Se været og risikoene som kommer, og ha planen klar

Se uken som kommer på spillestedet ditt, med eventuelle farevarsler

Når det er en uke til arrangementet, ligger været for spillestedet ditt under salgstallene på Resultater-siden. Det åpner med forholdene nå, med temperaturen, hvordan den føles, luftfuktighet, vind og nylig nedbør, og en stripe med de kommende dagene der hver av arrangementsdagene dine er markert. Et farevarsel for området vises over værmeldingen med timene det gjelder, og værtjenesten som utstedte det.

Å lese været ved siden av salget betyr noe den dagen du bestemmer om du skal kjøre en kampanje i siste liten, bestille mer vann eller flytte etterfesten innendørs. Farevarselet kommer fra de offisielle varslene for området rundt spillestedet ditt, så sikkerhetsteamet ditt leser det samme varselet som myndighetene handler ut fra, med timene det gjelder, som de kan sjekke mot sine egne datoer og planene dine for regnvær og evakuering.

• Værmelding for spillestedet ditt: de kommende dagene med arrangementsdagene dine markert
• Offisielle farevarsler: timene de gjelder, og hvem som utstedte dem
• Forholdene nå: temperatur, føles som, luftfuktighet og vind

• Check the weather for your event

Les hver arrangementsdag i detalj

Velg hvilken som helst dag på stripen for å lese høyeste og laveste temperatur, sjansen for regn, forventet nedbør, vind og soloppgang og solnedgang ved spillestedet. Crewet ditt vet når det blir mørkt før nedriggingen, barsjefen vet om dagen krever mer vann eller flere regnponchoer, og sceneansvarlig ser vinden den dagen riggingen kommer opp.

De senere dagene i en lang periode kommer med på stripen når de kommer innenfor rekkevidde, hver med sin markering, så en festivaluke fylles ut dag for dag. Et show som slutter tidlig på morgenen, markeres på dagen det starter, så stripen stemmer med måten teamet ditt snakker om datoene på.

• Arrangementsdagen: hver av dagene dine markert på stripen
• Regn og vind: sjansen for regn, forventet nedbør og vind
• Soloppgang og solnedgang: ved spillestedet ditt hver dag

Planlegg for ytterpunktene datoen din har hatt

Mens arrangementet fortsatt er måneder unna, kan du se hvordan den første dagen vanligvis er på spillestedet ditt: gjennomsnittlig høyeste og laveste temperatur, rekordhøy og rekordlav temperatur, vanlig nedbør, luftfuktighet og vind, fra mange års historikk. Planlegg skygge og vann for en varmerekord, varmeovner og ly for en kulderekord, og kjøreplater for en dato som vanligvis er våt, lenge før det finnes en værmelding.

Dette er visningen du åpner når du booker telt, leier aggregater eller orienterer sanitetsleverandøren om varme. Den gjør «det er vanligvis fint i juli» om til den faktiske historikken for jordet ditt, og den gir det rådgivende sikkerhetsorganet tallene bak planen din for regnvær.

• Rekordhøy og rekordlav temperatur: ytterpunktene datoen din har hatt
• Vanlig nedbør: hva datoen vanligvis bringer
• Mange års historikk: for spillestedet ditt og datoen din

Knytt hver utløser til stegene teamet ditt tar

Sett utløserne for vind, lyn, varme og publikumsmengde i beredskapsplanen, og knytt hver av dem til stegene sine, for eksempel å sette en scene på pause, åpne ly, sette ut mer vann eller sende melding til billettinnehaverne. På arrangementsdagene kommer værmeldingen for spillestedet ditt time for time og sjekkes mot nivåene dine og de offisielle varslene, så sikkerhetsteamet ditt ser i god tid hvilke timer som passerer et nivå, med stegene klare ved siden av.

Ingen trenger å huske prosedyren midt i en storm. Når en utløser slår til, viser planen stegene du har avtalt med leverandørene av sikkerhet, vakthold og sanitet, i rekkefølge, og teamet ditt gjennomfører dem. En utløser for publikumsmengde fungerer på samme måte, ut fra antallene i sonene i sanntid i kontrollrommet, så både en sone som fylles for fort og en bygefront som kommer inn, åpner planen du allerede har skrevet.

Å sende melding til billettinnehaverne er ett av stegene en utløser kan inneholde, så når en scene settes på pause eller portene endres, hører de som kommer på arrangementet ditt det fra deg, som en del av den samme planen sikkerhetsteamet følger.

