1. Event Operating System
  2. Budjetti ja kulut
  3. Budjetti ja esiintyjien kulut

Tiedä, mitä tapahtumasi maksaa, ennen kuin laskut saapuvat

Budjetit karkaavat, kun tuotantopäälliköllä, varaajalla ja talousvastaavalla on kullakin oma taulukkonsa, ja esiintyjän palkkiosta tulee paljon suurempi, kun lennot, hotelliyöt, agentin osuus ja päivärahat lisätään. Ticket Fairyssa tapahtumallasi on yksi budjetti, jonka sen Budjetti-sivu ja Event Operating System jakavat, ja jokaisesta osiosta näet suunnitellun verrattuna käytettyyn. Jokaisen esiintyjän esiintyjäsivu laskee yhteen, mitä esiintyjä oikeasti maksaa, ja esiintyjäpalkkiot, toimittajatilaukset, sponsorit ja crew'n tunnit täyttävät budjettiasi tiimisi jo pitämistä tietueista, joten kaikki lukevat samoja lukuja.

Varaa live-demo
  • Yksi budjetti, johon koko tiimisi luottaa
  • Jokaisen esiintyjän todelliset kulut palkkiosta hotelliin
  • Sitovat kulut näkyvissä ennen laskujen saapumista
Ticket Fairyn tapahtuman Budjetti, jossa ovat kulut yhteensä, tulot ja netto, näkymät osioittain, lavoittain ja päivittäin sekä rivit esiintyjille, tilavuokralle, tuotannolle, crew'lle ja sponsoroinnille

Pidä yksi budjetti, johon koko tiimisi voi luottaa

Anna budjettisi jokaiselle osiolle sen suunnitellut kulut ja suunnitellut tulot, kirjaa toteutuneet kulut niiden tullessa, niin jokainen osio näyttää, kuinka paljon se on yli tai alle suunnitelman. Tapahtuman Budjetti-sivu ja Event Operating Systemin Budjetti ovat sama budjetti, joten tuotantopäällikkösi toisessa lisäämä kulu näkyy toisessa, ja varaaja, talousvastaava ja sinä luette samoja lukuja.

Rakenna budjetti oman työtapasi ympärille: omat osiosi, joissa on niin monta suunniteltua kulu- ja tuloriviä kuin kukin tarvitsee, ja muistiinpano mille tahansa riville, joka kaipaa selitystä. Budjetin yläosa asettaa kulut yhteensä vastakkain tulojen kanssa ja näyttää netton, joten näet yhdellä silmäyksellä, onko tapahtuma menossa ylijäämälle vai alijäämälle.

Tiimit muuttavat samaa budjettia yhtä aikaa, eikä kukaan menetä työtään. Jos tiimiläinen muuttaa riviä, kun muokkaat sitä, näet, mitä siinä nyt lukee, ja valitset, tallennatko omasi sen päälle vai säilytätkö hänen versionsa.

  • Suunniteltu ja kirjattu: yli tai alle suunnitelman jokaisessa osiossa
  • Kulut ja tulot: tapahtuman netto budjetin yläosassa
  • Turvallinen yhteismuokkaus: tiimiläisen muutoksen päälle ei koskaan tallenneta tietämättäsi

Näe, mitä jokainen esiintyjä oikeasti maksaa, palkkiosta hotelliin

Sovit palkkiosta, ja sitten lisät muuttavat sen paljon suuremmaksi luvuksi. Jokaisen esiintyjän esiintyjäsivun Kokonaiskustannus-kortti laskee yhteen jokaisen osan: palkkion ja ennakkomaksun varauksesta, toimiston palkkion tarjouksesta, jokaisen matkan tapahtuman matkoista, hotellimajoituksen, päivärahat ja backlinen sekä esiintyjän osuuden vuokraus- ja ostoslistoistasi. Tiedät, mitä kukin esiintyjä maksaa ennen keikkaa, kun diiliä voi vielä muuttaa.

