Beri setiap pengisi acara ruangan dan semua yang diminta ridernya

Rencanakan ruangan untuk seharian dalam satu langkah

Tambahkan setiap ruang ganti sekali, di panggungnya atau dipakai bersama seluruh lokasi, dan ruangan itu tersedia untuk setiap hari acara. Lalu minta Fai membagi ruangan: setiap penampil mendapat ruangan dari sebelum set-nya hingga sesudahnya, headliner memilih lebih dulu, dan ruangan di panggungnya sendiri didahulukan. Anda menghapus centang apa pun yang ingin dilewatkan dan memesan sisanya sekaligus.

Ini menggantikan spreadsheet yang disusun ulang oleh pendamping artis Anda setiap kali jadwal set bergeser. Fai hanya menyarankan ruangan untuk penampil yang belum punya ruangan, sehingga pemesanan yang Anda buat sendiri tetap persis di tempat Anda menaruhnya, dan ia mendaftar siapa pun yang tidak bisa ia tempatkan agar Anda bisa menambah ruangan atau memindahkan pemesanan untuk mereka.

Tambahkan berapa orang yang muat di setiap ruangan dan catatan apa pun, misalnya ruangan mana yang punya kamar mandi atau akses tanpa tangga, dan tim Anda melihatnya setiap kali memesan.

• Biarkan Fai membagi ruang: ruangan untuk setiap penampil di sekitar set-nya
• Headliner lebih dulu: pengisi acara terbesar memilih sebelum yang lain
• Ruangan yang ditambahkan sekali: di panggung atau dipakai bersama seluruh lokasi, untuk setiap hari

• Book dressing rooms and plan build and break days for your event

Pesan ruangan apa pun untuk pengisi acara, pembicara, atau tim

Pesan ruangan sendiri untuk penampil, atau untuk tim kru atau katering yang butuh tempat bekerja. Beri nama ruangan Anda sesuai kebiasaan acara Anda, misalnya green room untuk pembicara di konferensi atau ruang ganti untuk tim di sebuah pertandingan. Pemesanan larut malam yang melewati tengah malam cukup berakhir keesokan paginya.

Ubah atau batalkan pemesanan saat rencana berubah, dan ruangan langsung tampil kosong lagi di rundown dan lembar harian. Hapus ruangan yang tidak lagi Anda miliki, dan konfirmasinya memberi tahu berapa pemesanan yang ada di ruangan itu pada hari tersebut sebelum apa pun dihapus.

• Pesan ruang: untuk siapa, ruangannya, dan waktunya
• Orang lain: ruangan juga untuk tim kru dan katering
• Larut malam: pemesanan yang berlanjut hingga keesokan pagi

Temukan pemesanan ganda sebelum pengisi acara tiba

Pemesanan yang tumpang tindih dengan pemesanan lain di ruangan yang sama, atau memberi satu penampil dua ruangan sekaligus, dihentikan dan menampilkan pemesanan yang bentrok dengannya. Anda tetap memesannya hanya jika ruangan itu memang dipakai bersama. Tumpang tindih tetap ditandai di hari itu, sehingga tidak ada yang baru tahu di depan pintu ruang ganti.

Setiap pemesanan tampil di rundown, lembar harian, serta halaman setiap penampil dan panggung, sehingga stage manager, pendamping artis, dan runner Anda semuanya bekerja dari rencana yang sama. Ruangan setiap panggung memakai warna panggung itu di rundown, sehingga daftar ruangan terbaca sekilas di hari yang sibuk.

Tanya Fai ruangan mana yang kosong pukul sembilan hari Sabtu, atau minta ia memesan ruangan untuk pengisi acara yang baru ditambahkan ke line-up. Ia menunjukkan setiap pemesanan dan menunggu persetujuan Anda, dan bertanya dulu sebelum memesan ruangan yang tumpang tindih dengan pemesanan lain.

• Pemeriksaan tumpang tindih: ruangan yang sama atau pengisi acara yang sama dipesan dua kali
• Di rundown: ruangan di samping cue hari itu
• Di lembar harian: setiap tim melihat siapa di ruangan mana

• Rencanakan setiap cue, panggil pertunjukan secara langsung, dan jaga setiap tim di waktu yang sama

Ubah setiap rider hospitality menjadi daftar belanja

Daftar belanja terisi sendiri dari rider hospitality setiap pengisi acara di Advancing, dengan jumlah yang perlu dibeli dan pengisi acara mana yang membutuhkan setiap barang. Saat rider berubah, Fai membacanya lagi dan memperbarui daftar. Barang habis pakai dijumlahkan untuk setiap hari pengisi acara tampil, sehingga air, handuk, dan buah tidak pernah habis di malam terakhir.

