Miehitä jokainen vuoro ja maksa jokaisesta tehdystä tunnista

Aloita yleisösi tarvitsemasta miehityksestä

Kerro Faille, montako ihmistä odotat vilkkaimpaan hetkeen, milloin ovet avautuvat ja milloin viimeiset lähtevät, niin hän ehdottaa, montako ihmistä kukin tiimi tarvitsee päivän jokaiselle tunnille. Lisää hänen vuoronsa työvuorolistaan sellaisinaan tai muokkaa ensin mitä tahansa niistä. Aloitat yleisösi kokoon mitoitetusta suunnitelmasta ja käytät aikasi harkintaa vaativiin päätöksiin, jotka vain sinä voit tehdä.

Tiimisi saattaa jo pitää työvuorolistaa taulukossa, tai henkilöstötoimittaja saattaa lähettää sinulle omansa. Pudota CSV- tai Excel-tiedosto sellaisenaan, niin Fai yhdistää jokaisen sarakkeen päivään, kellonaikoihin, osastoon ja rooliin. Näet jokaisen rivin ja sen mahdolliset ongelmat ennen kuin yhtään vuoroa lisätään, ja kaikki vuorolistan säännöt koskevat myös tuomiasi vuoroja. Saman tuonnin tekeminen kahdesti ei koskaan kahdenna vuorojasi.

Itse lisäämiäsi vuoroja voit toistaa usealle päivälle kerralla, kuten saman porttivuoron joka päivä rakentamisesta purkuun, ja puolenyön jälkeen päättyvä vuoro jatkuu seuraavaan aamuun.

• Ehdotettu miehitys: ihmiset kullekin tiimille ja tunnille odotetun yleisön mukaan
• Vuorot taulukosta: CSV- tai Excel-työvuorolistasi, jokainen rivi tarkistettuna ennen lisäämistä
• Toista usealle päivälle: sama vuoro joka päivä ensimmäisestä viimeiseen

• Build your event rota and check staff in
• Add shifts to your event rota from a spreadsheet

Näe, missä väkeä puuttuu, kun aikaa on vielä

Valitse päivä, niin työvuorolista näyttää, montako paikkaa on täytetty, ja sitten kunkin tiimin miehityksen tunti tunnilta: vihreä on katettu, oranssi tarvitsee vielä väkeä. Jokaisesta vuorosta näkyy, tarvitseeko se ihmisiä, onko se täytetty vai ovatko kaikki vahvistaneet, ja avaamalla sen näet, ketä siinä on ja mikä on kunkin henkilön seuraava vaihe. Näet lauantai-iltapäivän baarin aukon jo maanantaina, et vasta lauantaina.

Aseta vuorolistan säännöt kerran: lyhin lepo vuorojen välillä, enimmäistunnit päivässä ja enimmäistunnit seitsemässä päivässä. Työvuorolistan yläpuolella oleva varoitus nimeää jokaisen, joka on kahdessa vuorossa yhtä aikaa, tekee liian pitkää päivää tai jää ilman riittävää lepoa, joten väsynyt järjestyksenvalvoja huomataan jo suunnitteluvaiheessa eikä vasta portilla. Seitsemän päivän raja laskee vuorot kaikissa brändisi tapahtumissa, joten perjantain klubi-illassasi ja lauantain festivaalillasi työskentelevä baarityöntekijä lasketaan yhteen kertaan molemmista.

Säännöt ohjaavat tiimiäsi rajoittamatta sitä. Voit silti lisätä jonkun täyteen vuoroon tai jonkun, josta sääntö varoittaa: työvuorolista kysyy ensin ja lisää hänet sitten kutsuttuna ja muistutuksella tarkistaa tilanne. Fai ei koskaan ehdota ketään, joka rikkoisi sääntöjäsi.

