Vit hva arrangementet vil koste før regningene kommer

Ha ett budsjett hele teamet kan stole på

Gi hver seksjon i budsjettet planlagte kostnader og planlagte inntekter, registrer faktiske kostnader etter hvert som de kommer inn, så viser hver seksjon hvor langt over eller under planen den er. Arrangementets Budsjett-side og Budsjett i Event Operating System er det samme budsjettet, så en kostnad produksjonslederen legger til i det ene, vises i det andre, og bookeren, økonomiansvarlig og du leser alle de samme tallene.

Bygg budsjettet rundt måten du jobber på: dine egne seksjoner, med så mange planlagte kostnader og inntektslinjer som hver av dem trenger, og et notat på hver linje som trenger en forklaring. Toppen av budsjettet stiller totale utgifter opp mot totale inntekter og viser netto, så du ser med ett blikk om arrangementet går mot overskudd eller underskudd.

Team endrer det samme budsjettet samtidig, og ingen mister arbeidet sitt. Hvis en kollega endrer en linje mens du redigerer den, ser du hva den sier nå og velger om du vil lagre din over den eller beholde deres.

• Planlagt og registrert: over eller under planen for hver seksjon
• Kostnader og inntekter: netto for arrangementet øverst i budsjettet
• Trygge endringer i teamet: en kollegas endring lagres aldri over uten at du vet det

Se hva hver artist faktisk koster, fra honorar til hotell

Du avtaler et honorar, og så gjør tilleggene det til et mye større tall. Kortet Totalkostnad på hver artists artistside legger sammen hver del: honoraret og depositumet fra bookingen, byrågebyret fra tilbudet, hver reise fra arrangementets reiser, hotelloppholdet, diett og backline, og artistens andel av leie- og innkjøpslistene dine. Du vet hva hver artist koster før showet, mens det fortsatt er tid til å endre avtalen.

Hver del sier hvor tallet kom fra, så ingen skriver inn en kostnad to ganger og ingen lurer på hvor et tall kom fra. Alt som fortsatt mangler pris, nevnes nederst på kortet, så hullene er tydelige før økonomiavdelingen spør. Hver endring i kostnaden for en reise eller romprisen for et opphold registreres med verdien før og etter, hvem som endret den og når.

De samme tallene når budsjettet og oppgjøret for showet. I budsjettet inkluderer den foreslåtte totalen for Artister og talenter hver artists totalkostnad, og i oppgjøret vises reise, hotell og diett som showkostnader med byrågebyret ved siden av artisthonoraret, hver telt én gang.

• Hva denne artisten koster: én total øverst på artistsiden
• Fra oppføringene dine: booking, tilbud, reise, hotell, kommende betalinger og leie
• Ikke priset ennå: alt som fortsatt mangler pris, nevnt på kortet
• Samme tall i oppgjøret: ingen fly eller hotell telt to ganger

• See the all-in cost of each act on your event
• Betal alle i tide og gjør opp hvert show med tall begge parter kan sjekke

Tell byråets andel fra det øyeblikket tilbudet er avtalt

Legg til byrågebyret på tilbudet som et fast beløp eller en prosentandel av honoraret, så kommer det med i artistens kostnad i det øyeblikket agenten godtar. En prosentandel regnes ut fra honoraret avtalen faktisk betaler, så en mot-avtale eller en prosentandel av døra får riktig byrågebyr uten et eget regnestykke på kalkulatoren.

Byrågebyret står i e-posten med tilbudet, så agenten ser nøyaktig hva du har avtalt å betale i tillegg til artistens honorar, og enhver endring i det tas vare på i tilbudets versjoner sammen med hvert annet vilkår.

• Byrågebyr: et fast beløp eller en prosentandel av honoraret
• Fra tilbudet: telt når tilbudet er godtatt eller kontraktfestet

• Vit hvem som har opsjon på hver dato, og prissett hvert tilbud med trygghet
• Make an offer to an artist's agent for your show

Prissett reiser og hotellnetter til det du faktisk betalte

Skriv inn hva en reise kostet én gang, for alle på bookingen og i valutaen du betalte i, så inkluderer artistens kostnad den med en gang. Hotellnetter telles til prisen du faktisk betaler: oppholdets egen rompris, eller, natt for natt, prisen i romblokken det ligger i, bare for artistens egne netter og rom.

Et band som flyr fra to byer, en DJ med en turnéleder og en hovedartist på en blokkbooking blir alle riktige uten et regneark. Tomme rom i en romblokk forblir en kostnad for blokken, så ingen artist bærer rom ingen sov i, og hver valuta beholder sin egen total, så et honorar i pund og et fly i euro aldri blandes sammen.

