La Fai sette opp arrangementet og lage utkast til arbeidet for deg

Begynn med det Fai allerede vet om arrangementet ditt

Åpne Drift på et nytt arrangement, så ønsker Fai deg velkommen med det hun allerede vet, for eksempel datoen, spillestedet og billettypene som er i salg, og foreslår deretter hva slags arrangement det er. Bekreft det eller kryss av for hver type arrangement det er, så følger seksjonene etter med navnene arrangementet ditt bruker: Foredragsholdere og Rom for en konferanse, Utøvere og Arenaer for et sportsarrangement, Selgere og Stander for en mat- eller drikkefestival.

Hvert svar lagres når du gir det, så du kan gå midt i og komme tilbake til det samme spørsmålet. Vil du heller utforske først, hopper du over det, så viser Fai de vanlige seksjonene for typen arrangement du har, med alle valgene fortsatt tilgjengelige til senere.

• Hilsenen fra Fai: datoen, spillestedet og billettypene hun allerede kjenner
• Arrangementstype: bekreft forslaget hennes eller kryss av for hver type arrangement
• Lagres underveis: gå og kom tilbake til det samme spørsmålet

• Run your event from its Today page

Vis teamet bare seksjonene arrangementet trenger

Fortell Fai hva du vil ha hjelp med: line-up og forberedelse, showdag, personale og frivillige, sikkerhet, penger, sponsorer og partnere, eller mat, drikke og markedsselgere. En konferanse spør om foredragsholdere og et sportsarrangement om utøvere. Valgene dine bestemmer hvilke seksjoner teamet ser, så en klubbkveld ikke fylles opp med campingplanlegging og en konferanse ikke får spørsmål om ridere.

Rollen din bestemmer hvor arrangementet åpnes for deg: en sceneansvarlig starter på Nå og neste, en produksjonsleder på Kjøreplan, eller på Forberedelse mens arrangementet fortsatt er uker unna, og alle andre på I dag. Endre hva Fai hjelper med når som helst, legg til en seksjon for hele teamet, eller fest seksjonene du bruker mest, øverst i din egen liste uten å endre noen andres.

Før du er ferdig, vises listen teamet ditt vil se, under valgene dine, så ingen blir overrasket over en seksjon som mangler. En seksjon som allerede har noe i seg, vises alltid.

• Hva Fai hjelper med: delene av arrangementet du vil ha hjelp med
• Rollen din: arrangør, produksjonsleder, driftsleder for spillestedet eller sceneansvarlig
• Dine egne festede seksjoner: seksjonene du bruker mest, øverst i listen din

Gi Fai papirene dine og fjorårets oppsett

Slipp kontrakter, ridere, en line-up-oversikt eller fjorårets kjøreplan på Start med Fai. Hun leser kontrakter og ridere inn i line-upen og arkiverer alt annet under Dokumenter, og plukker ut line-upen, datoene og fristene. Hver fil vises når hun begynner på den, så arrangementet fylles ut mens du går videre med neste jobb.

Fai finner også arrangementet som ligner på forrige utgave, og tilbyr å kopiere oppsettet. Du ser hva hver del legger til, og krysser av for hva som skal tas med før noe kopieres, og personer, bookinger, svar og penger som er brukt, kopieres aldri. På I dag foreslår hun en klarplan for typen arrangement du har, fra å få hver kontrakt signert til oppgjøret etter showet, som oppgaver med fristene regnet ut. Fjern haken for oppgavene du ikke trenger, og gi nytt navn til dem du vil, før de havner på tavlen din.

Koble til innboksen, så arkiverer hun e-posten om arrangementet og finner jobbene i den fra starten av, og en frist som ligger begravd i en e-post fra en agent, dukker opp på I dag som et forslag.

• Gi meg noe å lese: kontrakter, ridere, line-up-oversikter og kjøreplaner
• Start fra forrige arrangement: du velger hva som tas med
• Klarplan: de første oppgavene, hver med sin frist
• Koble til innboksen: e-posten om arrangementet arkivert fra starten av

• Lær av i år og start neste år ferdig satt opp
• La hver e-post, samtale og hvert dokument jobbe for arrangementet ditt

Få vite om problemer mens det fortsatt er tid til å løse dem

Hver time sjekker Fai arrangementet og viser det hun finner under Trenger avgjørelsen din: forsinkede oppgaver som må purres på eller få en ansvarlig, artister uten reise eller hotell når arrangementet nærmer seg, tomme rom i en hotellkvote før frigivelsesdatoen, to sett booket på samme scene samtidig, og frister hun har lest i kontraktene, e-postene og samtalenotatene dine. Hvert kort sier hva hun la merke til, hva godkjenning gjør, og hva det bygger på.

I dag viser de viktigste forslagene først, med nedtellingen, solgte billetter mot uken før, forsinkede oppgaver og det som forfaller denne uken, over dem. Når en spilletid i kjøreplanen flyttes så mye at det betyr noe, lager Fai et utkast til en e-post til teamene det berører. Etter en stor endring, som en ny kontrakt eller et flyttet sett, kan du be Fai sjekke arrangementet med en gang, så forteller hun deg hvor mange nye ting hun fant.

Fai lukker et forslag selv når problemet er løst på en annen måte, for eksempel når reisen til artisten er booket, så listen forblir en liste over ekte arbeid.

• Sjekk hver time: hver del av arrangementet, hver time
• Bygger på: oppføringene bak hvert forslag
• Be Fai sjekke arrangementet: en ny sjekk etter en stor endring

• Start hver dag med å vite hva som trenger deg og hvem som gjør hva

Godkjenn, endre, utsett eller avvis hvert utkast

Godkjenn et kort, så kjøres det med en gang: e-posten sendes, oppgavene havner på tavlen din, eller endringen gjøres. Endre mottakerne, emnet eller meldingen i en e-post først, eller fjern haken for oppgaver og gi dem nytt navn før de legges til. Utsett et forslag til i morgen eller neste uke, eller avvis det med en begrunnelse, og stopp den typen forslag på arrangementet hvis det ikke er nyttig for deg.

Forslag av samme type deler ett kort, så ti forsinkede oppgaver ligger på ett kort du åpner for å se hver av dem. Når en kollega tar seg av et forslag først, kjøres ingenting to ganger, og kortet viser hvor det står. Siste aktivitet viser hvem som godkjente, utsatte eller avviste hvert av dem, og Tid Fai har spart viser hvor mange timer hun har spart teamet ditt på arrangementet.

Hvis en sending startet, men resultatet aldri kom tilbake, advarer kortet om at e-posten kanskje ikke ble sendt, så du sjekker sendte e-poster før du sender den på nytt, og ingen får en melding to ganger.

• Godkjenn: e-posten, oppgavene eller endringen, med ett trykk
• Endre først: endre utkastet før det går
• Ikke nå: minn meg på det senere, avvis det eller stopp denne typen
• Tid Fai har spart: timene hun har spart teamet ditt

Send hver e-post i ditt navn og med merkevarens utseende

Når Google-innboksen din er koblet til for sending, sender Fai e-posten fra den, i ditt navn, og den vises i sendte e-poster. Ellers går den i merkevarens navn, og svarene kommer til deg. Hver e-post har logoen, fargen og skrifttypen fra merkevaresettet ditt, så en agent, en leverandør eller en frivillig ser merkevaren din i hver melding.

Slik ser e-postene dine ut viser en ekte e-post fra arrangementet før noen får en, med hvor avsenderen, svarene, logoen, fargen, skrifttypen og bunnteksten kommer fra. En festival med sin egen identitet kan bruke sin egen logo eller hovedfarge mens de andre arrangementene dine beholder merkevaresettet, og ett steg tilbakestiller det. Det samme utseendet gjelder forberedelsesforespørsler, tilbud, kontrakter, leielister, dagsplaner, e-poster om vakter og frivillige og tilbakemeldingsundersøkelsen.

• Fra innboksen din: i ditt navn, i sendte e-poster
• Merkevaresettet ditt: logo, farge og skrifttype i hver e-post
• Direkte forhåndsvisning: en ekte e-post fra arrangementet før den sendes

• Choose how your event emails look

Velg arbeidet Fai gjør på hvert arrangement

En klubbkveld trenger ingen som leser cateringavtaler, og en konferanse trenger ingen sjekk av ridere. Fais ferdigheter viser arbeidet hun gjør på egen hånd for arrangementet, for eksempel å lese kontrakter, ridere og forsikringsbevis eller finne jobber i dokumenter og e-post, og du slår av hva som helst av det for bare dette arrangementet. De andre arrangementene dine beholder sine egne innstillinger, og det er ett steg å slå det på igjen.

Dette kan Fai gjøre viser hver handling hun utfører på arrangementet når du ber om det, hver merket Spør deg først eller Leser bare, så teamet ditt vet før de starter at alt som endrer arrangementet, venter på en person. På vaktlisten bestemmer du separat om Fai kan sende de første tilbudene for en vakt og spørsmålet Kommer du fortsatt? på egen hånd.

• Dette gjør Fai: slå hver type arbeid av eller på for dette arrangementet
• Dette kan Fai gjøre: handlingene hun utfører når du ber om det
• Spør deg først: hver handling som endrer noe, venter på deg

• Choose what Fai does on your event

Be Fai om hvilken som helst jobb på arrangementet med dine egne ord

Spør slik du ville spurt en kollega, skriftlig eller muntlig. Fai kan sjekke inn en vakt på vaktlisten, tilby en ledig vakt, fylle ut en forberedelse fra en rider, rapportere en hendelse, legge til risikoer i registeret ditt, kopiere fjorårets oppsett eller planlegge tilbakemeldingsundersøkelsen. Hun spør tilbake når en forespørsel kan bety to ting, viser deg nøyaktig hva hun skal til å sende eller endre, og venter på ja fra deg.

Snakk med Fai mens du går rundt på området: hun svarer mens du fortsatt snakker, stopper i det øyeblikket du avbryter, og hvert ord vises i panelet, så du kan fortsette skriftlig senere. En endring går aldri gjennom på et løst ja. Du godkjenner den i panelet, eller muntlig ved å si de nøyaktige ordene Fai leser opp for den endringen.

Fai leser e-poster, ridere og filer som informasjon, aldri som instruksjoner, og hun jobber innenfor tillatelsene dine, så hun når bare merkevarene og arrangementene rollen din når. Be om et diagram når formen betyr mer enn tallene, eller om et skriftlig sammendrag når svaret skal til en partner.

• Dine egne ord: ingen navn på rapporter eller felt trengs
• Snakk med Fai: spør muntlig og fortsett å snakke mens hun jobber
• Tillatelsene dine: Fai kan bare gjøre det du kan gjøre
• Din godkjenning: i panelet eller med de nøyaktige ordene hun leser opp

• Ask Fai about your event
• Få billettarbeidet gjort ved å spørre Fai