Advancing setiap penampil tanpa mengejar utas email

Lihat penampil mana yang perlu Anda tangani hari ini

Setiap penampil di line-up memiliki advancing, dengan berapa bagian yang sudah dikonfirmasi, apa yang masih dibutuhkan, dan berapa hari tersisa sebelum acara. Filter ke penampil yang perlu perhatian, yang menunggu timnya sendiri, atau yang siap disetujui, lalu kerjakan daftar yang penting saat ini. Di konferensi, daftar yang sama dipakai untuk advancing pembicara Anda, dan di festival film untuk pembuat film Anda.

Seorang penampil perlu perhatian saat sebuah bagian dikembalikan untuk diubah, tenggat sudah lewat, atau acara sudah dekat dan masih ada bagian yang terbuka. Saat seseorang pertama kali membuka sebuah advancing, Fai mengisi jawaban kosong yang ia temukan di booking, perjalanan, hotel, jadwal, dan dokumen, menandai masing-masing sebagai diisi olehnya beserta sumbernya, dan tidak pernah mengganti jawaban yang diberikan seseorang. Terima seluruh jawabannya di satu bagian sekaligus, atau ubah yang mana pun sebelum Anda menyimpan.

• Filter: perlu perhatian, menunggu timnya, siap disetujui, dan sudah disetujui
• Perkembangan di setiap baris: bagian yang dikonfirmasi, apa yang masih dibutuhkan, dan sisa hari
• Diisi oleh Fai: jawaban dari booking, masing-masing dengan sumbernya

• Advance your performers before the show

Minta setiap penampil hanya untuk apa yang dibutuhkan

DJ pembuka lokal tidak membutuhkan advancing yang sama dengan headliner yang sedang tur. Pilih bagian yang dibutuhkan setiap penampil, dari kedatangan dan keberangkatan, akomodasi, dan teknis hingga daftar tamu, merch, serta konten dan pemasaran, dan beri masing-masing tenggatnya sendiri. Tambahkan bagian Anda sendiri, seperti Wi-Fi atau keamanan, di mana pun acara Anda membutuhkannya.

Simpan bagian-bagian untuk seorang penampil sebagai satu set, satu untuk headliner dan satu lagi untuk penampil lokal, lalu jelaskan penampil yang cocok dengannya. Fai lalu mencocokkan penampil baru dengan set yang tepat, beserta jatahnya, sehingga line-up berisi lima puluh penampil di-advancing dengan ketentuan yang Anda pakai setiap tahun. Bagian yang Anda keluarkan tetap menyimpan jawabannya, hilang dari tautan tim mereka dan dari tagihan Fai, dan kembali kapan pun Anda menambahkannya lagi.

• Bagian untuk artis ini: hapus centang yang tidak dibutuhkan penampil, dan tambahkan lagi kapan saja
• Tenggat untuk setiap bagian: tanggal Anda membutuhkan setiap bagian
• Set tersimpan: satu set untuk headliner, satu lagi untuk penampil lokal, dicocokkan oleh Fai

Biarkan tour manager mengisi bagiannya

Pilih kontak dari tim penampil, pilih bagian yang bisa mereka lihat dan isi, lalu kirim tautannya lewat email atau salin. Tour manager membukanya di ponsel atau komputer apa pun tanpa akun, melihat apa yang masih dibutuhkan di bagian atas, dan menyimpan jawaban serta file seperti stage plot, input list, dan rider sambil mengisi. Setiap bagian yang mereka simpan tampil sebagai diterima di advancing Anda.

Tour manager bisa mengundang rekan timnya, seperti production manager mereka, dengan tautan tersendiri hanya untuk bagian yang mereka pilih. Pembayaran dan rekap pembayaran tetap pribadi kecuali Anda menambahkannya. Susun tim penampil dari agen, tour manager, dan engineer yang ditemukan Fai di dokumen booking, dan hentikan tautan kapan saja tanpa kehilangan apa yang sudah mereka isi.

