Rakenna työntekijä- ja vapaaehtoistiimi, johon voit luottaa joka vuosi

Tunne jokainen, joka on työskennellyt tapahtumissasi

Brändisi Tapahtumatoiminnot-osion Ihmiset-luettelo listaa kerran jokaisen, joka on työntekijä, vapaaehtoinen tai vuorossa missä tahansa tapahtumassasi, riippumatta siitä, missä tapahtumassa hän työskenteli. Hae nimellä tai sähköpostiosoitteella ja näe, monessako tapahtumassa kukin on työskennellyt, viimeisin niistä ja onko hän työntekijä vai vapaaehtoinen. Luotettujen baarityöntekijöiden ja järjestyksenvalvojien uudelleenvaraus alkaa hausta, ei viime vuoden taulukoiden penkomisesta.

Jokainen tietue näyttää sen, mitä hänen vuoronsa kertovat: tehdyt vuorot, tunnit saapumiskirjauksesta lähtökirjaukseen, kuinka usein hän saapui sekä vuorot, joista hän jäi pois tai jotka hän perui myöhään. Jokainen luku tulee omista vuorokirjauksistasi kaikista tapahtumistasi. Kukaan tiimistäsi ei arvostele ketään, joten tietue on reilu henkilölle ja hyödyllinen sinulle.

Samasta tietueesta näet hänen tulevat vuoronsa ja jokaisen tapahtuman, jossa hän on työskennellyt, voit avata minkä tahansa niistä tapahtumista työvuorolistan lisätäksesi hänet vuoroon, lähettää hänelle Omat vuoroni -linkin sähköpostilla ja nähdä, milloin hän viimeksi avasi sen, sekä poistaa hänen linkkinsä käytöstä, kun hän lähtee tiimistäsi.

• Ihmiset: yksi henkilö sähköpostiosoitetta kohden kaikissa tapahtumissasi
• Mitä vuorot kertovat: tehdyt vuorot, tehdyt tunnit ja saapumiset
• Poisjäännit ja myöhäiset perumiset: vuorot, joihin hän ei saapunut tai joista hän luopui myöhään
• Tulevat vuorot: mihin hänet on varattu seuraavaksi

• Find the crew and volunteers who work your events

Yhdistä taidot ja iät niitä tarvitseviin vuoroihin

Lisää kunkin henkilön taidot tai ota jokin Fain ehdotuksista, jotka perustuvat tiimeihin ja rooleihin, joissa hän on työskennellyt eniten. Taitoa vaativaa vuoroa, kuten trukkikorttia tai baarikokemusta vaativaa, tarjotaan vain ihmisille, joilla taito on. Kun olet nähnyt jonkun henkilöllisyystodistuksen, vahvista, että hän on tarpeeksi vanha vuoroihin, joilla on alaikäraja, ja tietue säilyttää tiedon siitä, kuka sen vahvisti ja milloin.

Tietue ei koskaan sisällä syntymäaikaa, vain tiedon siitä, että henkilö on vähintään vahvistamasi ikäinen. Ihmiset, joiden ikää kukaan ei ole vahvistanut, voivat merkitä olevansa tarpeeksi vanhoja hyväksyessään vuoron, jolla on ikäraja, joten sinun ei tarvitse jahdata henkilöllisyystodistusta jokaiseen baarivuoroon ennen tarjousten lähtemistä.

• Taidot: tiimisi lisäämät, Fain ehdotuksilla
• Vahvistettu ikä: säilytetään vahvistaneen tiimiläisen nimen kanssa
• Taito vuorossa: vuoroa tarjotaan vain niille, joilla taito on

• Miehitä jokainen vuoro ja maksa jokaisesta tehdystä tunnista

Avaa vapaaehtoislomake, jonka ihmiset täyttävät puhelimellaan

Lisää tarvitsemasi roolit ja tervetulotekstisi tai kopioi työvuorolistasi tiimit rooleiksi yhdellä kertaa ja jaa sitten hakulinkki verkkosivuillasi ja sosiaalisessa mediassa. Nimi, sähköposti, puhelin, päivät, jotka hakija voi antaa, hätäyhteyshenkilö ja suostumus kysytään aina, joten lisäät vain omat kysymyksesi. Ihmiset hakevat puhelimellaan luomatta tiliä.

Aseta alaikäraja, niin nuoremmalta hakijalta kysytään vanhemman tai huoltajan nimi, puhelinnumero ja suostumus. Hakijat merkitsevät lukeneensa tietosuojaselosteesi. Merkitse terveyttä tai muuta yksityistä koskeva kysymys, niin sen vastauksia ei koskaan lähetetä Faille.

