Få hver tillatelse innvilget og hver sperring godkjent før portene åpner

Følg hver tillatelse med myndigheten som gir den

Hold hver tillatelse under myndigheten sin: bevilling, brannvesenet, politiet, veimyndigheten og helse. Koordinatoren for tillatelser ser hvor hver søknad står, i én oversikt, og alle andre på teamet vet hvem de skal spørre om veistengingen, den utvidede skjenketiden eller besøket fra mattilsynet.

Et arrangement med mange etater er en rekke separate samtaler som alle må lande før den samme morgenen. Oversikten holder hver av dem med sin egen myndighet, kontaktperson og sine egne datoer, så et tregt svar fra veimyndigheten er synlig uker før det holder igjen trafikkplanen, og en ny koordinator kan få hele bildet første dag.

• Etter myndighet: bevilling, brannvesen, politi, veimyndighet og helse
• Hvor hver tillatelse står: hva som er innvilget, og hva som fortsatt trenger deg

Oppfyll hvert vilkår før fristen

Hver tillatelse har vilkårene myndigheten knyttet til den, hvert med sin frist. Gå gjennom dem ett for ett, se med et blikk hva som fortsatt er åpent, forfaller snart eller er forsinket, og nå åpningsdagen med hvert vilkår oppfylt og dokumentasjonen ved siden av.

Det er vilkårene arrangementer blir tatt på: vakttettheten bevillingen nevner, støymålingen kommunen ba om, sanitetsdekningen det rådgivende sikkerhetsorganet satte. Hvert av dem ligger sammen med tillatelsen det hører til, og en dato, så ingen oppdager den siste uken at et vilkår fra vårmøtet aldri ble tildelt noen.

• Vilkår: hvert vilkår myndigheten knyttet til
• Frister: hva som er åpent, forfaller snart eller er forsinket

Samle dokumentene hver myndighet ber om

Registrer dokumentene du sender hver myndighet, og samle inn dem du trenger fra leverandørene dine først. Be de eksterne teamene dine én gang om forsikring, risikovurderinger, arbeidsbeskrivelser og sikkerhetssertifikater for gass eller elektrisk, så legger hvert team til filen sin på sin egen side uten innlogging. Fai leser hver fil for utløpsdato og dekning og sier hva som ikke stemmer, for eksempel en forsikring som slutter før arrangementet ditt gjør det, og du godtar den eller ber om endringer.

Hvert dokument viser hvor mange team som har fått det godtatt, hva som fortsatt må sjekkes, hvem som er forsinket, og hvem sin dekning er i ferd med å gå ut. Minn alle team som fortsatt mangler en fil, på én gang, gi ett team mer tid, eller legg til en fil en leverandør sendte deg på e-post, så den leses og sjekkes på samme måte. Før et godtatt dokument går ut, blir teamet minnet på å sende et nyere.

• Dokumenter som er sendt: hva som gikk til hver myndighet, og når
• Dokumenter fra eksterne team: forsikring, risikovurderinger og sertifikater
• Lest av Fai: utløpsdatoen, dekningen og hva som ikke stemmer
• Påminnelser: før en fil skal leveres, og før den går ut

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams

Se hver bevilling og hvert sertifikat, det mest presserende først

Oversikten over tillatelser bygger på Tillatelser og sertifikater, der skjenkebevillinger, tillatelser for mat og helse, forsikringsbevis og godkjenninger fra brannvesenet for arrangementet sorteres etter hva som trenger deg først: utløpt, deretter utløper snart, deretter venter på gjennomgang. Søk etter jurisdiksjon, utstedende myndighet eller dokumentnummer, og merk hvert dokument som bekreftet eller avvist.

På en mat- og drikkefestival betyr det skjenke- og mattillatelsene for hver bar og hver selger, og på en messe aldersbegrensede bevillinger. Sertifikatene til selgerne dine ligger ved siden av dokumentene til de eksterne teamene, så den som sjekker papirer før innlasting, jobber ut fra én liste.