• Skriv inn kostnaden: ett beløp for alle på bookingen
• Rompris per natt: oppholdets egen pris, eller romblokkens pris
• Betalt valuta: beholdt i valutaen reisen ble betalt i

• Få hver artist innlosjert, hentet og på scenen i tide

Se pengene du har bundet før fakturaene kommer

Bundet hos leverandører viser penger du har lovet, men ikke betalt ennå: godkjente innkjøpsordrer, artistenes diett og backline, og leie- og innkjøpsvarer merket som bestilt. Du ser den reelle eksponeringen din uker før regningene kommer, så et overforbruk i produksjonen vises mens du fortsatt kan kutte i bestillingen.

En vare på en innkjøpsordre telles én gang, også når den står på leielisten din, så tallet for bundne kostnader er et du kan stole på. En kansellert ordre faller ut, og ordren blir værende i oversikten med begrunnelsen for at den ble kansellert.

• Innkjøpsordrer: godkjente, sendte og fakturerte ordrer
• Diett og backline: kostnadene lagt til for hver artist
• Leie og innkjøp: varer merket som bestilt på listene dine

• Betal alle i tide og gjør opp hvert show med tall begge parter kan sjekke
• Raise purchase orders and track what your event owes

Start hver seksjon fra en total dine egne oppføringer foreslår

En tom seksjon tilbyr en foreslått total fra det arrangementet ditt allerede har, klar til å tas i bruk som første planlagte kostnad med ett trykk. Artister og talenter legger sammen hver artists totalkostnad, Sponsing teller sponsorenes avtaler i penger og naturalia, Leverandører teller standleie og Tilgjengelighet teller tilgjengelighetstiltakene dine, så et nytt budsjett starter nær sannheten.

En konferanse ser honoraret til hver foredragsholder, en mat- og drikkefestival leverandørenes standleie og en festival sponsoravtalene sine. Billett- og tilleggssalg kommer inn som inntekter i sanntid, og honorarer, depositum, sponsorer og standleie fylles inn som linjer merket som utregnet for deg, så du legger bare til for hånd det ingenting annet registrerer.

• Bruk forslaget: en planlagt total fra dine egne oppføringer
• Sponsing og Leverandører: sponsoravtaler og standleie som inntekter
• Inntekter i sanntid: billett- og tilleggssalg etter hvert som det skjer

Legg personal- og crewkostnader inn i budsjettet ut fra timene

Gi en vakt det eksterne teamet og en timepris, så fylles seksjonen Personal og crew ut av seg selv: kostnaden for timene du har godkjent, pluss den planlagte kostnaden for timene som ikke er godkjent ennå. Publikumsverter fra byråer, barteam og sikkerhet står i budsjettet ved siden av alt annet, uten et eget timelisteregnestykke når arrangementet er over.

Timer per eksternt team viser hvert byrå eller firma med timene som er registrert, timene som er godkjent og den godkjente kostnaden, så du kan sjekke fakturaen deres mot timene du har godkjent før du betaler den.

• Timepris: satt på hver vakt
• Eksternt team: byrået eller firmaet som stiller med folkene
• Godkjente timer: hva vakten faktisk kostet når timene er godkjent

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Dekk hver vakt og betal for hver time som er jobbet

Les budsjettet etter seksjon, scene eller arrangementsdag

Bytt mellom alle linjer, seksjonene dine, hver scene og hver arrangementsdag for å se hva hovedscenen eller lørdagen faktisk koster. Filtre skiller utgifter fra inntekter og linjene som er utregnet for deg, fra dem teamet ditt har lagt inn, og et søk finner hvilken som helst linje på sekunder. Last ned budsjettet som CSV når økonomiavdelingen eller en partner ber om det.

Spør Fai, assistenten i dashboardet ditt, hva arrangementet har brukt mot planen, hva en artist koster totalt eller hvilken seksjon som er mest over. Hun kan legge til en planlagt kostnad, registrere en faktisk kostnad, endre en seksjon eller legge inn kostnaden for en reise eller romprisen for et opphold, og hun viser deg hver endring og venter på ditt ja først.

• Etter scene og etter dag: hva hver scene og arrangementsdag koster
• Filtre og søk: utgifter, inntekter og linjer utregnet for deg
• Last ned CSV: hver linje, klar for økonomiavdelingen
• Spør Fai: svar fra budsjettet, endringer etter ditt ja