Få hver kunstner indkvarteret, hentet og på scenen til tiden

Registrér hver hotelblok præcis, som hotellet har aftalt den

Dit team arbejder ud fra den samme aftale, som hotellet har underskrevet. Tilføj en blok med første og sidste nat, de værelser, hotellet holder hver nat, og et andet antal de nætter, der kræver det. Indtast værelsesprisen i hotellets egen valuta, hvad prisen inkluderer, frigivelsesdatoen og kontaktpersonen på hotellet, og giv blokken et navn, for eksempel Crewværelser, når ét hotel holder mere end én.

Aftaler med hoteller ændrer sig, og blokken følger med. Ret nætterne eller værelserne på en hvilken som helst nat, og se, hvor mange værelsesnætter du tilføjer eller giver tilbage, med en begrundelse, dit team kan læse i blokkens historik. Når ét hotel holder to blokke, vælger du, hvilken blok et ophold tæller i, og du lukker en blok, når den er gjort op, så dens værelser forbliver, som de er.

Før du overhovedet har et hotel, kan du fra en kunstnerside bede Fai om steder at bo i nærheden af dit spillested med deres priser pr. nat eller om flymuligheder med mellemlandinger og anslåede priser. Du sammenligner dem og booker den, du vælger.

• Værelser nat for nat: det samme antal hver nat eller et forskelligt antal på hver
• Pris i egen valuta: hotellets pris, også når dine billetter sælges i en anden
• Historik: hvem der ændrede blokken, hvad der ændrede sig, og hvorfor
• Luk og genåbn: bevar en afregnet blok, som den er, indtil du genåbner den

• Hold hotel rooms for your event's artists and crew
• Keep track of where your event's artists and crew are staying

Se hver blok blive fyldt, efterhånden som opholdene kommer ind

Ingen tæller værelser i hånden. Når du giver en kunstner, en taler, en sportsudøver eller et crewmedlem et ophold på hotellet med deres datoer, tæller blokken deres værelser på hver nat, den holder. Over blokkene viser en liste hver kunstner, der stadig mangler et værelse, så det aldrig er de sidst tilføjede, der står uden en seng.

Et ophold tæller værelserne på værelseslisten og ellers de værelser, kunstnerens rejseselskab har brug for ifølge deres advance. Hver nat viser holdte, fyldte og resterende værelser, og en nat med flere fyldte værelser, end hotellet holder, får en advarsel, så du beder hotellet om flere, før nogen ankommer til et fuldt hus.

Med en pris på blokken ser du, hvad de fyldte værelser koster, og hvad du ville betale, hvis hotellet tog betaling for hvert værelse, det holder. Et ophold uden egen pris tæller med blokkens pris i den kunstners samlede omkostning, så hotellet indgår i kunstnerens omkostning uden et ekstra regneark.

• Holdt, fyldt og tilbage: værelsesnætter på tværs af alle blokke og for hver nat i én
• Kunstnere stadig uden værelse: ud fra deres rejseselskab og de værelser, deres tilbud giver
• Blokkens omkostning: de fyldte værelser og hvert holdt værelse side om side

• Vid, hvad dit event vil koste, før regningerne kommer
• See the all-in cost of each act on your event

Giv tomme værelser tilbage, før du betaler for dem

Når frigivelsesdatoen nærmer sig, sammenligner Fai de tomme værelser med de kunstnere, der stadig er uden værelse. Hun foreslår at give de overskydende værelser tilbage og beholde nok til de kunstnere, eller hun skriver et udkast til en e-mail, der beder hotellet om flere, når dine kunstnere har brug for dem, og intet sendes, før en kollega godkender det på eventets side I dag.

Giv selv værelser tilbage med to valg: hvert tomt værelse eller nat for nat med de værelser, du vil beholde. Send hotellet en e-mail om, hvilke værelser der gives tilbage, fra den samme dialog, og begrundelsen og e-mailen bliver i blokkens historik. Et værelse, som en kunstner eller et crewmedlem bor i, gives aldrig tilbage. Næste år kopierer du blokkene ind i det nye event med deres datoer flyttet.

• Fais påmindelse: giv værelser tilbage eller bed om flere, venter på dit ja på I dag
• Dage til frigivelsesdatoen: talt ned på hver blok med tomme værelser
• Hotellet får besked via e-mail: hvilke værelser der gives tilbage, sendt fra den samme dialog

• Give your event's unused hotel rooms back before the release date
• Start hver dag med at vide, hvad der venter på dig, og hvem der gør hvad

Giv hvert hotel en værelsesliste, der opdaterer sig selv

Værelseslisten udfyldes ud fra det hotel og de datoer, du giver hver kunstner og hvert crewmedlem, så der er intet at skrive igen. Tilføj værelsestypen, antallet af værelser og en note til hotellet, for eksempel en sen ankomst, et handicapvenligt værelse eller en barneseng, og send derefter hotellet ét privat link, så du aldrig skal sende et regneark igen.

Hotellet åbner linket uden konto og ser navne, ankomst- og afrejsedatoer, værelsestyper og dine noter, opdateret hvert minut, stadig læsbart, hvis forbindelsen falder ud, og klar til at printe. Vis kun telefonnumre og e-mails, når hotellet har brug for dem, se, hvor ofte hvert link er åbnet, og slå et link fra når som helst.

Send værelseslisten eller dagens afhentninger til teamet på basen via e-mail hver dag eller hver uge som en download, så produktionskontoret har en kopi uden at spørge.

