Sæt kun kvalificerede og orienterede personer i arbejde på dit område

Bed én gang om det, hver type vagt kræver

Navngiv dokumentet med dine egne ord, eller vælg et almindeligt, for eksempel et førstehjælpsbevis, hygiejnebevis, vagtcertifikat, truckcertifikat eller certifikat til arbejde i højden. Vælg derefter, hvem der skal have det: alle på en vagt, én afdeling som Sanitet, én rolle som Truckfører eller en enkelt vagt. Alle på en matchende vagt ser, hvad de skal medbringe, på deres egen side, uden en kæde af e-mails.

Tilføj en note, der siger præcis, hvad der tæller, for eksempel Niveau 3 eller højere, så folk sender det rigtige certifikat første gang. Øverst i Tilladelser og certifikater står hvert dokument, dit event beder om, og hvor mange der allerede har det, med de personer på dine vagter, der stadig mangler noget, listet nedenunder, så du ved, hvem du skal rykke om mandagen frem for ved porten om fredagen.

• Almindelige dokumenter: førstehjælp, hygiejne, vagt, truck og flere
• Hvem der skal have det: hver vagt, en afdeling, en rolle eller én vagt
• En note til folk: det niveau eller den detalje, dokumentet skal vise

• Collect crew certificates and licences before they work an event shift

Indsaml hvert dokument én gang for hvert event, du afholder

Hver person tilføjer sit dokument fra Dokumenter, dine vagter kræver, på sin egen side Mine vagter som et foto, en PDF eller en Word-fil. Et dokument tilhører personen, ikke eventet, så en stewards vagtcertifikat gælder på din klubaften, din festival og din efterårsturné, indtil det udløber. Fai læser udløbsdatoen fra filen, når ingen har indtastet en.

Når et crewmedlem giver dig et certifikat på papir, registrerer du det selv, med eller uden en fil, og Fai læser stadig datoen fra enhver fil, du tilføjer. Folk ser dine anmodninger ved siden af deres vagter, deres introduktion og deres madbehov, så papirarbejdet er en del af at gøre sig klar til at arbejde, ikke et ærinde for sig.

• Tilføjet fra deres egen side: på den samme side, hvor de ser deres vagter
• Udløbsdatoer læst af Fai: taget fra filen, når ingen har indtastet en
• Gælder på hvert event: ét certifikat for hele dit brand, indtil det udløber

• Give your event crew one page for all their shifts

Tjek hver fil, og send det tilbage, der skal ændres

Åbn en persons dokumenter, og se hvert dokument, deres vagter kræver, fra hvilken dag, hvordan de står i forhold til det, og den fil, der opfylder det. Markér et dokument som tjekket, når dit team har set på det, eller send det retur med, hvad der skal ændres, så ser personen din begrundelse på sin egen side og tilføjer et nyt. Ret en udløbsdato i ét trin.

Personlige dokumenter fortjener omhu. Kun dit events ejere, administratorer og producere ser dem, og hver gang en fil åbnes, bliver det registreret med navnet på det teammedlem, der åbnede den, så du altid kan svare på, hvem der så på et crewmedlems certifikat og hvornår.

• Markér som tjekket: et dokument, dit team har set på og accepteret
• Send retur med en begrundelse: personen ser, hvad der skal rettes, på sin egen side
• Hver åbning registreret: hvem der åbnede hvilken fil og hvornår

Book kun personer, der har det, vagten kræver

Et dokument gælder på hver dag af en persons vagter, mens det er gyldigt eller endnu ikke tjekket, så ingen bliver holdt tilbage, før dit team har set på det. Et dokument, der mangler, er sendt retur eller udløber før vagten, gælder ikke. Fai udelader de personer fra vagttilbud, frivillige kan ikke vælge vagten fra deres egen side, og når du selv tilføjer en person, nævnes det, de mangler.

Rigtige events kræver fleksibilitet. Når den samarit, du stoler på, har en fornyelse på vej med posten, tilføjer du personen alligevel med din begrundelse, og begrundelsen gemmes med personens plads på vagten og i aktivitetsloggen. Fai følger den samme regel: hun booker kun en person uden et dokument med den begrundelse, du giver hende.

• Tjek ved booking: vagtplanen nævner, hvad hver person mangler
• Tilbud til personer, der passer: vagttilbud springer alle uden dokumentet over
• Begrundelser registreret: hver booking, der laves alligevel, gemmer sin begrundelse

• Dæk hver vagt, og betal for hver arbejdet time

Opsæt én sikkerhedsbriefing for alle på området

Indtast det, folk skal læse, for eksempel nødudgangene, radiokanalerne og hvad man gør i en nødsituation, eller link til din briefingvideo eller dit dokument. Vælg, om den er til de personer, der arbejder på eventet, eller til alle med et adgangspas, gæster og rejseselskaber inklusive. Hvert crewmedlem, hver frivillig og hver leverandør ser derefter den samme briefing, så ingen på området har fået en anden version.

