnu, så de bookinger, du selv har lavet, bliver præcis, hvor du satte dem, og hun oplister dem, hun ikke kunne placere, så du kan tilføje et rum eller flytte en booking for dem.

Tilføj, hvor mange personer der er plads til i hvert rum, og eventuelle noter, for eksempel hvilket rum der har bad eller niveaufri adgang, så ser dit team dem, hver gang de booker.

• Lad Fai fordele rum: et rum til hver kunstner omkring deres sæt
• Hovednavne først: de største navne vælger før alle andre
• Rum, du tilføjer én gang: ved en scene eller delt af området, til hver dag

• Book dressing rooms and plan build and break days for your event

Book et rum til en kunstner, en taler eller et team

Book selv et rum til en kunstner eller til et crew- eller cateringteam, der har brug for et sted at arbejde. Navngiv dine rum, som dit event gør, for eksempel et green room til talere på en konference eller et omklædningsrum til et hold til en kamp. En sen booking, der går over midnat, slutter blot næste morgen.

Ret eller aflys en booking, når planerne ændrer sig, så vises rummet som ledigt igen i køreplanen og på dagsplanerne med det samme. Fjern et rum, du ikke længere har, så fortæller bekræftelsen dig, hvor mange bookinger det har den dag, før noget forsvinder.

• Book et rum: hvem det er til, rummet og tiderne
• En anden: rum til crew- og cateringteams også
• Sene aftener: en booking, der går ind i næste morgen

Fang dobbeltbookinger, før kunstnerne ankommer

En booking, der overlapper en anden i samme rum eller giver én kunstner to rum på én gang, bliver stoppet og viser de bookinger, den kolliderer med. Du booker den kun alligevel, når rummet virkelig er delt. Overlap forbliver markeret på dagen, så ingen opdager det først ved døren til omklædningsrummet.

Hver booking vises i køreplanen, på dagsplanerne og på hver kunstners og hver scenes side, så din sceneleder, artist liaison og dine runnere alle arbejder ud fra den samme plan. Hver scenes rum har scenens farve i køreplanen, så listen over rum kan læses med et blik på en travl dag.

Spørg Fai, hvilke rum der er ledige klokken ni lørdag, eller bed hende booke et rum til en kunstner, der er kommet sent på plakaten. Hun viser dig hver booking og venter på dit ja, og hun spørger, før hun booker et rum, der overlapper en anden booking.

• Tjek for overlap: samme rum eller samme kunstner booket to gange
• På køreplanen: rum ved siden af dagens cues
• På dagsplanerne: hvert team ser, hvem der er i hvilket rum

• Planlæg hver cue, kald showet live, og hold hvert team på samme tid

Gør hver hospitality-rider til en indkøbsliste

Indkøbslisten fylder sig selv ud fra hver kunstners hospitality-rider i Advancing med, hvor mange der skal købes, og hvilke kunstnere hver ting er til. Når en rider ændres, læser Fai den igen og opdaterer listen. Forbrugsvarer lægges sammen over hver dag, en kunstner spiller, så vand, håndklæder og frugt aldrig slipper op den sidste aften.

Alt, hvad dit team har ændret i hånden, beholder din version og bliver markeret, så du kan gennemgå det, så en sen rider aldrig omgør en aftale, din artist liaison allerede har lavet med kunstnerens tourmanager.

• Fra riderne: vand, håndklæder, frugt og den lejlighedsvise havremælk
• Ændringer i ridere: listen opdateres, når Fai læser en ny rider
• Dine ændringer bevaret: ting, du har redigeret, markeres til gennemsyn

• Build a dressing-room shopping list from your event's artist riders
• Lav advance for hver kunstner uden at jagte e-mailtråde

Bestem én gang, hvad hvert rum får

Byg standardpakker, for eksempel et basalt omklædningsrum eller ekstra til hovednavne, med de ting, hver kunstner får hver dag. Føj en pakke automatisk til hvert DJ-sæt eller hver kunstner, føj den til de kunstnere, du sætter flueben ved, eller kopiér én kunstners ting til en anden, for eksempel den anden DJ i et back-to-back-sæt.

Ret en pakke senere, så opdateres hver kunstner, der har den, og en ny sponsordrik kommer ind i hvert rum med én rettelse. Fjern en pakke, så mister de kunstnere, der fik den automatisk, dens ting, medmindre dit team har ændret dem, mens ting, du har føjet til kunstnere i hånden, bliver.

• Standardpakker: tingene til hver kunstner hver dag
• Tilføjet automatisk: til de typer kunstnere, du vælger
• Kopiér en anden kunstners varer: til en kunstner, der beder om det samme

Send din runner ud med den rigtige liste til dagen

Skift listen til at vise hver dag med, hvad der skal købes, og hvilket omklædningsrum eller hvilken scene det skal til, og print en indkøbsseddel til din runner. Markér hver ting som bestilt, bekræftet og leveret, efterhånden som den kommer ind, og prissatte ting tæller som bundne omkostninger i dit budget, når de er bestilt.

Vil du hellere have en caterer til at handle ind? Vælg dem som leverandør på tingene, og send dem listen, så indeholder den næste e-mail kun det, der er ændret siden. Spørg Fai, hvad der skal købes til fredag, eller bed hende tilføje, ændre eller fjerne en ting, så viser hun dig hver ændring, før hun laver den.

• Efter dag: hvad der skal købes, og hvor det skal hen
• Indkøbsseddel: en udskrevet liste til hver dag
• I dit budget: prissatte ting som bundne omkostninger

• Vid, hvad dit event vil koste, før regningerne kommer

Læg opbygnings- og nedtagningsdage i samme køreplan

Tilføj opbygningsdagene før showet og nedtagningsdagene efter det, og sæt flueben ved de sædvanlige cues for at føje indlæsning, rigging og soundcheck til en opbygningsdag eller nedrigning og udlæsning til en nedtagningsdag. De fungerer som enhver anden showdag, så rummene, cues og dagsplanerne for indlæsningen kommer fra den samme plan som showet.

Fordi en opbygningsdag fungerer som enhver anden showdag, ser dit crew indlæsningen på deres dagsplaner ved siden af alt det andet, og du flytter, tilføjer eller fjerner dens cues på samme måde, som du ændrer showet. Fai kan tilføje en opbygnings- eller nedtagningsdag med de sædvanlige cues, når du beder om det, efter du har bekræftet.

• Opbygningsdage: indlæsning, rigging og soundcheck
• Nedtagningsdage: nedrigning og udlæsning
• Som enhver showdag: cues, rum og dagsplaner

• Planlæg hver scene fra den første lastbil ind til den sidste ud