Kerro oikeille ihmisille nopeasti ja hoida jokainen poikkeama ilmoituksesta sulkemiseen

Tavoita vain ne, joiden pitää tietää

Valitse ryhmät, joille viesti on: osastot, vuorolistalla olevat, koko crew, vapaaehtoiset, esiintyjien tiimit, myyjät, media, sponsorit tai jonkin lomakkeesi vastaajat. Rajaa jokaista ryhmää tilan, roolin, päivän, tiimin tai vuoron mukaan, niin porttimuutos menee lauantain porttien järjestyksenvalvojille eikä kenellekään muulle, ja kahdessa ryhmässä oleva saa viestin kerran.

Jokainen tapahtumasi parissa työskentelevä tiimi on jo hallintapaneelissa, joten mitään listaa ei tarvitse viedä eikä ryhmächattia pitää ajan tasalla. Rajaa lomakkeeseen vastanneita päätöksesi tai jonkin heidän vastauksensa mukaan, kuten kaikki hyväksymäsi vapaaehtoishakijat tai kaikki, jotka valitsivat vastauksissaan baaritiimin.

• Kuka saa sen: jokainen tapahtumasi tiimi valmiina valittavaksi
• Rajaa jokaista ryhmää: tilan, roolin, päivän, tiimin tai vuoron mukaan
• Lomakkeeseen vastanneet: rajattuna päätöksesi tai yhden vastauksen mukaan

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Sano se nopeasti tapahtumapäivän pohjilla ja Fain luonnoksilla

Aloita tapahtumapäivän pikaviestistä, kuten Sääkatko, Porttimuutos, Esiintymisajan muutos, Myöhässä tai Vaara ohi, tai kerro Faille, mitä haluat sanoa, niin hän luonnostelee viestin brändisi äänellä. Lisää kunkin henkilön etunimi, vuoron aika, tiimi, rooli tai lava, niin jokainen viesti kuulostaa hänelle kirjoitetulta, ja lähetä se sähköpostilla, tekstiviestillä tai molemmilla.

Paineen alla kukaan ei halua kirjoittaa viestiä tyhjästä. Pohjissa on tapahtumatiimin käyttämät sanat, ja portille, ajalle tai lavalle on merkitty aukot. Fain luonnos antaa lähtökohdan, jota voit muuttaa ennen kuin mitään lähtee. Kun lomakkeen ryhmä on valittuna, voit lisätä viestiin kunkin henkilön vastauksen johonkin sen kysymyksistä, kuten hänen saapumispäivänsä.

Kun ajo-ohjelman esiintymisaika siirtyy vartin tai enemmän, Fai ehdottaa tapahtuman Tänään-sivulla sähköpostia tiimeille, joita muutos koskee, eikä mitään lähetetä ennen kuin joku tiimistäsi hyväksyy sen.

• Tapahtumapäivän pikaviestit: sääkatko, porttimuutos, myöhässä ja muita
• Pyydä Failta luonnos: kerro, mitä tarvitset, ja tarkista hänen sanansa
• Kunkin henkilön tiedot: etunimi, vuoron aika, tiimi, rooli tai lava
• Sähköposti ja tekstiviesti: yksi kanava tai molemmat samassa viestissä

Tarkista, kuka viestin saa, ja lähetä heti tai myöhemmin

Ennen kuin mitään lähtee, näe, kuka saa viestin sähköpostilla ja kuka tekstiviestillä, sekä kuka jää ulkopuolelle ja miksi, kuten puuttuvan matkapuhelinnumeron tai STOP-vastauksen lähettäneen numeron vuoksi. Lähetä viesti heti tai ajasta se tapahtuman aikavyöhykkeellä, ja peru ajastettu viesti milloin tahansa ennen sen lähtemistä. Tapahtumapäivänä Lähetä viesti on myös tapahtumapäivän näkymän yläreunassa.

Jos ryhmä muuttuu tarkistuksen ja lähettämisen välillä, esimerkiksi kun uusia vapaaehtoisia liittyy vuorolistalle, näet uuden määrän ja tarkistat uudelleen, joten lähtevä määrä on se, jonka hyväksyit. Ajasta seuraavan aamun infotilaisuuden viesti edellisenä iltana, niin crew saa sen aamiaisella sinun nukkuessasi.

