Pidä aluesuunnitelmasi ajan tasalla ja jokainen toimitus oikean portin kautta

Aloita suunnitelmasta, jota aluetiimisi jo käyttää

Lataa aluesuunnitelma, jonka pohjalta tiimisi jo työskentelee, kuvana ja piirrä suoraan sen päälle. Merkitse kaksi pistettä, joiden välisen etäisyyden tiedät, syötä se metreinä, niin jokainen kartan paikka näyttää todellisen kokonsa aitalinjan pituudesta leirintäalueen pinta-alaan. Suunnittelet sitä kenttää, joka sinulla oikeasti on, eikä kenenkään tarvitse mitata myyntipaikkaa kahdesti.

Aseta tapahtumapaikkasi katukartta tai satelliittikuva suunnitelman alle ja kohdista se kerran, niin tiimisi piirtää todelliseen maastoon. Alla oleva kartta antaa myös nopean tavan asettaa mittakaava tai tarkistaa käsin asettamasi mittakaava, joten myyntipaikkojen koot ja kävelymatkat ovat todellisia metrejä. Valitse, kuinka voimakkaasti kartta näkyy, jotta oma piirroksesi pysyy helppolukuisena.

Kun suunnitelma muuttuu, lataa uusi versio, ja kaikki piirtämäsi pysyy paikallaan. Kuukausien työ kartalla säilyy jokaisen piirustusversion yli.

• Oma suunnitelmasi: piirustus, jota aluetiimisi jo käyttää
• Aseta mittakaava: pituudet ja pinta-alat todellisina metreinä
• Kartta pohjalla: katukartta tai satelliittikuva suunnitelmasi alla

• Draw your event site map and share it

Merkitse jokainen lava, baari, käymälä ja reitti yhteiselle kartalle

Piirrä alueet areenalle, leirintäalueille ja pysäköintialueille, pisteet lavoille, baareille, ruoalle, käymälöille, ensiavulle, sisäänkäynneille, uloskäynneille, juomavedelle ja sähkölle sekä viivat reiteille ja aidoille. Nimeä jokainen paikka omalla tavallasi, kuten VIP-baari tai Camping Gold, ja liitä se lavaan tai tiimiin. Koko tiimisi avaa saman kartan tietokoneella, tabletilla tai puhelimella, joten lavapäällikkö, turvallisuuspäällikkö ja baaripäällikkö katsovat kaikki tämän viikon suunnitelmaa.

Piirrä jokainen myyntipaikka alueeksi ja vedä hyväksytyt myyjäsi niiden paikoille, niin myyjän myyntipaikan numero vastaa karttaa ja myyjän oma sivu näyttää, missä hän on. Syötä, montako käymälää yhdessä käymäläryhmässä on, niin Fai laskee ne tarkistaessaan karttaasi. Kun tiimisi ilmoittaa poikkeamasta, se voi valita paikan samalta aluekartalta, joten valvomo näkee, missä se tapahtui.

Kaksi ihmistä voi työstää karttaa samaan aikaan. Jokainen paikka näyttää, kuka muutti sitä viimeksi, ja jos kaksi teistä muuttaa samaa paikkaa yhtä aikaa, toinen tallennus pysäytetään ja kartta näyttää tiimiläisesi version, joten kukaan ei vahingossa korvaa kollegansa työtä.

• Alueet, pisteet ja viivat: kumoa ja tee uudelleen aina käden ulottuvilla
• Liitetty lavoihin ja tiimeihin: kartta ja tapahtumasuunnitelmasi täsmäävät
• Myyjät myyntipaikoillaan: jokainen hyväksytty myyjä vedetty kartalle
• Yhteismuokkaus: ja tieto siitä, kuka muutti kutakin paikkaa viimeksi

• Sijoita jokainen myyjä sääntöjesi mukaan ja laskuta osuutesi myynnistä

Anna Fain tarkistaa turvallisuuden perusasiat yleisösi koolle

Kerro Faille, montako ihmistä odotat vilkkaimpaan aikaan, niin hän tarkistaa kartaltasi ensiavun, poistumistiet, juomaveden, käymälät ja esteettömät katselupaikat sen kokoiselle yleisölle. Hän kertoo selkokielellä, mitä vielä puuttuu ja montako kutakin tarvitset, ja yksi painallus lisää puuttuvan pisteen suunnitelmaasi valmiina vedettäväksi oikealle paikalleen.

