La hver e-post, samtale og hvert dokument jobbe for arrangementet ditt

Les hver tråd om arrangementet med et sammendrag øverst

Fai arkiverer hver e-postsamtale under arrangementet den handler om, fra hver postboks merkevaren din kobler til, så hospitality-rideren, tilbudet på sperregjerder og bevillingsvilkårene ligger samlet, de nyeste først. Åpne én og les Fais sammendrag før meldingene, med etiketter for hvor mye det haster og hva det handler om, for eksempel Hospitality, Tillatelser, Betaling eller Produksjon. Alle på teamet kan ta over en samtale uten å lese gjennom hele tråden.

Produsenten, produksjonslederen og arrangøren din leser de samme samtalene og de samme sammendragene, så ingen må videresende en e-post for å oppdatere en kollega. Hvert arrangement i merkevaren din leser fra de samme tilkoblede postboksene, så en leverandør som jobber på tre av arrangementene dine, får hver samtale arkivert under det riktige.

Tilkoblede postbokser viser hver Gmail- eller Outlook-postboks Fai leser og om den fungerer, med når hun sist sjekket den, så du vet med en gang om en postboks trenger oppmerksomhet.

• Arrangementets innboks: samtalene om dette arrangementet fra merkevarens innbokser
• Fais sammendrag: hva hver samtale sier før du leser den
• Hast og emne: merkelapper på hver samtale

• Read your event's email in one inbox

Gjør hver oppfølging fra e-post til en oppgave i ett steg

Under Oppfølging Fai fant venter hver jobb e-posten ber om, med en Legg til som oppgave-knapp. Oppgaven havner på arrangementets tavle med e-posten den kom fra, så den som tar den, har hele historien, og oppfølgingen merkes som lagt til så ingen legger den til to ganger. Svar på e-post åpner ditt eget e-postprogram, ferdig adressert og med samme emne, så svaret går fra din postboks og samtalen blir værende der.

Uønsket e-post forsvinner fra Innboks med Merk som søppelpost og holdes ute, mens selve e-posten blir liggende urørt i den ekte postboksen din. Hvis du merket noe ved en feil, tar søppelpostlisten vare på det så du kan flytte det tilbake.

Spør Fai hva som har kommet inn om arrangementet denne uken og hva som fortsatt gjenstår, så søker hun i samtalene, leser dem som betyr noe og lister opp oppfølgingene, så du kan ta igjen alt på veien til området uten å åpne en eneste tråd.

• Legg til som oppgave: en oppfølging på oppgavetavlen med e-posten sin
• Svar på e-post: fra din egen innboks, i den samme samtalen
• Merk som søppelpost: uønsket e-post ut av arrangementets innboks for godt

• Start hver dag med å vite hva som trenger deg og hvem som gjør hva

Send Fai for å ta notatene i samtalene dine

Forberedelsessamtaler, produksjonsmøter og sikkerhetsbriefinger avgjør halvparten av det som skjer på arrangementsdagen, og ingen i samtalen vil være den som tar notater. Gi Fai lenken til en samtale i Zoom, Google Meet eller Microsoft Teams og et navn som «Forberedelsessamtale med turnélederen», så blir notatskriveren hennes med når samtalen starter, tar den opp og skriver notatene for arrangementet.

Hver samtale viser hvor notatskriveren er, fra Venter på å bli med til Tar opp, Skriver notater og Notatene er klare, så du aldri lurer på om den kom inn. Du kan avlyse når som helst, så blir den ikke med, eller forlater samtalen hvis den allerede er med. Med kalenderen din tilkoblet blir notatskriveren med i videosamtalene i den uten lenke.

• Notatskriver: blir med i samtalen din i Zoom, Meet eller Teams for deg
• Fremdrift i sanntid: venter på å bli med, tar opp eller notatene er klare
• Fra kalenderen din: samtaler i en tilkoblet kalender uten lenke å lime inn

• Take notes on your event calls with Fai

Del det som ble avtalt, så snart samtalen er slutt

Åpne en samtale merket Notatene er klare for å lese sammendraget, oppfølgingene dere ble enige om i samtalen med hvem som tok hver av dem og innen når, og notater klare til å sendes til alle som var med. Produksjonsmøter, forberedelsessamtaler og sikkerhetsbriefinger arkiveres under arrangementet, så alle på teamet kan se hva som ble avtalt uker senere, uten å spørre den som var der.