• Minta ke timnya: tautan hanya ke bagian yang Anda pilih, lewat email atau disalin
• Timnya: agen, tour manager, dan engineer, dimulai dari orang yang ditemukan Fai
• Undang rekan tim: tautan tersendiri untuk bagian yang dipilih tour manager

Ubah tour book, rider, dan balasan menjadi jawaban

Tambahkan tour book atau rider, atau biarkan tour manager mengirimnya dari tautan advancing, dan Fai membacanya bersama balasan penampil atas email Anda dan apa yang mereka dapat di acara terakhir Anda. Setiap jawaban yang ia temukan menunggu di Jawaban untuk diperiksa, di samping kata-kata tempat ia menemukannya. Terima jawaban baru sekaligus, ganti jawaban yang sudah ada hanya jika Anda memilihnya, dan tolak apa pun yang salah.

Jawaban teknis dan hospitality yang diterima juga memperbarui daftar sewa dan belanja Anda, sehingga pesanan backline dan belanja ruang ganti mengikuti advancing. Saat acara makin dekat, Fai menyiapkan draf email kepada kontak utama penampil yang mencantumkan dengan tepat bagian yang masih terbuka, dengan tautan baru untuk mengisinya. Anda membacanya dan menyetujuinya sebelum dikirim, dan pembayaran serta rekap pembayaran tidak pernah ikut ditagih.

• Jawaban untuk diperiksa: setiap jawaban dengan kata-kata tempat Fai menemukannya
• Gunakan yang mereka dapat terakhir kali: jawaban dari advancing penampil di acara Anda sebelumnya
• Balasan dibacakan untuk Anda: email dari kontak penampil di kotak surat Anda yang terhubung
• Draf tagihan: bagian yang belum ada dicantumkan, dikirim hanya setelah Anda setujui

• Fill in each performer's advance for your event from tour books, riders and emails

Beri setiap penampil apa yang sudah disepakati, langsung dari penawaran

Kesepakatannya sudah menyebutkan apa yang didapat penampil. Gunakan angka dari penawaran yang diterima dan tempat di daftar tamu, kamar hotel, malam, makanan, dan minuman terisi dengan sendirinya, masing-masing bertanda berasal dari penawaran. Ubah angka mana pun, atau biarkan kosong untuk tanpa batas, dan lihat apa yang sudah digunakan dan apa yang tersisa di samping masing-masing.

Tour manager melihat jatah yang sama di tautan advancing mereka, dengan sisa masing-masing dan cara untuk meminta tambahan di sampingnya. Mereka tidak bisa menambahkan lebih banyak nama daftar tamu atau rombongan yang lebih besar dari yang diizinkan kamarnya, sehingga batasnya terjaga tanpa ada yang perlu mengawasi. Setiap permintaan menunjukkan apa yang mereka inginkan dan alasannya: setujui dan jatahnya naik persis sebanyak itu, atau tolak dengan alasan yang mereka baca di tautannya. Jika ada aturan persetujuan yang mencakup permintaan ini, permintaan dikirim ke orang yang disebutkan aturan itu. Tim Anda sendiri selalu bisa melebihi jatah, dan jatah itu lalu ditandai terlampaui.

Tempat di daftar tamu adalah grup pass daftar tamu penampil di Akreditasi, sehingga mengubah angkanya di advancing juga mengubahnya di sana. Di hari acara, saat konter makan Anda memindai pass dari rombongan perjalanan penampil, kartunya menampilkan jatah minuman mereka untuk hari itu dan tim Anda memberikan masing-masing sesuai jatah.

• Gunakan angka ini: setiap jatah diambil dari penawaran yang diterima
• Digunakan dan sisa: apa yang sudah diambil penampil dibandingkan jatahnya
• Permintaan tambahan: disetujui, atau ditolak dengan alasan yang dibaca penampil

• Set each performer's guest list, hotel and meal allowances for your event
• Beri setiap orang yang bekerja di acara Anda pass yang tepat, disetujui dan siap sebelum gerbang dibuka

Simpan satu daftar rombongan perjalanan yang dipakai setiap tim

Tambahkan setiap orang yang bepergian bersama penampil dengan perannya, detail kontak, kebutuhan makanan, kamar, serta jam kedatangan dan keberangkatan, atau tempel daftarnya langsung dari email tour manager dan periksa siapa saja yang ditemukan sebelum ada yang ditambahkan. Pass, daftar kamar hotel, penjemputan, dan jumlah kebutuhan makanan di dapur semuanya mengambil nama dari satu daftar ini.