Tämä on tarkistus, jonka muuten tekisit laskimella ja tulosteella turvallisuusneuvottelua edeltävänä iltana. Aja se uudelleen jokaisen suunnitelmamuutoksen jälkeen, niin menet kokoukseen tietäen, että perusasiat ovat kartalla.

Fai voi myös lukea karttaasi, lisätä, siirtää tai poistaa paikan, liittää sen lavaan tai tiimiin, sijoittaa myyjän myyntipaikalle, asettaa mittakaavan sekä julkaista osallistujien kartan tai poistaa sen näkyvistä, kun pyydät. Hän näyttää sinulle jokaisen muutoksen ja odottaa hyväksyntääsi ennen kuin tekee sen.

• Tarkista karttani: ensiapu, poistumistiet, vesi, käymälät ja esteettömät katselupaikat
• Mitoitettu yleisöllesi: vilkkaimpaan aikaan odottamiesi ihmisten mukaan
• Sijoita se: jokainen puuttuva piste lisätään suunnitelmaasi

Julkaise selkeä kartta, jota osallistujasi voivat seurata

Valitse paikat, joita osallistujat tarvitsevat, kuten lavat, baarit, käymälät, sisäänkäynnit ja ensiapu, ja julkaise. Osallistujat näkevät suunnitelmasi vain näillä paikoilla tapahtumasivusi esiintyjäluettelon alla, ja muistiinpanosi, yksityiset paikat ja backstage-alueet pysyvät tiimilläsi.

Tiimisi kartta ja osallistujien kartta ovat erillään, joten voit jatkaa ensi viikon muutoksia ilman, että osallistujat näkevät keskeneräisen suunnitelman. Kun olet valmis, Päivitä yleisön kartta luettelee tarkalleen, mitä osallistujat näkevät, ennen kuin kartta julkaistaan, ja voit poistaa osallistujien kartan näkyvistä milloin tahansa. Tulosta suunnitelma selitteineen tuotantotoimiston seinälle tai tallenna se PDF:nä infopakettiin.

• Vain se, mitä osallistujat tarvitsevat: muistiinpanosi eivät koskaan päädy julkiseen karttaan
• Tapahtumasivullasi: esiintyjäluettelon alla, jota osallistujat jo lukevat
• Tulosta: suunnitelma selitteineen tai PDF:nä tallennettuna

Anna viranomaisille ja toimittajille ajantasainen kartta tarvitsemistaan paikoista

Tee yksityinen karttalinkki pelastuslaitokselle, ensihoidolle, saavutettavuustiimille tai sähkötoimittajalle. Valitse Pelastuspalvelut, Esteettömyys, Toimittajat tai tarkat paikkatyypit, niin linkki lisää ne julkiseen karttaan: uloskäynnit, reitit, ensiapu ja vapaana pidettävät paikat tai sähkö, vesi, pysäköinti ja backstage. Kenenkään ei tarvitse kirjautua, ja linkki näyttää aina alueesi sellaisena kuin se nyt on.

Siirretty sammutuspiste tai uusi reitti on kartalla, kun pelastuslaitos seuraavan kerran avaa linkin, joten lopetat uuden PDF:n lähettämisen jokaisen muutoksen jälkeen. Sivu näyttää nimet, muodot ja symbolit, ei koskaan muistiinpanojasi tai sitä, ketkä ovat tiimissäsi.

Jokainen linkki laskee, kuinka usein se on avattu, joten näet, että turvallisuusneuvottelun osapuolet todella käyttävät sitä. Anna linkille uusi osoite tai pysäytä se heti, kun se päätyy jollekulle, jolla sitä ei pitäisi olla, ja Fai voi tehdä, uusia tai pysäyttää karttalinkin puolestasi vahvistuksesi jälkeen.

• Pelastuspalvelut: uloskäynnit, reitit, ensiapu ja vapaana pidettävät paikat
• Esteettömyys: esteettömät paikat, käymälät, reitit ja pysäköinti
• Toimittajat: sähkö, vesi, pysäköinti, sisäänkäynnit ja backstage
• Pysäytä tai uusi: uusi osoite tai pysäytys milloin tahansa

• Share a private event site map with emergency services and suppliers

Jaa toimitukset tasaisesti rakennuspäivälle

Avaa saapumisajat kullekin portille tai alueelle ja kerro, montako ajoneuvoa kuhunkin mahtuu, niin rakennuspäiväsi täyttyy tasaisella toimitusvirralla. Jokainen aika näyttää, montako paikkaa on varattu, ja sulkeutuu, kun se on täynnä, joten vilkas aamun aika ei koskaan muutu rekkajonoksi huoltotielle.

