1. Event Operating System
  2. Alue ja logistiikka
  3. Vuokraus, varusteet ja toimittajat

Vuokraa juuri se, mitä tapahtumasi tarvitsee, ja tiedä, missä jokainen varuste on

CDJ:iden ja vahvistimien laskeminen kymmenistä raidereista, vahvistusten jahtaaminen toimittajilta, toimitusten tarkistaminen papereita vasten ja palauttamatta jääneiden radiopuhelinten etsiminen vievät tuotantopäälliköltä kokonaisia viikkoja vuodessa. Ticket Fairyssa jokaisen esiintyjän raideri täyttää yhden backline-listan ja laskee, montako kutakin tavaraa vuokrataan, päivä päivältä ja lava lavalta, itse vuokraamasi PA:n, valojen ja lavarakenteiden rinnalla. Jokainen toimittaja saa vain omat rivinsä ja vain sen, mikä on muuttunut, vahvistaa ne ja lähettää tarjouksensa omalla sivullaan, ja crew'si laskee, mitä saapuu ja mitä palautetaan. Alueella varustetiski jakaa radiopuhelimet ja varusteet skannaamalla, ulkopuoliset tiimit tilaavat ylimääräisiä varusteitasi sinun hinnoillasi, ja jokaisen toimittajan vakuutus ja riskinarviointi on saatu ennen kuin he saapuvat.

Varaa live-demo
  • Yksi vuokralista laskettuna jokaisesta raiderista
  • Jokainen tilaus vahvistettu, laskettu sisään ja tarkistettu ennen maksua
  • Jokainen radiopuhelin ja varuste tiedossa
Ticket Fairyn festivaalin backline-vuokralista, jossa ovat CDJ:t, mikserit, rumpusetti, rumpukalvot ja kitaravahvistimet, vuokrattavat määrät, kunkin tavaran toimittaja ja kunkin tilauksen tilanne

Anna jokaisen raiderin täyttää backline-listasi

Varaa esiintyjäsi esiintymisaikoineen ja lisää heidän tekniset raiderinsa Advancingiin, niin Backlinen vuokraus täyttyy itsestään: jokainen tavara on oikealla lavalla ja oikeana päivänä, ja kunkin esiintyjän tarve on lainattu suoraan hänen omasta raideristaan. Rivi, jonka mukaan esiintyjä tuo omat laitteensa, jätetään pois, ja rivit, jotka ovat liian epäselviä laskettaviksi, listataan sinulle tarkistettaviksi raiderista. Kun raideri muuttuu, lista seuraa.

Fai lukee jokaisen raiderin sen saapuessa ja uudelleen sen muuttuessa, ja ehdottaa lisättäviksi tavaroita, joita hän löytää lataamistasi tuotantoasiakirjoista. Kun raideri muuttaa tarvetta, jonka tiimisi on asettanut käsin, tavarassa lukee Rider muuttui: tarkista, ja sinä valitset, käytetäänkö raideria vai pidetäänkö oma lukusi. Raideri ei koskaan korvaa tiimisi tekemää päätöstä.

  • Luettu raidereista: kunkin esiintyjän tarve lainattuna hänen omasta raideristaan
  • Epäselvät rivit merkitty: ja pikalinkki raideriin niiden tarkistamiseksi
  • Rider muuttui: tarkista: käytä raideria tai pidä tiimisi luku
Ticket Fairyn CDJ-vuokratavara, jossa näkyvät kunkin esiintyjän raiderista lainattu tarve, tarkistettava raiderin muutos, lavalla jo oleva kalusto ja tavaran historia

Vuokraa jokainen tavara kerran vilkkaimman päivän tarpeeseen

Saman lavan ja päivän esiintyjät jakavat kaluston, joten suurin yksittäisen esiintyjän tarve ratkaisee, ja omia laitteitaan tarvitseva esiintyjä tulee sen päälle. Uudelleen käytettävä kalusto vuokrataan kerran kunkin lavan vilkkaimman päivän mukaan, kuluvat tarvikkeet, kuten rumpukalvot, kielet ja teippi, lasketaan yhteen joka päivältä, ja se, mitä lavalla jo on tai mitä omistat itse, vähennetään ensin. Et enää maksa kolmannesta CDJ-setistä, joka olisi lojunut flight casessa koko viikonlopun.

