Forbered hver artist uten å jage e-posttråder

Se hvilke artister som trenger deg i dag

Hver artist på line-upen har en forberedelse, med hvor mange deler som er bekreftet, hva som fortsatt mangler og hvor mange dager det er igjen til showet. Filtrer på artistene som trenger oppmerksomhet, dem som venter på sitt eget team eller dem som er klare for godkjenning, og jobb deg nedover listen som betyr noe akkurat nå. På en konferanse forbereder den samme listen foredragsholderne dine, og på en filmfestival filmskaperne.

En artist trenger oppmerksomhet når en del ble sendt tilbake for endringer, en frist har passert, eller showet er nær og deler fortsatt er åpne. Første gang noen åpner en forberedelse, fyller Fai inn de tomme svarene hun finner i bookingen, reisen, hotellet, tidsplanen og dokumentene, merker hvert av dem som fylt inn av henne med hvor det kom fra, og erstatter aldri et svar en person har gitt. Godta en hel del med svarene hennes på én gang, eller endre hvilket som helst av dem før du lagrer.

• Filtre: trenger oppfølging, venter på teamet deres, klar for godkjenning og godkjent
• Fremdrift på hver rad: bekreftede deler, hva som fortsatt mangler og dager igjen
• Fylt inn av Fai: svar fra bookingen, hvert med hvor det kom fra

• Advance your performers before the show

Be hver artist bare om det de trenger

En lokal oppvarmings-DJ trenger ikke den samme forberedelsen som en turnerende hovedartist. Velg delene hver artist trenger, fra ankomst og avreise, overnatting og teknisk til gjesteliste, merch og innhold og markedsføring, og gi hver av dem sin egen frist. Legg til en egen del, for eksempel Wi-Fi eller sikkerhet, der arrangementet ditt trenger det.

Lagre delene for en artist som et sett, ett for hovedartister og et annet for lokale artister, og beskriv artistene det passer for. Fai matcher deretter nye artister med riktig sett, med tildelingene sine, så en plakat med femti artister forberedes på vilkårene du bruker hvert år. En del du utelater, beholder svarene sine, forsvinner fra lenken til teamet deres og fra Fais purringer, og kommer tilbake når du legger den til igjen.

• Deler for denne artisten: fjern krysset for det artisten ikke trenger, og legg det til igjen når som helst
• Frist for hver del: datoen du trenger hver del innen
• Lagrede sett: ett sett for hovedartister, et annet for lokale artister, matchet av Fai

La turnélederen fylle ut sin del

Velg en kontakt fra artistens team, velg delene de kan se og fylle ut, og send lenken på e-post eller kopier den. Turnélederen åpner den på hvilken som helst telefon eller datamaskin uten konto, ser øverst hva som fortsatt mangler, og lagrer svar og filer som sceneplaner, inputlister og ridere underveis. Hver del de lagrer, vises som mottatt i forberedelsen din.

Turnélederen kan invitere en kollega, for eksempel produksjonslederen sin, med en egen lenke bare for delene de velger. Betaling og oppgjør forblir privat med mindre du legger det til. Start artistens team fra agentene, turnélederne og teknikerne Fai fant i bookingpapirene, og stopp en lenke når som helst uten å miste det de allerede har fylt ut.

• Spør teamet deres: en lenke til bare delene du velger, på e-post eller kopiert
• Teamet deres: agenter, turnéledere og teknikere, startet fra personer Fai fant
• Inviter noen fra teamet: en egen lenke for delene turnélederen velger

Gjør turnébøker, ridere og e-postsvar om til svar

Legg til en turnébok eller rider, eller la turnélederen sende sin fra forberedelseslenken, så leser Fai den sammen med artistens svar på e-postene dine og det de hadde på ditt forrige arrangement. Hvert svar hun finner, venter under Svar å sjekke, ved siden av ordene hun fant det i. Godta de nye svarene samlet, erstatt et eksisterende svar bare når du velger det, og avvis alt som er feil.

Godtatte svar om teknikk og hospitality oppdaterer også leie- og innkjøpslistene dine, så backline-bestillingen og innkjøpene til garderoben følger forberedelsen. Når showet nærmer seg, lager Fai et utkast til en e-post til artistens hovedkontakt som lister opp nøyaktig hvilke deler som fortsatt er åpne, med en ny lenke for å fylle dem ut. Du leser den og godkjenner den før den sendes, og betaling og oppgjør er aldri med i en purring.

• Svar å sjekke: hvert svar med ordene Fai fant det i
• Bruk det de hadde forrige gang: svar fra artistens forberedelse til ditt tidligere arrangement
• Svar lest for deg: e-poster fra artistens kontakter i innboksen du har koblet til
• Utkast til purringer: de manglende delene listet opp, sendt bare når du godkjenner

• Fill in each performer's advance for your event from tour books, riders and emails

Gi hver artist det dere avtalte, rett fra tilbudet

Avtalen sier allerede hva artisten får. Bruk tallene fra det godtatte tilbudet, så fylles plassene på gjestelisten, hotellrommene, nettene, måltidene og drikken inn av seg selv, hver merket som hentet fra tilbudet. Endre hvilket som helst tall, eller la ett stå tomt for ingen grense, og se hva som er brukt og hva som er igjen ved siden av hvert av dem.

