1. Event Operating System
  2. Crew og frivillige
  3. Vaktliste og timer

Dekk hver vakt og betal for hver time som er jobbet

En festivalvaktliste ligger vanligvis i et regneark som er utdatert innen torsdag, en gruppechat full av «kan noen ta søndag?» og en bunke timelister ingen kan sjekke mot fakturaen fra byrået. Med Ticket Fairy planlegger du vaktene til hvert team ut fra publikummet du venter, og ser med en gang hvilke timer som fortsatt mangler folk. Fai tilbyr hver ledige vakt til folkene som passer, den første som takker ja, får plassen, og dagen før blir alle spurt om de fortsatt kommer. På dagen blir vaktlisten innsjekkingslisten din, og innsjekkingene blir timene du godkjenner, linje for linje, med hver korrigering og begrunnelsen for den tatt vare på.

Bestill en direktedemo
  • Hvert team og hver time dekket før portene åpner
  • Ledige vakter fylt av den første som passer og sier ja
  • Godkjente timer du kan holde opp mot hver faktura fra byråer
Ticket Fairy-vaktliste for en festivallørdag, med fylte plasser, dekning per team og time, en advarsel om kollisjon og vaktene til hvert team

Start fra bemanningen publikummet ditt trenger

Fortell Fai hvor mange du venter på det travleste tidspunktet, når dørene åpner og når de siste går, så foreslår hun hvor mange personer hvert team trenger hver time av dagen. Legg vaktene hennes inn i vaktlisten som de er, eller juster hvilken som helst av dem først. Du starter fra en plan tilpasset publikummet ditt, og bruker tiden på vurderingene bare du kan gjøre.

Teamet ditt fører kanskje allerede vaktlisten i et regneark, eller en bemanningsleverandør sender deg sin. Slipp CSV- eller Excel-filen inn som den er, så kobler Fai hver kolonne til dagen, tidene, avdelingen og rollen. Du ser hver rad og eventuelle problemer med den før en eneste vakt legges til, og hver regel for vaktlisten gjelder for vaktene du henter inn. Henter du inn den samme filen to ganger, dobles aldri vaktene.

Vakter du legger til selv, kan du gjenta over flere dager på én gang, som den samme portvakten hver dag fra opprigg til nedrigg, og en vakt som slutter etter midnatt, fortsetter inn i neste morgen.

  • Foreslått bemanning: personer for hvert team og hver time, ut fra publikummet du venter
  • Vakter fra et regneark: vaktlisten din i CSV eller Excel, hver rad sjekket før den legges til
  • Gjenta over flere dager: den samme vakten hver dag fra første til siste dag
Ticket Fairy-dialog med Fais forslag til bemanning for en festivaldag, personer per team for hver time og en knapp for å legge til vaktene

Se hvor du mangler folk mens det fortsatt er tid

Velg en dag, så viser vaktlisten hvor mange plasser som er fylt, og deretter dekningen for hvert team time for time: grønn er dekket, oransje mangler fortsatt folk. Hver vakt viser om den mangler folk, er fylt eller har alle bekreftet, og når du åpner den, ser du hvem som er på den og neste steg for hver person. Du ser hullet i baren lørdag ettermiddag på mandag, ikke på lørdag.

Sett reglene for vaktlisten én gang: korteste hvile mellom vakter, flest timer noen jobber på en dag og flest timer på sju dager. En advarsel over vaktlisten navngir hver person som står på to vakter samtidig, jobber for lenge eller uten nok hvile, så en sliten vakt fanges opp i planleggingen og ikke ved porten. Grensen på sju dager teller vakter på alle arrangementene merkevaren din har, så en barmedarbeider som jobber både fredagens klubbkveld og lørdagens festival, telles én gang på tvers av begge.

Reglene veileder teamet ditt uten å låse dem fast. Du kan fortsatt legge til noen på en full vakt eller noen en regel advarer om: vaktlisten spør først og legger dem så til som invitert med en merknad om å sjekke dem. Fai foreslår aldri noen som ville bryte reglene dine.