Näin laskimme näyttää jokaisessa tavarassa kaikki luvun taustalla olevat päivät ja lavat, joten pystyt vastaamaan promoottorille, joka kysyy, miksi vuokrasit neljä eikä kuutta. Lavan omat tekniset tiedot ja omistamasi kalusto luetaan samalla tavalla kuin raideri, joten talon PA tai omat mikserisi vähennetään määrästä.

Tuotannon vuokraus on backlinen rinnalla samalla laskutavalla. Lisää PA, valot, lavarakenteet, sähkö ja kaikki muu vuokraamasi, ja kerro, minne se tulee, minä päivinä sitä tarvitaan ja voiko sitä käyttää uudelleen, niin vastaava tavara yhdistyy jo olemassa olevaan riviin. Aseta sisäänkantopäivät ennen ja ulosvientipäivät jälkeen, niin jokainen vuokra-aika ja päiväkohtainen hinta seuraa. Konferenssissa lisäät kunkin salin kaluston samalla tavalla.

  • Uudelleenkäyttö päivien välillä: kalusto vuokrataan kerran, kuluvat tarvikkeet lasketaan päivittäin
  • Oma kalustosi ensin: lavan tekniset tiedot ja oma kalustosi vähennetään
  • Tuotannon vuokraus: PA, valot, lavarakenteet, sähkö ja muuta
  • Vuokra-aika: sisäänkanto- ja ulosvientipäivät jokaisella rivillä
Ticket Fairyn CDJ-laitteiden backline-tavara avattuna näkymään, jossa näkyy, miten määrä laskettiin päivä päivältä päälavalla, kun yksi laite on jo lavalla ja uudelleenkäyttö säästää kolme kappaletta

Lähetä jokaiselle toimittajalle vain se, mikä muuttui

Fai laatii kullekin toimittajalle sähköpostin sen tavaroista, vuokrapäivistä sekä toimitus- ja noutoajoista, ja sinä luet ja lähetät sen. Jokainen lähetys säilyttää kopion listasta sellaisena kuin se oli, joten jokaisessa sen jälkeen muuttuneessa tavarassa kerrotaan siitä, ja seuraava sähköposti luettelee vain nuo muutokset. Backline-yrityksesi ei koskaan rakenna tapahtumaasi viime kuun version pohjalta.

Seuraa jokaista riviä tiloissa Tilattava, Tarjous saatu, Tilattu, Vahvistettu, Toimitettu ja Palautettu. Tilatuiksi merkityt tavarat lasketaan sitoviksi kuluiksi tapahtumasi budjettiin, ja toimittajan hinnoitelluista tavaroista tulee ostotilausluonnos yhdellä toiminnolla. Tulosta kenelle tahansa toimittajalle selkeä lista, jossa on jokainen tavara, määrä ja vuokrapäivät sekä toimitus ja nouto ylimpänä.

Tarvitsetko toimittajan läheltä tapahtumapaikkaa, jossa et ole ennen työskennellyt? Kuvaile, mitä tarvitset, niin Fai listaa paikallisia toimittajia verkkosivustoineen ja yhteystietoineen.

  • Fai laatii sähköpostin: tavarat, päivät, toimitus ja nouto
  • Lähetä muutokset: lyhyt sähköposti, jossa on vain uudet asiat
  • Ostotilaus: toimittajan hinnoitellut tavarat yhdellä toiminnolla
  • Budjetti: tilatut tavarat lasketaan sitoviksi kuluiksi
Ticket Fairyn sähköposti, jonka Fai laati backline-toimittajalle, ja siinä kaksi muutosta edellisen lähetyksen jälkeen valmiina tarkistettavaksi ja lähetettäväksi

Saa jokainen tilaus vahvistetuksi ja jokainen tarjous luetuksi puolestasi

Anna jokaiselle vuokratoimittajalle oma sivu ilman kirjautumista ja lähetä sille linkki sähköpostilla. Mitä olemme tilanneet teiltä -näkymässä toimittaja näkee jokaisen rivin päivineen, lavoineen ja hintoineen ja vahvistaa ne kerralla. Kun se pystyy toimittamaan vain vähemmän, jotain muuta tai toiseen hintaan, se pyytää muutosta tai pyytää siirtämään toimitus- ja noutoaikoja, ja sinä hyväksyt tai hylkäät jokaisen pyynnön.

