Pastikan setiap penampil mendapat tempat menginap, dijemput, dan naik panggung tepat waktu

Catat setiap blok kamar hotel persis seperti yang disepakati hotel

Tim Anda bekerja dari kesepakatan yang sama dengan yang ditandatangani hotel. Tambahkan blok dengan malam pertama dan terakhirnya, kamar yang ditahan hotel setiap malam, dan jumlah yang berbeda di malam-malam yang membutuhkannya. Masukkan tarif kamar dalam mata uang hotel itu sendiri, apa saja yang termasuk dalam tarif, tanggal pelepasan, dan kontak hotel, lalu beri nama blok itu, seperti Kamar kru, jika satu hotel menahan lebih dari satu blok.

Kesepakatan dengan hotel bisa berubah, dan blok ikut menyesuaikan. Ubah malam atau jumlah kamar di malam mana pun dan lihat berapa malam kamar yang Anda tambahkan atau kembalikan, dengan alasan yang dibaca tim Anda di riwayat blok. Jika satu hotel menahan dua blok, pilih blok mana yang menghitung sebuah masa tinggal, dan tutup blok setelah selesai diselesaikan agar kamarnya tetap seperti adanya.

Bahkan sebelum Anda punya hotel, tanyakan kepada Fai dari halaman penampil tentang tempat menginap di dekat venue Anda beserta tarif per malamnya, atau pilihan penerbangan dengan transit dan perkiraan harga. Anda membandingkannya dan memesan yang Anda pilih.

• Kamar per malam: jumlah yang sama setiap malam, atau berbeda di setiap malam
• Tarif dalam mata uangnya sendiri: tarif hotel, meskipun tiket Anda dijual dalam mata uang lain
• Riwayat: siapa yang mengubah blok, apa yang berubah, dan alasannya
• Tutup dan buka kembali: pertahankan blok yang sudah selesai sampai Anda membukanya kembali

• Hold hotel rooms for your event's artists and crew
• Keep track of where your event's artists and crew are staying

Lihat setiap blok terisi saat masa tinggal masuk

Tidak ada yang menghitung kamar secara manual. Saat Anda memberi seorang penampil, pembicara, atlet, atau anggota kru masa tinggal di hotel itu dengan tanggalnya, blok menghitung kamar mereka di setiap malam yang ditahannya. Di atas blok, sebuah daftar menyebutkan setiap penampil yang masih membutuhkan kamar, sehingga tambahan di menit terakhir tidak pernah menjadi yang tertinggal tanpa tempat tidur.

Sebuah masa tinggal menghitung kamar di daftar kamar, atau jika tidak ada, kamar yang dibutuhkan rombongan perjalanan penampil dari advancing mereka. Setiap malam menunjukkan kamar yang ditahan, terisi, dan tersisa, dan malam dengan lebih banyak kamar terisi daripada yang ditahan hotel diberi peringatan, sehingga Anda meminta tambahan kepada hotel sebelum ada yang tiba di hotel yang penuh.

Dengan tarif di blok, Anda melihat biaya kamar yang terisi dan berapa yang harus Anda bayar jika hotel menagih setiap kamar yang ditahannya. Masa tinggal tanpa tarif sendiri dihitung dengan tarif bloknya dalam total biaya penampil itu, sehingga biaya hotel muncul dalam biaya penampil tanpa spreadsheet kedua.

• Ditahan, terisi, dan tersisa: malam kamar di seluruh blok, dan untuk setiap malam di satu blok
• Penampil yang belum punya kamar: dari rombongan perjalanan mereka dan kamar yang diizinkan penawarannya
• Biaya blok: kamar yang terisi dan setiap kamar yang ditahan, berdampingan

• Ketahui biaya acara Anda sebelum tagihan datang
• See the all-in cost of each act on your event

Kembalikan kamar kosong sebelum Anda harus membayarnya

Saat tanggal pelepasan makin dekat, Fai membandingkan kamar kosong dengan penampil yang masih belum punya kamar. Ia menyarankan untuk mengembalikan kamar lebih sambil menyisakan cukup untuk penampil tersebut, atau menyiapkan draf email untuk meminta tambahan kepada hotel saat penampil Anda membutuhkannya, dan tidak ada yang dikirim sampai rekan tim menyetujuinya di halaman Hari ini acara.

Kembalikan kamar sendiri dengan dua pilihan: setiap kamar kosong, atau per malam dengan kamar yang ingin Anda pertahankan. Beri tahu hotel lewat email kamar mana yang dikembalikan dari dialog yang sama, dan alasan serta emailnya tersimpan di riwayat blok. Kamar yang ditempati penampil atau anggota kru tidak pernah dikembalikan. Tahun depan, salin blok ke acara baru dengan tanggal yang sudah digeser.