• Miehitys tiimin ja tunnin mukaan: täytetyt paikat verrattuna tarvittaviin
• Vuorolistan säännöt: lyhin lepo, enimmäistunnit päivässä ja seitsemässä päivässä
• Päällekkäisyysvaroitukset: jokainen, joka on kahdessa vuorossa yhtä aikaa tai liian vähällä levolla
• Kaikissa tapahtumissasi: henkilön tunnit kaikissa brändisi tapahtumissa

Täytä jokainen aukko sopivilla ihmisillä

Pyydä Faita täyttämään aukot, niin hän listaa ihmisiä jokaiseen avoimeen paikkaan aloittaen samasta tiimistä tai vastaavasta roolista ja kertoo, miksi kukin sopii. Tai tarjoa vuoroa muutamalle ihmiselle ja anna ensimmäisen kyllän viedä paikka. Kummassakin tapauksessa jokainen Fain ehdottama henkilö on vapaana kyseiseen aikaan kaikissa tapahtumissasi, levännyt, tarpeeksi vanha ja hänellä on vuoron vaatima taito.

Tarjous lähtee ihmisille, jotka Fai valitsee puolestasi, ja hänen perustelunsa ovat selkokielisiä, kuten on taito, on tehnyt tätä ennenkin tai on aina saapunut, ja lisäksi näet, montako ihmistä hän jätti pois ja miksi. Poista valinta keneltä tahansa, jota et halua, ja lähetä. Jokainen saa sähköpostin, jossa on linkki hänen omalle sivulleen, jolla hän hyväksyy tai kieltäytyy. Ensimmäinen hyväksyjä liittyy vuoroon vahvistettuna, ja kaikki muut vielä harkitsevat näkevät, että paikka on mennyt, joten kukaan ei saavu jo täyteen vuoroon.

Ennen kuin paikka annetaan kenellekään, Ticket Fairy tarkistaa uudelleen, että vuorossa on yhä tilaa ja että se sopii hänelle edelleen, joten kaksi nopeaa kyllää ei koskaan täytä samaa paikkaa kahdesti. Näet jokaisen tarjouksen tilan: odottaa, hyväksytty, hylätty tai paikka täytetty, ja voit perua tarjouksen, joka vielä odottaa.

• Täytä aukot: Fain valinnat jokaiseen avoimeen paikkaan ja syy, miksi kukin sopii
• Vuorotarjoukset: ensimmäinen hyväksyjä saa paikan
• Ketkä jätettiin pois: laskettuna syyn mukaan, kuten liian vähän lepoa tai puuttuva taito
• Vastaukset tarjouksiin: odottaa, hyväksytty, hylätty tai paikka täytetty

• Offer open shifts on your event rota to crew and volunteers

Selvitä edellisenä päivänä, ketkä ovat vielä tulossa

Kysy jokaisen vuoron väeltä vuoroa edeltävänä päivänä, tulevatko he vielä, ja seuraa vastausten kertymistä: tulossa, ei pääse ja ei vielä vastannut. Jokainen, joka ei pääse, vapauttaa paikkansa heti, ja Fai ehdottaa, kenelle sitä tarjotaan, kun sen täyttämiseen on vielä aikaa. Peruutuksista tulee lista, jonka käyt läpi edellisenä iltana, eikä yllätys portilla.

Tapahtumapäivänä varoitus nimeää jokaisen, joka ei ole kirjautunut saapuneeksi vuoronsa alettua. Yksi toiminto merkitsee hänet saapumatta jääneeksi ja avaa tarjouksen hänen paikastaan, joten tuuraajan löytäminen vie minuutin. Jos hän sittenkin saapuu, kirjaat hänet saapuneeksi tavalliseen tapaan.

Kaksi valitsinta Vuorolistan säännöissä antaa Fain lähettää vuoron ensimmäiset tarjoukset heti, kun se tarvitsee ihmisiä, ja kysyä tuletko vielä -kysymyksen kutakin vuoroa edeltävänä päivänä odottamatta sinua. Hyväksyt silti kaikki lisätarjoukset itse. Molemmat valitsimet ovat aluksi pois päältä, ja valitset ne kullekin tapahtumalle erikseen, joten satojen vapaaehtoisten festivaali voi pyöriä omillaan, kun taas pieni klubi-ilta pysyy kokonaan sinun käsissäsi.

