Byg et team af crew og frivillige, du kan trække på hvert år

Kend alle, der har arbejdet på dine events

Personer i dit brands Eventdrift viser alle, der er crew, frivillig eller står på en vagt på et af dine events, én gang, uanset hvilket event de arbejdede på. Søg efter navn eller e-mailadresse, og se, hvor mange events hver person har arbejdet på, det seneste, og om de er crew eller frivillig. At booke de bartendere og stewards, du stoler på, igen starter med en søgning, ikke en jagt gennem sidste års regneark.

Hvert overblik viser, hvad deres vagter viser: de vagter, de har arbejdet, timerne fra indtjekning til udtjekning, hvor ofte de mødte op, og de vagter, de missede eller meldte afbud til for sent. Hvert tal kommer fra dine egne vagtregistreringer på tværs af dine events. Ingen i dit team bedømmer nogen, så overblikket er fair over for personen og nyttigt for dig.

Fra det samme overblik ser du deres kommende vagter og hvert event, de har arbejdet på, åbner vagtplanen for et af disse events for at sætte dem på en vagt, sender dem deres link til Mine vagter på e-mail og ser, hvornår de sidst åbnede det, og slår deres links fra, når de forlader dit team.

• Personer: én person for hver e-mailadresse på tværs af alle dine events
• Hvad deres vagter viser: arbejdede vagter, arbejdede timer og fremmøde
• Missede eller sene afbud: vagter, de ikke mødte op til eller droppede sent
• Kommende vagter: hvor de er booket næste gang

• Find the crew and volunteers who work your events

Match kompetencer og alder med de vagter, der kræver dem

Tilføj hver persons kompetencer, eller tag et af Fais forslag ud fra de teams og roller, de oftest har arbejdet i. En vagt, der kræver en kompetence, for eksempel truckcertifikat eller barerfaring, bliver kun tilbudt til personer, der har den. Når du har set en persons ID, bekræfter du, at de er gamle nok til vagter med en minimumsalder, og overblikket gemmer, hvem der bekræftede det og hvornår.

Overblikket indeholder aldrig en fødselsdato, kun at personen er mindst den alder, du har bekræftet. Personer, hvis alder ingen har bekræftet, kan sætte flueben ved, at de er gamle nok, når de accepterer en vagt med en minimumsalder, så du ikke jagter ID for hver barvagt, før tilbuddene går ud.

• Kompetencer: indtastet af dit team med forslag fra Fai
• Bekræftet alder: gemt med navnet på den kollega, der bekræftede den
• Kompetence på vagten: kun personer med den får vagten tilbudt

• Dæk hver vagt, og betal for hver arbejdet time

Åbn en formular til frivillige, folk udfylder på telefonen

Tilføj de roller, du har brug for, og din velkomsttekst, eller kopiér din vagtplans teams som roller i ét trin, og del derefter ansøgningslinket på dit website og dine sociale medier. Navn, e-mail, telefon, de dage, de kan give, en nødkontakt og samtykke bliver altid spurgt om, så du kun tilføjer dine egne spørgsmål. Folk søger fra deres telefon uden at oprette en konto.

Angiv en minimumsalder, så bliver en yngre ansøger bedt om en forælders eller værges navn, telefonnummer og samtykke. Ansøgerne sætter flueben ved, at de har læst din privatlivspolitik. Markér ethvert spørgsmål om helbred eller andet privat, så svarene aldrig bliver sendt til Fai.

Hvis du allerede indsamler ansøgninger via en formular på dit event, kan du i stedet forbinde den til dine frivillige, dit crew, dine forhandlere, din presse eller en kunstners kontakter. Match hver oplysning, listen skal bruge, med et spørgsmål på din formular, så bliver hver person, der sender den, føjet til listen et øjeblik senere, med deres svar gemt på formularen og alt overskydende i noterne. Ingen taster et navn ind igen, og en ansøgning bliver aldrig tilføjet to gange.

• Ansøgningsformular: lavet til telefoner, uden konto at oprette
• Brug dine vagtplanteams: din vagtplans teams kopieret som roller
• Minimumsalder: med samtykke fra en forælder eller værge for under 18 år
• Dine egne formularer: hver ansøger føjet til den liste, du vælger

• Recruit volunteers for your event
• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Lad Fai læse hver ansøgning, og beslut derefter samlet

Fai læser hver ansøgning og markerer, om personen passer godt, måske eller næppe til en rolle, med hendes begrundelse i almindelige ord. Indsnævr listen efter rolle, efter dag eller til kun dem, der passer godt, og åbn en ansøgning for at se de dage og roller, de valgte, deres erfaring og svarene på dine spørgsmål. Fai foreslår; du beslutter.

Sæt flueben ved de personer, du vil have, vælg Godkend, Venteliste, Afvis eller Sæt på kort liste, tjek e-mailen, og send. Hver person får én e-mail fra dig, og deres svar kommer til dig, mens en kort liste forbliver en note til dit team. Du kan ændre en beslutning senere, for eksempel godkende en person fra ventelisten, når en plads bliver ledig, med eller uden en e-mail.

Flere koordinatorer kan arbejde med den samme liste. Hvis en kollega ændrede en person i samme øjeblik som dig, bliver personen ladt, som den er, og du får besked, så I aldrig sender én frivillig modstridende beslutninger.