• Pengingat Fai: kembalikan kamar atau minta tambahan, menunggu persetujuan Anda di Hari ini
• Hari menuju tanggal pelepasan: dihitung mundur di setiap blok yang memiliki kamar kosong
• Hotel diberi tahu lewat email: kamar mana yang dikembalikan, dikirim dari dialog yang sama

• Give your event's unused hotel rooms back before the release date
• Mulai setiap hari dengan tahu apa yang perlu Anda tangani dan siapa mengerjakan apa

Beri setiap hotel daftar kamar yang memperbarui dirinya sendiri

Daftar kamar terisi dari hotel dan tanggal yang Anda berikan kepada setiap penampil dan anggota kru, sehingga tidak ada yang perlu diketik ulang. Tambahkan jenis kamar, jumlah kamar, dan catatan untuk hotel, seperti kedatangan larut malam, kamar yang ramah disabilitas, atau boks bayi, lalu kirim satu tautan pribadi kepada hotel dan tidak perlu lagi mengirim ulang spreadsheet.

Hotel membuka tautan tanpa akun dan melihat nama, tanggal kedatangan dan keberangkatan, jenis kamar, dan catatan Anda, diperbarui setiap menit, tetap terbaca jika koneksi terputus, dan siap dicetak. Tampilkan nomor telepon dan email hanya jika hotel membutuhkannya, lihat seberapa sering setiap tautan dibuka, dan matikan tautan kapan saja.

Untuk tim di markas, kirim daftar kamar atau penjemputan hari itu lewat email setiap hari atau setiap minggu sebagai unduhan, sehingga kantor produksi memiliki salinannya tanpa perlu meminta.

• Detail kamar: Single, Double, Twin, Suite, atau jenis kamar Anda sendiri
• Bagikan dengan hotel: tautan pribadi tanpa perlu masuk
• Dibuka dan dimatikan: seberapa sering setiap tautan dibuka, dan Matikan saat Anda membutuhkannya
• Kirim rutin: daftar kamar atau penjemputan lewat email sesuai jadwal

• Share your event's rooming lists with hotels and pickups with drivers
• Send your event lists to your team on a schedule

Rencanakan setiap penjemputan dengan bentrokan ditemukan sebelum Anda menyimpan

Rencanakan dengan orang dan kendaraan yang benar-benar Anda miliki: kru dan relawan dari tim Anda berdasarkan nama, pengemudi sewaan dengan nomor telepon, dan setiap van dan mobil dengan kursi penumpangnya serta tas besar yang muat. Penjemputan diambil dari penerbangan dan kereta di Perjalanan, dengan jumlah orang diambil dari rombongan perjalanan penampil, dan Anda memberi masing-masing pengemudi, kendaraan, waktu tempuh, dan tasnya.

Perencana memeriksa rencana sebelum Anda menyimpannya. Ia menyebutkan pengemudi atau kendaraan yang dijadwalkan di dua perjalanan sekaligus, pengemudi yang punya shift di waktu yang sama, pengemudi dengan istirahat terlalu sedikit atau hari kerja terlalu panjang menurut aturan jadwal kerja Anda, dan jumlah orang atau tas yang melebihi kapasitas kendaraan. Anda memperbaikinya, atau tetap merencanakan jika Anda tahu lebih baik, dan setiap peringatan untuk hari itu menunggu di Penjemputan yang perlu diperiksa.

Waktu tempuh diingat, sehingga penjemputan berikutnya antara bandara dan hotel yang sama menawarkan waktu yang terakhir Anda masukkan. Acara olahraga memindahkan timnya, konferensi memindahkan pembicaranya, dan festival memindahkan penampilnya, semuanya dari daftar pengemudi dan kendaraan yang sama.

• Pengemudi dari tim Anda: kru dan relawan berdasarkan nama, dengan shift mereka diperiksa
• Kursi dan ruang tas: untuk setiap van, mobil, dan minibus
• Periksa ini sebelum menyimpan: setiap bentrokan disebutkan, dengan pilihan untuk tetap merencanakan
• Waktu tempuh diingat: ditawarkan lagi di antara tempat yang sama

• Plan your artists' pickups with drivers and vehicles for your event
• Advancing setiap penampil tanpa mengejar utas email

Susun ulang seluruh hari saat penerbangan mendarat terlambat

Penerbangan yang terlambat tidak lagi berarti satu sore penuh menelepon. Penerbangan yang dilacak menggeser penjemputannya sendiri, atau Anda memasukkan seberapa terlambatnya. Saat penjemputan yang sudah direncanakan bergeser cukup jauh hingga berpengaruh, Fai memeriksa hari pengemudi dan menyarankan rencana baru, tetap memakai pengemudi yang sama jika ia luang atau memilih pengemudi luang yang paling tidak sibuk dan kendaraan yang sesuai.