  • Dekning per team og time: fylte plasser mot plasser som trengs
  • Regler for vaktlisten: korteste hvile, flest timer på en dag og på sju dager
  • Advarsler om kollisjoner: hver person på to vakter samtidig eller med for lite hvile
  • På tvers av arrangementene: en persons timer på alle arrangementene merkevaren din har
Ticket Fairy-dialogen Regler for vaktlisten med korteste hvile, flest timer på en dag og på 7 dager, bryterne for tilbud og kommer du fortsatt, og sikkerhetsansvarlig

Fyll hvert hull med folk som passer

Be Fai fylle hullene, så lister hun opp personer for hver ledige plass, først fra samme team eller med en rolle som passer, og sier hvorfor hver av dem passer. Eller tilby en vakt til noen få personer og la det første ja-et få plassen. Uansett er alle Fai foreslår, ledige på det tidspunktet på alle arrangementene dine, uthvilte, gamle nok og har ferdigheten vakten krever.

Et tilbud går til personene Fai krysser av for deg, med begrunnelsene hennes i klare ord, som har ferdigheten, har jobbet med dette før eller har alltid møtt opp, og en opptelling av hvem hun utelot og hvorfor. Fjern krysset for dem du ikke vil ha, og send. Hver person får en e-post med en lenke til sin egen side, der de takker ja eller nei takk. Den første som takker ja, blir med på vakten som bekreftet, og alle andre som fortsatt vurderer, ser at plassen er tatt, så ingen møter opp til en vakt som allerede er full.

Før en plass går til noen, sjekker Ticket Fairy på nytt at vakten fortsatt har plass og fortsatt passer for dem, så to raske ja aldri fyller den samme plassen to ganger. Du ser hvert tilbud som venter, sa ja, sa nei eller plassen er tatt, og du kan trekke tilbake et tilbud som fortsatt venter.

  • Fyll hullene: Fais forslag til hver ledige plass, med grunnen til at hver passer
  • Tilbud om vakter: den første som takker ja, får plassen
  • Hvem som ble utelatt: telt opp etter grunn, som for lite hvile eller mangler ferdigheten
  • Svar på tilbud: venter, sa ja, sa nei eller plassen er tatt
Ticket Fairy-dialogen Tilby denne vakten for en barvakt med 18-årsgrense, med personene som passer, de to Fai krysset av og hvorfor, og hvem som ble utelatt

Finn ut hvem som fortsatt kommer, dagen før

Dagen før hver vakt spør du alle på den om de fortsatt kommer, og ser svarene telle opp som kommer, kan ikke og har ikke svart ennå. Alle som ikke kan, frigjør plassen sin med en gang, og Fai foreslår hvem du kan tilby den til mens det fortsatt er tid å fylle den. Frafall blir en liste du jobber deg gjennom kvelden før, ikke en overraskelse ved porten.

På dagen navngir en advarsel alle som ikke har sjekket inn etter at vakten deres startet. Én handling merker dem som ikke møtt og åpner et tilbud for plassen deres, så det tar ett minutt å finne en erstatter. Dukker de opp likevel, sjekker du dem inn som vanlig.

To brytere i Regler for vaktlisten lar Fai sende de første tilbudene for en vakt så snart den mangler folk, og stille spørsmålet om de fortsatt kommer dagen før hver vakt, uten å vente på deg. Du godkjenner fortsatt alle videre tilbud. Begge bryterne er av fra start, og du velger dem for hvert arrangement, så en festival med hundrevis av frivillige kan gå av seg selv mens en liten klubbkveld forblir helt i dine hender.

