Biarkan Fai menyiapkan acara Anda dan menyusun draf pekerjaannya

Mulai dari apa yang sudah diketahui Fai tentang acara Anda

Buka Operasional di acara baru dan Fai menyapa Anda dengan apa yang sudah ia ketahui, seperti tanggal, venue, dan jenis tiket yang dijual, lalu menyarankan jenis acaranya. Konfirmasi atau centang setiap jenis acara yang sesuai, dan bagian-bagiannya mengikuti dengan nama yang dipakai acara Anda: Pembicara dan Ruang untuk konferensi, Atlet dan Venue untuk acara olahraga, Vendor dan Booth untuk festival makanan atau minuman.

Setiap jawaban disimpan saat Anda memberikannya, sehingga Anda bisa berhenti di tengah jalan dan kembali ke pertanyaan yang sama. Jika Anda lebih suka menjelajah dulu, lewati saja dan Fai menampilkan bagian yang biasa untuk jenis acara Anda, dengan setiap pilihan tetap tersedia untuk dibuat nanti.

• Sapaan Fai: tanggal, venue, dan jenis tiket yang sudah ia ketahui
• Jenis acara: konfirmasi sarannya atau centang setiap jenis acara
• Tersimpan otomatis: tinggalkan dan kembali ke pertanyaan yang sama

• Run your event from its Today page

Tampilkan kepada tim hanya bagian yang dibutuhkan acara Anda

Beri tahu Fai apa yang ingin Anda bantu: line-up dan advancing, hari acara, staf dan relawan, keselamatan, keuangan, sponsor dan mitra, atau makanan, minuman, dan pedagang pasar. Konferensi ditanya tentang pembicara dan acara olahraga tentang atlet. Pilihan Anda menentukan bagian yang dilihat tim Anda, sehingga malam klub tidak dipenuhi perencanaan area kemah dan konferensi tidak ditanya tentang rider.

Peran Anda menentukan di mana acara terbuka untuk Anda: stage manager mulai di Sekarang dan berikutnya, production manager di Rundown, atau di Advancing selama acara masih berminggu-minggu lagi, dan semua orang lainnya di Hari ini. Ubah apa yang dibantu Fai kapan saja, tambahkan bagian untuk seluruh tim, atau sematkan bagian yang paling sering Anda pakai di bagian atas daftar Anda sendiri tanpa mengubah daftar orang lain.

Sebelum Anda selesai, daftar yang akan dilihat tim Anda ditampilkan di bawah pilihan Anda, sehingga tidak ada yang terkejut oleh bagian yang hilang. Bagian yang sudah berisi sesuatu selalu tampil.

• Yang dibantu Fai: bagian acara yang ingin Anda bantu
• Peran Anda: promotor, production manager, venue manager, atau stage manager
• Sematan Anda sendiri: bagian yang paling sering Anda pakai di atas daftar Anda

Serahkan dokumen dan pengaturan tahun lalu kepada Fai

Taruh kontrak, rider, lembar line-up, atau run sheet tahun lalu ke Mulai dengan Fai. Ia memasukkan isi kontrak dan rider ke line-up Anda dan menyimpan semua hal lain di Dokumen, sambil mengambil line-up, tanggal, dan tenggatnya. Setiap file tampil saat ia mulai membacanya, sehingga acara terisi sementara Anda mengerjakan tugas berikutnya.

Fai juga menemukan acara yang tampak seperti edisi terakhir Anda dan menawarkan untuk menyalin pengaturannya. Anda melihat apa yang ditambahkan setiap bagian dan mencentang apa yang ikut disalin sebelum apa pun disalin, dan orang, pemesanan, jawaban, serta uang yang dibelanjakan tidak pernah disalin. Di Hari ini, ia menyarankan rencana kesiapan untuk jenis acara Anda, dari memastikan setiap kontrak ditandatangani hingga penyelesaian keuangan setelah pertunjukan, sebagai tugas dengan tanggal jatuh tempo yang sudah dihitung. Hapus centang tugas yang tidak Anda butuhkan dan ganti nama tugas mana pun sebelum masuk ke papan Anda.

Hubungkan kotak surat Anda, dan ia menyimpan email acara dan menemukan pekerjaan di dalamnya sejak awal, sehingga tenggat yang terselip di email seorang agen muncul di Hari ini sebagai saran.