• Værelsesdetaljer: Enkeltværelse, Dobbeltværelse, Twin-værelse, Suite eller din egen værelsestype
• Del med hotellet: et privat link uden login
• Åbnet og slået fra: hvor ofte hvert link er åbnet, og Slå fra, når du har brug for det
• Send jævnligt: værelseslisten eller afhentningerne via e-mail efter en fast plan

• Share your event's rooming lists with hotels and pickups with drivers
• Send your event lists to your team on a schedule

Planlæg hver afhentning med konflikterne fanget, før du gemmer

Planlæg med de personer og køretøjer, du reelt har: crew og frivillige fra dit team ved navn, en lejet chauffør med telefonnummer og hver varevogn og bil med dens passagersæder og de store tasker, der kan være i den. Afhentninger kommer fra flyene og togene i Rejser, med antallet af personer hentet fra kunstnerens rejseselskab, og du giver hver af dem en chauffør, et køretøj, en køretid og taskerne.

Planlæggeren tjekker planen, før du gemmer den. Den nævner en chauffør eller et køretøj på to ture på samme tid, en chauffør med en vagt på samme tid, en chauffør med for lidt hvile eller for lang en dag efter dine regler for vagtplanen og flere personer eller tasker, end køretøjet kan tage. Du retter det eller planlægger alligevel, når du ved bedre, og hver advarsel for dagen venter under Afhentninger, der skal tjekkes.

Køretider bliver husket, så den næste afhentning mellem den samme lufthavn og det samme hotel tilbyder den tid, du indtastede sidst. Et sportsevent flytter sine hold, en konference sine talere og en festival sine kunstnere, alle fra den samme liste over chauffører og køretøjer.

• Chauffører fra dit team: crew og frivillige ved navn, med deres vagter tjekket
• Sæder og plads til tasker: for hver varevogn, bil og minibus
• Tjek dette, før du gemmer: hver konflikt nævnt, med valget om at planlægge alligevel
• Køretider husket: tilbudt igen mellem de samme steder

• Plan your artists' pickups with drivers and vehicles for your event
• Lav advance for hver kunstner uden at jagte e-mailtråde

Planlæg hele dagen om, når et fly lander for sent

Et forsinket fly betyder ikke længere en eftermiddag med telefonopkald. Et fly, der følges, flytter selv sin afhentning, eller du indtaster, hvor forsinket det er. Når en planlagt afhentning flytter nok til, at det betyder noget, tjekker Fai chaufførens dag og foreslår en ny plan, hvor hun beholder den samme chauffør, når vedkommende er ledig, eller vælger den mindst travle ledige chauffør og et køretøj, der passer.

Den nye plan venter under Nye planer fra Fai og på eventets side I dag, allerede tjekket mod de samme regler for sæder, tasker, hvile og arbejdstid som en plan, du selv laver. Chauffører med et telefonnummer får kun en sms, når du godkender det, så ingen hører om en ændring, du ikke har sagt ja til.

• Flyet er forsinket: afhentningen flytter med landingstiden
• Nye planer fra Fai: en tjekket plan for resten af chaufførens dag
• Godkend, og send sms til chaufførerne: ingen får en sms, før du siger ja

Kør shuttles, og giv hver chauffør sin dag på telefonen

Flyt en stor gruppe crew og kunstnere efter en tidsplan, alle kan stole på. Tilføj en shuttle med dens rute, dens dage, første og sidste afgang og hvor ofte den kører, derefter dens sæder, køretøj og chauffør, og om den kører tilbage efter hver tur. Hver tur vises sammen med dagens afhentninger.

Hver chauffør åbner ét privat link uden konto og ser kun sine egne afhentninger og shuttleture: hvor mange de har, hvornår den første er, og hver afhentnings passagerer, tasker, køretøj og afsætningsadresse, med ethvert flyttet tidspunkt markeret. Vis kun de rejsendes telefonnumre på linket, når chaufføren har brug for dem.

Chaufførerne trykker på Hentet og Afsat undervejs, med Fortryd efter en fejl. Hvert tryk opdaterer afhentningen i Rejser og ankomsterne på showdagen, så du ved, hvor hver kunstner er, uden at ringe til nogen.

• Tidsplan for shuttles: første og sidste afgang og hvor ofte den kører
• Chaufførens dag: kun deres egne afhentninger og shuttleture
• Hentet og Afsat: ét tryk hver, med Fortryd efter en fejl

Vis hver kunstner hele opholdet, og hvad der er ændret

Giv hver kunstner én rejseplan i stedet for en stribe separate e-mails. Hele opholdet viser flyene, afhentningen, hotelnætterne og hver call-tid fra load-in og soundcheck til deres sæt, i rækkefølge og i eventets lokale tid. Det ligger på kunstnerens dagsplan, så dit artist liaison-team og tourmanageren læser den samme plan.

Én overset ændring kan efterlade en kunstner i lufthavnen. Hver gang kunstneren åbner linket til sin dagsplan, gemmes den liste, de så, så Hele opholdet markerer, hvad der er tilføjet, fjernet eller flyttet siden, med de gamle og nye tidspunkter. Dit team ser det samme antal ændringer, som kunstneren ikke har set endnu, og Fai fortæller dig, hvad der er ændret for en hvilken som helst kunstner, når du spørger.

Et fly fra en anden tidszone vises med, hvornår det lander ved dit event, så ingen skal regne tidszoner om i ankomsthallen.

• Hele opholdet: rejse, hotel og call-tider i rækkefølge
• Eventets lokale tid: et fly fra en anden tidszone vises med, hvornår det lander her
• Ændret siden sidst: tilføjet, fjernet og flyttet, med gamle og nye tidspunkter

• Show each act their whole stay and what changed
• Planlæg hver cue, kald showet live, og hold hvert team på samme tid