Send hver utstiller og sponsor hjem med resultater de kan se

Sett en leadskanner på hver standtelefon

Leadinnsamling betyr vanligvis leide håndskannere, et depositum og kø ved arrangørens skranke på oppriggsdagen. Her får hver person på en utstillers stand sin egen skannerlenke, som en adresse å kopiere eller en QR-kode å åpne på telefonen eller nettbrettet. Ingenting å installere, ingen konto å opprette og ingenting å samle inn når messen er over.

Legg til hver person i standpersonalet med navn og e-postadresse, så bærer hver lead de registrerer navnet deres. Til nettbrettet som blir stående på standen lager du i stedet én felles standlenke. Når noen forlater utstillerens team midt under messen, stopper du lenken deres, og den slutter å virke med en gang, mens leadene de registrerte blir hos utstilleren.

Utstillere kan legge til sitt eget standpersonale og lage sine egne skannerlenker fra utstillersiden sin, så en stor utstiller med vaktliste for personalet ikke må komme tilbake til deg for hver nye person. Du ser hver skannerlenke under Leads, med når den sist ble brukt.

• En skannerlenke til hver person: en lenke å kopiere eller en QR-kode å åpne på telefonen
• Felles standlenke: én lenke til nettbrettet på standen
• Stopp lenke: lenken stopper med en gang og leadene blir værende

• Give exhibitors a lead scanner for their booth at your event

Registrer hver besøkende mens samtalen er fersk

Standpersonalet skanner den besøkendes billett eller navneskilt med en håndholdt USB- eller Bluetooth-skanner, eller skriver inn koden som er trykt på den, og den besøkende legges til blant utstillerens leads med navn og kontaktopplysninger. Ett trykk gir en vurdering, og et notat registrerer hva de spurte om, mens den besøkende fortsatt står ved standen.

Messehaller er kjent for dårlig dekning. Skanninger som tas uten forbindelse, venter på telefonen og sendes når dekningen er tilbake, så standpersonalet kan fortsette å skanne gjennom en travel time. En besøkende som skannes to ganger, av to personer eller på to tidspunkter, forblir én lead med begge settene med notater lagt sammen, så utstilleren aldri følger opp samme person to ganger.

Fordi skanneren leser de samme billettene og navneskiltene som inngangsteamet ditt skanner, har hver besøkende allerede med seg opplysningene de oppga da de kjøpte. Det finnes ingen egen database med navneskilt å importere, og en refundert eller kansellert billett legges ikke til som lead.

• Skann en billett eller et navneskilt: med en håndholdt skanner eller ved å skrive inn koden
• Vurderinger og notater: hva den besøkende vil ha, registrert ved standen
• Skanninger uten dekning: lagret på telefonen og sendt når forbindelsen er tilbake
• Én lead per besøkende: en ny skanning legger notatene sine til den første

Vurder besøkende med hver utstillers egne ord

Et programvareselskap og et håndverksbryggeri sorterer de besøkende ulikt, så hver utstiller får sine egne vurderingsord, de beste først, som Klar til å kjøpe, Følg opp og Bare ser. Standpersonalet vurderer med det språket salgsteamet deres allerede bruker, og utstillerens resultater teller leads etter de samme ordene.

Gi også utstilleren en sporingslenke i leadoppsettet, som lenken til tilbudet eller dens egen arrangementsside, så telles personene som følger lenken og billettene de kjøper, med i utstillerens resultater. En sponsors sporingslenke virker på samme måte.

• Vurderingsord: utstillerens egen skala, de beste først
• Sporingslenke: klikk og salg telt for utstilleren

Gi hver utstiller en side teamet driver selv

Hver utstiller får sin egen side, som åpnes fra en lenke uten innlogging. Der finner teamet standens leads, oppfølginger, standpersonale, resultater og vurderingsord, laster ned leadene når de vil ha dem og ser hva de fortsatt må gjøre for deg. Teamet ditt slutter å videresende regneark, og utstilleren slutter å vente på dem.

Den samme siden lar en utstiller ta møter på standen sin. Den slår på møtebooking, skriver inn hva den tilbyr og velger sine egne tider, dine møtetider eller begge deler. Billettinnehavere finner utstilleren på ordresiden sin og booker, utstillerens team godtar eller avslår hver booking, og du ser hvert utstillermøte ved siden av de andre møtene på arrangementet ditt.

Du bestemmer hvem som får en side og når, og hver nedlasting av en utstillers leads registreres med hvem som gjorde den.