Daftar ini menghitung jumlah orang, yang menginap, dan kamar yang mereka butuhkan, serta memperingatkan Anda saat membutuhkan lebih banyak kamar daripada jatah penampil. Tour manager bisa mengisinya sendiri di tautan advancing mereka. Hapus seseorang dan ia keluar dari rombongan perjalanan, daftar kamar, dan penjemputan sekaligus, sehingga pengemudi tidak pernah menunggu drummer yang tidak ikut berangkat.

• Rombongan perjalanan: orang, pembagian kamar, dan kebutuhan makanan untuk setiap penampil
• Tempel daftar: nama dari email, diperiksa sebelum ada yang ditambahkan
• Peringatan kamar: keterangan jelas saat daftar membutuhkan lebih banyak kamar dari jatahnya

• Pastikan setiap penampil mendapat tempat menginap, dijemput, dan naik panggung tepat waktu

Ubah setiap rider menjadi checklist yang bisa diikuti seluruh tim

Sebuah rider berisi puluhan baris, dari backline hingga handuk dan mobil dari bandara. Simpan rider hospitality, kebutuhan teknis, dan katering setiap penampil sebagai baris-baris dengan jumlah yang dibutuhkan dan alternatif yang diterima penampil, seperti atau dua vegetarian. Setiap baris dimulai sebagai perlu dikerjakan dan dicoret saat selesai, sehingga siapa pun yang bertugas melihat apa yang masih terbuka tanpa menelepon booker.

Tambahkan catatan di penampil untuk apa pun yang harus diketahui tim, seperti di mana band ingin makan atau ruang ganti mana yang menjadi milik mereka; setiap catatan menunjukkan siapa yang menambahkannya dan kapan, dan rekan tim Anda langsung melihatnya. Unggah rider dan Fai menandai apa saja yang diminta, lalu menambahkan item yang Anda sebutkan ke daftar. Ia juga menyimpan dokumen di bawah penampil dan bagian booking yang tepat, serta membaca kontrak atau invoice untuk menemukan honor, deposit, dan tanggal pembayaran.

• Item rider: jumlah, item, dan alternatif yang diterima penampil
• Perlu dikerjakan dan selesai: baris yang selesai dicoret, baris yang terbuka mudah terlihat
• Catatan tim: siapa yang menambahkan setiap catatan dan kapan
• Membaca rider dan kontrak: Fai menandai item rider serta honor, deposit, dan tanggalnya

• Keep rider lists and notes for your event's artists
• Beri setiap pengisi acara ruangan dan semua yang diminta ridernya

Konfirmasi setiap bagian dan setujui setiap penampil

Setiap penampil di line-up adalah kartu di Artis, dengan lencana untuk keuangan, teknis, hospitality, katering, serta perjalanan dan akomodasi yang baru menjadi lengkap saat seseorang di tim Anda menandainya. Dua minggu sebelum acara, Anda bisa melihat dengan tepat penampil mana yang perlu ditagih. Di advancing, tandai setiap bagian dikonfirmasi atau kembalikan untuk diubah, dan setujui advancing saat setiap bagian sudah dikonfirmasi.

Simpan catatan untuk tim Anda yang tidak pernah dilihat penampil. Menyetujui membuat halaman penampil hanya-baca sampai Anda membukanya kembali, dan Anda bisa mencetak lembar harian untuk penampil dari advancing. Tambahkan setiap hari acara dengan jam buka dan tutupnya, dan setiap set, soundcheck, serta tugas rider direncanakan di hari yang tepat, dalam zona waktu acara itu sendiri, sehingga penampil yang sedang tur dan kantor produksi Anda membaca jam yang sama. Taruh kontrak dan rider di Artis dan Fai mengelompokkan filenya per penampil, sehingga dokumen yang sudah Anda miliki menjadi awal setiap data. Beralih ke tampilan tabel untuk mengerjakan line-up yang panjang.

• Lencana booking: keuangan, teknis, hospitality, katering, perjalanan, dan akomodasi
• Status bagian: diterima, perlu perubahan, dan dikonfirmasi
• Setujui dan buka kembali: halaman hanya-baca untuk tim mereka setelah selesai

• Track every artist booking for your event