• Beri saya sesuatu untuk dibaca: kontrak, rider, lembar line-up, dan run sheet
• Mulai dari acara terakhir Anda: Anda memilih apa yang ikut disalin
• Rencana kesiapan: tugas pertama, masing-masing dengan tanggal jatuh temponya
• Hubungkan kotak surat: email acara tersimpan sejak awal

• Belajar dari tahun ini dan mulai tahun depan dengan semuanya sudah siap
• Manfaatkan setiap email, panggilan, dan dokumen untuk acara Anda

Ketahui masalah selagi masih ada waktu untuk memperbaikinya

Setiap jam, Fai memeriksa acara dan mendaftar temuannya di Menunggu keputusan Anda: tugas terlambat yang perlu ditagih atau diberi penanggung jawab, artis tanpa perjalanan atau hotel saat acara makin dekat, kamar kosong di blok hotel sebelum tanggal pelepasannya, dua set dipesan di satu panggung pada saat yang sama, dan tenggat yang ia baca di kontrak, email, dan catatan panggilan Anda. Setiap kartu menyebutkan apa yang ia perhatikan, apa akibat menyetujuinya, dan apa dasarnya.

Hari ini menaruh saran terpenting di urutan pertama, dengan hitung mundur, tiket terjual dibandingkan minggu sebelumnya, tugas terlambat, dan apa yang jatuh tempo minggu ini di atasnya. Saat jadwal set di rundown Anda bergeser cukup jauh hingga berpengaruh, Fai menyusun draf email ke tim yang terdampak. Setelah perubahan besar, seperti kontrak baru atau set yang dipindah, minta Fai langsung memeriksa acara dan ia memberi tahu berapa hal baru yang ia temukan.

Fai menutup sendiri sebuah saran saat masalahnya sudah diselesaikan dengan cara lain, misalnya saat perjalanan artis sudah dipesan, sehingga daftarnya tetap berisi pekerjaan yang nyata.

• Pemeriksaan setiap jam: setiap bagian acara, setiap jam
• Berdasarkan: catatan di balik setiap saran
• Minta Fai memeriksa acara ini: pemeriksaan baru setelah perubahan besar

• Mulai setiap hari dengan tahu apa yang perlu Anda tangani dan siapa mengerjakan apa

Setujui, ubah, tunda, atau tolak setiap draf

Setujui sebuah kartu dan kartu itu langsung dijalankan: email dikirim, tugas masuk ke papan Anda, atau perubahan dibuat. Edit dulu penerima, subjek, atau pesan sebuah email, atau hapus centang dan ganti nama tugas sebelum ditambahkan. Tunda saran sampai besok atau minggu depan, atau tolak dengan alasan, dan hentikan jenis saran itu di acara ini jika tidak berguna bagi Anda.

Saran sejenis berbagi satu kartu, sehingga sepuluh tugas terlambat ada di satu kartu yang Anda buka untuk melihat masing-masing. Saat rekan tim menangani sebuah saran lebih dulu, tidak ada yang dijalankan dua kali dan kartunya menunjukkan statusnya. Aktivitas terbaru menyebut siapa yang menyetujui, menunda, atau menolak masing-masing, dan Waktu yang dihemat Fai menunjukkan berapa jam yang sudah ia hemat untuk tim Anda di acara ini.

Jika pengiriman sudah dimulai tetapi hasilnya tidak pernah kembali, kartu memperingatkan bahwa email itu mungkin belum terkirim, sehingga Anda memeriksa email terkirim sebelum mengirimnya lagi dan tidak ada yang menerima pesan dua kali.

• Setujui: email, tugas, atau perubahan, dengan satu tekan
• Edit dulu: ubah draf sebelum dikirim
• Nanti saja: ingatkan nanti, tolak, atau hentikan jenis ini
• Waktu yang dihemat Fai: jam yang sudah ia hemat untuk tim Anda

Kirim setiap email atas nama Anda dengan tampilan brand Anda

Dengan kotak surat Google Anda terhubung untuk mengirim, Fai mengirim email dari kotak surat itu, atas nama Anda, dan email itu muncul di email terkirim Anda. Jika tidak, email dikirim atas nama brand Anda dengan balasan masuk ke Anda. Setiap email membawa logo, warna, dan font dari brand kit Anda, sehingga agen, pemasok, atau relawan melihat brand Anda di setiap pesan.

