Gi de riktige personene beskjed raskt, og håndter hver hendelse fra rapport til lukket

Nå bare dem som trenger å vite

Kryss av for gruppene en melding er til: avdelinger, personer på vaktlisten, alt crew, frivillige, artistenes team, selgere, presse, sponsorer eller dem som svarte på et av skjemaene dine. Snevre inn hver gruppe etter status, rolle, dag, team eller vakt, så en portendring går til lørdagens portvakter og ingen andre, og noen som er i to grupper, får meldingen én gang.

Hvert team som jobber på arrangementet ditt, er allerede i dashboardet, så det er ingen liste å eksportere og ingen gruppechat å holde oppdatert. Snevre inn dem som svarte på et skjema etter din beslutning eller etter et av svarene deres, som hver søker du tok opp som frivillig, eller alle som valgte barteamet i svarene sine.

• Hvem som får den: hvert team som jobber på arrangementet ditt, klart til å krysses av
• Snevre inn hver gruppe: etter status, rolle, dag, team eller vakt
• Personer som svarte på et skjema: snevret inn etter din beslutning eller etter ett svar

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Si det raskt med maler for arrangementsdagen og utkast fra Fai

Start fra en rask melding for arrangementsdagen som Værpause, Endret port, Endret spilletid, Forsinket eller Klarsignal, eller fortell Fai hva du vil si, så lager hun et utkast i merkevarens tone. Legg til hver persons fornavn, vakttid, team, rolle eller scene, så hver melding leses som skrevet til dem, og send den på e-post, tekstmelding eller begge deler.

Under press vil ingen skrive en melding fra bunnen av. Malene har ordene et arrangementsteam bruker, med hullene merket for porten, tiden eller scenen, og utkastet fra Fai gir deg et utgangspunkt du kan endre før noe sendes. Med gruppen til et skjema krysset av kan du sette inn hver persons svar på et av spørsmålene, som dagen de kommer.

Når en spilletid i kjøreplanen flyttes et kvarter eller mer, foreslår Fai en e-post til teamene det berører, på arrangementets I dag-side, og ingenting sendes før noen på teamet ditt godkjenner den.

• Raske meldinger for arrangementsdagen: værpause, endret port, forsinket og mer
• Be Fai om et utkast: si hva du trenger, og sjekk ordene hennes
• Hver persons opplysninger: fornavn, vakttid, team, rolle eller scene
• E-post og tekstmelding: én kanal eller begge i den samme meldingen

Sjekk hvem som får den, og send nå eller senere

Før noe sendes, ser du hvem som får den på e-post og på tekstmelding, og hvem som utelates og hvorfor, som et manglende mobilnummer eller et nummer som har svart STOPP. Send den med en gang eller planlegg den i arrangementets tidssone, og avbryt en planlagt melding når som helst før den sendes. På arrangementsdagen ligger Send melding også øverst i visningen for arrangementsdagen.

Hvis gruppen endres mellom sjekken og sendingen, for eksempel når nye frivillige kommer inn på vaktlisten, ser du det nye antallet og sjekker på nytt, så antallet du godtok, er antallet som sendes. Planlegg neste morgens orientering kvelden før, så får crewet den til frokost mens du sover.

• Sjekk før sending: hver person som får den, per kanal
• Send senere: på tidspunktet du velger, i arrangementets tidssone
• Avbryt: en planlagt melding, til den sendes

Se hvem hver melding nådde, og send den igjen

Åpne en hvilken som helst melding for å se hver person som sendt, åpnet, på vei eller ikke sendt, og snevre den inn til dem den ikke nådde. Når den er ferdig sendt, sender du den igjen bare til dem, og åpner et hvilket som helst crewmedlem for å se hver melding de har fått om arrangementet.

Når en vakt sier at de aldri hørte om portendringen, kan du se hva de fikk og når, og om det nådde dem. Svar på e-post går til merkevarens e-postadresse, så et svar fra en selger havner hos dem som kan svare på det.

• Levering: sendt, åpnet, på vei eller ikke sendt for hver person
• Send igjen: bare til dem den ikke nådde
• Meldinger til én person: alt de har fått om arrangementet

Send vaktlisten og listene dine til teamet etter en tidsplan

Send vaktlisten, kjøreplanen, status for forberedelsene, romlisten eller hentingene til de riktige personene hver dag eller hver uke, på dagen og tidspunktet du velger. Hver person får en e-post med en lenke og logger inn for å laste ned filen, som alltid lages fra listen slik den er i det øyeblikket. Lag en fil nå når du trenger en, og sett en tidsplan på pause eller stopp den når som helst.