  • Kommer du fortsatt?: ett spørsmål til alle på neste dags vakter
  • Ikke møtt: merk dem og finn en erstatter i samme steg
  • Tilbud av seg selv: av til du slår dem på, for hvert arrangement
Ticket Fairy-visningen Tilbud for en festivalvaktliste, med svarene på kommer du fortsatt, en vakt som ikke har møtt og en barvakt som mangler to personer til

Gi alle én side for alle vaktene sine

Hvert crewmedlem og hver frivillig får en privat lenke til Mine vakter som åpner deres egen side, uten konto eller passord. De ser vaktene sine på hvert av arrangementene dine, takker ja til tilbudene dine, svarer på om de fortsatt kommer, forteller deg hvilke dager de kan jobbe og legger vaktene inn i kalenderen sin. Hvert svar vises i vaktlisten din med en gang, så «når er jeg på?» slutter å være et spørsmål til deg.

Den samme siden har dokumentene vaktene deres krever, sikkerhetsopplæringen din, kostbehovene deres for crewkjøkkenet og timene de har jobbet, med om hver linje venter på godkjenning eller er godkjent. Den viser bare deres egne vakter, tilbud og dokumenter, aldri navnet til et annet crewmedlem. Når en person forlater teamet ditt, slår én handling av alle lenkene du har sendt dem.

  • Siden Mine vakter: hver vakt på hvert arrangement, uten konto
  • Legg til i kalender: én vakt eller alle i deres egen kalenderapp
  • Dager de kan jobbe: så tilbudene går ut på de riktige dagene
  • Timene deres: timer jobbet, venter på godkjenning eller godkjent
Ticket Fairy-siden Mine vakter for en frivillig, med en barvakt med 18-årsgrense tilbudt henne, et spørsmål om hun fortsatt kommer, dagene hun kan jobbe og dokumentene hennes

Send ut vaktene og sjekk inn crewet på dagen

Når vaktlisten er klar, sender du hver person én e-post med bare deres egne vakttider, sted og rolle for dagen, og svarene kommer til deg. På dagen bytter du vaktlisten til innsjekkingslisten, finner hver person etter navn og sjekker dem inn, merker dem som ikke møtt eller sjekker dem ut. Hvert steg kan angres, og listen oppdateres mens teamet ditt jobber med den.

Hver innsjekking og utsjekking blir start og slutt på den personens timer, så ingen fyller ut timelister og ingen skriver inn tider etter arrangementet. Alle på arrangementsteamet ditt kan be Fai sjekke inn eller ut en vakt fra telefonen sin, for eksempel en vaktleder ved en port langt unna, og Fai venter på ja-et deres først.

  • Send alle vaktene sine: én e-post til hver med bare deres egne vakter
  • Innsjekkingsliste: sjekk inn, ikke møtt og sjekk ut
  • Angre hvilket som helst steg: et feil trykk rettet på et øyeblikk
Ticket Fairy-innsjekkingsliste for en festivaldag, med vakten til hver person og knapper for å sjekke dem inn, merke dem som ikke møtt eller sjekke dem ut

Godkjenn timer fra innsjekkinger med Fais sjekker

Hver person får én linje for hver vakt, regnet fra da teamet ditt sjekket dem inn og ut. Fai sjekker hver linje først og merker alt som er uvanlig, i klare ord: ingen utsjekking, sjekket ikke inn, gikk sent, svært kort, to vakter samtidig eller tider som er endret etter godkjenning. Godkjenn alle linjer uten noe uvanlig på én gang, og bruk så tiden bare på linjene som trenger en person.

Rett en linje ved å legge til eller trekke fra tid, eller ved å sette totalen den skal ha, og skriv inn hvorfor, med vanlige grunner som ubetalt pause eller glemt utsjekking klare til å velges. Én handling fyller inn vaktens planlagte timer. Hver godkjente linje viser hvem som godkjente den og når, hver endring med begrunnelse og hele historikken, og timene og kostnaden blir stående som godkjent. Endrer du en godkjent linje, går den tilbake til godkjenning med satsen den først ble godkjent med.

Barsjefen eller sikkerhetssjefen din vet hvem som faktisk jobbet hver vakt. Gjør dem til leder for avdelingen sin, så godkjenner og retter de timene til sitt eget team fra siden Mine vakter, med de samme sjekkene fra Fai og uten innlogging. Ledere ser bare timer, aldri kostnader, godkjenner aldri sin egen linje, og hver godkjenning bærer navnet deres.