Toimittaja lataa tarjouksensa PDF:nä tai valokuvana, tai lisäät itse sen sähköpostilla lähettämän tarjouksen. Fai lukee sen rivejäsi vasten ja lisää Tänään-sivulle ehdotuksen, jossa ovat tarjotut hinnat ja mahdolliset korvaavat tuotteet, ja nimeää rivit, jotka tarjouksesta puuttuvat tai joita siinä on vähemmän. Hyväksy se, niin hinnat täyttyvät riveillesi, eikä kenenkään tarvitse kirjoittaa tarjousta käsin.

Toimittajan sivu näyttää aina jokaisen rivin sellaisena kuin se nyt on, ja jokainen lähettämäsi uusi linkki lopettaa edellisen toiminnan, joten vain viimeisin sähköpostisi toimii. Kysy Failta, mitä toimittajasi ovat pyytäneet ja missä vaiheessa kukin tarjous on.

  • Vahvista: toimittaja vahvistaa jokaisen tilatun rivin
  • Pyydä muutosta: vähemmän, jotain muuta, toinen hinta tai muut ajat
  • Fain lukemat tarjoukset: hinnat, korvaavat tuotteet ja puutteet hyväksyttäviksesi
Ticket Fairyn sivu, jonka vuokratoimittaja avaa linkistään, ja siinä siltä tilatut, vahvistettavat rivit, pyynnöt rivin tai aikojen muuttamiseksi ja tarjouksen lataus

Laske toimitukset sisään ja ulos ja maksa vain siitä, mitä saapui

Kun toimitus saapuu lastauslaiturille, crew'si laskee sisään, montako kappaletta tuli ja montako on vaurioitunut, ja lisää huomautuksen. Kun toimittaja noutaa tavarat, se laskee ulos, mitä palautettiin. Jokainen rivi näyttää sen jälkeen, montako puuttuu, on ylimääräisiä tai on vaurioitunut, ja viimeisin laskenta kertoo, kuka laski ja milloin.

Avaa toimittajan ostotilaus, niin Mitä saapui vertaa jokaista tilattua riviä siihen, mitä laskettiin sisään ja palautettiin. Vaje tai vaurio merkitään selkokielellä, joten kyseenalaistat laskun tosiasiat edessäsi ja maksat vain siitä, mitä sait. Lastauslaiturilla tapahtunut virhe kumotaan yhdellä toiminnolla.

  • Laske sisään: montako saapui ja montako on vaurioitunut
  • Laske ulos: mitä palautettiin ja missä kunnossa
  • Mitä saapui: tilattu ja laskettu vierekkäin rivi riviltä
Ticket Fairyn vuokratoimittajan ostotilaus, jossa Mitä saapui näyttää jokaisen rivin tilatut, saapuneet ja palautetut määrät sekä varoituksen, että saapui vähemmän

Jaa radiopuhelimet ja varusteet skannaamalla ja näe, kenellä on mitäkin

Kokoa kaikki varusteesi yhdelle listalle: yksittäinen tavara omalla tunnisteellaan, kuten golfauto tai avainnippu, numeroitu sarja, kuten kaikki radiopuhelimet, tai laskettava erä, kuten huomioliivit. Varustetiskillä viivakoodinlukija lukee tunnisteen ja avaa oikean vaiheen, joten luovutat varusteen crew-jäsenelle, vapaaehtoiselle tai kenelle tahansa nimeltä, pantista tehdyn merkinnän ja palautusajan kanssa, niin nopeasti kuin jono liikkuu.

Ota jokainen varuste takaisin ja kirjaa, missä kunnossa se palasi, niin vaurioitunut varuste merkitään kalustolistalle eikä viallista radiopuhelinta luovuteta saman tien uudelleen. Kenellä on mitä näyttää kaiken luovutetun henkilöittäin tai tavaroittain myöhässä olevineen, ja voit ottaa koko tiimin varusteet takaisin kerralla, kun sen vuoro päättyy. Tapahtuman jälkeen pyydä Faita laatimaan yksi muistutus jokaiselle, jolla on vielä varusteita, hyväksy ne Tänään-sivulla ja merkitse kadonneet tavarat kadonneiksi historian säilyessä.