Når en samtale setter en frist, for eksempel den endelige rideren innen fredag, fanger Fai den opp sammen med fristene fra e-postene og kontraktene dine og foreslår en oppgave for den på I dag. Spør Fai hva som ble avtalt på forrige ukes produksjonsmøte, så finner hun samtalen og leser notatene for deg.

• Sammendrag: hva samtalen bestemte
• Avtalte oppfølginger: hvem som tok hver jobb, og innen når
• Notater til deling: klare til å sendes til alle i samtalen

Ha hvert dokument med fristene plukket ut

Dokumenter inneholder kontraktene, riderne og de andre filene for arrangementet, sortert etter hva de handler om: hele arrangementet, produksjon, en artist, crewet eller en scene. Fai leser hver fil for datoer, honorarer og detaljer, og når en kontrakt, en e-post eller notatene fra en samtale setter en frist som nærmer seg og ennå ikke har en oppgave, foreslår hun oppgaven på I dag-siden din, så en dato som er gjemt på side ni, aldri glipper.

Det Fai leser, havner der det hører hjemme. En artists settlengde, honorar, reise, hotell, tekniske detaljer og cateringdetaljer fylles inn på oppføringen deres med filen de kom fra, og når to dokumenter ikke stemmer overens, sier oppføringen det, så du sjekker før noen handler ut fra feil dokument. Hver tidligere verdi tas vare på, og du kan hente én tilbake hvis den nyere filen var feil.

Last opp en fil som allerede finnes, så velger du om du vil erstatte den, beholde begge eller hoppe over den. Arkiver filene du ikke lenger trenger, så listen holder seg kort og ingenting går tapt.

• Dokumenter: hver fil for arrangementet, sortert etter hva den handler om
• Frister funnet: datoer lest fra kontrakter, e-poster og samtalenotater
• Detaljer lest for deg: arkivert på riktig oppføring, med eventuelle uoverensstemmelser markert
• Arkiver: filer du ikke lenger trenger, ute av veien og fortsatt tatt vare på

• Få hver avtale for arrangementet skrevet, sjekket og signert

Send teamet listene de jobber ut fra

Produksjonsledere sender de samme regnearkene til de samme folkene hver mandag i innspurten før et arrangement. Planlegg at vaktlisten, kjøreplanen, forberedelsesstatusen, romlisten eller hentingene går til de riktige folkene på teamet ditt hver dag eller hver uke, så får hver person den nyeste versjonen på tidspunktet du valgte, uten at noen må huske å sende den.

E-posten har en lenke, og personen logger inn for å laste ned filen, så en videresendt e-post gir aldri telefonnumrene til crewet ditt til noen utenfor teamet. Lister med navn på personer går bare til eiere og administratorer, kontaktopplysninger er bare med når du krysser av i boksen, og hver fil og hver nedlasting registreres. Lag en fil med en gang når du trenger en mellom de planlagte utsendelsene.

• Send jevnlig: hver dag eller hver uke, i arrangementets tidssone
• Listene teamet ditt bruker: vaktliste, kjøreplan, forberedelse, romliste og hentinger
• Logg inn for å laste ned: bare teamet ditt åpner filen, og hver nedlasting registreres

• Send your event lists to your team on a schedule

Sett merkevaren din på hver e-post arrangementet sender

Forespørsler om forberedelse, tilbud, kontrakter, leielister, dagsplaner, vakt-e-poster og spørreundersøkelsen etter arrangementet sendes alle fra arrangementet ditt. Slik ser e-postene dine ut viser en ekte e-post nøyaktig slik agenter, leverandører, crew og deltakere mottar den, sendt i merkevarens navn med logoen, fargen og skrifttypen fra merkevaresettet ditt, og svar går til kollegaen som sendte den.

Gi ett arrangement sin egen logo eller hovedfarge når en festival har en egen identitet, og sett det tilbake til merkevaresettet ditt i ett steg. Når en farge er for lys til å lese på en knapp, bruker knappene en mørk farge i stedet, og panelet sier fra, så hver e-post forblir lesbar.

Du velger også hva Fai gjør på hvert arrangement. Slå av alt arbeid du ikke vil at hun skal gjøre på det arrangementet, for eksempel å lese ridere for en konferanse uten artister, og se hvilke av handlingene hennes som bare leser og hvilke som alltid spør deg først.

• Slik ser e-postene dine ut: en ekte forhåndsvisning før noe endres
• Bare dette arrangementet: egen logo eller farge når det trenger det
• Fais ferdigheter: arbeidet Fai gjør på hvert arrangement, på eller av

• Choose how your event emails look
• Choose what Fai does on your event