Saa jokainen esiintyjä majoitetuksi, noudetuksi ja lavalle ajallaan

Kirjaa jokainen hotellikiintiö täsmälleen niin kuin hotelli sen sopi

Tiimisi työskentelee saman sopimuksen mukaan, jonka hotelli allekirjoitti. Lisää kiintiö ensimmäisine ja viimeisine öineen, hotellin kunakin yönä varaamat huoneet ja eri määrä niille öille, jotka sitä tarvitsevat. Syötä huonehinta hotellin omassa valuutassa, mitä hinta sisältää, vapautuspäivä ja hotellin yhteyshenkilö, ja nimeä kiintiö, kuten Crew-huoneet, kun yhdellä hotellilla on useampi kiintiö.

Hotellisopimukset muuttuvat, ja kiintiö pysyy perässä. Muuta öitä tai minkä tahansa yön huoneita ja näe, montako huoneyötä lisäät tai palautat, ja kirjaa syy, jonka tiimisi lukee kiintiön historiasta. Kun yhdellä hotellilla on kaksi kiintiötä, valitse, kumpi laskee majoituksen, ja sulje kiintiö, kun se on sovittu, jotta sen huoneet pysyvät ennallaan.

Ennen kuin sinulla on hotellia lainkaan, kysy Failta esiintyjän sivulta majoituspaikkoja tapahtumapaikkasi läheltä yöhintoineen tai lentovaihtoehtoja välilaskuineen ja arvioituine hintoineen. Vertailet niitä ja varaat valitsemasi.

• Huoneet yö yöltä: sama määrä joka yö tai eri määrä kunakin yönä
• Hinta omassa valuutassaan: hotellin hinta, vaikka lippusi myytäisiin toisessa valuutassa
• Historia: kuka muutti kiintiötä, mikä muuttui ja miksi
• Sulje ja avaa uudelleen: pidä sovittu kiintiö ennallaan, kunnes avaat sen uudelleen

• Hold hotel rooms for your event's artists and crew
• Keep track of where your event's artists and crew are staying

Seuraa kunkin kiintiön täyttymistä majoitusten saapuessa

Kenenkään ei tarvitse laskea huoneita käsin. Kun annat esiintyjälle, puhujalle, urheilijalle tai crew-jäsenelle majoituksen hotellissa päivämäärineen, kiintiö laskee hänen huoneensa jokaisena sen kattamana yönä. Kiintiöiden yläpuolella oleva luettelo nimeää jokaisen esiintyjän, joka vielä tarvitsee huoneen, joten viime hetken lisäykset eivät koskaan jää ilman sänkyä.

Majoitus laskee huonelistalla olevat huoneet tai muuten huoneet, joita esiintyjän matkaseurue tarvitsee advancen perusteella. Jokaisena yönä näkyvät varatut, täytetyt ja jäljellä olevat huoneet, ja yössä, jona huoneita on täytetty enemmän kuin hotelli on varannut, on varoitus, joten pyydät hotellilta lisää ennen kuin kukaan saapuu täyteen taloon.

Kun kiintiöllä on hinta, näet, mitä täytetyt huoneet maksavat ja mitä maksaisit, jos hotelli veloittaisi jokaisesta varaamastaan huoneesta. Majoitus, jolla ei ole omaa hintaa, lasketaan kiintiönsä hinnalla esiintyjän kokonaiskustannuksiin, joten hotelli näkyy esiintyjän kustannuksissa ilman toista taulukkoa.

• Varatut, täytetyt ja jäljellä olevat: huoneyöt kaikissa kiintiöissä ja yhden kiintiön jokaisena yönä
• Esiintyjät, joilla ei vielä ole huonetta: heidän matkaseurueensa ja tarjouksen sallimien huoneiden perusteella
• Kiintiön kustannus: täytetyt huoneet ja kaikki varatut huoneet rinnakkain

• Tiedä, mitä tapahtumasi maksaa, ennen kuin laskut saapuvat
• See the all-in cost of each act on your event

Palauta tyhjät huoneet ennen kuin maksat niistä

Vapautuspäivän lähestyessä Fai vertaa tyhjiä huoneita esiintyjiin, joilla ei vielä ole huonetta. Hän ehdottaa ylimääräisten huoneiden palauttamista niin, että noille esiintyjille jää tarpeeksi, tai laatii hotellille sähköpostin, jossa pyydetään lisää, kun esiintyjäsi tarvitsevat niitä, eikä mitään lähetetä ennen kuin tiimiläinen hyväksyy sen tapahtuman Tänään-sivulla.

Palauta huoneita itse kahdella vaihtoehdolla: kaikki tyhjät huoneet tai yö yöltä niin, että säilytät haluamasi huoneet. Kerro hotellille sähköpostilla samasta ikkunasta, mitkä huoneet palautetaan, ja syy ja sähköposti jäävät kiintiön historiaan. Huonetta, jossa esiintyjä tai crew-jäsen on, ei koskaan palauteta. Kopioi kiintiöt ensi vuonna uuteen tapahtumaan päivämäärät siirrettyinä.