• Tillatelser og sertifikater: hver bevilling og tillatelse for arrangementet
• Det mest presserende først: utløpt og utløper snart øverst
• Søk: etter jurisdiksjon, myndighet eller dokumentnummer

Tegn hver gjerde- og sperrelinje på områdeplanen

Tegn ytterkantgjerdet, sperringen foran scenen og hver publikumslinje på den samme områdeplanen teamet ditt allerede jobber ut fra. Angi målestokken én gang, så viser hver linje lengden sin, og gjerdeleverandøren gir pris på riktig antall gjerdeelementer, og oppriggscrewet vet hvor hver strekning starter og slutter.

Dra en linje når planen endres, med angre og gjør om alltid tilgjengelig. To personer kan jobbe på kartet samtidig, og endringer på forskjellige steder kolliderer aldri. Fai kan sjekke kartet for førstehjelp, utganger, drikkevann, toaletter og tilgjengelige tilskuerplasser for publikummet du venter, og forteller deg hva som fortsatt mangler før det rådgivende sikkerhetsorganet ser det.

• Sperrelinjer: tegnet på din egen områdeplan
• Lengder: hver linje målt når målestokken er angitt
• Sjekk kartet mitt: Fai ser etter utganger, førstehjelp, vann og toaletter

• Draw your event site map and share it

Bygg hver linje etter sjekklisten og inspiser den etter planen

Gi hver sperrelinje sin sjekkliste for oppbygging, og la crewet krysse av underveis, så produksjonslederen ser hvilke linjer som er ferdige, og hvilke som fortsatt trenger arbeid, lenge før dørene åpner. Angi deretter når hver linje skal inspiseres, fra den første sjekken etter oppbygging til sjekkene gjennom hver arrangementsdag, så går inspektøren gjennom linjen punkt for punkt og godkjenner den.

En sperring blir sjekket så ofte som sikkerhetsplanen din sier, og ingen trenger å huske å gjøre det. Sperringen foran scenen kan inspiseres før dørene åpner, i sceneskiftet før hovedartisten og etter settet, mens ytterkantgjerdet gås hver morgen, hver linje etter sin egen timeplan. Scener, riggepunkter og andre konstruksjoner godkjennes med de samme tidsbestemte inspeksjonene.

• Sjekklister for oppbygging: hvert steg for hver linje
• Tidsbestemte inspeksjoner: når hver linje skal sjekkes
• Godkjenning: av personen som gjorde inspeksjonen

Vis nøyaktig hva som ble sjekket, når og av hvem

Hvert steg i oppbyggingen, hver inspeksjon og hver godkjenning kommer med i historikken til linjen, og hvert oppfylte vilkår, hvert sendte dokument og hver bestått inspeksjon kommer med i historikken til tillatelsen. Når bevillingsmyndigheten, forsikringsselskapet eller evalueringen spør om en sperring eller et vilkår, ligger svaret der allerede, med navn og tidspunkter.

Den samme oversikten hjelper neste utgave. Neste års koordinator for tillatelser starter fra myndighetene, vilkårene og kontaktpersonene som fungerte i år, og områdeteamet vet hvilke sperrelinjer som trengte ekstra sjekker, og hvorfor.

• Full historikk: hver sjekk, godkjenning og hvert vilkår lagret
• Klar for spørsmål: fra bevillingsmyndigheter og forsikringsselskaper

Gi brannvesenet og leverandørene dine planen i sanntid

Send brannvesenet, ambulansetjenesten eller gjerdeleverandøren din en privat lenke til områdekartet ditt i sanntid, med utgangene, rutene, førstehjelpen eller strømmen de trenger, oppå det offentlige kartet. Lenken viser alltid kartet slik det er nå, så et flyttet gjerde eller en ny nødrute ligger der neste gang de åpner det, og den slutter å virke på datoen du velger.

Hver lenke viser hvem den er til, hvor lenge den virker, og hvor mange ganger den er åpnet. Gi en lenke en ny adresse hvis den spres for langt, eller stopp den når som helst. Siden de åpner, viser bare steder og ruter, aldri notatene dine eller hvem som er på teamet ditt, og ber ikke om innlogging, så en inspektør kan åpne den på en telefon under befaringen.

• Private kartlenker: for nødetater, tilgjengelighet eller leverandører
• Alltid det gjeldende kartet: et flyttet gjerde vises neste gang de åpner det
• Stopp når som helst: avslutt en lenke i det øyeblikket den ikke lenger skal virke

• Share a private event site map with emergency services and suppliers