Hold områdeplanen oppdatert og hver leveranse gjennom riktig port

Start fra planen områdeteamet ditt allerede bruker

Last opp områdeplanen teamet ditt allerede jobber ut fra, som et bilde, og tegn rett på den. Merk to punkter du vet avstanden mellom, skriv den inn i meter, så viser hvert sted på kartet sin faktiske størrelse, fra lengden på en gjerdelinje til arealet av et campingområde. Du planlegger det området du faktisk har, og ingen måler en plass to ganger.

Legg et gatekart eller et satellittbilde av lokalet ditt under planen, juster det én gang, så tegner teamet ditt på det faktiske terrenget. Kartet under gir deg også en rask måte å angi målestokken på, eller sjekke målestokken du satte for hånd, så størrelser på plasser og gangavstander er i faktiske meter. Velg hvor tydelig kartet skal vises, så din egen tegning er lett å lese.

Når planen endres, laster du opp den nye versjonen, og alt du har tegnet, blir stående der det var. Du beholder måneder med arbeid på kartet gjennom hver revisjon av tegningen.

• Din egen plan: tegningen områdeteamet ditt allerede bruker
• Angi målestokk: lengder og arealer i faktiske meter
• Kart under planen: et gatekart eller satellittbilde under planen din

• Draw your event site map and share it

Plasser hver scene, bar, hvert toalett og hver rute på ett felles kart

Tegn områder for arenaen, campingområdene og parkeringsplassene, punkter for scener, barer, mat, toaletter, førstehjelp, innganger, utganger, drikkevann og strøm, og linjer for ruter og gjerder. Gi hvert sted navn på din måte, som VIP-bar eller Camping Gold, og koble det til en scene eller et team. Hele teamet ditt åpner det samme kartet på datamaskin, nettbrett eller telefon, så scenesjefen, sikkerhetslederen og barsjefen alle ser på denne ukas plan.

Tegn hver selgerplass som et område og dra de godkjente selgerne dine til plassene sine, så selgerens plassnummer stemmer med kartet, og deres egen selgerside viser hvor de er. Skriv inn hvor mange toaletter en blokk har, så teller Fai dem når hun sjekker kartet ditt. Når teamet ditt rapporterer en hendelse, kan de velge stedet på det samme områdekartet, så kontrollrommet ser hvor det skjedde.

To personer kan jobbe med kartet samtidig. Hvert sted viser hvem som endret det sist, og hvis to av dere endrer det samme stedet samtidig, stoppes den andre lagringen, og kartet viser kollegaens versjon, så ingen overskriver arbeidet til en kollega ved et uhell.

• Områder, punkter og linjer: med angre og gjør om alltid for hånden
• Koblet til scener og team: kartet og arrangementsplanen stemmer overens
• Selgere på plassene sine: hver godkjent selger dratt inn på kartet
• Redigering i team: med hvem som endret hvert sted sist

• Legg ut hver plass etter dine regler og fakturer din andel av salget

La Fai sjekke de viktigste sikkerhetspunktene for publikummet ditt

Fortell Fai hvor mange du venter på det travleste tidspunktet, så sjekker hun kartet ditt for førstehjelp, utganger, drikkevann, toaletter og tilgjengelige tilskuerplasser for et publikum av den størrelsen. Hun sier i klare ord hva som fortsatt mangler, og hvor mange av hver du trenger, og ett trykk setter det manglende punktet på planen din, klart til å dras dit det hører hjemme.

Det er sjekken du ellers ville gjort med kalkulator og en utskrift kvelden før sikkerhetsrådet møtes. Kjør den igjen etter hver endring av planen, så går du inn i møtet og vet at det viktigste er på kartet.

Fai kan også lese kartet ditt, legge til, flytte eller fjerne et sted, koble det til en scene eller et team, plassere en selger på en plass, angi målestokken og publisere eller ta ned kartet for deltakerne når du ber henne om det. Hun viser deg hver endring og venter på ja-et ditt før hun gjør den.

• Sjekk kartet mitt: førstehjelp, utganger, vann, toaletter og tilgjengelige tilskuerplasser
• Tilpasset publikummet ditt: ut fra hvor mange du venter på det travleste tidspunktet
• Plasser den: hvert manglende punkt lagt til på planen din

Publiser et ryddig kart deltakerne kan følge

Velg stedene deltakerne trenger, som scenene, barene, toalettene, inngangene og førstehjelpen, og publiser. Deltakerne ser planen din med bare disse stedene, under line-upen på arrangementssiden din, mens notatene dine, private steder og områder bak scenen blir hos teamet ditt.

Teamets kart og publikumskartet er atskilt, så du kan fortsette med neste ukes endringer uten at deltakerne ser en halvferdig plan. Når du er klar, lister Oppdater publikumskartet opp nøyaktig hva deltakerne vil se, før det publiseres, og du kan ta ned publikumskartet når som helst. Skriv ut planen med tegnforklaring til veggen på produksjonskontoret, eller lagre den som PDF til en orienteringspakke.