Tampilan email Anda menunjukkan email nyata dari acara sebelum ada yang menerimanya, dengan asal pengirim, balasan, logo, warna, font, dan footer. Festival dengan identitasnya sendiri bisa memakai logo atau warna utamanya sendiri sementara acara Anda yang lain tetap memakai brand kit, dan satu langkah mengembalikannya. Tampilan yang sama berlaku untuk permintaan advancing, penawaran, kontrak, daftar sewa, lembar harian, email shift dan relawan, serta survei umpan balik.

• Dari kotak surat Anda: atas nama Anda, di email terkirim Anda
• Brand kit Anda: logo, warna, dan font di setiap email
• Pratinjau langsung: email nyata dari acara sebelum dikirim

• Choose how your event emails look

Pilih pekerjaan yang dilakukan Fai di setiap acara

Malam klub tidak membutuhkan pembaca katering dan konferensi tidak membutuhkan pemeriksaan rider. Keahlian Fai mendaftar pekerjaan yang ia lakukan sendiri untuk acara, seperti membaca kontrak, rider, dan sertifikat asuransi atau menemukan pekerjaan di dokumen dan email, dan Anda bisa mematikan mana pun khusus untuk acara ini. Acara Anda yang lain tetap memakai pengaturannya sendiri, dan menyalakannya kembali cukup satu langkah.

Yang bisa dilakukan Fai mendaftar setiap tindakan yang ia ambil di acara saat Anda memintanya, masing-masing bertanda Bertanya dulu atau Hanya membaca, sehingga tim Anda tahu sebelum mulai bahwa apa pun yang mengubah acara menunggu seseorang. Di rota, Anda memutuskan secara terpisah apakah Fai boleh mengirim sendiri penawaran pertama sebuah shift dan pertanyaan masih datang.

• Yang dikerjakan Fai: nyalakan atau matikan setiap jenis pekerjaan untuk acara ini
• Yang bisa dilakukan Fai: tindakan yang ia ambil saat Anda memintanya
• Bertanya dulu: setiap tindakan yang mengubah sesuatu menunggu Anda

• Choose what Fai does on your event

Minta Fai mengerjakan apa pun di acara dengan kata-kata Anda

Minta seperti Anda meminta rekan kerja, dengan mengetik atau bicara langsung. Fai bisa mencatat kehadiran steward di rota, menawarkan shift yang kosong, mengisi advancing dari rider, melaporkan insiden, menambahkan risiko ke daftar risiko Anda, menyalin pengaturan tahun lalu, atau menjadwalkan survei umpan balik. Ia bertanya balik saat permintaan bisa berarti dua hal, menunjukkan dengan tepat apa yang akan ia kirim atau ubah, dan menunggu persetujuan Anda.

Bicaralah dengan Fai sambil Anda berkeliling lokasi: ia menjawab selagi Anda masih bicara, berhenti begitu Anda menyela, dan setiap kata muncul di panel sehingga Anda bisa melanjutkan dengan mengetik nanti. Perubahan tidak pernah dijalankan hanya karena jawaban ya sambil lalu. Anda menyetujuinya di panel, atau secara lisan dengan mengucapkan kata-kata persis yang dibacakan Fai untuk perubahan itu.

Fai membaca email, rider, dan file sebagai informasi, tidak pernah sebagai instruksi, dan ia bekerja dalam batas izin Anda, sehingga ia hanya menjangkau brand dan acara yang dijangkau peran Anda. Minta grafik saat polanya lebih penting daripada angkanya, atau ringkasan tertulis saat jawabannya akan dikirim ke mitra.

• Kata-kata Anda sendiri: tidak perlu nama laporan atau kolom
• Bicara dengan Fai: bertanya secara lisan dan terus bicara selagi ia bekerja
• Izin Anda: Fai hanya bisa melakukan apa yang bisa Anda lakukan
• Persetujuan Anda: di panel atau dengan kata-kata persis yang ia bacakan

• Ask Fai about your event
• Selesaikan pekerjaan ticketing Anda cukup dengan bertanya kepada Fai