Pidä radiosuunnitelmasi varusteidesi rinnalla: jokainen kanava sellaisena kuin se näkyy radiopuhelimessa, kuka sitä käyttää ja jokainen kutsutunnus ja siihen vastaava henkilö. Tulosta radiolista seinälle, ja jokaisen tiimin päiväohjelma näyttää sen omat kanavat.

  • Skannaa tai hae: viivakoodinlukija avaa oikean vaiheen
  • Kenellä on mitä: henkilöittäin tai tavaroittain, myöhässä olevat mukana
  • Muistutukset Failta: yksi sähköposti kullekin, sinun hyväksymänäsi
  • Radiosuunnitelma: kanavat, kutsutunnukset ja kuka vastaa
Ticket Fairyn varustetiski, jossa on skannaus- tai hakukenttä, kaksi tunnisteella merkittyä radiopuhelinta, joista toinen on luovutettu ja toinen valmiina, sekä erä huomioliivejä ja jäljellä oleva määrä

Anna ulkopuolisten tiimien tilata ylimääräisiä varusteitasi sinun hinnoillasi

Mediatiimit, urakoitsijat ja näytteilleasettajat tarvitsevat kaikki radiopuhelimia, mönkijöitä ja pöytiä. Tarjoa kalustolistasi varusteita kullekin tiimille asettamaasi hintaan, ja kukin tiimi tilaa omalta sivultaan ilman kirjautumista ja valitsee päivät ja paikan, jonne varusteet tulevat. Saatavilla oleva määrä tulee aina kalustolistaltasi, joten et koskaan lupaa tiimille sitä, mitä oma crew'si tarvitsee.

Lisää oma kustannuksesi, niin näet katteesi jokaisesta tilauksesta, ja aseta, kuinka paljon yksi tiimi voi enintään tilata, viimeinen tilauspäivä ja minkä tyyppiset tiimit voivat tilata, jotta osastokalusteet menevät näytteilleasettajille ja radiopuhelimet medialle. Hyväksy tilaus, niin varusteet varataan heti kyseiselle tiimille, ja tiimi maksaa laskun omalta sivultaan.

Tulosta hyväksytyistä tilauksista keräyslista päivän ja paikan mukaan, luovuta kukin tilaus, niin tiimi näkyy Kenellä on mitä -näkymässä varusteiden haltijana, ja ota se takaisin rivi riviltä kuntoineen. Tiimi voi tilata saman uudelleen seuraavaan tapahtumaasi yhdellä toiminnolla.

  • Oma hinnastosi: mitä kukin tiimi maksaa ja katteesi
  • Varattu hyväksyttäessä: hyväksyttyjä varusteita ei voi luvata kahdesti
  • Keräyslista: päivittäin ja paikoittain tulostusvalmiina
  • Lasku: jokaisesta hinnoitellusta tilauksesta, maksetaan tiimin sivulta
Ticket Fairyn sivu, jonka ulkopuolinen tiimi avaa linkistään, ja siinä tilattavat varusteet, kunkin hinta ja saatavuus, päivät ja paikka sekä aiemmat tilaukset

Saa jokaisen toimittajan vakuutus ja paperit ennen sisäänkantoa

Pyydä jokaiselta toimittajalta, pitopalvelulta tai urakoitsijalta vastuuvakuutus, riskinarviointi, työsuunnitelma tai elintarvikehygienia-, kaasuturvallisuus- tai sähköturvallisuustodistus määräpäivineen ja tiedoin siitä, mitä tiedostossa pitää näkyä. Kukin tiimi lisää tiedoston omalla sivullaan, ja myöhemmin lisäämiltäsi saman tyypin tiimeiltä pyydetään sitä myös.

Jokaisen tiedoston alla Fai näyttää, mitä hän luki siitä, kuten voimassaolon päättymispäivän, vakuutusturvan ja vakuutetun nimen, ja kertoo, mikä ei täsmää, esimerkiksi vakuutus, joka päättyy ennen tapahtumaasi. Hyväksyt tiedoston ja vahvistat päättymispäivän tai palautat sen ja kerrot, mitä pitää muuttaa, ja tiimille lähetetään sähköposti sen omalla kielellä.