Jos keräät jo hakemuksia tapahtumasi lomakkeella, yhdistä se sen sijaan vapaaehtoisiisi, työntekijöihisi, myyjiisi, mediaan tai esiintyjän yhteyshenkilöihin. Yhdistä jokainen luettelon tarvitsema tieto lomakkeesi kysymykseen, niin jokainen lomakkeen lähettäjä lisätään kyseiseen luetteloon hetken kuluttua, ja hänen vastauksensa säilyvät lomakkeella ja ylimääräiset tiedot muistiinpanoissa. Kukaan ei kirjoita nimeä uudelleen, eikä hakemusta koskaan lisätä kahdesti.

• Hakulomake: tehty puhelimille, eikä tiliä tarvitse luoda
• Käytä työvuorolistan tiimejä: työvuorolistasi tiimit kopioituna rooleiksi
• Alaikäraja: alle 18-vuotiailta vanhemman tai huoltajan suostumus
• Omat lomakkeesi: jokainen hakija lisätään valitsemaasi luetteloon

• Recruit volunteers for your event
• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Anna Fain lukea jokainen hakemus ja päätä sitten erissä

Fai lukee jokaisen hakemuksen ja merkitsee henkilön rooliin hyvin sopivaksi, mahdollisesti sopivaksi tai tuskin sopivaksi ja kertoo syyn selkokielellä. Rajaa luetteloa roolin tai päivän mukaan tai vain hyvin sopiviin ja avaa mikä tahansa hakemus nähdäksesi hakijan valitsemat päivät ja roolit, kokemuksen ja vastaukset kysymyksiisi. Fai ehdottaa, sinä päätät.

Valitse haluamasi ihmiset, valitse Hyväksy, Varasijalle, Hylkää tai Valitse jatkoon, tarkista sähköposti ja lähetä. Jokainen saa sinulta yhden sähköpostin, ja hänen vastauksensa tulevat sinulle, kun taas jatkoon valinta jää tiimisi muistiinpanoksi. Voit muuttaa päätöstä myöhemmin, esimerkiksi hyväksyä jonkun varasijalta paikan vapautuessa, sähköpostin kanssa tai ilman.

Useampi koordinaattori voi työstää samaa luetteloa. Jos tiimiläinen muutti jonkun tietoja samalla hetkellä kuin sinä, henkilö jätetään ennalleen ja sinulle kerrotaan siitä, joten kaksi teistä ei koskaan lähetä yhdelle vapaaehtoiselle ristiriitaisia päätöksiä.

• Fain arvio: sopii hyvin, voisi sopia tai tuskin sopii, syineen
• Päätä erissä: hyväksy, varasijalle, hylkää tai valitse jatkoon
• Yksi sähköposti kullekin: päätöksen kanssa, ja vastaukset tulevat sinulle
• Turvallinen tiimiläisten kanssa: henkilöön, jota joku toinen juuri muutti, ei kosketa

Tuo viime vuoden parhaat vapaaehtoiset takaisin

Valitse aiempi tapahtuma ja näe viime vuoden tiimi ja kunkin henkilön tekemät vuorot, ja Fai ehdottaa, ketkä kutsutaan takaisin, esimerkiksi ne, jotka tekivät jokaisen vuoron. Kutsu kaikki hänen ehdottamansa kerralla, ja heidän viimekertaiset vastauksensa täytetään valmiiksi, joten uudelleen hakeminen vie heiltä hetken.

Palaavat vapaaehtoiset liittyvät samaan hakemusluetteloon kuin kaikki muutkin, joten päätät heistä samoilla eräsähköposteilla. Jokainen antaa hätäyhteyshenkilönsä uudelleen, joten tämän vuoden luettelossa ovat tämän vuoden tiedot.

• Palaavat vapaaehtoiset: viime vuoden tiimi ja kunkin tekemät vuorot
• Ketä Fai ehdottaa: perusteluilla, kuten teki jokaisen vuoron
• Vastaukset valmiina: edellisestä hakemuksesta

Anna jokaiselle vapaaehtoiselle sivu, joka vastaa hänen kysymyksiinsä

Lähetä jokaiselle hyväksymällesi oma sivu yhdellä sähköpostilla kullekin, ja sivu aukeaa henkilökohtaisesta linkistä ilman salasanaa. Vapaaehtoiset vahvistavat vuoronsa, valitsevat avoimia vuoroja ja pyytävät vuoron vaihtoa tai siitä luopumista, joten työvuorolista täyttyy ilman tekstiviestikierrosta. Sivulla ovat heidän päiväohjelmansa tärkeine aikoineen ja tiiminvetäjineen, luettava ja vahvistettava perehdytys sekä paikka asiakirjoille, joita tiimisi pyysi.

