Velg artistene, få spilleplanen riktig og annonser line-upen i tide

Åpne for foredragsforslag eller søknader om å spille

Start et skjema for å søke om å spille for artister eller en utlysning av foredrag for foredragsholdere, så havner hvert svar i Søknader under ny, til vurdering, godtatt og avslått. En konferanse kjører utlysningen av foredrag fra den samme seksjonen som et musikkarrangement bruker til søknader om å spille, så programteam og bookere deler én arbeidsmåte.

Sorter listen etter beste poengsum fra vurdererne eller beste poengsum fra Fai, og jobb fra toppen. Sett en søknad på venteliste, merk den som trukket tilbake når søkeren trekker seg, eller avslå den med en begrunnelse for teamet ditt. Ingen får e-post om et avslag, og du kan flytte den tilbake til vurdering når du ombestemmer deg. Når skjemaet tillater det, kan søkerne endre det de sendte, fra den private lenken i e-posten sin til du bestemmer deg.

• Søk om å spille og Foreslå et foredrag: skjemaer klare til deling, som fyller én liste
• Fra ny til godtatt: hver søknad på sitt steg
• Sorter etter poengsum: beste poengsum fra vurdererne eller fra Fai først

• Review act and talk applications for your event with your team
• Take act and trader applications for your event

La hele panelet gi poeng fra sin egen lenke

Legg til vurderere i panelet og send hver av dem sin egen lenke. De åpner den uten innlogging, leser notatet ditt om hva du ser etter, og gir hver åpen søknad poeng fra 1, ikke for oss, til 5, må ha, med en kommentar hvis de vil. Du ser når hver vurderer sist åpnet lenken sin og hvor mange de har vurdert, og vurderingen markerer når vurdererne er uenige.

Velg om vurdererne ser navn. Med navnene skjult leser de hva som ble foreslått, men aldri hvem som sendte det, e-posten eller telefonnummeret deres, så en førstegangs foredragsholder blir lest på samme måte som en kjent en. Foredrag starter skjult og artister starter synlige, og du kan endre begge. Kolleger på arrangementet gir poeng fra dashboardet, hver endret poengsum tas vare på i historikken, og du stopper en vurderers lenke når som helst mens poengene deres blir værende.

• Vurderingspanel: vurderere utenfor teamet ditt, hver med sin egen lenke
• Vurderere ser navn: skjult på foredrag, synlig på artister, eller ditt eget valg
• Vurdererne er uenige: markert når poengene ligger langt fra hverandre

Gjør et ja om til en booking i ett steg

Fai leser hver søknad som kommer inn fra et skjema og gir den et sammendrag, en poengsum av 5 med begrunnelsene sine og, for en artist, hva de gjorde på dine tidligere arrangementer. Kanskje en gjentakelse markerer en som deler e-post eller tittel med en annen. Godta en artist, så havner de under Artister med et utkast til tilbud for honoraret de ba om og forberedelsen startet. Godta et foredrag, velg når sesjonen starter, lengden og rommet, så blir foredragsholderen lagt til med en sesjon på agendaen.

Bare du og teamet ditt ser Fais notater, så vurdererne gir poeng ut fra sin egen lesing. Når du har godtatt, gjør Fai forberedelseslenken klar så du kan sende den, eller sender den med en gang når du slår det på. Å godta den samme søknaden to ganger legger aldri til noe to ganger, og en ny godkjenning fullfører bare et steg som ikke ble fullført, så ingen skriver en valgt artist inn i line-upen eller agendaen på nytt.

• Fais notater: et sammendrag og en poengsum med begrunnelse
• Utkast til tilbud: honoraret de ba om, klart i Kontrakter
• Sesjon på agendaen: starttid, lengde og rom satt når du godtar
• Forberedelse startet: lenken deres klar til å sendes

• Forbered hver artist uten å jage e-posttråder

Fang opp hver kollisjon i spilleplanen før arrangementsdagen

Bygg spilletider på tvers av hver scene og dag, så kjøres sjekkene av spilleplanen på nytt hver gang kjøreplanen endres. De fanger opp overlappende sett, en artist på to scener samtidig, en artist med for lite tid til å flytte seg mellom scener, sett før en scene åpner eller etter at den stenger, en scene brukt på en stengt dag og sett etter stengetid. Hvert problem merkes som alvorlig, sjekk eller mindre, så du starter med det som ville gjort mest skade.

Sjekkene sammenligner også hver artists ankomst og avreise med oppmøtetidene deres. Tidene kommer fra reisebookingene, eller fra forberedelsen når det ikke finnes en booking, så et fly som lander etter lydprøven eller drar før settet er over, vises i det øyeblikket en av dem endres. Fai sammenligner hver artists tekniske rider med spesifikasjonene for scenen de spiller på, inkludert linjer som «ikke trommepodium», så et hull blir funnet mens det fortsatt er tid til å leie utstyret, avtale en erstatning eller flytte artisten.

De samme sjekkene leser en konferanseagenda, så hovedinnlegg og spørsmålsrunder i hvert rom sjekkes på samme måte som sett på en festivalscene. Hver dagsplan i dashboardet viser problemene som berører dens egne cuer.