Vælg, om udleveringsskranken tjekker introduktionen, før den udleverer et adgangspas. Lad det være slået til på et område, hvor ingen bør starte arbejdet uden at være orienteret, eller slå det fra til et lille event, hvor dit team orienterer folk ved porten. Frivillige, der tidligere har haft en programintroduktion, ser dit events introduktion, når du har opsat den.

• Din briefing: indtastet her eller et link til en video eller et dokument
• Hvem der skal have den: de personer, der arbejder der, eller alle med et adgangspas
• Tjekket ved skranken: én kontakt får udleveringsskranken til at bede om den

• Run a safety induction for everyone who works your event

Bevis, at folk har læst den, med en kort test, Fai skriver udkast til

Bed Fai om at skrive et udkast til en test, så skriver hun spørgsmål ud fra din egen briefing, hver med svarmuligheder og det rigtige svar valgt. Testen venter som et udkast, ingen ser, så du kan ændre ethvert spørgsmål eller svar først. Gør den aktiv, så gennemfører folk introduktionen ved at nå den beståelsesgrænse, du har angivet, hvilket giver dig en registrering af, at hver person forstod briefingen, ikke kun at de åbnede den.

Alle, der bekræftede, at de havde læst introduktionen, før testen blev aktiv, forbliver gennemført, så når du slår en test til midt i opbygningen, bliver dit tidligere arbejde aldrig gjort om. Tag testen ned for at ændre den, så går den tilbage til at være et udkast, og folk bekræfter, at de har læst introduktionen, indtil du gør den aktiv igen.

• Skrevet af Fai: spørgsmål taget fra den briefing, du har indtastet
• Tjekket af dig: hvert spørgsmål og svar ændret, før den bliver aktiv
• Din beståelsesgrænse: den score, folk skal have for at gennemføre introduktionen

Lad alle tage introduktionen fra deres egen side

Crewet åbner introduktionen fra deres side Mine vagter og frivillige fra deres egen side ved siden af deres vagter, dokumenter og madbehov. Uden en test bekræfter de, at de har læst den, og med en aktiv test besvarer de spørgsmålene og sender dem. Alle, der ikke når beståelsesgrænsen, ser deres score og prøver igen, så folk ankommer til området allerede orienteret.

Introduktionslisten viser, hvem der har gennemført den, og hvem der ikke har, så din sikkerhedsansvarlige ser hullerne inden udgangen af ugen, mens der stadig er tid til at lukke dem, før portene åbner.

• På deres egen side: ved siden af deres vagter, dokumenter og madbehov
• Læst eller testet: et flueben, når der ikke er nogen test, svar, når der er
• Prøv igen: folk ser deres score og prøver en gang til

• Byg et team af crew og frivillige, du kan trække på hvert år

Hold hvert adgangspas tilbage, indtil introduktionen er gennemført

Med tjekket ved skranken slået til viser udleveringsskranken Introduktion ikke gennemført for alle, der ikke har gennemført den, før deres adgangspas udleveres. Kortet tilbyder løsningen: registrér introduktionen som gennemført ved skranken, efter du har orienteret personen ansigt til ansigt, eller send en frivillig sin side igen. Et teammedlem kan stadig udlevere adgangspasset med en begrundelse, og begrundelsen bliver gemt med udleveringen.

Har du taget en sen runner igennem briefingen ved skranken? Registrér den som gennemført der, så henter personen sit adgangspas med det samme. I introduktionslisten markerer du alle, du har orienteret personligt, som gennemført. Hver registrering viser, hvem der markerede den og hvornår, så din sikkerhedsmappe holder, når nogen spørger.

Spørg Fai, hvem på lørdagens vagter der stadig mangler et førstehjælpsbevis, eller bed hende om at registrere et certifikat, du har set, med udløbsdato, sende et retur med din begrundelse, opsætte introduktionen og skrive udkast til dens test eller markere en person som gennemført, efter du har orienteret dem. Hun venter på dit ja før hver ændring.

• Introduktion ikke gennemført: vist på kortet, før adgangspasset udleveres
• Introduktion gennemført her: registreret ved skranken, mens personen venter
• Udlever alligevel: kun med en begrundelse, der bliver registreret
• Spørg Fai: hvem der mangler hvad, og ændringer på dit ord

• Udlevér hvert pas hurtigt, og hold hver zone for de personer, der hører til der