Bygg et crew og et team av frivillige du kan ringe hvert år

Kjenn alle som har jobbet på arrangementene dine

Personer i merkevarens Arrangementsdrift lister opp alle som er crew, frivillig eller på en vakt på noen av arrangementene dine, én gang, uansett hvilket arrangement de jobbet på. Søk etter navn eller e-postadresse og se hvor mange arrangementer hver person har jobbet, det siste, og om de er crew eller frivillig. Å booke igjen barpersonalet og vaktene du stoler på, starter med et søk, ikke med leting gjennom fjorårets regneark.

Hver oversikt viser det vaktene deres viser: vaktene de har jobbet, timene fra innsjekking til utsjekking, hvor ofte de møtte opp og vaktene de uteble fra eller avlyste sent. Hvert tall kommer fra dine egne vaktregistreringer på tvers av arrangementene dine. Ingen på teamet ditt vurderer noen, så oversikten er rettferdig mot personen og nyttig for deg.

Fra den samme oversikten ser du de kommende vaktene deres og hvert arrangement de har jobbet, åpner vaktlisten for hvilket som helst av disse arrangementene for å legge dem til på en vakt, sender dem lenken til Mine vakter på e-post og ser når de sist åpnet den, og slår av lenkene deres når de forlater teamet ditt.

• Personer: én person per e-postadresse, på tvers av alle arrangementene dine
• Hva vaktene deres viser: vakter jobbet, timer jobbet og oppmøte
• Uteblitt eller avlyst sent: vakter de ikke møtte til eller trakk seg fra sent
• Kommende vakter: hvor de er booket neste gang

• Find the crew and volunteers who work your events

Match ferdigheter og alder med vaktene som trenger dem

Legg til ferdighetene til hver person, eller ta et av Fais forslag ut fra teamene og rollene de har jobbet mest. En vakt som krever en ferdighet, som truckførerbevis eller barerfaring, tilbys bare til personer som har den. Når du har sett noens legitimasjon, bekrefter du at de er gamle nok til vakter med aldersgrense, og oversikten tar vare på hvem som bekreftet det og når.

Oversikten lagrer aldri en fødselsdato, bare at personen er minst den alderen du bekreftet. Personer som ingen har bekreftet alderen til, kan krysse av for at de er gamle nok når de takker ja til en vakt med aldersgrense, så du slipper å jage legitimasjon for hver barvakt før tilbudene går ut.

• Ferdigheter: lagt inn av teamet ditt, med forslag fra Fai
• Bekreftet alder: lagret med navnet på kollegaen som bekreftet den
• Ferdighet på vakten: bare personer som har den, får tilbud om vakten

• Dekk hver vakt og betal for hver time som er jobbet

Åpne et skjema for frivillige som folk fyller ut på telefonen

Legg til rollene du trenger og velkomstteksten din, eller kopier teamene fra vaktlisten som roller i ett steg, og del så søknadslenken på nettstedet ditt og i sosiale medier. Navn, e-post, telefon, dagene de kan stille, en nødkontakt og samtykke spørres det alltid om, så du legger bare til spørsmålene som er dine. Folk søker fra telefonen uten å opprette en konto.

Sett en aldersgrense, så blir yngre søkere bedt om navn, telefonnummer og samtykke fra en forelder eller foresatt. Søkerne krysser av for at de har lest personvernerklæringen din. Merk hvert spørsmål om helse eller annet privat, så svarene aldri sendes til Fai.

Hvis du allerede samler inn søknader via et skjema på arrangementet ditt, kobler du det i stedet til de frivillige, crewet, selgerne, pressen eller kontaktene til en artist. Koble hver opplysning listen trenger, til et spørsmål i skjemaet ditt, så legges hver person som sender det, til i den listen et øyeblikk senere, med svarene tatt vare på i skjemaet og alt som er til overs, i notatene. Ingen skriver inn et navn på nytt, og en søknad legges aldri til to ganger.

• Søknadsskjema: laget for telefoner, uten konto å opprette
• Bruk teamene fra vaktlisten: teamene fra vaktlisten kopiert som roller
• Aldersgrense: med samtykke fra en forelder eller foresatt for dem under 18
• Dine egne skjemaer: hver søker lagt til i listen du velger

• Recruit volunteers for your event
• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

La Fai lese hver søknad, og bestem i puljer

Fai leser hver søknad og merker personen som passer godt, kan passe eller passer neppe til en rolle, med begrunnelsen sin i klare ord. Snevre inn listen etter rolle, etter dag eller til bare dem som passer godt, og åpne en søknad for å se dagene og rollene de valgte, erfaringen deres og svarene på spørsmålene dine. Fai foreslår; du bestemmer.

Kryss av for personene du vil ha, velg Ta opp, Venteliste, Avslå eller Sett på kortliste, sjekk e-posten og send. Hver person får én e-post fra deg, og svarene deres kommer til deg, mens en kortliste forblir et notat for teamet ditt. Du kan endre en beslutning senere, for eksempel ta opp noen fra ventelisten når en plass blir ledig, med eller uten e-post.

Flere koordinatorer kan jobbe med den samme listen. Hvis en kollega endret noen i samme øyeblikk som deg, blir den personen stående som den er, og du får beskjed, så to av dere aldri sender én frivillig motstridende beslutninger.