• Tuletko vielä?: yksi kysymys kaikille seuraavan päivän vuoroissa oleville
• Saapumatta jäänyt: merkitse ja etsi tuuraaja samalla kertaa
• Tarjoukset itsestään: pois päältä, kunnes otat ne käyttöön, tapahtumakohtaisesti

Anna jokaiselle yksi sivu kaikille vuoroille

Jokainen työntekijä ja vapaaehtoinen saa henkilökohtaisen Omat vuoroni -linkin, joka avaa hänen oman sivunsa ilman tiliä tai salasanaa. Hän näkee vuoronsa kaikissa tapahtumissasi, hyväksyy tarjouksesi, vastaa tuletko vielä -kysymykseen, kertoo päivät, joina hän voi työskennellä, ja lisää vuoronsa kalenteriinsa. Jokainen vastaus näkyy työvuorolistassasi heti, joten "mihin aikaan olen töissä?" lakkaa olemasta sinun kysymyksesi.

Samalla sivulla ovat hänen vuorojensa vaatimat asiakirjat, turvallisuusperehdytyksesi, hänen ruokavalionsa henkilökunnan keittiötä varten ja hänen tekemänsä tunnit, ja jokaisesta rivistä näkyy, odottaako se hyväksyntää vai onko se hyväksytty. Sivu näyttää vain hänen omat vuoronsa, tarjouksensa ja asiakirjansa, ei koskaan toisen työntekijän nimeä. Kun henkilö lähtee tiimistäsi, yksi toiminto poistaa käytöstä kaikki hänelle lähettämäsi linkit.

• Omat vuoroni -sivu: jokainen vuoro jokaisessa tapahtumassa ilman tiliä
• Lisää kalenteriin: yksi vuoro tai kaikki omaan kalenterisovellukseen
• Päivät, joina hän voi työskennellä: jotta tarjoukset lähtevät oikeina päivinä
• Omat tunnit: tehdyt tunnit, hyväksyntää odottamassa tai hyväksyttyinä

• Give your event crew one page for all their shifts
• Rakenna työntekijä- ja vapaaehtoistiimi, johon voit luottaa joka vuosi

Lähetä vuorot ja kirjaa henkilökuntasi saapuneeksi tapahtumapäivänä

Kun työvuorolista on valmis, lähetä jokaiselle yksi sähköposti, jossa ovat vain hänen oman vuoronsa ajat, paikka ja rooli kyseiselle päivälle, ja vastaukset tulevat sinulle. Tapahtumapäivänä vaihda työvuorolista saapumislistaksi, etsi kukin nimellä ja kirjaa hänet saapuneeksi, merkitse saapumatta jääneeksi tai kirjaa lähteneeksi. Jokaisen vaiheen voi kumota, ja lista päivittyy tiimisi työskennellessä sen parissa.

Jokaisesta saapumis- ja lähtökirjauksesta tulee kyseisen henkilön tuntien alku ja loppu, joten kenenkään ei tarvitse täyttää tuntilistaa eikä kenenkään tarvitse kirjoittaa aikoja tapahtuman jälkeen. Kuka tahansa tapahtumasi tiimistä voi pyytää Faita kirjaamaan järjestyksenvalvojan saapuneeksi tai lähteneeksi puhelimellaan, esimerkiksi kaukaisen portin esimies, ja Fai odottaa ensin hänen kylläänsä.

• Lähetä kaikille heidän vuoronsa: yksi sähköposti kullekin, jossa vain hänen omat vuoronsa
• Saapumislista: saapunut, saapumatta jäänyt ja lähtenyt
• Kumoa mikä tahansa vaihe: väärä napautus korjattu hetkessä

• Build your event rota and check staff in

Hyväksy tunnit kirjauksista Fain tarkistusten avulla

Jokainen henkilö saa yhden rivin kustakin vuorosta, ja ajat tulevat siitä, milloin tiimisi kirjasi hänet saapuneeksi ja lähteneeksi. Fai tarkistaa ensin jokaisen rivin ja merkitsee kaiken poikkeavan selkokielellä: ei lähtökirjausta, ei saapumiskirjausta, lähti myöhään, hyvin lyhyt, kaksi vuoroa yhtä aikaa tai ajat, jotka muuttuivat hyväksynnän jälkeen. Hyväksy kerralla kaikki rivit, joissa ei ole mitään poikkeavaa, ja käytä aikasi vain riveihin, jotka tarvitsevat ihmistä.