  • Merket av Fai: linjene du bør se på først, med hva hun la merke til
  • Godkjenn på én gang: hver linje uten noe uvanlig
  • En begrunnelse for hver endring: tatt vare på på linjen for alle som sjekker den
  • Avdelingsledere: godkjenner timene til sitt eget team, aldri kostnader
Ticket Fairy-timelinje for en barmedarbeider uten utsjekking, med hva Fai sjekket, tidene og knappene for å endre eller godkjenne den

Hold hver faktura fra byråer opp mot faktiske timer

Oppgi det eksterne teamet som leverer folkene til en vakt og kostnaden per time, så sorterer timene seg selv etter byrå. Hvert team viser personene og linjene sine, timene som er registrert og godkjent, hva som fortsatt venter og den godkjente kostnaden. Når fakturaen fra sikkerhetsselskapet kommer, sjekker du den mot timene vaktene deres faktisk jobbet, ikke mot timelisten deres.

Godkjente timer ganger kostnaden per time går inn i en seksjon for personale og crew i arrangementets budsjett, ved siden av den planlagte kostnaden for timene som ikke er godkjent ennå, så du ser bemanningskostnadene før fakturaene kommer. Last ned linjene for en hvilken som helst dag, avdeling eller eksternt team, med tider, endringer, godkjenner, sats og kostnad på hver linje, og hver nedlasting registreres med navnet ditt.

Spør Fai hvor mange linjer som venter på lørdag, så godkjenner hun linjene du velger eller alle linjer uten noe uvanlig, og sier hvor mange først.

  • Per eksternt team: timer registrert, godkjent og fortsatt ventende for hvert byrå
  • Kostnad per time: satt på vakten og låst ved godkjenning
  • Budsjett: godkjente og planlagte personalkostnader for arrangementet
  • Last ned: tider, endringer, godkjenner, sats og kostnad for hver linje
Ticket Fairy-timer per eksternt team, med SecureCo Event Staffing, Northern Bars Ltd og dine egne folk, hver med registrerte og godkjente timer og den godkjente kostnaden

Slik driver arrangører vaktlisten med Ticket Fairy

  • En tredagersfestival med et barteam fra et byrå

    Driftssjefen henter inn regnearket fra barleverandøren, oppgir leverandøren som det eksterne teamet med kostnaden per time, og lar Fai fylle hullene blant vaktene med fjorårets crew. Etter arrangementet sjekkes leverandørens faktura mot godkjente timer i én omgang.

  • En klubb med ukentlige kvelder

    Lokalet tilbyr hver ledige barvakt til de faste, og det første ja-et får den. Regelen om timer på sju dager teller fredags- og lørdagskvelden sammen, så ingen jobber en tredje lang kveld på rad uten at sjefen ser det.

  • En konferanse med romverter

    Romvertene settes opp på vaktlisten for hvert sesjonsrom, og spørsmålet om de fortsatt kommer, går ut kvelden før hver dag. To frafall er dekket før frokost, og vertene legger vaktene sine inn i sine egne kalendere.

  • Et byløp med frivillige løypevakter

    Fai foreslår antall løypevakter for hver time ut fra forventet antall løpere, og tilbudene går ut av seg selv. På løpsmorgenen viser advarselen om ikke møtt to tomme hjørner, og plassene tilbys løypevaktene som allerede er på stedet.

  • Et lokale med avdelingsledere

    Sikkerhetssjefen og barsjefen godkjenner timene til sine egne team fra telefonen morgenen etter hvert show. Kontoret godkjenner bare linjene lederne ikke kunne avklare, og lønningsavdelingen får én omforent fil.

Sett det opp trinn for trinn

Veiledningene er på engelsk.