• Fais vurdering: passer godt, kan passe eller passer neppe, med begrunnelsen
• Bestem i puljer: ta opp, venteliste, avslå eller kortliste
• Én e-post til hver: med beslutningen, og svarene kommer til deg
• Trygt med kolleger: en person noen andre nettopp endret, blir latt være

Få fjorårets beste frivillige tilbake

Velg et tidligere arrangement og se fjorårets team med vaktene hver person jobbet, så foreslår Fai hvem du kan invitere tilbake, for eksempel dem som jobbet hver vakt. Inviter alle hun foreslår på én gang, så er svarene deres fra sist fylt inn, og det tar dem bare et øyeblikk å søke igjen.

Frivillige som kommer tilbake, havner i den samme søknadslisten som alle andre, så du bestemmer for dem med de samme e-postene i puljer. Hver person skriver inn nødkontakten sin på nytt, så årets liste har årets opplysninger.

• Frivillige som kommer tilbake: fjorårets team med vaktene hver av dem jobbet
• Hvem Fai foreslår: med begrunnelser som jobbet hver vakt
• Svar fylt inn: fra den forrige søknaden deres

Gi hver frivillig en side som svarer på spørsmålene deres

Send alle du har tatt opp, sin egen side med én e-post til hver, åpnet med en privat lenke uten passord. De frivillige bekrefter vaktene sine, velger ledige vakter og ber om å bytte eller slippe en, så vaktlisten fylles uten en runde med tekstmeldinger. Siden har dagsplanen deres med viktige tider og teamledere, opplæringen de skal lese og bekrefte, og et sted å legge til dokumentene teamet ditt ba om.

Frivillige kan bare velge en vakt som holder reglene dine for hvile og timer og oppfyller aldersgrensen, ferdigheten og dokumentene den krever, og siden deres sier hvilken regel som stopper dem. Du godkjenner eller avslår hvert bytte eller hver avmelding, og et bytte går bare gjennom når den nye vakten har plass og fortsatt holder reglene dine. Slå av valg av vakter når du vil låse vaktlisten.

De svarer også på om de fortsatt kommer, forteller deg hvilke dager de kan jobbe, legger hver vakt inn i kalenderen sin og oppgir kostbehovene sine for crewkjøkkenet. Slå av en lenke eller lag en ny fra søknaden deres når som helst. For frivillige som jobber på flere av arrangementene dine, viser lenken til Mine vakter fra Personer hvert arrangement på én side.

• Velg flere vakter: bare vakter som passer reglene for vaktlisten
• Be om å bytte eller slippe: hver forespørsel godkjent eller avslått av deg
• Dagsplan og opplæring: viktige tider, teamledere og orienteringen
• Dokumenter og bilde: lagt til av dem, åpnet bare av eierne og administratorene dine

• Give your event volunteers their own page and track their hours

Belønn timene de frivillige gir

Se timene hver frivillig meldte seg på i vaktlisten ved siden av timene de jobbet ut fra innsjekkinger og utsjekkinger, med vaktene deres og eventuelle gangene de uteble. Sett en belønning én gang, for eksempel en gratis helgebillett etter et visst antall vakter jobbet, så forteller Fai deg hvem som har gjort seg fortjent til den. Gi billettene i ett steg, så får hver person gratisbilletten sin på e-post som en gjestebillett.

Ingen får den samme belønningen to ganger, uansett hvor mange ganger teamet ditt trykker på knappen. Noen som sjekket inn og aldri sjekket ut, skiller seg ut slik at du kan sjekke før belønningene sendes, og hver frivillig viser belønningene de allerede har fått.

Last ned listen over frivillige med eller uten kontaktopplysninger og nødkontakter, eller timefilen med bare navn og timer, og hver nedlasting registreres med navnet på personen som gjorde den. Når en frivillig ber deg fjerne opplysningene sine, fjerner en eier eller administrator navnet, kontaktopplysningene, svarene og filene deres for godt, mens vaktene og timene deres blir værende i totalene dine.

• Timer gitt og jobbet: for hver frivillig og totalt
• Belønninger: en billett tjent ved å jobbe vaktene du har satt
• Gjestebilletter: sendt på e-post til hver person som har tjent en
• Aldri to ganger: hver belønning går til en person én gang

La Fai ta rutinearbeidet sammen med deg

Spør Fai hvem som jobbet flest vakter i fjor sommer, be henne legge til en ferdighet i noens oversikt, ta opp dem som passer godt i baren, invitere fjorårets team tilbake eller sende årets frivillige sidene deres. Hun leser den samme Personer-listen og de samme søknadene du ser, viser deg nøyaktig hvem som får hvilken e-post eller endring, og venter på ja-et ditt før noe lagres eller sendes.

Fai kan også svare på en frivilligs forespørsel om bytte, lese opp timene som er gitt og jobbet, og gi belønningene folk har tjent når en eier eller administrator godkjenner. Hun jobber innenfor din egen rolle, så hun når bare arrangementene og personene du når.

• Dine egne ord: spør slik du ville spurt en kollega
• Din godkjenning: hver e-post og endring venter på ja-et ditt

• La Fai sette opp arrangementet og lage utkast til arbeidet for deg