• Utstillersiden: leads, oppfølginger, standpersonale, resultater og vurderinger
• Last ned leads: registrert med hvem som lastet dem ned
• Møter på standen: billettinnehavere booker og utstilleren svarer
• Mangler fortsatt fra deg: hva utstilleren har igjen å gjøre

• Let exhibitors follow up their event leads and see their results
• Fyll hvert rom med de riktige deltakerne og få dem til å snakke sammen

Følg opp hver besøkende mens leaden er varm

De fleste leads blir kalde uka etter en messe, mens visittkortene ligger i en bag. På utstillersiden skriver Fai en oppfølgings-e-post til hver besøkende som kan kontaktes, ut fra vurderingen og notatene standpersonalet tok. Utstilleren leser hver av dem, endrer den om de vil og godkjenner den, og ingenting sendes før de gjør det.

Utstilleren redigerer emnet og e-posten i ren tekst. Arrangementets detaljer, hvorfor den besøkende fikk e-posten og en lenke for å stoppe utstillerens e-poster legges til under den. E-posten kommer fra arrangementet ditt, så de besøkende kjenner den igjen, og svar går rett til utstilleren, så samtalen fortsetter med personene de møtte.

Hver besøkende får én oppfølging fra hver utstiller, uansett hvor mange ganger utkastknappen trykkes. En oppfølging som ikke kunne sendes, vises som ikke sendt, og sendes på nytt bare når utstilleren ber om det.

• Utkast fra Fai: én e-post til hver besøkende, ut fra vurderingen og notatene
• Godkjent av utstilleren: ingenting sendes før de sier ja
• Svar til utstilleren: besøkende svarer personene de møtte
• Én til hver: ingen besøkende får den samme oppfølgingen to ganger

Vis hver utstiller hva arrangementet ditt ga dem

Resultater viser utstillerens leads etter vurdering, hvor mange besøkende som kan kontaktes, hvem på standen som møtte flest besøkende, oppfølgingene som er sendt, personene sporingslenken brakte inn og hva de kjøpte, og andelen av de innsjekkede deltakerne standen møtte. Du ser de samme tallene under Leads, så du og utstilleren snakker om neste år ut fra de samme tallene.

Andelen deltakere de møtte er tallet utstillere sjelden får fra en arrangør. Det setter standens skanninger opp mot personene som faktisk kom gjennom inngangene dine, så en utstiller kan vurdere standen, plasseringen og bemanningen opp mot størrelsen på publikum. Ta med utstillerne inn i neste utgave med Kopier fra forrige arrangement, og start samtalen om ny booking med fjorårets resultater i hånden.

• Leads etter vurdering: med utstillerens egne vurderingsord
• Klikk og salg: gjennom utstillerens sporingslenke
• Deltakere de møtte: andelen innsjekkede personer standen skannet

Hold hver sponsoravtale og leveranse på sporet

Følg hver sponsor fra prospektering via forpliktet, kontrakt på plass og betalt til fullført, med nivå, kontantverdi og verdien av det den bidrar med i naturalier. Gjør leveransene om til oppgaver på teamets tavle, så logoen på hovedscenen og aktiveringen i matområdet hver har en ansvarlig og en frist.

Sponsorverdiene går inn i arrangementets budsjett som inntekt, med kontanter og naturalier hver for seg, så budsjettet viser hva sponsingen gir uten et ekstra regneark. En sponsor som takker nei eller faller bort, forsvinner ut av budsjettet av seg selv.

Gi en sponsor sin egen side, så ser den hvor mange av leveransene som er fullført og salget sporingslenken har gitt. Partnerskapsteamet ditt svarer på «hva fikk vi?» før sponsoren spør, og fornyelsen starter med bevis.

• Sponsorer: nivå, status, kontant- og naturalverdi
• Oppgaver fra leveranser: hver leveranse på teamets oppgavetavle
• I budsjettet ditt: sponsorinntekter, kontanter og naturalier hver for seg
• Sponsorside: fullførte leveranser og resultater fra sporingslenken

• Vit hva arrangementet vil koste før regningene kommer
• Start hver dag med å vite hva som trenger deg og hvem som gjør hva

Respekter hver besøkendes valg om kontakt

Deltakerne stoler på arrangementet ditt med opplysningene sine, og utstillere vil ha leads de kan bruke. Når en besøkende sier ved standen at de helst ikke vil kontaktes, merker personalet det før de lagrer, og utstilleren ser aldri e-postadressen eller telefonnummeret til den besøkende. Standpersonalet ser bare navn, vurderinger og notater.

Registrer også en senere forespørsel, så forsvinner den besøkendes opplysninger fra utstillerens leads og nedlasting, og oppfølginger som ikke er sendt ennå, stoppes. En besøkende som bruker lenken i en oppfølging for å stoppe utstillerens e-poster, behandles på samme måte. Billettkjøpere får vite i ordrebekreftelsen at utstillere kan skanne billetten deres, så snart arrangementet har en skannerlenke som virker.

• Vil ikke kontaktes: settes ved standen før leaden lagres
• Vil ikke lenger kontaktes: opplysninger skjult og usendte oppfølginger stoppet
• Informert ved kjøp: kjøpere får vite at utstillere kan skanne dem