Turnélederen ser de samme tildelingene på forberedelseslenken sin, med hva som er igjen av hver og en måte å be om mer ved siden av. De kan ikke legge til flere navn på gjestelisten eller et større følge enn rommene tillater, så grensene holder uten at noen må passe på. Hver forespørsel viser hva de vil ha og hvorfor: godkjenn den, så øker tildelingen med nøyaktig det, eller si nei med en begrunnelse de leser på lenken sin. Når en godkjenningsregel dekker slike forespørsler, går forespørselen til personen regelen nevner. Ditt eget team kan alltid gå over en tildeling, og den vises da som overskredet.

Plassene på gjestelisten er artistens passgruppe for gjestelisten i Akkreditering, så når du endrer tallet i forberedelsen, endres det der også. På dagen, når matskranken skanner et pass fra artistens reisefølge, viser kortet drikken deres for i dag, og teamet ditt deler ut hver av dem mot tildelingen.

• Bruk disse tallene: hver tildeling hentet fra det godtatte tilbudet
• Brukt og igjen: hva artisten har tatt sammenlignet med hva de har krav på
• Forespørsler om mer: godkjent, eller avslått med en begrunnelse artisten leser

• Set each performer's guest list, hotel and meal allowances for your event
• Gi alle som jobber på arrangementet ditt riktig pass, godkjent og klart før portene åpner

Ha én liste over reisefølget som hvert team jobber ut fra

Legg til hver person som reiser med artisten, med rolle, kontaktopplysninger, kostbehov, rom og ankomst- og avreisetider, eller lim inn listen rett fra turnélederens e-post og sjekk hvem den fant før noen legges til. Passene, hotellets romliste, hentingene og kjøkkenets oversikt over kostbehov henter alle navnene sine fra denne ene listen.

Listen teller personene, dem som skal overnatte og rommene de trenger, og varsler deg når den trenger flere rom enn artisten har krav på. Turnélederen kan fylle den ut selv på forberedelseslenken sin. Ta noen av listen, så forsvinner de fra reisefølget, romlisten og hentingene samtidig, så sjåføren aldri venter på en trommeslager som ble hjemme.

• Reisefølge: personer, delte rom og kostbehov for hver artist
• Lim inn en liste: navn fra en e-post, sjekket før noen legges til
• Varsel om rom: en tydelig linje når listen trenger flere rom enn tillatt

• Få hver artist innlosjert, hentet og på scenen i tide

Gjør hver rider om til en sjekkliste hele teamet kan følge

En rider er dusinvis av linjer, fra backline til håndklær til bilen fra flyplassen. Ha hver artists hospitality-rider, tekniske krav og catering som linjer med hvor mange som trengs og et eventuelt alternativ artisten godtar, for eksempel «eller to vegetar». Hver linje starter som gjenstår og strekes over når den er gjort, så den som er på vakt, ser hva som fortsatt er åpent uten å ringe den som booket.

Legg til notater på artisten for alt teamet må vite, for eksempel hvor bandet vil spise eller hvilken garderobe som er deres. Hvert notat viser hvem som la det til og når, og kollegaene dine ser det med en gang. Last opp rideren, så plukker Fai ut hva den ber om, og legger deretter til punktene du nevner, på listen. Hun arkiverer også et dokument under riktig artist og del av bookingen, og leser en kontrakt eller faktura for honorar, depositum og betalingsdatoer.

• Punkter i rideren: antall, vare og alternativet artisten godtar
• Gjenstår og ferdig: ferdige linjer strøket over, åpne linjer lette å se
• Notater for teamet: hvem som la til hvert notat og når
• Lesing av ridere og kontrakter: Fai plukker ut punkter i rideren og honorar, depositum og datoer

• Keep rider lists and notes for your event's artists
• Gi hver artist et rom og alt rideren deres ber om

Bekreft hver del og godkjenn hver artist

Hver artist på plakaten er et kort under Artister, med et merke for økonomi, teknisk, hospitality, catering og reise og overnatting som blir fullført først når noen på teamet ditt markerer det. To uker før ser du nøyaktig hvilke artister du må purre på. I forberedelsen markerer du hver del som bekreftet eller sender den tilbake for endringer, og godkjenner forberedelsen når hver del er bekreftet.

Ha notater for teamet ditt som artisten aldri ser. Godkjenning viser artistens side som bare lesing til du åpner den igjen, og du kan skrive ut en dagsplan for artisten fra forberedelsen. Legg til hver dag av arrangementet med åpnings- og stengetid, så planlegges hvert sett, hver lydprøve og hver rideroppgave mot riktig dag, i arrangementets egen tidssone, så en turnerende artist og produksjonskontoret ditt leser den samme klokken. Slipp kontrakter og ridere på Artister, så sorterer Fai filene etter artist, og papirene du allerede har, starter hver oppføring. Bytt til tabellvisningen for å jobbe deg nedover en lang plakat.

• Merker for bookingen: økonomi, teknisk, hospitality, catering, reise og overnatting
• Status for delen: mottatt, trenger endringer og bekreftet
• Godkjenn og åpne igjen: en side bare for lesing for teamet deres når den er ferdig

• Track every artist booking for your event