Spørsmål om vaktlisten og timene dine

Vaktliste og timer

Du trenger rollen eier, administrator eller produsent på arrangementet, og du jobber fra Vakter på arrangementets Drift-side. Et sportsarrangement viser Vakter fra start; på andre arrangementer åpner du det fra Flere seksjoner. En konferanse kaller crewlisten sin Arrangementspersonell.

Nei. De er et utgangspunkt. Følg din egen risikovurdering og rådene fra sikkerhets- og sanitetsleverandørene dine.

Nei. Personer Fai foreslår for å fylle hull, blir med på vakten som invitert, og ingen får e-post. Tilbud og spørsmålet om de fortsatt kommer, venter på ja-et ditt, med mindre du slår på de to bryterne i Regler for vaktlisten som lar Fai sende de første tilbudene for en vakt og spørsmålet om de fortsatt kommer, på egen hånd.

Et opphold på 3 timer eller mer teller som hvile, også på samme dag. Grensen for timer på 7 dager teller vakter på alle arrangementene til merkevaren din og starter på 48 timer. La den stå tom for ingen grense.

Opptil 50 personer, og Fai krysser av omtrent tre for hver ledige plass. Det første ja-et teller. Hvis vakten da er full, takker siden til den andre personen dem, og tilbudet deres vises som Plassen er tatt.

Det går til personer på vakter som starter 12 til 36 timer senere, som har en e-postadresse og ikke er spurt ennå. Advarselen om ikke møtt lister opp personer som ikke har sjekket inn 15 minutter etter at vakten deres startet.

I 60 dager, og den åpnes uten passord. Én lenke kan gjøre 60 endringer om dagen. Når den utløper, ber siden personen om å be deg om en ny.

Opptil 500 vakter og 2 MB om gangen, fra en CSV- eller Excel-fil eller innlimte rader. Bare det første arket i en Excel-fil leses, og Fai leser overskriftene og de fem første radene for å koble kolonnene.

Fra innsjekking til utsjekking, og aldri mer enn én time etter at vakten slutter. En linje uten utsjekking telles til slutten av vakten og merkes. Pauser trekkes ikke fra av seg selv; endre timene med begrunnelsen Ubetalt pause.

Den første endringen teller. Den andre personen ser den nye totalen og sjekker på nytt, og en godkjenning som pågår, lar en endret linje være som den er, så ingen godkjenner timer de ikke har sett. En nedlastet timefil venter i 7 dager.

Se hele Ticket Fairy: billettprogramvare for arrangementer, med funksjonene, prisene og supporten bak denne siden.

Klar til å bygge en sterkere arrangementsvirksomhet?

Bestill en direktedemo, så setter vi opp det første arrangementet ditt på Event Operating System sammen med teamet ditt.

Begynn å selge billetter på nett

Opprett en konto uten kredittkort og lag et testarrangement før du bestemmer deg. Åpne salget på få minutter når du er klar.

Billettsalg krever ikke et månedlig abonnement
Begynn å selge billetter med en gang
Billettverktøy er inkludert i servicegebyret
Kom i gang gratis Snakk med Fai nå

Spør Fai, AI-assistenten vår, om funksjonene og prisene til Ticket Fairy, og hvordan plattformen kan passe til arrangementet ditt.

Kredittkort ikke nødvendig

Bestill en demosamtale

Se henvisningsmodellen som i snitt gir 20 % flere billettsalg, finn ut hvilke kampanjer som selger billetter, svar kjøpere raskere og hold køene i bevegelse.

45-minutters videosamtale
Velg et tidspunkt som passer for deg

The Ticket Fairy, Inc. er et fintech-selskap og en teknologiplattform. The Ticket Fairy, Inc. er ikke en bank, finansinstitusjon eller regulert leverandør av finansielle tjenester. Vault-banktjenester leveres gjennom regulerte bankpartnere. Finansiering fra Ticket Fairy Capital leveres av eksterne private kredittpartnere. The Ticket Fairy, Inc. tar ikke kredittbeslutninger, og alle vilkår, godkjenninger og betingelser for finansiering bestemmes av disse långiverne.