Valitse, kuka voi varata kunkin ajan: ulkopuoliset tiimisi, myyjäsi tai molemmat. Myyjien sisäänkanto ja lavarakenteiden toimitus käyttävät silloin samoja portteja olematta toistensa tiellä. Lisää, mitä kuljettajien pitää tietää, kuten mitä sisäänkäyntiä käytetään ja että alueella vaaditaan huomioliivi, ja jokainen tiimi lukee sen varatessaan. Ajat jatkuvat seuraavaan aamuun, kun tarvitset yöllisen sisäänajon.

• Saapumisajat: päivän, portin tai alueen ja ajoneuvomäärän mukaan
• Kuka voi varata: ulkopuoliset tiimit, myyjät tai molemmat
• Mitä kuljettajien pitää tietää: näytetään jokaiselle tiimille varauksen yhteydessä

• Book delivery times for your event and check vehicles in at the gate

Anna toimittajien ja myyjien varata omat ajoneuvonsa

Jokainen ulkopuolinen tiimi avaa oman sivunsa ilman tiliä, valitsee saapumisajan, jossa on vielä tilaa, ja syöttää rekisterinumeron, ajoneuvon, kuljetusyrityksen, kuljettajan ja kuorman. Tiimi saa viitekoodin ja koodin, jonka portti voi skannata, ja voi muuttaa tietoja, siirtää aikaa tai perua varauksen siihen asti, kun ajoneuvo saapuu. Säästät puhelut ja sähköpostiketjut, ja jokainen varaus saapuu valmiina.

Tiimit saavat sähköpostin, kun toimitus varataan, siirretään, perutaan tai siitä päätetään, ja kun muutat sen saapumisaikaa. Kun toimittaja ilmoittaa varauksen puhelimitse, varaa se sen puolesta ja lähetä koodi sähköpostilla. Siirrä tai peru toimitus, niin sen paikka palaa saapumisaikaan jonkun muun käyttöön.

Lisää hyväksyntäsääntö toimituksille, jotka vaativat toisen tarkistuksen, kuten nosturille tai erikoiskuljetukselle. Jokainen sääntöön sopiva varaus odottaa säännössä nimettyjen ihmisten päätöstä paikka varattuna, tiimi lukee perustelusi, jos hylkäät sen, eikä portti voi kirjata sitä sisään ennen hyväksyntää.

• Varaukset omalla sivulla: rekisterinumero, ajoneuvo, kuljettaja ja kuorma
• Viite- ja porttikoodit: kuljettaja näyttää ne saapuessaan
• Hyväksyntäsäännöt: ihmiset, jotka päättävät kustakin toimitustyypistä

• Anna jokaiselle tapahtumassasi työskentelevälle oikea kulkulupa hyväksyttynä ja valmiina ennen porttien avautumista

Hoida porttia puhelimella ja tiedä, kuka on alueella

Porttitiimisi avaa portin puhelimella tai tabletilla ja näkee, montako ajoneuvoa on odotettavissa, paikalla, lähtenyt, myöhässä, saapumatta ja hyväksyntää odottamassa. He löytävät ajoneuvon koodilla tai rekisterinumerolla, kirjaavat sen sisään ja kirjaavat sen ulos, kun se lähtee. Tiedät aina, mitkä toimittajat ovat alueella ja mitkä ovat myöhässä.

Kun ajoneuvo on varattu toiselle päivälle, porttinäkymä kysyy ensin, miksi päästät sen sisään, ja väärä napautus kumotaan yhdellä toiminnolla. Kun saapumisaika on päättynyt, merkitse ajoneuvo saapumatta jääneeksi ja kirjaa se sisään tavalliseen tapaan, jos se saapuu myöhemmin. Portin avaaminen ja jokainen haku kirjataan, koska ne näyttävät kuljettajien nimet ja puhelinnumerot.

Kysy Failta omin sanoin, mitkä toimitukset ovat tulossa tänä iltapäivänä, tai pyydä häntä varaamaan, siirtämään tai perumaan toimituksen, lisäämään saapumisajan tai kirjaamaan ajoneuvon sisään. Hän näyttää sinulle muutoksen ja odottaa ensin hyväksyntääsi.

• Porttinäkymä: jokainen ajoneuvo saapumisaikansa alla
• Viite tai rekisterinumero: löydä mille tahansa päivälle varattu ajoneuvo
• Kirjaa sisään ja ulos: kumoamisen, myöhässä- ja ei saapunut -merkintöjen kanssa