Lei nøyaktig det showet trenger, og vit hvor hver del er

La hver rider fylle backlinelisten din

Book artistene dine med spilletider og legg til de tekniske riderne deres i Forberedelse, så fyller Backline-leie seg selv, med hver ting på riktig scene og dag og hver artists behov sitert fra deres egen rider. En linje som sier at artisten tar med sitt eget utstyr, utelates, og linjer som er for uklare til å telles, listes opp så du kan sjekke dem i rideren. Når en rider endres, følger listen etter.

Fai leser hver rider når den kommer og igjen når den endres, og foreslår å legge til ting hun finner i produksjonsdokumentene du laster opp. Når en rider endrer et behov teamet ditt satte for hånd, sier tingen Rider endret: se gjennom, og du velger å bruke rideren eller beholde ditt. En rider overskriver aldri en beslutning teamet ditt har tatt.

• Lest fra ridere: hver artists behov sitert fra deres egen rider
• Uklare linjer merket: med en snarvei til rideren for å sjekke dem
• Rider endret: se gjennom: bruk rideren eller behold teamets tall

• Forbered hver artist uten å jage e-posttråder
• Work out the backline and production to hire for your event

Lei hver ting én gang for den travleste dagen

Artister på samme scene og dag deler, så det største behovet blant artistene teller, og en artist som trenger sitt eget, legges oppå. Gjenbrukbart utstyr leies én gang for den travleste dagen på hver scene, ting som brukes opp, som trommeskinn, strenger og tape, legges sammen hver dag, og det scenen allerede har eller du allerede eier, trekkes fra først. Du slutter å betale for et tredje sett CDJ-er som ville blitt liggende i en flightcase hele helgen.

Slik regnet vi det ut på hver ting viser hver dag og scene bak tallet, så du kan svare promotøren som spør hvorfor du leide fire og ikke seks. Scenens egne tekniske spesifikasjoner og utstyret du eier, leses på samme måte som en rider, så husets PA eller dine egne miksere trekkes fra.

Leie av produksjon står ved siden av backline med den samme utregningen. Legg til PA-en, lyset, scenen, strømmen og alt annet du leier, med hvor det skal, dagene det trengs og om det kan gjenbrukes, så slås en tilsvarende ting sammen med linjen som allerede finnes. Sett innlastingsdagene før og utlastingsdagene etter, så følger hver leieperiode og hver dagspris etter. På en konferanse legger du til utstyret for hvert rom på samme måte.

• Gjenbruk på tvers av dager: utstyr leid én gang, forbruksvarer telt hver dag
• Ditt utstyr først: scenens spesifikasjoner og ditt eget utstyr trekkes fra
• Leie av produksjon: PA, lys, scene, strøm og mer
• Leieperiode: innlastings- og utlastingsdager på hver linje

Send hver leverandør bare det som er endret

Fai lager et utkast til e-posten til hver leverandør ut fra tingene, leiedatoene, leverings- og hentetidene, som du leser og sender. Hver utsending tar vare på en kopi av listen slik den var, så hver ting som er endret siden, sier fra om det, og neste e-post lister bare opp disse endringene. Backlineselskapet ditt bygger aldri showet ditt ut fra forrige måneds versjon.

Følg hver linje fra Skal bestilles via Tilbud mottatt, Bestilt, Bekreftet, Levert og Returnert. Ting som er merket som bestilt, teller som forpliktede kostnader i arrangementets budsjett, og en leverandørs prissatte ting blir et utkast til innkjøpsordre i ett steg. Skriv ut et ryddig ark for en hvilken som helst leverandør med hver ting, hvor mange og leiedatoene, med levering og henting øverst.

Trenger du en leverandør nær et lokale du ikke har jobbet på før? Beskriv hva du trenger, så lister Fai opp lokale leverandører med nettsted og kontaktopplysninger.

• Fai skriver e-posten: ting, datoer, levering og henting
• Send endringene: en kort e-post med bare det som er nytt
• Innkjøpsordre: en leverandørs prissatte ting i ett steg
• Budsjett: bestilte ting telt som forpliktede kostnader

• Send your event hire lists to suppliers
• Vit hva arrangementet vil koste før regningene kommer

Få hver bestilling bekreftet og hvert pristilbud lest for deg

Gi hver utleieleverandør sin egen side, uten innlogging, og send dem lenken på e-post. Under Det vi har bestilt fra dere ser leverandøren hver linje med datoer, scener og pris og bekrefter dem på én gang. Når den bare kan levere færre, noe annet eller til en annen pris, ber den om en endring, eller ber om å flytte leverings- og hentetidene, og du godtar eller avslår hver forespørsel.

Leverandøren laster opp pristilbudet sitt som PDF eller bilde, eller du legger til et den har sendt på e-post. Fai leser det opp mot linjene dine og legger et forslag på I dag med de tilbudte prisene og eventuelle erstatninger, og navngir linjene tilbudet utelater eller har færre av. Godkjenn det, så fylles prisene inn på linjene dine, og ingen skriver inn et pristilbud for hånd.

Leverandørens side viser alltid hver linje slik den er nå, og hver ny lenke du sender, stopper den forrige, så bare den nyeste e-posten din virker. Spør Fai hva leverandørene dine har bedt om, og hvor hvert pristilbud står.