Jokainen osa kertoo, mistä sen luku tuli, joten kukaan ei syötä kulua kahdesti eikä kukaan ihmettele, mistä jokin luku tuli. Kaikki vielä hinnoittelematon nimetään kortin alalaidassa, joten puutteet ovat ilmeisiä ennen kuin talousosasto kysyy. Jokainen muutos matkan kustannukseen tai majoituksen huonehintaan kirjataan arvoineen ennen ja jälkeen sekä tekijöineen ja aikoineen.

Samat luvut päätyvät budjettiisi ja keikan tilitykseen. Budjetissa Artistit ja esiintyjät -osion ehdotettu summa sisältää jokaisen esiintyjän kokonaiskustannuksen, ja tilityksessä matkat, hotelli ja päivärahat näkyvät keikan kuluina ja toimiston palkkio esiintyjäpalkkion rinnalla, kukin kerran laskettuna.

  • Mitä tämä esiintyjä maksaa: yksi kokonaissumma esiintyjäsivun yläosassa
  • Tietueistasi: varaus, tarjous, matkat, hotelli, tulevat maksut ja vuokraus
  • Vielä hinnoittelematta: kaikki vielä hinnoittelematon nimettynä kortissa
  • Samat luvut tilityksessä: yhtäkään lentoa tai hotellia ei lasketa kahdesti
Ticket Fairyn esiintyjän Kokonaiskustannus-kortti, jossa ovat summat euroina ja puntina sekä palkkio, ennakkomaksu, toimiston palkkio, kaksi matkaa, hotelli, päivärahat, backline ja hospitality

Huomioi toimiston osuus siitä hetkestä, kun tarjous on sovittu

Lisää toimiston palkkio tarjoukseen kiinteänä summana tai prosenttina palkkiosta, niin se liittyy esiintyjän kustannuksiin heti, kun agentti hyväksyy. Prosenttiosuus lasketaan palkkiosta, jonka diili oikeasti maksaa, joten vastaan-diili tai prosenttiosuus ovituotoista saa oikean toimiston palkkion ilman erillistä laskutoimitusta laskimella.

Toimiston palkkio eritellään tarjoussähköpostissa, joten agentti näkee tarkalleen, mitä sovit maksavasi esiintyjän palkkion päälle, ja jokainen muutos siihen säilyy tarjouksen versioissa kaikkien muiden ehtojen kanssa.

  • Toimiston palkkio: kiinteä summa tai prosentti palkkiosta
  • Tarjouksesta: lasketaan, kun tarjous on hyväksytty tai sopimus tehty
Ticket Fairyn Uusi tarjous -lomake, jossa Toimiston palkkio -osio on auki, Prosentti palkkiosta valittuna ja syötettynä 10

Hinnoittele matkat ja hotelliyöt sen mukaan, mitä oikeasti maksoit

Syötä matkan hinta kerran kaikille varauksen henkilöille ja siinä valuutassa, jossa maksoit, niin esiintyjän kustannus sisältää sen heti. Hotelliyöt lasketaan hinnalla, jonka oikeasti maksat: majoituksen omalla huonehinnalla tai yö yöltä sen hotellikiintiön hinnalla, johon majoitus kuuluu, ja vain esiintyjän omien öiden ja huoneiden osalta.

Kahdesta kaupungista lentävä bändi, DJ kiertuemanagerin kanssa ja kiintiövarauksella oleva pääesiintyjä lasketaan kaikki oikein ilman taulukkoa. Hotellikiintiön tyhjät huoneet jäävät kiintiön kustannukseksi, joten yksikään esiintyjä ei kanna huoneita, joissa kukaan ei nukkunut, ja jokaisella valuutalla on oma kokonaissummansa, joten puntamääräinen palkkio ja euromääräinen lento eivät koskaan sekoitu keskenään.