• Tarkista ennen lähettämistä: jokainen vastaanottaja kanavittain
• Lähetä myöhemmin: valitsemanasi aikana tapahtuman aikavyöhykkeellä
• Peru: ajastettu viesti ennen sen lähtemistä

Näe, ketä kukin viesti tavoitti, ja lähetä se uudelleen

Avaa mikä tahansa viesti, niin näet jokaisen henkilön tilan: lähetetty, avattu, matkalla tai ei lähetetty, ja voit rajata näkymän niihin, joita viesti ei tavoittanut. Kun viesti on lähetetty loppuun, lähetä se uudelleen vain heille, ja avaa kenen tahansa crew-jäsenen tiedot nähdäksesi jokaisen viestin, joka hänelle on lähetetty tapahtumasta.

Kun järjestyksenvalvoja sanoo, ettei hän koskaan kuullut porttimuutoksesta, näet, mitä hänelle lähetettiin ja milloin ja tavoittiko se hänet. Sähköpostivastaukset menevät brändisi sähköpostiosoitteeseen, joten myyjän vastaus päätyy niille, jotka osaavat vastata siihen.

• Toimitus: lähetetty, avattu, matkalla tai ei lähetetty kullekin henkilölle
• Lähetä uudelleen: vain niille, joita viesti ei tavoittanut
• Yhdelle henkilölle lähetetyt viestit: kaikki, mitä hänelle on lähetetty tapahtumasta

Lähetä vuorolista ja muut listat tiimille aikataulun mukaan

Lähetä vuorolista, ajo-ohjelma, advancingin tilanne, majoituslista tai noudot oikeille ihmisille joka päivä tai joka viikko valitsemanasi päivänä ja aikana. Jokainen saa sähköpostin, jossa on linkki, ja kirjautuu ladatakseen tiedoston, joka tehdään aina listasta sellaisena kuin se on sillä hetkellä. Tee tiedosto heti aina, kun tarvitset sellaisen, ja keskeytä tai lopeta aikataulu milloin tahansa.

Tämä korvaa maanantain taulukkorumban: vuorolista turvallisuuspäällikölle, majoituslista matkatiimille, noudot kuljetuspäällikölle. Ihmisten nimiä sisältävät listat menevät vain omistajille ja ylläpitäjille, jokainen tiedosto ja lataus kirjataan, ja jos kukaan valituista ei enää näe listaa, Ticket Fairy keskeyttää aikataulun ja ilmoittaa siitä omistajille ja ylläpitäjille.

• Lähetä säännöllisesti: joka päivä tai joka viikko valitsemanasi aikana
• Listasi: vuorolista, ajo-ohjelma, advancing, majoituslista ja noudot
• Lataus kirjautumalla: linkki tiedostoon, ei koskaan liitettä

• Send your event lists to your team on a schedule

Kirjaa tapahtunut sekunneissa

Kirjoita, mitä tapahtui, missä ja kuinka vakavaa se on, niin ilmoitus on tehty. Aika on nyt ja ilmoittaja olet sinä, ellet muuta niitä, ja voit valita paikan aluekartaltasi. Osalliset ihmiset kirjataan lisätietoihin erilleen tapahtuneesta, ja niitä voi lukea vain turvallisuustiimisi. Kuka tahansa tapahtumasi tiimistä voi myös pyytää Faita kirjaamaan poikkeaman tai lisäämään päivityksen puhelimellaan, ja Fai odottaa ensin hänen hyväksyntäänsä.

Jokaisella vakavuustasolla on selkeä kuvaus, joten järjestyksenvalvoja tietää, että hengenvaara on kriittinen ja muistiin kirjattava pieni kolhu matala. Merkitse ilmoitus luottamukselliseksi, niin vain turvallisuustiimisi ja ilmoituksen tekijä voivat lukea sen kokonaan. Kaikki muut näkevät vain, että jotain tapahtui, milloin ja kuinka vakavaa se on. Ensiapu-, suojelu- ja hyvinvointipoikkeamat ovat luottamuksellisia alusta asti, ja jokainen luottamuksellisen poikkeaman avaus kirjataan.