Korjaa rivi lisäämällä tai vähentämällä aikaa tai asettamalla sen oikea kokonaismäärä ja kirjoita syy. Yleiset syyt, kuten palkaton tauko tai unohtunut lähtökirjaus, ovat valmiina valittaviksi. Yksi toiminto täyttää vuoron aikataulun mukaiset tunnit. Jokaisessa hyväksytyssä rivissä näkyy, kuka sen hyväksyi ja milloin, jokainen muutos syineen ja koko historia, ja sen tunnit ja kustannus pysyvät hyväksyttyinä. Jos muutat hyväksyttyä riviä, se palaa hyväksyttäväksi sillä tuntihinnalla, jolla se alun perin hyväksyttiin.

Baaripäällikkösi tai turvallisuuspäällikkösi tietää, kuka todella työskenteli kussakin vuorossa. Tee hänestä osastonsa vetäjä, niin hän hyväksyy ja korjaa oman tiiminsä tunnit Omat vuoroni -sivultaan samoilla Fain tarkistuksilla ja ilman kirjautumista. Vetäjät näkevät vain tunnit, eivät koskaan kustannuksia, eivät koskaan hyväksy omaa riviään, ja jokaisessa hyväksynnässä on heidän nimensä.

• Fain merkitsemät: ensin katsottavat rivit ja mitä hän huomasi
• Hyväksy kerralla: kaikki rivit, joissa ei ole mitään poikkeavaa
• Syy jokaiselle muutokselle: säilyy rivillä jokaiselle, joka sen tarkistaa
• Osastojen vetäjät: hyväksyvät oman tiiminsä tunnit, eivät koskaan kustannuksia

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Let department leads approve their team's hours at your event

Vertaa jokaista henkilöstöyrityksen laskua todellisiin tunteihin

Nimeä ulkoinen tiimi, joka toimittaa vuoron ihmiset, ja sen tuntihinta, niin tunnit järjestyvät itsestään henkilöstöyrityksen mukaan. Jokaisesta tiimistä näkyvät sen ihmiset ja rivit, kirjatut ja hyväksytyt tunnit, vielä odottavat ja hyväksytty kustannus. Kun turvallisuusyrityksen lasku saapuu, vertaat sitä tunteihin, jotka sen järjestyksenvalvojat todella tekivät, etkä heidän tuntilistaansa.

Hyväksytyt tunnit kerrottuna tuntihinnalla siirtyvät tapahtumasi Budjetin Henkilökunta-osioon, vielä hyväksymättömien tuntien aikataulun mukaisen kustannuksen rinnalle, joten näet henkilöstökulusi ennen kuin laskut saapuvat. Lataa rivit mistä tahansa päivästä, osastosta tai ulkoisesta tiimistä, jokaisella rivillä ajat, muutokset, hyväksyjä, tuntihinta ja kustannus, ja jokainen lataus kirjataan nimelläsi.

Kysy Failta, montako riviä odottaa lauantailta, niin hän hyväksyy valitsemasi rivit tai kaikki rivit, joissa ei ole mitään poikkeavaa, ja kertoo ensin, montako niitä on.

• Ulkoisen tiimin mukaan: kirjatut, hyväksytyt ja vielä odottavat tunnit kullekin henkilöstöyritykselle
• Tuntihinta: asetetaan vuorolle ja lukitaan hyväksyttäessä
• Budjetti: hyväksytyt ja aikataulun mukaiset henkilöstökulut tapahtumassasi
• Lataa: ajat, muutokset, hyväksyjä, tuntihinta ja kustannus kultakin riviltä

• Tiedä, mitä tapahtumasi maksaa, ennen kuin laskut saapuvat