  • Syötä kustannus: yksi summa kaikille varauksen henkilöille
  • Huonehinta yöltä: majoituksen oma hinta tai hotellikiintiön hinta
  • Maksuvaluutta: säilytetään siinä valuutassa, jossa matka maksettiin
Ticket Fairyn ikkuna, jossa kysytään matkustajan matkan kustannusta, ja siinä ovat koko varauksen summa ja sen valuutta

Näe sitoutumasi rahat ennen kuin laskut saapuvat

Sidottu toimittajille näyttää rahat, jotka olet luvannut mutta et vielä maksanut: hyväksytyt ostotilaukset, esiintyjien päivärahat ja backlinen sekä tilatuiksi merkityt vuokraus- ja ostoslistan tuotteet. Näet todellisen riskisi viikkoja ennen laskujen saapumista, joten tuotannon ylitys näkyy, kun tilausta voi vielä karsia.

Ostotilauksen tuote lasketaan kerran, vaikka se olisi myös vuokralistallasi, joten sitovaan summaan voi luottaa. Peruttu tilaus putoaa pois, ja tilaus säilyy tallessa peruutuksen syyn kanssa.

  • Ostotilaukset: hyväksytyt, lähetetyt ja laskutetut tilaukset
  • Päivärahat ja backline: kullekin esiintyjälle lisätyt kulut
  • Vuokraus ja ostokset: listoillasi tilatuiksi merkityt tuotteet

Aloita jokainen osio omien tietueidesi ehdottamasta summasta

Tyhjä osio tarjoaa ehdotetun summan sen perusteella, mitä tapahtumassasi jo on, valmiina otettavaksi sen ensimmäiseksi suunnitelluksi kuluksi yhdellä napautuksella. Artistit ja esiintyjät laskee yhteen jokaisen esiintyjän kokonaiskustannuksen, Sponsorointi laskee sponsoriesi raha- ja vastikesopimukset, Myyjät laskee osastomaksut ja Esteettömyys esteettömyysjärjestelysi, joten uusi budjetti alkaa lähellä totuutta.

Konferenssi näkee jokaisen puhujan palkkion, ruoka- ja juomafestivaali myyjiensä osastomaksut ja festivaali sponsoriensa sopimukset. Lipun- ja lisäpalvelujen myynti tulee reaaliaikaisina tuloina, ja palkkiot, ennakkomaksut, sponsorit ja osastomaksut täyttyvät riveinä, jotka on merkitty puolestasi lasketuiksi, joten lisäät käsin vain sen, mitä mikään muu ei kirjaa.

  • Käytä ehdotettua: suunniteltu summa omista tietueistasi
  • Sponsorointi ja Myyjät: sponsorisopimukset ja osastomaksut tuloina
  • Reaaliaikaiset tulot: lippujen ja lisäpalvelujen myynti sitä mukaa kuin sitä tapahtuu

Vie henkilökunnan ja crew'n kulut budjettiin heidän tuntiensa perusteella

Anna vuorolle sen ulkopuolinen tiimi ja tuntihinta, niin Henkilökunta ja crew -osio täyttyy itsestään: hyväksymiesi tuntien kustannus sekä vielä hyväksymättömien tuntien aikataulun mukainen kustannus. Henkilöstöpalveluyritysten järjestyksenvalvojat, baaritiimit ja turvallisuus ovat budjetissa kaiken muun rinnalla ilman erillistä tuntilistojen laskemista tapahtuman lopussa.

Tunnit ulkopuolisten tiimien mukaan näyttää jokaisen henkilöstöpalveluyrityksen tai yrityksen kirjatut tunnit, hyväksytyt tunnit ja hyväksytyn kustannuksen, joten voit tarkistaa heidän laskunsa hyväksymiäsi tunteja vasten ennen kuin maksat sen.

  • Tuntihinta: asetettu jokaiselle vuorolle
  • Ulkopuolinen tiimi: henkilöstöpalveluyritys tai yritys, joka toimittaa ihmiset
  • Hyväksytyt tunnit: mitä vuoro oikeasti maksoi, kun tunnit on hyväksytty
Ticket Fairyn Muokkaa vuoroa -ikkuna järjestyksenvalvojan vuorolle, jossa ulkopuolisena tiiminä on tapahtumien henkilöstöpalveluyritys ja tuntihintana 14,50

Lue budjettia osioittain, lavoittain tai tapahtumapäivittäin

Vaihda kaikkien rivien, osioidesi, kunkin lavan ja kunkin tapahtumapäivän välillä nähdäksesi, mitä päälava tai lauantai oikeasti maksaa. Suodattimet erottavat kulut tuloista ja puolestasi lasketut rivit tiimisi syöttämistä, ja haku löytää minkä tahansa rivin sekunneissa. Lataa budjetti CSV-tiedostona aina, kun talousosasto tai kumppani pyytää sitä.