• Kollisjoner på tvers av scener: overlapp, dobbeltbookinger og artister uten tid til å flytte seg
• Ankomster mot oppmøtetider: fly som lander for nær lydprøven eller settet
• Rider mot scenespesifikasjoner: utstyr artisten ber om som scenen ikke har
• Stengetid og scenetider: sett utenfor scenens tider, stengte dager og etter stengetid

• Check your running order for clashes before show day

Løs en kollisjon med ett trykk og angre like raskt

Hvert problem kommer med løsningene Fai har prøvd på en kopi av dagen: flytt et sett, flytt det og alt etter det, bytt om to sett eller kort ned ett litt. En løsning tilbys bare når den fjerner problemet uten å legge til et alvorlig. Du ser hver cue som flyttes og den nye tiden før du bruker løsningen, og angre setter dem alle tilbake.

Sett tidsreglene hver scene trenger: korteste sceneskift, åpnings- og stengetider og stengte dager, pluss hvor lang tid en artist trenger mellom to opptredener og hvor tidlig de bør være på området før oppmøtetiden. Et telt som trenger lengre omstilling eller stenger tidligere, vurderes på sine egne premisser. Når dagen går opp, lager Fai utkast til oppmøtetidene for hver artist og hver avdeling, på e-post og på SMS der det finnes et mobilnummer, og ingenting sendes før du godkjenner hver melding.

• Flytt, bytt eller kort ned: den minste endringen som fjerner problemet
• Angre: hver flyttet cue tilbake der den var
• Tidsregler: sceneskift, tider og stengte dager for hver scene
• Utkast til oppmøtetider: hver artist og avdeling, godkjent av deg

• Planlegg hver cue, call showet live og hold alle team på samme tid

Avslør hver bølge av line-upen på minuttet du velger

Kryss av artistene for neste bølge, velg dato og klokkeslett, så går de ut med neste publisering, men forblir skjult til det øyeblikket. Annonseringen når arrangementssiden, nettstedet ditt og tidsplanen din samtidig, uten at noen må være oppe ved midnatt for å trykke på en knapp. Fansen ser en ny bølge komme på minuttet du lovet i sosiale medier.

Gi hver artist navnet de bruker på line-upen, et bilde, en biografi, lenkene og sjangrene sine. Be Fai lage et utkast til biografien fra nettstedet deres, musikklenkene eller en presseside, så venter utkastet hennes ved siden av biografien til du velger å bruke det. Honorarer, kontakter og notater kommer aldri med på den offentlige line-upen.

• Annonser på et bestemt tidspunkt: en bølge av artister, i arrangementets tidssone
• Vis eller skjul hver artist: bare artistene du slår på, blir offentlige
• Fais utkast til biografi: fra artistens egne sider, brukt bare når du velger det

• Publish your event line-up and set times

Vit nøyaktig hva som blir offentlig før det skjer

Gå gjennom og publiser viser hver artist som er lagt til eller tatt bort, hver profil som er oppdatert og hver spilletid som flyttes, og varsler om artister som blir offentlige uten biografi, bilde eller spilletid. Hvis en kollega endrer noe mens du leser, publiseres ingenting, og du ser den nyeste gjennomgangen, så ingen publiserer en endring de ikke har sett.

Når spilletider flyttes etter at du har publisert, åpner e-posten til billettinnehaverne dine med et utkast som lister opp endringene, klart for deg å sjekke og sende. Fai minner deg på arrangementets I dag-side når spilletider er endret etter forrige publisering. Publiseringshistorikk viser hver publisering og nedtaking, hvem som gjorde den og hvor mange endringer den hadde, og når du tar ned hele line-upen, beholdes artistene og historikken til du publiserer igjen.

• Gå gjennom og publiser: artister, profiler og spilletider som endres
• Manglende detaljer: artister som er i ferd med å bli offentlige uten bilde, biografi eller tid
• Publiseringshistorikk: hver publisering og nedtaking, hvem som gjorde den og hva som endret seg

Legg en tidsplan fansen planlegger dagen sin ut fra, på ditt eget nettsted

Arrangementssiden din viser den publiserte line-upen av seg selv. Kopier koden for tidsplanen med spilletider eller line-upen og lim den inn på hvilken som helst side på ditt eget nettsted, eller legg til en line-up- eller programseksjon på et nettsted du bygger med Ticket Fairy. På tidsplanen filtrerer fansen etter dag og scene, stjernemerker settene de vil se og legger dem til i sin egen kalender på riktig lokal tid.

Hvert sted oppdateres når du publiserer igjen, så arrangementssiden, nettstedet ditt og den innebygde tidsplanen aldri er uenige om en spilletid. Fansen har de stjernemerkede settene sine på telefonen, og deres egen kalender minner dem på før hvert sett de har valgt.

• Kopier kode: tidsplanen eller line-upen på hvilket som helst nettsted
• Min tidsplan: stjernemerkede sett lagret på fansens telefon
• Legg til i kalenderen: hvert stjernemerket sett på riktig lokal tid

• Guid hver fan gjennom dagen og la dem betale kontaktløst