Jokainen pyyntö näyttää, mitkä tiimit ovat valmiita, mitkä tiedostot pitää tarkistaa, kuka on myöhässä ja mikä vanhenee pian. Anna Fain ehdottaa jokaista muistutusta Tänään-sivulla tai lähetä muistutukset automaattisesti ennen määräpäivää ja ennen kuin hyväksytty tiedosto vanhenee. Hyväksytyt tiedostot ovat kunkin tiimin alla Luvat ja todistukset -osiossa myyjiesi todistusten rinnalla.

  • Yleiset asiakirjat: vakuutukset, riskinarvioinnit, työsuunnitelmat ja turvallisuustodistukset
  • Mitä Fai luki: päättymispäivä, vakuutusturva ja vakuutettu
  • Muistutukset: ennen määräpäivää ja ennen vanhenemista
Ticket Fairyn vastuuvakuutuspyyntö, jossa näkyvät jokainen pyydetty toimittaja, yhden lähettämä tiedosto, mitä Fai luki siitä sekä painikkeet sen hyväksymiseen tai muutosten pyytämiseen

Näin tuotantotiimit hoitavat vuokrat ja varusteet Ticket Fairyssa

  • Neljän lavan tanssimusiikkifestivaali

    Kuusikymmentä DJ-raideria täyttää backline-listan, ja kaluston jakaminen lavoittain ja päivittäin laskee CDJ-määrän siihen, mitä vilkkaimmat setit tarvitsevat. Backline-yritys saa yhden sähköpostin ja viikkoa ennen lyhyen muutoslistan, ja vuokrat pysyvät budjetissa.

  • Rakentaminen tyhjälle kentälle

    Lavarakenteiden, sähkön ja kalusteiden toimittajat vahvistavat rivinsä omilla sivuillaan. Lastauslaiturilla crew laskee sisään kaksi yleisöaitaa tilattua vähemmän, ja ostotilaus merkitsee vajeen ennen kuin lasku maksetaan.

  • Radiopuhelimet jokaiselle järjestyksenvalvojalle koko viikonlopuksi

    Varustetiski skannaa radiopuhelimet järjestyksenvalvojille ja turvallisuushenkilöstölle jokaisessa vuoronvaihdossa. Maanantaina Fai laatii muistutukset kahdelletoista henkilölle, joilla on vielä radiopuhelin, ja yhdeksän palautetaan ennen kuin vuokrayritys noutaa ne.

  • Messut näytteilleasettajineen

    Näytteilleasettajat tilaavat osastokalusteet ja sähköt omalta sivultaan järjestäjän hinnoilla. Hyväksytyt tilaukset varaavat varaston, keräyslista menee rakennustiimille joka aamu, ja jokaisesta tilauksesta lähtee lasku.

  • Ruokafestivaali

    Jokaiselta pitopalvelulta pyydetään vastuuvakuutus ja kaasuturvallisuustodistus. Fai huomaa vakuutuksen, joka päättyy tapahtumaa edeltävänä päivänä, ja myyjä lähettää uusitun todistuksen ennen sisäänkantoa.

Ota käyttöön vaihe vaiheelta

Oppaat ovat englanniksi.

Usein kysyttyä: Vuokraus, varusteet ja toimittajat

Vuokraus, varusteet ja toimittajat

Tapahtuman omistajat, ylläpitäjät ja tuottajat tapahtuman Toiminnot-sivun Vuokraus ja ostokset-, Varusteet ja laitteet- sekä Luvat ja todistukset -osioista. Jos osio ei ole luettelossa, avaa se kohdasta Lisää osioita. Kuka tahansa tapahtumasi tiimin jäsen voi pyytää Faita luovuttamaan tai ottamaan takaisin varusteita, ja hän odottaa ensin heidän hyväksyntäänsä.

Saman lavan ja päivän esiintyjät jakavat kaluston, uudelleen käytettävä kalusto vuokrataan kerran vilkkaimman päivän mukaan, ja lavalla jo oleva tai oma kalustosi vähennetään. Tavaran Näin laskimme -näkymä näyttää laskun jokaisen osan. Esiintyjä, jolla ei vielä ole esiintymisaikaa, lasketaan muiden päälle, kunnes hänellä on päivä.