• Værutløsere: nivåer for vind, lyn og varme som du velger
• Utløsere for publikumsmengde: for en sone som fylles for fort
• Overvåking hver time: hver arrangementsdag sjekket mot nivåene dine
• Planlagte steg: sett en scene på pause, åpne ly, sett ut mer vann, gi beskjed til billettinnehaverne

• Styr kontrollrommet, publikum og sanitetsteltet fra ett bilde i sanntid

Start risikoregisteret fra et utkast bygd for arrangementet ditt

Fai lager et utkast til et register å starte fra ut fra arrangementstypen, publikummet du venter på det travleste tidspunktet, om du er innendørs eller utendørs, datoene dine og når arrangementet slutter. En utendørsfestival får trykk i publikum ved sperregjerdene og ekstremvær, en konferanse får rom over kapasitet på populære økter, og en sen avslutning gir klager på støy og folk som går til transport i mørket. Hver risiko sier hvorfor den står på listen, og ingenting lagres før du velger hva du vil beholde.

Utkastet tilpasses arrangementets størrelse. Et større publikum legger til sikkerhet ved inngangen og trengselen når alle drar samtidig, et arrangement over flere dager legger til utmattelse hos personale og frivillige, og et utendørsarrangement dekker varme, uvær og sterk vind. Hver risiko i utkastet kommer med foreslåtte tiltak, for eksempel vakter ved flaskehalser på de travleste tidspunktene eller vindgrenser avtalt med leverandørene dine, så du redigerer et register i stedet for å stå foran et tomt regneark.

• Utkast fra Fai: risikoene typen arrangement du har, vanligvis har
• Begrunnelsen for hver risiko: hvorfor Fai satte den på listen
• Du velger hva du beholder: ingenting lagres før du legger det til

• Keep a risk register for your event

Lær av hver hendelse på de tidligere arrangementene dine

Fai leser hendelsene teamet ditt registrerte på merkevarens tidligere arrangementer. En type hendelse som skjer igjen og igjen, øker sannsynligheten for den risikoen i utkastet, eller legger til risikoen når registeret ditt manglet den, og utkastet sier hvor mange hendelser som ligger bak. Registeret ditt blir skarpere for hvert arrangement du gjennomfører, ut fra oversikten teamet ditt allerede fører.

Dette lukker sløyfen de fleste sikkerhetsteam lar stå åpen. Besvimelsen ved baren i august i fjor og barnet som ble borte på familieområdet i juni slutter å være linjer i en gammel logg og blir begrunnelser i årets register, med dokumentasjonen ved siden av for det rådgivende sikkerhetsorganet.

• Tidligere hendelser: det som gikk galt før, talt opp for hver risiko
• Høyere sannsynlighet: risikoer som skjer igjen og igjen, får høyere poengsum

• Gi de riktige personene beskjed raskt, og håndter hver hendelse fra rapport til lukket

Gi poeng, ansvarlig og gjennomgang til hver risiko på samme måte

Velg hvor sannsynlig en risiko er og hvor ille den ville vært, så regnes poengsummen ut for deg, og hver risiko i registeret får poeng på samme måte av alle. Registrer hva du gjør med den, ett tiltak per linje, og oppgi deretter hvem som er ansvarlig, og når den skal gjennomgås. Registeret viser de høyeste poengsummene først, og Risikoer-flisen på I dag-siden for arrangementet teller risikoene som trenger en gjennomgang.

Etter hvert som tiltakene dine virker, senker du sannsynligheten eller konsekvensen, så følger poengsummen etter, og registeret viser hvor du står nå. To personer kan jobbe i registeret samtidig: En kollegas lagring i mellomtiden blir aldri overskrevet, og skjemaet viser versjonen deres, slik at du kan sjekke den før du lagrer igjen.

• Poeng: sannsynlighet ganger konsekvens, aldri skrevet inn for hånd
• Hva du gjør med det: tiltakene for hver risiko
• Hvem er ansvarlig: én person som står ansvarlig for hver risiko
• Gjennomgå innen: datoen hver risiko ses på igjen

Vis bevillingsmyndigheter og forsikringsselskaper et register teamet holder oppdatert

Merk en risiko som under kontroll når tiltakene dine er på plass, aksepter den når du har bestemt deg for å leve med den, og lukk den når den ikke lenger gjelder. En lukket risiko kan åpnes igjen, risikoer slettes aldri, og hver endring lagres i risikoens historikk, så registeret du viser en bevillingsmyndighet, er det samme som teamet ditt jobbet ut fra.

Spør Fai om været eller registeret med dine egne ord: hva værmeldingen sier for lørdag, om et farevarsel gjelder for spillestedet, hvordan datoen vanligvis er, eller hvilke risikoer som er på overtid for gjennomgang. Hun kan lage et utkast til registeret, legge til risikoer og endre statusen deres når du ber om det, og hun viser deg hver endring og venter på ja fra deg først.

• Under kontroll, akseptert eller lukket: en tydelig status for hver risiko
• Full historikk: hver endring lagret, ingenting slettet
• Spør Fai: værmeldingen, historikken og registeret med dine egne ord