Få hver e-mail, hvert opkald og hvert dokument til at arbejde for dit event

Læs hver tråd om eventet med et resumé øverst

Fai gemmer hver e-mailsamtale under det event, den handler om, fra hver postkasse, dit brand forbinder, så hospitality rideren, tilbuddet på afspærring og betingelserne i tilladelsen ligger samlet med de nyeste først. Åbn en, og læs Fais resumé før beskederne, med mærkater for, hvor meget den haster, og hvad den handler om, for eksempel Hospitality, Tilladelser, Betaling eller Produktion. Alle på teamet kan tage over på en samtale uden at læse hele tråden igennem.

Din producer, din produktionsleder og din promoter læser alle de samme samtaler og de samme resuméer, så ingen behøver at videresende en e-mail for at sætte en kollega ind i sagen. Alle dit brands events læser fra de samme forbundne postkasser, så en leverandør, der arbejder på tre af dine events, har hver samtale gemt under det rigtige event.

Forbundne postkasser viser hver Gmail- eller Outlook-postkasse, Fai læser, og om den virker, med hvornår hun sidst tjekkede den, så du med det samme ved, hvis en postkasse kræver opmærksomhed.

• Eventindbakke: samtalerne om dette event fra dit brands postkasser
• Fais resumé: hvad hver samtale siger, før du læser den
• Hast og emne: mærkater på hver samtale

• Read your event's email in one inbox

Gør hver opfølgning fra en e-mail til en opgave i ét trin

Under Opfølgninger, Fai har fundet, venter hvert job, e-mailen beder om, med knappen Tilføj som opgave. Opgaven kommer på eventets tavle sammen med den e-mail, den kom fra, så den, der tager den, har hele historien, og opfølgningen markeres som tilføjet, så ingen tilføjer den to gange. Svar via e-mail åbner dit eget e-mailprogram med modtager og samme emne udfyldt, så svaret går fra din postkasse, og samtalen bliver der.

Uønsket post forsvinder fra Indbakken med Markér som spam og holdes ude, mens selve e-mailen bliver urørt i din rigtige postkasse. Hvis du har markeret noget ved en fejl, gemmer spamlisten det, så du kan flytte det tilbage.

Spørg Fai, hvad der er kommet ind om eventet i denne uge, og hvad der stadig mangler, så søger hun i samtalerne, læser dem, der betyder noget, og oplister opfølgningerne, så du kan nå at blive opdateret på vej ud til pladsen uden at åbne en eneste tråd.

• Tilføj som opgave: en opfølgning på opgavetavlen med dens e-mail
• Svar via e-mail: fra din egen postkasse, i den samme samtale
• Markér som spam: uønsket post ude af eventets Indbakke for altid

• Start hver dag med at vide, hvad der venter på dig, og hvem der gør hvad

Send Fai med til at tage noter i dine opkald

Advance-opkald, produktionsmøder og sikkerhedsbriefinger afgør halvdelen af det, der sker på showdagen, og ingen i opkaldet har lyst til at være den, der tager noter. Giv Fai linket til et opkald i Zoom, Google Meet eller Microsoft Teams og et navn som "Advance-opkald med tourmanageren", så deltager hendes notetager, når opkaldet starter, optager det og skriver noterne til eventet.

Hvert opkald viser, hvor notetageren er, fra Venter på at deltage til Optager, Skriver noter og Noter klar, så du aldrig er i tvivl om, hvorvidt den kom med. Du kan aflyse den når som helst, så deltager den ikke eller forlader opkaldet, hvis den allerede er med. Når din kalender er forbundet, deltager notetageren i videoopkaldene i den uden et link.

• Notetager: deltager i dit opkald i Zoom, Meet eller Teams for dig
• Status undervejs: venter på at deltage, optager eller noter klar
• Fra din kalender: opkald i en forbundet kalender uden et link at indsætte

• Take notes on your event calls with Fai

Del det, der blev aftalt, så snart opkaldet slutter

Åbn et opkald markeret Noter klar for at læse resuméet, de opfølgninger, der blev aftalt i opkaldet, med hvem der tog hver enkelt og til hvornår, og noter, der er klar til at blive sendt til alle, der var med. Produktionsmøder, advance-opkald og sikkerhedsbriefinger gemmes under eventet, så alle på teamet kan se, hvad der blev aftalt, flere uger senere, uden at spørge den, der var med.