Lähettäminen ei muuta. Tavarat lasketaan sitoviksi kuluiksi Budjettiin, kun merkitset ne tilatuiksi, tai kerran hyväksymäsi ostotilauksen kautta. Ostotilaus vaatii hinnan jokaiselle tavaralle, ja kaikkien hintojen on oltava samassa valuutassa.

Ei. He avaavat linkin omalle sivulleen millä tahansa puhelimella tai tietokoneella ilman kirjautumista ja vahvistavat siellä rivejä, lähettävät tarjouksia, tilaavat varusteita tai lisäävät tiedostoja.

Ei. Fai lisää tarjouksen hinnat Tänään-sivulle ehdotuksena, ja ne muuttuvat vasta, kun hyväksyt sen. Asiakirjoista hän kertoo, mitä luki ja mikä ei täsmää, ja sinä hyväksyt tiedoston ja vahvistat sen päättymispäivän itse.

Kun hyväksyt toimittajan pyynnön, sovittu määrä kirjataan rivin huomautuksiin ja listan oma luku säilyy, sillä se perustuu siihen, mitä esiintyjät ja tuotanto tarvitsevat. Tilaa loput toiselta toimittajalta.

Tarjous voi olla PDF tai valokuva, enintään 15 Mt, ja toimittajan sivulle voi ladata enintään 20 tarjousta päivässä. Asiakirja voi olla PDF, valokuva tai Word-tiedosto, enintään 25 Mt, ja tiimi voi lisätä enintään 30 tiedostoa päivässä.

Kirjoita tai liitä tunniste skannauskenttään tai käytä USB- tai Bluetooth-viivakoodinlukijaa, joka kirjoittaa tunnisteen puolestasi.

14 päivää sen luomisesta. Tiimi maksaa omalta sivultaan, ja näet jokaisen laskun Koontilaskut-osiossa ja tilauksessa. Voit luovuttaa varusteet ennen maksua, ja tilaushistoria kirjaa, että teit niin.

Automaattiset muistutukset ovat pois päältä, kunnes otat ne käyttöön, joten Fai ehdottaa jokaista Tänään-sivulla. Kun ne ovat käytössä, jokaiselle tiimille, jolta tiedosto vielä puuttuu, lähetetään sähköposti 7 päivää ja 1 päivä ennen määräpäivää sekä ennen kuin hyväksytty tiedosto vanhenee.

Ticket Fairy kokonaisuudessaan: lipunmyyntialusta, ja tämän sivun taustalla olevat ominaisuudet, hinnat ja tuki.

Valmis rakentamaan vahvemman tapahtumaliiketoiminnan?

Varaa live-demo, niin perustamme ensimmäisen tapahtumasi Event Operating Systemiin yhdessä tiimisi kanssa.

Aloita lippujen myynti verkossa

Luo tili ilman luottokorttia ja tee testitapahtuma ennen kuin sitoudut. Kun olet valmis, aloita myynti minuuteissa.

Lipunmyynti ei edellytä kuukausitilausta
Aloita lippujen myynti heti
Lipunmyyntityökalut sisältyvät palvelumaksuun
Aloita ilmaiseksi Puhu Faille nyt

Kysy tekoälyavustajaltamme Failta Ticket Fairyn ominaisuuksista ja hinnoista sekä siitä, miten alusta voisi sopia tapahtumaasi.

Luottokorttia ei tarvita

Varaa demopuhelu

Katso suosittelumalli, joka tuo keskimäärin 20 % enemmän lipunmyyntiä, näe mitkä kampanjat myyvät lippuja, vastaa ostajille nopeammin ja pidä jonot liikkeessä.

45 minuutin videopuhelu
Valitse sinulle sopiva aika

The Ticket Fairy, Inc. on finanssiteknologiayritys ja teknologia-alusta. The Ticket Fairy, Inc. ei ole pankki, rahoituslaitos tai säännelty rahoituspalvelujen tarjoaja. Vault-pankkipalvelut tarjotaan säänneltyjen pankkikumppanien kautta. Ticket Fairy Capital -rahoituksen tarjoavat kolmannen osapuolen yksityiset luottokumppanit. The Ticket Fairy, Inc. ei tee luottopäätöksiä, ja kaikki rahoitusehdot, hyväksynnät ja edellytykset määrittävät nämä lainanantajakumppanit.