• Vennligst bekreft: hver bestilte linje bekreftet av leverandøren
• Be om en endring: færre, noe annet, en annen pris eller andre tider
• Pristilbud lest av Fai: priser, erstatninger og mangler, som du godkjenner

• Get hire suppliers to confirm orders and count deliveries for your event

Tell leveranser inn og ut, og betal bare for det som kom

Når en leveranse kommer til lasterampen, teller crewet ditt inn hvor mange som kom og hvor mange som er skadet, med et notat. Når leverandøren henter, teller de ut det som gikk tilbake. Hver linje viser da hvor mange som mangler, er i overskudd eller er skadet, og den siste tellingen navngir hvem som telte og når.

Åpne leverandørens innkjøpsordre, så sammenligner Hva som kom hver bestilte linje med det som ble telt inn og tilbake. Mangler eller skader merkes i klare ord, så du kan stille spørsmål ved fakturaen med fakta foran deg og bare betale for det du fikk. En feil ved lasterampen angres i ett steg.

• Tell inn: hvor mange som kom og hvor mange som er skadet
• Tell ut: hva som gikk tilbake, og i hvilken stand
• Hva som kom: bestilt mot telt, linje for linje

• Betal alle i tide og gjør opp hvert show med tall begge parter kan sjekke

Del ut radioer og utstyr med skanning, og se hvem som har hva

Legg alt utstyret ditt i én liste: en enkelt ting med sin egen merkelapp, som en golfbil eller et sett med nøkler, et nummerert sett som alle radioene, eller et parti du teller, som refleksvester. I utstyrsskranken leser en strekkodeskanner merkelappen og åpner riktig steg, så du deler ut utstyr til et crewmedlem, en frivillig eller hvem som helst etter navn, med en merknad om depositum og en frist for retur, like raskt som køen beveger seg.

Ta imot hver del med hvordan den kom tilbake, så merkes skadet utstyr i utstyrslisten, og en defekt radio deles ikke rett ut igjen. Hvem har hva viser alt som er ute, etter person eller etter ting, med hva som er på overtid, og du tar imot utstyret til et helt team på én gang når vakten deres slutter. Etter arrangementet ber du Fai lage utkast til én påminnelse til hver person som fortsatt har utstyr, godkjenner dem på I dag og merker det som er tapt, med historikken tatt vare på.

Ha sambandsplanen ved siden av utstyret, med hver kanal slik den vises på radioen, hvem som bruker den, og hvert kallesignal med personen som svarer. Skriv ut et sambandsark å henge opp, og hvert teams dagsplan viser sine egne kanaler.

• Skann eller søk: en strekkodeskanner åpner riktig steg
• Hvem har hva: etter person eller etter ting, med hva som er på overtid
• Påminnelser fra Fai: én e-post til hver, godkjent av deg
• Sambandsplan: kanaler, kallesignaler og hvem som svarer

• Hand out radios and kit to your event crew

La eksterne team bestille reserveutstyret ditt til dine priser

Presseteam, entreprenører og utstillere trenger alle radioer, golfbiler og bord. Tilby utstyret på listen din til prisen du setter for hvert team, så bestiller hvert team fra sin egen side uten innlogging og velger datoene og hvor utstyret skal. Hvor mange som er tilgjengelige, kommer alltid fra utstyrslisten din, så du lover aldri et team det ditt eget crew trenger.

Legg til din egen kostnad for å se marginen din på hver bestilling, og sett hvor mye ett team kan bestille, en siste bestillingsdag og hvilke typer team som kan bestille det, så standmøbler går til utstillere og radioer til pressen. Godkjenn en bestilling, så holdes utstyret av for det teamet med en gang, med en faktura teamet betaler fra siden sin.

Skriv ut en plukkliste over godkjente bestillinger etter dag og sted, del ut hver bestilling så teamet vises i Hvem har hva som innehaver av utstyret, og ta det tilbake linje for linje med tilstanden. Teamet kan bestille det samme igjen på neste arrangement i ett steg.

• Prislisten din: hva hvert team betaler, med marginen din
• Holdt av ved godkjenning: godkjent utstyr kan ikke loves bort to ganger
• Plukkliste: etter dag og etter sted, klar til utskrift
• Faktura: for hver prissatte bestilling, betalt fra teamets side

• Let outside teams order kit and equipment for your event

Ha hver leverandørs forsikring og papirer på plass før innlasting

Be hver leverandør, hvert cateringfirma eller hver entreprenør om ansvarsforsikring, en risikovurdering, en arbeidsbeskrivelse eller et hygiene-, gassikkerhets- eller elsikkerhetssertifikat, med en frist og hva filen må vise. Hvert team legger til filen på sin egen side, og team av den typen du legger til senere, blir også spurt.

Under hver fil viser Fai hva hun leste i den, som utløpsdatoen, dekningen og navnet den forsikrer, og sier hva som ikke stemmer, som en polise som slutter før arrangementet ditt gjør det. Du godtar den med utløpsdatoen bekreftet, eller sender den tilbake med hva som må endres, og teamet får e-post på sitt eget språk.

Hver forespørsel viser hvilke team som er ferdige, hvilke filer som må sjekkes, hvem som har gått over fristen, og hva som snart utløper. La Fai foreslå hver påminnelse på I dag, eller få påminnelser sendt før fristen og før en godtatt fil utløper. Godtatte filer ligger under hvert team i Tillatelser og sertifikater, ved siden av selgernes sertifikater.

• Vanlige dokumenter: forsikring, risikovurderinger og sikkerhetssertifikater
• Hva Fai leste: utløpsdato, dekning og hvem den forsikrer
• Påminnelser: før fristen og før utløp

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams