Vid, hvem der har option på hver dato, og sæt pris på hvert tilbud med sikkerhed

Se hver sals optioner og shows på et øjeblik

Kalenderen i dit brands Eventdrift viser dine events, hver option og hvert åbent tilbud på den dag, de dækker, på tværs af alle de sale og scener, du driver. Hver option viser sin plads, for eksempel 1. option, og en booket dato viser Bekræftet, så hele teamet ved, hvilke datoer der er ledige, og hvem der står i kø til resten.

Tilføj hver sal, scene eller hvert område, du booker, én gang med kapaciteten, og sæt option på datoer i det fra da af. Skift til en uge, eller vælg ét lokale, når en travl dag er fyldt. En spillestedsgruppe ser alle sine sale samlet, og en promoter, der booker flere spillesteder, har hver dato i den samme kalender.

• Måned og uge: optioner, shows og åbne tilbud på de dage, de dækker
• Lokaler: hver sal, scene eller hvert område med kapaciteten
• Køens rækkefølge: 1., 2. og 3. option på hver dato

• Hold dates for shows at your venue

Sæt option på en dato på få sekunder, og kend din plads

Vælg dagen, indtast med dine egne ord, hvem optionen er for, kunstneren, promoteren eller kunden, så fortæller en besked dig din plads i køen. Tilføj flere dage, start- og sluttidspunkter, en kontaktperson, en udløbsdato eller et af dine events, når du har dem, og optionen gemmer dem alle med sin fulde historik.

En option med en udløbsdato slutter af sig selv ved udgangen af den dag, og hver option bag den rykker en plads op. Lad datoen stå tom, så forbliver optionen, indtil du bekræfter eller frigiver den. Ingen uden for dit team får besked om din option, så du bestemmer, hvornår den anden part skal have det at vide.

• Sæt option på en dato: kunstneren, promoteren eller kunden med dine egne ord
• Optionen udløber: en option, der slutter af sig selv og rykker køen op
• Flere dage: en række datoer med option samlet

Udfordr førsteoptionen, når du har brug for datoen

Står du bag en anden på en dato, du har brug for? Udfordr førsteoptionen, og giv dem en frist til at bekræfte eller give datoen fra sig. Bekræfter de, er datoen deres, og din option beholder sin plads. Svarer de ikke i tide, går datoen til udfordreren med én godkendelse, og hver option beholder sin fulde historik over, hvornår den rykkede op og hvorfor.

• Udfordr førsteoptionen: en frist til at bekræfte eller give datoen fra sig
• Rykker op af sig selv: optioner bag en frigivet eller udløbet option rykker en plads op
• Optionens historik: hver ændring, hvornår og hvorfor

Bekræft showet, og vælg, hvad der sker med de andre optioner

Når showet er aftalt, bekræfter 1. option datoen. Behold de andre optioner som reserver, hvis bookingen skulle falde til jorden, eller frigiv dem, og knyt showets event til, så Fai kan skrive et udkast til dets afregning, når aftenen er slut. Kalenderen viser Bekræftet ved siden af navnet med eventuelle reserver i deres nye rækkefølge nedenunder.

• Bekræft: datoen booket, vist som Bekræftet
• Behold dem som reserver: andre optioner bliver i køen
• Knyt til et event: showets afregning skrevet som udkast, når det slutter

• Betal alle til tiden, og afregn hvert show med tal, begge parter kan tjekke

Handl på de datoer og aftaler, der venter på dig i dag

Kræver opmærksomhed øverst i Eventdrift viser oversete udfordringer, optioner, der snart udløber, tilbud uden svar og shows uden afregning, hver med knappen til at handle. Fai tjekker hver time, og hvor et show er knyttet til et event, skriver hun et udkast til opfølgningen i det events forslag, så du kan godkende den, så en dato aldrig går til den forkerte promoter, mens alle har travlt.

Spørg Fai, hvad der er option på en lørdag, eller bed hende sætte eller udfordre en option, bekræfte førsteoptionen eller frigive en. Hun viser dig hver ændring og venter på dit ja, før hun laver den, og intet i din kalender ændres på hendes eget initiativ.