Dette erstatter mandagsrunden med regneark: vaktlisten til sikkerhetslederen, romlisten til reiseteamet, hentingene til transportsjefen. Lister med navn på personer går bare til eiere og administratorer, hver fil og hver nedlasting registreres, og hvis ingen av de valgte fortsatt kan se en liste, setter Ticket Fairy tidsplanen på pause og gir beskjed til eierne og administratorene.

• Send jevnlig: hver dag eller hver uke, til din tid
• Listene dine: vaktliste, kjøreplan, forberedelser, romliste og hentinger
• Nedlastinger med innlogging: en lenke til filen, aldri et vedlegg

• Send your event lists to your team on a schedule

Loggfør hva som skjedde, på sekunder

Skriv inn hva som skjedde, hvor og hvor alvorlig det er, så er rapporten inne. Tidspunktet er nå og den som rapporterer, er deg, med mindre du endrer dem, og du kan velge stedet på områdekartet. Personene som er involvert, legges under flere detaljer, holdt atskilt fra hva som skjedde, der bare sikkerhetsteamet ditt kan lese dem. Alle på arrangementsteamet ditt kan også be Fai loggføre en hendelse eller legge til en oppdatering fra telefonen sin, og hun venter på ja-et deres først.

Alvorlighetsgraden har en enkel beskrivelse for hvert nivå, så en vakt vet at livsfare er kritisk og at et lite slag notert for ordens skyld er lav. Merk en rapport som fortrolig, så leser bare sikkerhetsteamet ditt og den som rapporterte den, hele rapporten; alle andre ser bare at noe skjedde, når og hvor alvorlig det er. Medisinske hendelser, hendelser om beskyttelse av sårbare personer og velferdshendelser starter som fortrolige, og hver gang en fortrolig hendelse åpnes, registreres det.

• Tre svar: hva som skjedde, hvor og hvor alvorlig det er
• Velg på kartet: stedet på områdeplanen din
• Fortrolig: på fra start for medisinsk, beskyttelse av sårbare personer og velferd
• Rapporter via Fai: for alle på arrangementsteamet ditt

• Report and handle incidents at your event

Gi sikkerhetsansvarlig beskjed i det øyeblikket noe alvorlig skjer

Når en hendelse rapporteres som høy eller kritisk, eller heves til en av dem senere, sender Fai e-post til sikkerhetsansvarlig og arrangementets eiere og administratorer med en gang, med hvor alvorlig den er, typen, hvor og når, og en lenke til hendelsen. E-posten sier aldri hva som skjedde eller hvem som var involvert. Hvis en kritisk hendelse fortsatt er åpen senere, får de e-post igjen, og en hasteoppgave viser teamet ditt at den blir fulgt opp.

Fai sjekker også hendelsesloggen din hver time etter mønstre. Når flere hendelser av samme type skjer på samme sted tett etter hverandre, som medisinske utrykninger ved hovedbaren, lager hun et utkast til en e-post til sikkerhetsansvarlig som spør om området trenger mer bemanning, eller en oppgave når ingen sikkerhetsansvarlig er navngitt, som teamet ditt kan godkjenne.

• Sikkerhetsvarsler: for hver rapport som er høy eller kritisk
• Hevet senere: en hendelse som blir mer alvorlig, varsler dem også
• Mønstre: samme type hendelse på samme sted

• Styr kontrollrommet, publikum og sanitetsteltet fra ett bilde i sanntid

La Fai sortere hver rapport mens teamet ditt bestemmer

Fai leser hver rapport og foreslår type og hvor alvorlig den er, og den som håndterer den, tar forslaget hennes med én knapp eller beholder sitt eget. Navngi hvem som håndterer den, flytt hendelsen fra ny til under håndtering, løst og lukket, og legg til oppdateringer etter hvert som ting skjer. Hvert steg havner i tidslinjen med hvem som tok det og når, og oppdateringer legges til, aldri skrevet over.

Loggen lister opp det som må håndteres først, det mest alvorlige øverst, med antall per status, så vaktsjefen ser med et blikk hva som er åpent. Hendelser slettes aldri: en som er loggført ved en feil, lukkes med et notat, og en lukket hendelse kan åpnes igjen. Når tiden er inne, fjerner du personopplysningene i en hendelse, og personene som er involvert og teksten i hver oppdatering slettes, mens registreringen av hvem som gjorde hva og når, forblir fullstendig.

Hver hendelse gir også noe til neste arrangement. Fai leser hendelsene fra merkevarens tidligere arrangementer når hun lager utkast til et risikoregister, så en type hendelse som stadig skjer, dukker opp i neste års register med antallet ved siden av.

• Fai foreslår: typen og hvor alvorlig den er
• Neste steg: begynn å håndtere, merk som løst, lukk eller åpne igjen
• Hva som har skjedd så langt: hvert trinn med hvem som tok det og når
• Fjern personopplysninger: personene og oppdateringene slettet, registreringen tatt vare på

• Se været og risikoene som kommer, og ha planen klar