Når et opkald sætter en frist, for eksempel den endelige rider senest fredag, opfanger Fai den sammen med fristerne fra dine e-mails og kontrakter og foreslår en opgave til den på I dag. Spørg Fai, hvad der blev aftalt på sidste uges produktionsmøde, så finder hun opkaldet og læser noterne op for dig.

• Resumé: hvad opkaldet besluttede
• Aftalte opfølgninger: hvem der tog hvert job, og til hvornår
• Noter til deling: klar til at blive sendt til alle i opkaldet

Hold hvert dokument samlet med dets frister trukket frem

Dokumenter rummer kontrakterne, riderne og de andre filer til eventet, sorteret efter hvad de handler om: hele eventet, produktionen, en kunstner, crewet eller en scene. Fai læser hver fil for dens datoer, honorarer og detaljer, og når en kontrakt, en e-mail eller noterne fra et opkald sætter en frist, der nærmer sig, uden at der er en opgave endnu, foreslår hun opgaven på din side I dag, så en dato gemt på side ni aldrig glider forbi.

Det, Fai læser, havner dér, hvor det hører til. En kunstners sætlængde, honorar, rejse, hotel, tekniske detaljer og catering udfyldes på kunstnerens post sammen med den fil, de kom fra, og når to dokumenter er uenige, står det på posten, så du tjekker, før nogen handler ud fra det forkerte. Hver tidligere værdi gemmes, og du kan hente en tilbage, hvis den nyere fil var forkert.

Uploader du en fil, der allerede findes, vælger du, om den skal erstattes, om begge skal beholdes, eller om den skal springes over. Arkivér de filer, du ikke længere har brug for, så listen forbliver kort, og intet går tabt.

• Dokumenter: hver fil til eventet, sorteret efter hvad den handler om
• Fundne frister: datoer læst fra kontrakter, e-mails og noter fra opkald
• Detaljer læst for dig: gemt på den rigtige post, med enhver uenighed markeret
• Arkivér: filer, du ikke længere har brug for, af vejen og stadig gemt

• Få hver eventaftale skrevet, tjekket og underskrevet

Send dit team de lister, de arbejder ud fra

Produktionsledere sender de samme regneark til de samme personer hver mandag i ugerne op til et event. Planlæg, at vagtplanen, køreplanen, status for advancing, værelseslisten eller afhentningerne sendes til de rette personer på dit team hver dag eller hver uge, så hver person får den nyeste version på det tidspunkt, du har valgt, uden at nogen skal huske at sende den.

E-mailen indeholder et link, og personen logger ind for at downloade filen, så en videresendt e-mail aldrig giver dit crews telefonnumre til nogen uden for teamet. Lister med folks navne går kun til ejere og administratorer, kontaktoplysninger kommer kun med, når du sætter flueben i feltet, og hver fil og hver download registreres. Lav en fil med det samme, når du har brug for en mellem de planlagte udsendelser.

• Send jævnligt: hver dag eller hver uge i eventets tidszone
• De lister, dit team bruger: vagtplan, køreplan, advancing, værelsesliste og afhentninger
• Log ind for at downloade: kun dit team åbner filen, og hver download registreres

• Send your event lists to your team on a schedule

Sæt dit brand på hver e-mail, eventet sender

Advance-forespørgsler, tilbud, kontrakter, lejelister, dagsplaner, vagt-e-mails og feedbackundersøgelsen sendes alle fra dit event. Sådan ser dine e-mails ud viser en rigtig e-mail præcis, som agenter, leverandører, crew og deltagere modtager den, sendt i dit brands navn med dit logo, din farve og din skrifttype fra dit brandkit, og svar går til den kollega, der sendte den.

Giv et enkelt event sit eget logo eller sin egen hovedfarve, når en festival har sin egen identitet, og sæt det tilbage til dit brandkit i ét trin. Når en farve er for lys til at kunne læses på en knap, bruger knapperne i stedet en mørk farve, og panelet fortæller dig det, så hver e-mail forbliver læsbar.

Du vælger også, hvad Fai gør på hvert event. Slå det arbejde fra, du ikke vil have, at hun udfører på det event, for eksempel at læse ridere til en konference uden kunstnere, og se, hvilke af hendes handlinger der kun læser, og hvilke der altid spørger dig først.

• Sådan ser dine e-mails ud: en rigtig forhåndsvisning, før noget ændres
• Kun dette event: sit eget logo eller sin egen farve, når det har brug for det
• Fais færdigheder: det arbejde, Fai udfører på hvert event, slået til eller fra

• Choose how your event emails look
• Choose what Fai does on your event