Lad Fai sætte dit event op og lave udkast til arbejdet for dig

Begynd med det, Fai allerede ved om dit event

Åbn Drift på et nyt event, så hilser Fai dig med det, hun allerede ved, for eksempel datoen, spillestedet og de billettyper, der er til salg, og foreslår derefter, hvilken slags event det er. Bekræft det, eller sæt flueben ved hver type event, det er, så følger sektionerne med de navne, dit event bruger: Talere og Rum til en konference, Sportsudøvere og Spillesteder til et sportsevent, Forhandlere og Stande til en mad- eller drikkefestival.

Hvert svar gemmes, når du giver det, så du kan gå halvvejs og komme tilbage til det samme spørgsmål. Vil du hellere se dig omkring først, så spring over, så viser Fai de sædvanlige sektioner for din type event, og alle valg kan stadig træffes senere.

• Fais hilsen: dato, spillested og billettyper, hun allerede kender
• Eventtype: bekræft hendes forslag, eller sæt flueben ved hver type event
• Gemt undervejs: gå og kom tilbage til det samme spørgsmål

• Run your event from its Today page

Vis kun dit team de sektioner, dit event har brug for

Fortæl Fai, hvad du vil have hjælp til: line-up og advancing, showdag, personale og frivillige, sikkerhed, økonomi, sponsorer og partnere eller mad-, drikke- og markedsforhandlere. En konference spørger til talere og et sportsevent til sportsudøvere. Dine valg bestemmer, hvilke sektioner dit team ser, så en klubaften ikke fyldes med planlægning af campingområder, og en konference ikke bliver spurgt om ridere.

Din rolle bestemmer, hvor eventet åbner for dig: en sceneleder starter på Nu og næste, en produktionsleder på Køreplan eller på Advancing, mens eventet stadig er uger væk, og alle andre på I dag. Ret, hvad Fai hjælper med, når som helst, tilføj en sektion for hele teamet, eller fastgør de sektioner, du bruger mest, øverst på din egen liste uden at ændre andres.

Før du er færdig, vises den liste, dit team vil se, under dine valg, så ingen bliver overrasket over en manglende sektion. En sektion, der allerede har indhold, vises altid.

• Hvad Fai hjælper med: de dele af eventet, du vil have hjælp til
• Din rolle: arrangør, produktionsleder, venue-leder eller sceneleder
• Dine egne fastgørelser: de sektioner, du bruger mest, øverst på din liste

Giv Fai dine papirer og sidste års opsætning

Slip kontrakter, ridere, en line-up-liste eller sidste års køreplan på Start med Fai. Hun læser kontrakter og ridere ind i din line-up og arkiverer alt andet under Dokumenter, hvor hun trækker line-up, datoer og frister ud. Hver fil vises, når hun går i gang med den, så eventet fyldes ud, mens du tager fat på den næste opgave.

Fai finder også det event, der ligner din sidste udgave, og tilbyder at kopiere opsætningen. Du ser, hvad hver del tilføjer, og sætter flueben ved det, der skal med, før noget kopieres, og personer, bookinger, svar og brugte penge bliver aldrig kopieret. På I dag foreslår hun en klarplan for din type event, fra at få hver kontrakt underskrevet til at gøre regnskabet op efter showet, som opgaver med deres frister regnet ud. Fjern fluebenet ved de opgaver, du ikke har brug for, og omdøb dem, du vil, før de kommer på din tavle.

Forbind din indbakke, så arkiverer hun eventets e-mails og finder opgaverne i dem fra starten, så en frist begravet i en e-mail fra en agent dukker op på I dag som et forslag.

• Giv mig noget at læse: kontrakter, ridere, line-up-lister og køreplaner
• Start fra dit sidste event: du vælger, hvad der kommer med
• Klarplan: de første opgaver, hver med sin frist
• Forbind din indbakke: eventets e-mails arkiveret fra starten

• Lær af dette år, og start næste år med opsætningen allerede på plads
• Få hver e-mail, hvert opkald og hvert dokument til at arbejde for dit event

Hør om problemer, mens der stadig er tid til at løse dem

Hver time tjekker Fai eventet og viser det, hun finder, under Venter på din beslutning: forsinkede opgaver, der skal følges op eller have en ansvarlig, kunstnere uden rejse eller hotel, når eventet nærmer sig, tomme værelser i en hotelblok før frigivelsesdatoen, to sæt booket på samme scene på samme tid og frister, hun har læst i dine kontrakter, e-mails og opkaldsnoter. Hvert kort fortæller, hvad hun har bemærket, hvad en godkendelse gør, og hvad det bygger på.

I dag viser de vigtigste forslag først med nedtællingen, solgte billetter sammenlignet med ugen før, forsinkede opgaver og det, der har frist denne uge, over dem. Når en spilletid i din køreplan flytter sig nok til at betyde noget, laver Fai et udkast til en e-mail til de teams, det berører. Efter en stor ændring, for eksempel en ny kontrakt eller et flyttet sæt, kan du bede Fai om at tjekke eventet med det samme, så fortæller hun dig, hvor mange nye ting hun har fundet.

Fai lukker selv et forslag, når problemet er løst på anden vis, for eksempel når kunstnerens rejse er booket, så listen forbliver en liste over reelt arbejde.