• Kræver opmærksomhed: de optioner og aftaler, der skal besluttes nu
• Giv datoen til udfordreren: én godkendelse, når en udfordring er overset
• Tjek hver time: Fai kigger igen hver time

Start hvert tilbud ud fra det, du har betalt før

Indtast kunstneren, så vises Hvad I har betalt før ved siden af tilbuddet med hvert tidligere show, honoraret og hvor mange billetter det solgte. Fai foreslår et garantiinterval ud fra dine egne shows med kunstneren, justeret efter salens kapacitet, eller ud fra shows af en lignende størrelse, når du ikke har nogen, med et mærke for, hvor meget historik det bygger på.

Brug midten af intervallet, eller genbrug dit sidste tilbud til kunstneren med dets aftale og formuleringer, så nævner tilbuddet alt, der afviger fra sidste gang. Bed Fai om at forklare sætter ord på begrundelserne bag intervallet. Start et tilbud ud fra en option, så kommer det udfyldt med kunstneren, lokalet og datoerne.

• Hvad I har betalt før: tidligere honorarer med de billetter, hvert show solgte
• Foreslået garantiinterval: ud fra din historik, med Bed Fai om at forklare
• Genbrug dit sidste tilbud: aftalen og formuleringerne, med det, der afviger, nævnt

• Make an offer to an artist's agent for your show

Stil enhver aftale op, som agenter forventer, og send den fra din postkasse

Vælg, hvordan honoraret regnes ud: et fast honorar, en garanti mod en procentdel, en garanti plus en procentdel, en dørdeal eller en aftale med dine egne ord. Tilføj depositum og restbetaling med deres forfaldsdatoer, sætlængden, omkostninger og billetpris, formuleringer om afbestilling og radius og bureaugebyret, og hold noter til dit team, som aldrig når agenten.

Fai skriver et udkast til e-mailen til agenten med hele tilbuddet stillet op og finder agenten på tilbuddet, på kunstnerens booking eller på dit sidste tilbud til dem. Ret hvad som helst, tjek adresserne, og send den fra din forbundne postkasse, så bliver en kopi af præcis det, der blev sendt, liggende på tilbuddet. Sæt en dato under Åbent til og med, så minder Fai dig om det, før den passerer.

Gem dine standardaftaler og formuleringer som tilbudsskabeloner, så et nyt tilbud til en fast supportplads eller en residency starter ud fra vilkår, du allerede stoler på.

• Alle slags aftaler: fast, garanti mod procent, plus, dørdeal eller dine egne ord
• Gør klar og send: e-mailen med tilbuddet skrevet af Fai, så du kan rette den
• Tilbudsskabeloner: dine standardaftaler og formuleringer, klar til brug
• Åbent til og med: en frist med en påmindelse fra Fai før den

• Vid, hvad dit event vil koste, før regningerne kommer

Gem hvert modbud, og book kunstneren i det øjeblik, de siger ja

Når agenten svarer, finder Fai svaret i dit brands e-mail og udfylder det, de sagde. Deres vilkår gemmes som en ny version ved siden af den, du sendte, og svarer du med dine egne vilkår, sender du dem, før du kan registrere en accept, så agenten altid siger ja til det, de har set. Registrér et ja, så kommer kunstneren på dit events liste Kunstnere med det aftalte honorar, depositum, forfaldsdatoer og sætlængde, klar til advance.

Fortryd tager bookingen tilbage, hvis du valgte det forkerte event. Når kontrakten er underskrevet, markeres tilbuddet som kontraktsat, og det sker af sig selv, når du uploader den kontrasignerede kopi af agentens egen kontrakt. Det aftalte bureaugebyr når kunstnerens samlede pris og showets afregning, så den aftale, du har indgået, er den aftale, du betaler.

• Se efter deres svar: agentens svar fundet og læst af Fai
• Versioner: hvert sæt vilkår sendt og besvaret med modbud, i rækkefølge
• Booket på eventet: de aftalte vilkår på kunstnerens booking
• Fortryd: bookingen taget tilbage, hvis det var det forkerte event

• Få hver eventaftale skrevet, tjekket og underskrevet
• Lav advance for hver kunstner uden at jagte e-mailtråde