Kysy Failta, hallintapaneelisi avustajalta, mitä tapahtuma on käyttänyt suunnitelmaan verrattuna, mitä esiintyjä maksaa kaikkineen tai mikä osio on eniten yli. Hän voi lisätä suunnitellun kulun, kirjata toteutuneen kulun, muuttaa osiota tai syöttää matkan kustannuksen tai majoituksen huonehinnan, ja hän näyttää sinulle jokaisen muutoksen ja odottaa ensin myöntävää vastaustasi.

  • Lavoittain ja päivittäin: mitä kukin lava ja tapahtumapäivä maksaa
  • Suodattimet ja haku: kulut, tulot ja puolestasi lasketut rivit
  • Lataa CSV: jokainen rivi valmiina talousosastolle
  • Kysy Failta: vastaukset budjetista, muutokset myöntävän vastauksesi jälkeen

Näin järjestäjät pitävät kulunsa kurissa Ticket Fairyllä

  • Kolmipäiväinen festivaali

    Tuotantopäällikkö suunnittelee kunkin lavan kulut, ja talousvastaava seuraa Sidottu toimittajille -lukua tilausten hyväksymisen myötä. Kuusi viikkoa ennen Lavoittain-näkymä näyttää toisen lavan ylittävän suunnitelman, ja tiimi karsii sen valotilausta ennen laskun saapumista.

  • Kansainvälisiä DJ:tä varaava klubipromoottori

    Jokaisen DJ:n esiintyjäsivu laskee yhteen palkkion, toimiston 10 %:n osuuden, kaksi lentoa ja kaksi hotelliyötä. Promoottori näkee, että yksi esiintyjä maksaa lähes kaksinkertaisesti palkkionsa verran, ja vaihtaa seuraavan varauksen paikalliseen lämppäriin.

  • Konferenssi palkkiollisine puhujineen

    Artistit ja esiintyjät ehdottaa summaa jokaisen puhujan palkkiosta ja matkoista, ja se otetaan käyttöön yhdellä napautuksella. Järjestäjä lisää tilavuokran ja cateringin käsin, ja hänellä on täysi budjetti jo ensimmäisenä iltapäivänä.

  • Ruoka- ja juomafestivaali

    Myyjät täyttää osastomaksut tuloina, ja Sponsorointi laskee panimon raha- ja vastikesopimuksen. Järjestäjä näkee netton budjetin yläosassa ja tietää, että tapahtuma kattaa kulunsa ennen kuin liput tulevat myyntiin.

  • Areenatapahtuma henkilöstöpalveluyrityksen järjestyksenvalvojilla

    Jokaisessa järjestyksenvalvojan vuorossa on henkilöstöpalveluyritys ja tuntihinta. Hyväksytyt tunnit täyttävät Henkilökunta ja crew -osion, ja yrityksen lasku tarkistetaan hyväksyttyä kustannusta vasten ennen maksamista.

Ota käyttöön vaihe vaiheelta

Oppaat ovat englanniksi.

Usein kysyttyä: Tapahtumasi budjetti ja esiintyjien kulut

Budjetti ja esiintyjien kulut

On. Event Operating Systemin Budjetti-osio ja tapahtumavalikon Budjetti-sivu näyttävät yhden budjetin, joten kumpaan tahansa lisätty suunniteltu kulu näkyy molemmissa.

Tarvitset omistajan tai ylläpitäjän roolin tapahtumassa muuttaaksesi suunniteltuja ja kirjattuja kuluja. Tiimiläiset, jotka voivat avata budjetin mutta eivät muuttaa sitä, näkevät sen vain luettavana. Tarvitset omistajan, ylläpitäjän tai tuottajan roolin nähdäksesi esiintyjän kokonaiskustannuksen.