• Kolme vastausta: mitä tapahtui, missä ja kuinka vakavaa se on
• Valitse kartalta: paikka aluesuunnitelmastasi
• Luottamuksellinen: päällä alusta asti ensiapu-, suojelu- ja hyvinvointiasioissa
• Ilmoita Fain kautta: kenelle tahansa tapahtumasi tiimistä

• Report and handle incidents at your event

Kerro turvallisuusvastaavallesi heti, kun jotain vakavaa tapahtuu

Kun poikkeama ilmoitetaan korkeaksi tai kriittiseksi tai nostetaan jompaankumpaan myöhemmin, Fai lähettää heti sähköpostin turvallisuusvastaavallesi sekä tapahtuman omistajille ja ylläpitäjille. Siinä kerrotaan vakavuus, tyyppi, paikka ja aika sekä linkki poikkeamaan. Sähköposti ei koskaan kerro, mitä tapahtui tai keitä asia koski. Jos kriittinen poikkeama on myöhemmin yhä avoin, heille lähetetään uusi sähköposti, ja kiireellinen tehtävä näyttää tiimillesi, että asiaa jahdataan.

Fai tarkistaa poikkeamalokisi myös kerran tunnissa toistuvien kuvioiden varalta. Kun useita samanlaisia poikkeamia sattuu samassa paikassa lähekkäin, kuten ensiaputehtäviä päälavan baarissa, hän laatii turvallisuusvastaavallesi sähköpostin, jossa kysytään, tarvitaanko alueelle lisää valvontaa, tai tehtävän, jos turvallisuusvastaavaa ei ole nimetty, ja tiimisi hyväksyy sen.

• Turvallisuushälytykset: jokaisesta korkeasta tai kriittisestä ilmoituksesta
• Nostettu myöhemmin: vakavammaksi muutettu poikkeama hälyttää myös
• Toistuvat kuviot: samanlainen poikkeama samassa paikassa

• Johda valvomoa, yleisöä ja ensiapua yhdestä reaaliaikaisesta näkymästä

Anna Fain luokitella jokainen ilmoitus, kun tiimisi päättää

Fai lukee jokaisen ilmoituksen ja ehdottaa sen tyyppiä ja vakavuutta, ja asiaa hoitava henkilö hyväksyy ehdotuksen yhdellä painikkeella tai pitää omansa. Nimeä, kuka asiaa hoitaa, siirrä poikkeama tiloista uusi, käsittelyssä, ratkaistu ja suljettu ja lisää päivityksiä tilanteen edetessä. Jokainen vaihe tallentuu aikajanalle tekijöineen ja aikoineen, ja päivitykset lisätään, niitä ei koskaan kirjoiteta yli.

Loki listaa ensin käsittelyä vaativat, vakavimmat ylimpänä, ja näyttää määrät tiloittain, joten vuoropäällikkö näkee yhdellä silmäyksellä, mikä on auki. Poikkeamia ei koskaan poisteta: vahingossa kirjattu suljetaan huomautuksella, ja suljetun poikkeaman voi avata uudelleen. Kun aika koittaa, poista poikkeaman henkilötiedot, niin osalliset ihmiset ja jokaisen päivityksen teksti tyhjennetään, mutta tallenne siitä, kuka teki mitä ja milloin, säilyy täydellisenä.

Jokainen poikkeama hyödyttää myös seuraavaa tapahtumaa. Fai lukee brändisi aiempien tapahtumien poikkeamat laatiessaan riskirekisteriä, joten toistuva poikkeamatyyppi näkyy ensi vuoden rekisterissä lukumäärä vieressään.

• Fai ehdottaa: tyypin ja vakavuuden
• Seuraava vaihe: aloita käsittely, merkitse ratkaistuksi, sulje tai avaa uudelleen
• Mitä on tapahtunut tähän mennessä: jokainen vaihe ja päivitys tekijöineen ja aikoineen
• Poista henkilötiedot: ihmiset ja päivitykset tyhjennetään, tallenne säilyy

• Näe sää ja riskit ajoissa ja pidä suunnitelmasi valmiina