• Tjek hver time: alle dele af eventet, hver time
• Baseret på: de data, der ligger bag hvert forslag
• Bed Fai om at tjekke eventet: et nyt tjek efter en stor ændring

• Start hver dag med at vide, hvad der venter på dig, og hvem der gør hvad

Godkend, ret, udskyd eller afvis hvert udkast

Godkend et kort, så sker det med det samme: e-mailen bliver sendt, opgaverne kommer på din tavle, eller ændringen bliver lavet. Ret først en e-mails modtagere, emne eller besked, eller fjern fluebenet ved opgaver og omdøb dem, før de bliver tilføjet. Udskyd et forslag til i morgen eller næste uge, eller afvis det med en begrundelse, og stop den slags forslag på eventet, hvis det ikke er nyttigt for dig.

Forslag af samme slags deler ét kort, så ti forsinkede opgaver ligger på ét kort, som du åbner for at se hver enkelt. Når en kollega tager sig af et forslag først, sker intet to gange, og kortet viser, hvor det står. Seneste aktivitet viser, hvem der har godkendt, udskudt eller afvist hvert forslag, og Tid sparet af Fai viser de timer, hun har sparet dit team på eventet.

Hvis en afsendelse gik i gang, men resultatet aldrig kom tilbage, advarer kortet om, at e-mailen måske ikke er sendt, så du tjekker din sendte post, før du sender den igen, og ingen får en besked to gange.

• Godkend: e-mailen, opgaverne eller ændringen med ét tryk
• Ret først: ret udkastet, før det sendes
• Ikke nu: mind mig om det senere, afvis det eller stop den slags
• Tid sparet af Fai: de timer, hun har sparet dit team

Send hver e-mail i dit navn og med dit brands udseende

Når din Google-postkasse er forbundet til afsendelse, sender Fai e-mailen fra den i dit navn, og den ligger i din sendte post. Ellers sendes den i dit brands navn, og svarene kommer til dig. Hver e-mail har logoet, farven og skrifttypen fra dit brandkit, så en agent, en leverandør eller en frivillig ser dit brand på hver besked.

Sådan ser dine e-mails ud viser en rigtig e-mail fra eventet, før nogen får en, med hvor afsender, svar, logo, farve, skrifttype og sidefod kommer fra. En festival med sin egen identitet kan bruge sit eget logo eller sin egen hovedfarve, mens dine andre events beholder brandkittet, og ét trin sætter det tilbage. Det samme udseende gælder advance-forespørgsler, tilbud, kontrakter, lejelister, dagsplaner, e-mails om vagter og frivillige og feedbackundersøgelsen.

• Fra din postkasse: i dit navn, i din sendte post
• Dit brandkit: logo, farve og skrifttype på hver e-mail
• Live forhåndsvisning: en rigtig e-mail fra eventet, før den sendes

• Choose how your event emails look

Vælg det arbejde, Fai udfører på hvert event

En klubaften har ikke brug for, at nogen læser cateringaftaler, og en konference har ikke brug for tjek af ridere. Det gør Fai viser det arbejde, hun udfører på egen hånd for eventet, for eksempel at læse kontrakter, ridere og forsikringscertifikater eller finde opgaver i dokumenter og e-mails, og du slår alt, du vil, fra for kun dette event. Dine andre events beholder deres egne indstillinger, og det er ét trin at slå det til igen.

Det kan Fai viser hver handling, hun udfører på eventet, når du beder om det, hver markeret Spørger dig først eller Læser kun, så dit team ved, før de går i gang, at alt, der ændrer eventet, venter på et menneske. På vagtplanen bestemmer du særskilt, om Fai selv må sende en vagts første tilbud og spørgsmålet om, hvorvidt folk stadig kommer.

• Det gør Fai: slå hver slags arbejde til eller fra for dette event
• Det kan Fai: de handlinger, hun udfører, når du beder om det
• Spørger dig først: hver handling, der ændrer noget, venter på dig

• Choose what Fai does on your event

Bed Fai om ethvert job på eventet med dine egne ord

Spørg, som du ville spørge en kollega, skriftligt eller højt. Fai kan tjekke en steward ind på vagtplanen, tilbyde en ledig vagt, udfylde en advance ud fra en rider, rapportere en hændelse, føje risici til dit risikoregister, kopiere sidste års opsætning eller planlægge feedbackundersøgelsen. Hun spørger igen, når en forespørgsel kan betyde to ting, viser dig præcis, hvad hun er ved at sende eller ændre, og venter på dit ja.

Tal med Fai, mens du går rundt på området: hun svarer, mens du stadig taler, stopper i det øjeblik, du afbryder, og hvert ord vises i panelet, så du kan fortsætte skriftligt senere. En ændring går aldrig igennem på et henkastet ja. Du godkender den i panelet eller højt ved at sige de præcise ord, Fai læser op for den ændring.

Fai læser e-mails, ridere og filer som information, aldrig som instruktioner, og hun arbejder inden for dine rettigheder, så hun kun når de brands og events, din rolle når. Bed om et diagram, når formen betyder mere end tallene, eller om et skriftligt resumé, når svaret skal videre til en partner.

• Dine egne ord: ingen navne på rapporter eller felter nødvendige
• Tal med Fai: spørg højt, og bliv ved med at tale, mens hun arbejder
• Dine rettigheder: Fai kan kun gøre det, du kan
• Din godkendelse: i panelet eller med de præcise ord, hun læser op

• Ask Fai about your event
• Få dit billetarbejde gjort ved at spørge Fai