Toinen henkilö näkee, mitä rivillä nyt lukee, ja hänen syöttämänsä tiedot säilyvät. Tallenna korvataksesi sen omalla muutoksellasi tai peru säilyttääksesi tiimiläisesi version.

Budjetti-osio ja Kokonaiskustannus-kortti laskevat kunkin valuutan summan erikseen eivätkä koskaan laske niitä yhteen, ja osio, joka on suunniteltu useammassa kuin yhdessä valuutassa, kertoo sen. Tapahtuman Budjetti-sivu voi myös näyttää jokaisen rivin yhdessä valitsemassasi näyttövaluutassa.

Vakio-osiossa, jolla ei vielä ole suunniteltua kulua: Artistit ja esiintyjät, Sponsorointi, Esteettömyys ja Myyjät. Henkilökunta ja crew näkyy, kun vuorolla on tuntihinta tai osio on jo olemassa.

Kun se on hyväksytty. Lähetetyt ja laskutetut tilaukset lasketaan edelleen, ja peruttu tilaus ei enää lasketa.

Ennakkomaksu on osa palkkiota, joten sen lisääminen laskisi sen kahdesti. Se lasketaan erikseen vain, kun varauksella ei ole palkkiota.

Ei. Esiintyjälle lasketaan vain hänen oman majoituksensa yöt ja huoneet. Tyhjät huoneet ovat kiintiön kustannus, ja ne näkyvät itse kiintiössä.

Voit, kun olet vahvistanut sen. Sen suunnitellut ja kirjatut kulut poistuvat myös, sekä täällä että tapahtuman Budjetti-sivulla, eikä tätä voi kumota, joten hallintapaneeli kysyy ensin.

Voi. Fai lukee budjetin ja jokaisen esiintyjän kokonaiskustannuksen, ja hän lisää suunniteltuja kuluja, kirjaa toteutuneita kuluja, muuttaa osioita ja syöttää matkan kustannuksen tai majoituksen huonehinnan pyynnöstäsi. Hän näyttää sinulle jokaisen muutoksen ja odottaa ensin myöntävää vastaustasi.

Ticket Fairy kokonaisuudessaan: verkon lipunmyyntijärjestelmä, ja tämän sivun taustalla olevat ominaisuudet, hinnat ja tuki.

Valmis rakentamaan vahvemman tapahtumaliiketoiminnan?

Varaa live-demo, niin perustamme ensimmäisen tapahtumasi Event Operating Systemiin yhdessä tiimisi kanssa.

Aloita lippujen myynti verkossa

Luo tili ilman luottokorttia ja tee testitapahtuma ennen kuin sitoudut. Kun olet valmis, aloita myynti minuuteissa.

Lipunmyynti ei edellytä kuukausitilausta
Aloita lippujen myynti heti
Lipunmyyntityökalut sisältyvät palvelumaksuun
Aloita ilmaiseksi Puhu Faille nyt

Kysy tekoälyavustajaltamme Failta Ticket Fairyn ominaisuuksista ja hinnoista sekä siitä, miten alusta voisi sopia tapahtumaasi.

Luottokorttia ei tarvita

Varaa demopuhelu

Katso suosittelumalli, joka tuo keskimäärin 20 % enemmän lipunmyyntiä, näe mitkä kampanjat myyvät lippuja, vastaa ostajille nopeammin ja pidä jonot liikkeessä.

45 minuutin videopuhelu
Valitse sinulle sopiva aika

The Ticket Fairy, Inc. on finanssiteknologiayritys ja teknologia-alusta. The Ticket Fairy, Inc. ei ole pankki, rahoituslaitos tai säännelty rahoituspalvelujen tarjoaja. Vault-pankkipalvelut tarjotaan säänneltyjen pankkikumppanien kautta. Ticket Fairy Capital -rahoituksen tarjoavat kolmannen osapuolen yksityiset luottokumppanit. The Ticket Fairy, Inc. ei tee luottopäätöksiä, ja kaikki rahoitusehdot, hyväksynnät ja edellytykset määrittävät nämä lainanantajakumppanit.