Vapaaehtoiset voivat valita vain vuoron, joka noudattaa lepo- ja tuntisääntöjäsi ja täyttää sen ikärajan, taito- ja asiakirjavaatimukset, ja heidän sivunsa kertoo, mikä sääntö estää heitä. Hyväksyt tai hylkäät jokaisen vaihto- tai luopumispyynnön, ja vaihto toteutuu vain, jos uudessa vuorossa on tilaa ja se noudattaa yhä sääntöjäsi. Poista vuorojen valinta käytöstä aina, kun haluat lukita työvuorolistan.

He myös vastaavat tuletko vielä -kysymykseen, kertovat päivät, joina voivat työskennellä, lisäävät kunkin vuoron kalenteriinsa ja kertovat ruokavalionsa henkilökunnan keittiötä varten. Poista linkki käytöstä tai tee uusi heidän hakemuksestaan milloin tahansa. Vapaaehtoisille, jotka työskentelevät useissa tapahtumissasi, Ihmiset-luettelon Omat vuoroni -linkki näyttää kaikki tapahtumat yhdellä sivulla.

• Valitse lisää vuoroja: vain vuoroja, jotka sopivat vuorolistasi sääntöihin
• Pyydä vaihtoa tai luopumista: jokaisen pyynnön hyväksyt tai hylkäät sinä
• Päiväohjelma ja perehdytys: tärkeät ajat, tiiminvetäjät ja ohjeistus
• Asiakirjat ja kuva: heidän itse lisäämänsä, vain omistajiesi ja ylläpitäjiesi avattavissa

• Give your event volunteers their own page and track their hours

Palkitse vapaaehtoistesi antamat tunnit

Näe tunnit, joihin kukin vapaaehtoinen ilmoittautui työvuorolistalla, rinnakkain hänen saapumis- ja lähtökirjaustensa mukaan tekemien tuntien kanssa, vuoroineen ja mahdollisine poisjäänteineen. Aseta palkinto kerran, esimerkiksi ilmainen viikonloppulippu tietyn tehtyjen vuorojen määrän jälkeen, niin Fai kertoo, kuka on ansainnut sen. Anna liput yhdellä kertaa, ja jokainen saa ilmaisen lippunsa sähköpostilla vieraslippuna.

Kukaan ei saa samaa palkintoa kahdesti, vaikka tiimisi painaisi painiketta kuinka monta kertaa. Henkilö, joka kirjautui saapuneeksi mutta ei koskaan lähteneeksi, erottuu tarkistettavaksi ennen palkintojen lähtemistä, ja jokaisen vapaaehtoisen kohdalla näkyvät hänen jo ansaitsemansa palkinnot.

Lataa vapaaehtoisluettelo yhteystietojen ja hätäyhteyshenkilöiden kanssa tai ilman tai tuntitiedosto pelkillä nimillä ja tunneilla, ja jokainen lataus kirjataan lataajan nimellä. Kun vapaaehtoinen pyytää poistamaan tietonsa, omistaja tai ylläpitäjä poistaa hänen nimensä, yhteystietonsa, vastauksensa ja tiedostonsa pysyvästi, ja hänen vuoronsa ja tuntinsa säilyvät kokonaismäärissäsi.

• Sovitut ja tehdyt tunnit: jokaiselle vapaaehtoiselle ja yhteensä
• Palkinnot: lippu, joka ansaitaan tekemällä asettamasi vuorot
• Vierasliput: lähetetään sähköpostilla jokaiselle, joka ansaitsi lipun
• Ei koskaan kahdesti: jokainen palkinto menee henkilölle kerran

Pyydä Faita hoitamaan rutiinityöt kanssasi

Kysy Failta, kuka teki eniten vuoroja viime kesänä, tai pyydä häntä lisäämään taito jonkun tietueeseen, hyväksymään baariin hyvin sopivat, kutsumaan viime vuoden tiimi takaisin tai lähettämään tämän vuoden vapaaehtoisille heidän sivunsa. Hän lukee samaa Ihmiset-luetteloa ja samoja hakemuksia kuin sinä, näyttää tarkalleen, kuka saa minkäkin sähköpostin tai muutoksen, ja odottaa kylläsi ennen kuin mitään tallennetaan tai lähetetään.

Fai voi myös vastata vapaaehtoisen vaihtopyyntöön, kertoa sovitut ja tehdyt tunnit ja antaa ihmisten ansaitsemat palkinnot, kun omistaja tai ylläpitäjä hyväksyy. Hän toimii sinun roolisi puitteissa, joten hän pääsee vain niihin tapahtumiin ja ihmisiin, joihin sinäkin.

• Omin sanoin: kysy niin kuin kysyisit kollegalta
• Sinun hyväksyntäsi: jokainen sähköposti ja muutos odottaa kylläsi

• Anna Fain valmistella tapahtumasi ja luonnostella työt puolestasi