Rencana baru menunggu di Rencana baru dari Fai dan di halaman Hari ini acara, sudah diperiksa terhadap aturan kursi, tas, istirahat, dan jam kerja yang sama dengan rencana yang Anda buat sendiri. Pengemudi yang punya nomor telepon menerima SMS hanya setelah Anda menyetujuinya, sehingga tidak ada yang mendengar tentang perubahan yang belum Anda setujui.

• Penerbangan terlambat: penjemputan bergeser mengikuti jam mendarat
• Rencana baru dari Fai: rencana yang sudah diperiksa untuk sisa hari pengemudi
• Setujui dan kirim SMS ke pengemudi: tidak ada yang dikirimi SMS sampai Anda setuju

Jalankan shuttle dan beri setiap pengemudi jadwal harinya di ponsel mereka

Pindahkan banyak kru dan penampil dengan jadwal yang bisa diandalkan semua orang. Tambahkan shuttle dengan rutenya, hari-harinya, keberangkatan pertama dan terakhir, serta seberapa sering berangkat, lalu kursi, kendaraan, dan pengemudinya, dan apakah shuttle kembali setelah setiap perjalanan. Setiap perjalanan muncul bersama penjemputan hari itu.

Setiap pengemudi membuka satu tautan pribadi tanpa akun dan hanya melihat penjemputan dan perjalanan shuttle miliknya sendiri: berapa banyak, kapan yang pertama, serta penumpang, tas, kendaraan, dan alamat pengantaran setiap penjemputan, dengan setiap jam yang bergeser ditandai. Tampilkan nomor telepon penumpang di tautan hanya jika pengemudi membutuhkannya.

Pengemudi mengetuk Sudah dijemput dan Sudah diantar sambil berjalan, dengan Urungkan setelah salah ketuk. Setiap ketukan memperbarui penjemputan di Perjalanan dan kedatangan di hari acara, sehingga Anda tahu posisi setiap penampil tanpa menelepon siapa pun.

• Jadwal shuttle: keberangkatan pertama dan terakhir serta seberapa sering berangkat
• Hari pengemudi: hanya penjemputan dan perjalanan shuttle miliknya sendiri
• Sudah dijemput dan Sudah diantar: satu ketukan masing-masing, dengan Urungkan setelah salah ketuk

Tunjukkan kepada setiap penampil seluruh masa tinggalnya dan apa yang berubah

Beri setiap penampil satu itinerary sebagai ganti rangkaian email yang terpisah-pisah. Seluruh masa tinggal mencantumkan penerbangan, penjemputan, malam di hotel, dan setiap jadwal panggil dari load-in dan soundcheck hingga set mereka, berurutan dan dalam waktu lokal acara. Bagian ini ada di jadwal harian penampil, sehingga tim artist liaison Anda dan tour manager membaca rencana yang sama.

Satu perubahan yang terlewat bisa membuat penampil terlantar di bandara. Setiap kali penampil membuka tautan jadwal hariannya, daftar yang mereka lihat disimpan, sehingga Seluruh masa tinggal menandai apa yang ditambahkan, dihapus, atau bergeser sejak itu, dengan jam lama dan baru. Tim Anda melihat jumlah perubahan yang sama yang belum dilihat penampil, dan Fai memberi tahu apa yang berubah untuk penampil mana pun saat Anda bertanya.

Penerbangan dari zona waktu lain ditampilkan sesuai jam mendaratnya di lokasi acara Anda, sehingga tidak ada yang perlu menghitung selisih zona waktu di ruang kedatangan.

• Seluruh masa tinggal: perjalanan, hotel, dan jadwal panggil secara berurutan
• Waktu lokal acara: penerbangan dari zona waktu lain ditampilkan sesuai jam mendaratnya di sini
• Berubah sejak terakhir Anda melihat: ditambahkan, dihapus, dan bergeser, dengan jam lama dan baru

• Show each act their whole stay and what changed
• Rencanakan setiap cue, panggil pertunjukan secara langsung, dan jaga setiap tim di waktu yang sama