• Bare det deltakerne trenger: notatene dine når aldri det offentlige kartet
• På arrangementssiden din: under line-upen deltakerne allerede leser
• Skriv ut: planen og tegnforklaringen, eller lagret som PDF

Gi nødetater og leverandører et oppdatert kart over stedene de trenger

Lag en privat kartlenke til brannvesenet, ambulansepersonellet, et tilgjengelighetsteam eller en strømleverandør. Velg Nødetater, Tilgjengelighet, Leverandører eller nøyaktig hvilke typer steder, så legger lenken dem til det offentlige kartet: utganger, ruter, førstehjelp og steder som må holdes fri, eller strøm, vann, parkering og backstage. Ingen trenger å logge inn, og lenken viser alltid området ditt slik det er nå.

Et flyttet brannpunkt eller en ny rute er på kartet neste gang brannvesenet åpner lenken, så du slutter å sende en ny PDF på e-post etter hver endring. Siden viser navn, former og symboler, aldri notatene dine eller hvem som er på teamet ditt.

Hver lenke teller hvor ofte den er åpnet, så du kan se at sikkerhetsrådet faktisk bruker den. Gi en lenke en ny adresse eller stopp den i det øyeblikket den når noen som ikke skal ha den, og Fai kan lage, fornye eller stoppe en kartlenke for deg etter at du har bekreftet.

• Nødetater: utganger, ruter, førstehjelp og steder som må holdes fri
• Tilgjengelighet: tilgjengelige steder, toaletter, ruter og parkering
• Leverandører: strøm, vann, parkering, innganger og backstage
• Stopp eller forny: en ny adresse eller stopp når som helst

• Share a private event site map with emergency services and suppliers

Spre leveransene utover oppriggsdagen

Åpne ankomsttider for hver port eller hvert område, med hvor mange kjøretøy hver kan ta, så fylles oppriggsdagen med en jevn strøm av leveranser. Hver tid viser hvor mange plasser som er booket, og stenger når den er full, så en travel morgentid aldri blir en kø av lastebiler på adkomstveien.

Velg hvem som kan booke hver tid: de eksterne teamene dine, selgerne dine eller begge. En innlasting for selgere og en scenelevering deler da de samme portene uten å gå i veien for hverandre. Legg til hva sjåførene må vite, som hvilken inngang de skal bruke og at refleksvest er påbudt på området, så leser hvert team det når de booker. Tidene går over i neste morgen når du trenger en innlasting over natten.

• Ankomsttider: etter dag, port eller område og antall kjøretøy
• Hvem som kan booke den: eksterne team, selgere eller begge
• Hva sjåførene må vite: vist for hvert team når de booker

• Book delivery times for your event and check vehicles in at the gate

La leverandører og selgere booke sine egne kjøretøy

Hvert eksterne team åpner sin egen side, uten konto, velger en ankomsttid med ledige plasser og skriver inn registreringsnummer, kjøretøy, transportfirma, sjåfør og hva det har med. De får en referansekode og en kode porten kan skanne, og de kan endre opplysningene, flytte tiden eller avbestille til kjøretøyet kommer. Du sparer telefonsamtalene og e-postkjedene, og hver booking kommer komplett.

Team får en e-post når en leveranse er booket, flyttet, avbestilt eller avgjort, og når du endrer ankomsttiden. Når en leverandør ringer inn en booking, booker du den for dem og sender dem koden på e-post. Flytt eller avbestill en leveranse, så går plassen tilbake til ankomsttiden for noen andre.

For leveransene som trenger en ekstra titt, som en kran eller en spesialtransport, legger du til en godkjenningsregel. Hver booking som passer, venter på personene som er navngitt i regelen, med plassen holdt av, teamet leser begrunnelsen din hvis du avslår, og porten kan ikke sjekke den inn før den er godkjent.

• Bookinger på deres side: registreringsnummer, kjøretøy, sjåfør og last
• Referanse- og portkoder: som sjåføren viser ved ankomst
• Godkjenningsregler: personene som avgjør hver type leveranse

• Gi alle som jobber på arrangementet ditt riktig pass, godkjent og klart før portene åpner

Driv porten fra en telefon og vit hvem som er på området

Portteamet ditt åpner porten på en telefon eller et nettbrett og ser hvor mange kjøretøy som er forventet, her, dratt, forsinket, kom ikke og venter på godkjenning. De finner et kjøretøy etter kode eller registreringsnummer, sjekker det inn og sjekker det ut når det drar. Du vet alltid hvilke leverandører som er på området, og hvilke som er forsinket.

Et kjøretøy som er booket for en annen dag, spør hvorfor du slipper det inn først, og et feil trykk angres i ett steg. Når en ankomsttid er over, merker du et kjøretøy med Kom ikke, og sjekker det inn som vanlig hvis det dukker opp senere. Åpning av porten og hvert oppslag registreres, fordi de viser sjåførenes navn og telefonnumre.

Spør Fai hvilke leveranser som er ventet i ettermiddag, eller be henne booke, flytte eller avbestille en leveranse, legge til en ankomsttid eller sjekke inn et kjøretøy, med dine egne ord. Hun viser deg endringen og venter på ja-et ditt først.

• Portvisning: hvert kjøretøy under ankomsttiden sin
• Referanse eller registreringsnummer: finn et kjøretøy booket for hvilken som helst dag
• Sjekk inn og ut: med angre, forsinket og kom ikke