Apa pun yang diubah tim Anda secara manual tetap memakai versi Anda dan ditandai untuk Anda tinjau, sehingga rider yang datang terlambat tidak pernah membatalkan kesepakatan yang sudah dibuat pendamping artis Anda dengan tour manager pengisi acara.

• Dari rider: air, handuk, buah, dan sesekali susu oat
• Perubahan rider: daftar diperbarui saat Fai membaca rider baru
• Perubahan Anda tetap tersimpan: barang yang Anda edit ditandai untuk ditinjau

• Build a dressing-room shopping list from your event's artist riders
• Advancing setiap penampil tanpa mengejar utas email

Atur sekali apa yang didapat setiap ruangan

Buat paket standar, misalnya ruang ganti dasar atau tambahan untuk headliner, dengan barang yang didapat setiap pengisi acara setiap hari. Tambahkan paket ke setiap set DJ atau setiap pengisi acara secara otomatis, ke pengisi acara yang Anda centang, atau salin barang satu pengisi acara ke pengisi acara lain, misalnya DJ kedua dalam set back-to-back.

Ubah paket nanti, dan setiap pengisi acara yang memilikinya ikut diperbarui, sehingga minuman sponsor baru masuk ke setiap ruangan dengan satu kali edit. Hapus paket, dan pengisi acara yang mendapatkannya secara otomatis kehilangan barang-barangnya, kecuali tim Anda sudah mengubahnya, sementara barang yang Anda tambahkan ke pengisi acara secara manual tetap ada.

• Paket standar: barang untuk setiap pengisi acara, setiap hari
• Ditambahkan otomatis: ke jenis pengisi acara yang Anda pilih
• Salin barang pengisi acara lain: untuk pengisi acara yang meminta hal yang sama

Kirim runner Anda dengan daftar yang tepat untuk hari itu

Ubah tampilan daftar per hari, dengan apa yang perlu dibeli dan ke ruang ganti atau panggung mana barang itu dibawa, lalu cetak lembar belanja untuk runner Anda. Tandai setiap barang dipesan, dikonfirmasi, dan dikirim saat masuk, dan barang yang punya harga dihitung sebagai biaya terikat di anggaran Anda setelah dipesan.

Lebih suka katering yang berbelanja? Pilih mereka sebagai pemasok untuk barang-barang itu dan kirim daftarnya kepada mereka, dan email berikutnya hanya berisi apa yang berubah sejak itu. Tanya Fai apa yang perlu dibeli untuk hari Jumat, atau minta ia menambah, mengubah, atau menghapus barang, dan ia menunjukkan setiap perubahan sebelum membuatnya.

• Per hari: apa yang dibeli dan ke mana dibawa
• Lembar belanja: daftar cetak untuk setiap hari
• Di anggaran Anda: barang berharga sebagai biaya terikat

• Ketahui biaya acara Anda sebelum tagihan datang

Taruh hari pemasangan dan pembongkaran di rundown yang sama

Tambahkan hari pemasangan sebelum pertunjukan dan hari pembongkaran sesudahnya, lalu centang cue yang biasa untuk menambahkan load-in, rigging, dan sound check ke hari pemasangan, atau de-rig dan load-out ke hari pembongkaran. Hari-hari itu berfungsi seperti hari acara mana pun, sehingga ruangan, cue, dan lembar harian untuk get-in berasal dari rencana yang sama dengan pertunjukan.

Karena hari pemasangan berfungsi seperti hari acara mana pun, kru Anda melihat get-in di lembar harian mereka di samping semua hal lain, dan Anda memindahkan, menambah, atau menghapus cue-nya dengan cara yang sama seperti mengubah pertunjukan. Fai bisa menambahkan hari pemasangan atau pembongkaran dengan cue yang biasa saat Anda memintanya, setelah Anda mengonfirmasi.

• Hari pemasangan: load-in, rigging, dan sound check
• Hari pembongkaran: de-rig dan load-out
• Seperti hari acara mana pun: cue, ruangan, dan lembar harian

• Rencanakan setiap panggung dari truk pertama masuk hingga truk terakhir keluar