• Fais vurdering: passer godt, måske eller næppe, med begrundelsen
• Beslut samlet: godkend, venteliste, afvis eller kort liste
• Én e-mail til hver: med beslutningen, og svar kommer til dig
• Sikkert med kolleger: en person, en anden lige har ændret, bliver ladt i fred

Få sidste års bedste frivillige tilbage

Vælg et tidligere event, og se sidste års team med de vagter, hver person arbejdede, så foreslår Fai, hvem der skal inviteres tilbage, for eksempel dem, der tog hver eneste vagt. Inviter alle, hun foreslår, på én gang, og deres svar fra sidst er udfyldt, så det tager dem et øjeblik at søge igen.

Tilbagevendende frivillige kommer på den samme ansøgningsliste som alle andre, så du beslutter om dem med de samme samlede e-mails. Hver person indtaster sin nødkontakt igen, så årets liste har årets oplysninger.

• Tilbagevendende frivillige: sidste års team med de vagter, hver enkelt arbejdede
• Hvem Fai foreslår: med begrundelser som tog hver eneste vagt
• Svar udfyldt: fra deres sidste ansøgning

Giv hver frivillig en side, der besvarer deres spørgsmål

Send alle, du har godkendt, deres egen side med én e-mail til hver, åbnet via et privat link uden adgangskode. Frivillige bekræfter deres vagter, vælger ledige vagter og beder om at bytte eller droppe en, så vagtplanen fyldes uden en runde sms'er. Siden har deres dagsplan med vigtige tider og teamledere, introduktionen at læse og bekræfte og et sted at tilføje de dokumenter, dit team har bedt om.

Frivillige kan kun vælge en vagt, der overholder dine regler for hvile og timer og matcher dens minimumsalder, kompetence og dokumenter, og deres side fortæller dem, hvilken regel der stopper dem. Du godkender eller afviser hver bytning eller hvert afbud, og en bytning går kun igennem, når den nye vagt har plads og stadig overholder dine regler. Slå vagtvalg fra, når du vil have vagtplanen låst.

De svarer også på kommer du stadig, fortæller dig, hvilke dage de kan arbejde, føjer hver vagt til deres kalender og angiver deres madbehov til crewkøkkenet. Slå et link fra, eller lav et nyt fra deres ansøgning når som helst. For frivillige, der arbejder på flere af dine events, viser linket til Mine vagter fra Personer hvert event på én side.

• Vælg flere vagter: kun vagter, der overholder dine regler for vagtplanen
• Bed om at bytte eller droppe: hver anmodning godkendt eller afvist af dig
• Dagsplan og introduktion: vigtige tider, teamledere og briefingen
• Dokumenter og foto: tilføjet af dem, kun åbnet af dine ejere og administratorer

• Give your event volunteers their own page and track their hours

Beløn de timer, dine frivillige giver

Se de timer, hver frivillig har tilmeldt sig på vagtplanen, ved siden af de timer, de har arbejdet ud fra deres indtjekninger og udtjekninger, med deres vagter og eventuelle udeblivelser. Angiv en belønning én gang, for eksempel en gratis weekendbillet efter et antal arbejdede vagter, så fortæller Fai dig, hvem der har optjent den. Giv billetterne i ét trin, og hver person får sin gratis billet på e-mail som gæstebillet.

Ingen får den samme belønning to gange, uanset hvor mange gange dit team trykker på knappen. En person, der tjekkede ind og aldrig tjekkede ud, skiller sig ud, så du kan tjekke det, før belønningerne går ud, og hver frivillig viser de belønninger, de allerede har optjent.

Hent listen over frivillige med eller uden kontaktoplysninger og nødkontakter eller timefilen med kun navne og timer, og hver download bliver registreret med navnet på den person, der foretog den. Når en frivillig beder dig om at fjerne sine oplysninger, fjerner en ejer eller administrator personens navn, kontaktoplysninger, svar og filer for altid, mens personens vagter og timer forbliver i dine totaler.

• Givne og arbejdede timer: for hver frivillig og i alt
• Belønninger: en billet optjent ved at arbejde de vagter, du fastsætter
• Gæstebilletter: sendt på e-mail til hver person, der har optjent en
• Aldrig to gange: hver belønning går til en person én gang

Bed Fai om at klare det praktiske sammen med dig

Spørg Fai, hvem der arbejdede flest vagter sidste sommer, eller bed hende om at tilføje en kompetence til en persons overblik, godkende dem, der passer godt til baren, invitere sidste års team tilbage eller sende årets frivillige deres sider. Hun læser den samme liste Personer og de samme ansøgninger, som du ser, viser dig præcis, hvem der får hvilken e-mail eller ændring, og venter på dit ja, før noget bliver gemt eller sendt.

Fai kan også besvare en frivilligs anmodning om at bytte, læse de givne og arbejdede timer op for dig og give de belønninger, folk har optjent, når en ejer eller administrator godkender det. Hun arbejder inden for din egen rolle, så hun når kun de events og personer, du kan.

• Dine egne ord: spørg, som du ville spørge en kollega
• Din godkendelse: hver e-mail og ændring venter på dit ja

• Lad Fai sætte dit event op og lave udkast til arbejdet for dig