• Fain muistutus: palauta huoneita tai pyydä lisää, odottaa Tänään-sivulla myöntävää vastaustasi
• Päiviä vapautuspäivään: lähtölaskenta jokaisessa kiintiössä, jossa on tyhjiä huoneita
• Hotellille ilmoitettu sähköpostilla: mitkä huoneet palautetaan, lähetettynä samasta ikkunasta

• Give your event's unused hotel rooms back before the release date
• Aloita joka päivä tietäen, mikä odottaa sinua ja kuka tekee mitäkin

Anna jokaiselle hotellille itsestään päivittyvä huonelista

Huonelista täyttyy hotellin ja päivämäärien perusteella, jotka annat kullekin esiintyjälle ja crew-jäsenelle, joten mitään ei tarvitse kirjoittaa uudelleen. Lisää huonetyyppi, huoneiden määrä ja muistiinpano hotellille, kuten myöhäinen saapuminen, esteetön huone tai pinnasänky, ja lähetä hotellille yksi yksityinen linkki, niin sinun ei tarvitse enää koskaan lähettää taulukkoa uudelleen.

Hotelli avaa linkin ilman tiliä ja näkee nimet, saapumis- ja lähtöpäivät, huonetyypit ja muistiinpanosi minuutin välein päivittyvinä, yhä luettavina, jos yhteys katkeaa, ja valmiina tulostettaviksi. Näytä puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet vain, kun hotelli tarvitsee niitä, näe, kuinka usein kutakin linkkiä on avattu, ja poista linkki käytöstä milloin tahansa.

Lähetä tukikohdan tiimille huonelista tai päivän noudot sähköpostilla joka päivä tai joka viikko ladattavana tiedostona, niin tuotantotoimistolla on kopio kysymättä.

• Huoneen tiedot: Yhden hengen, Parisänky, Kaksi erillistä sänkyä, Sviitti tai oma huonetyyppisi
• Jaa hotellille: yksityinen linkki ilman kirjautumista
• Avattu ja poistettu käytöstä: kuinka usein kutakin linkkiä on avattu, ja Poista käytöstä, kun tarvitset sitä
• Lähetä säännöllisesti: huonelista tai noudot sähköpostilla aikataulun mukaan

• Share your event's rooming lists with hotels and pickups with drivers
• Send your event lists to your team on a schedule

Suunnittele jokainen nouto niin, että päällekkäisyydet huomataan ennen tallentamista

Suunnittele niillä ihmisillä ja ajoneuvoilla, jotka sinulla oikeasti on: tiimisi crew ja vapaaehtoiset nimeltä, vuokrattu kuljettaja puhelinnumeroineen ja jokainen pakettiauto ja henkilöauto matkustajapaikkoineen ja sopivien isojen laukkujen määrineen. Noudot tulevat Matkojen lennoista ja junista, ihmisten määrä otetaan esiintyjän matkaseurueesta, ja annat kullekin kuljettajan, ajoneuvon, ajoajan ja laukut.

Suunnittelija tarkistaa suunnitelman ennen kuin tallennat sen. Se nimeää kuljettajan tai ajoneuvon, joka on kahdella matkalla yhtä aikaa, kuljettajan, jolla on vuoro samaan aikaan, kuljettajan, jonka lepoaika on liian lyhyt tai työpäivä liian pitkä työvuorosääntöjesi mukaan, sekä enemmän ihmisiä tai laukkuja kuin ajoneuvoon mahtuu. Korjaat asian tai suunnittelet silti, kun tiedät paremmin, ja jokainen päivän varoitus odottaa tarkistettavien noutojen kohdassa.

Ajoajat muistetaan, joten seuraava nouto saman lentokentän ja hotellin välillä tarjoaa viimeksi syöttämääsi aikaa. Urheilutapahtuma kuljettaa joukkueensa, konferenssi puhujansa ja festivaali esiintyjänsä, kaikki saman kuljettaja- ja ajoneuvoluettelon avulla.

• Kuljettajat tiimistäsi: crew ja vapaaehtoiset nimeltä, ja heidän vuoronsa tarkistettuina
• Paikat ja laukkutila: jokaiselle pakettiautolle, henkilöautolle ja pikkubussille
• Tarkista tämä ennen tallentamista: jokainen päällekkäisyys nimettynä, ja mahdollisuus suunnitella silti
• Muistetut ajoajat: tarjotaan uudelleen samojen paikkojen välillä

• Plan your artists' pickups with drivers and vehicles for your event
• Tee advance jokaiselle esiintyjälle jahtaamatta sähköpostiketjuja

Suunnittele koko päivä uudelleen, kun lento laskeutuu myöhässä

Myöhästynyt lento ei enää tarkoita iltapäivää puhelimessa. Seurattu lento siirtää noutoaan itsestään, tai syötät, kuinka paljon se on myöhässä. Kun suunniteltu nouto siirtyy niin paljon, että sillä on merkitystä, Fai tarkistaa kuljettajan päivän ja ehdottaa uutta suunnitelmaa: hän pitää saman kuljettajan, kun tämä on vapaana, tai valitsee vähiten kiireisen vapaan kuljettajan ja sopivan ajoneuvon.

Uusi suunnitelma odottaa kohdassa Fain uudet suunnitelmat ja tapahtuman Tänään-sivulla, valmiiksi tarkistettuna samoja paikkoja, laukkuja, lepoaikoja ja työaikasääntöjä vasten kuin itse tekemäsi suunnitelma. Kuljettajat, joiden puhelinnumero on tiedossa, saavat tekstiviestin vasta, kun hyväksyt sen, joten kukaan ei kuule muutoksesta, josta et ole sopinut.

• Lento on myöhässä: nouto siirtyy laskeutumisajan mukana
• Fain uudet suunnitelmat: tarkistettu suunnitelma kuljettajan loppupäivälle
• Hyväksy ja lähetä kuljettajille tekstiviesti: kenellekään ei lähetetä viestiä ennen kuin sanot kyllä

Pyöritä sukkuloita ja anna jokaiselle kuljettajalle hänen päivänsä puhelimeen

Kuljeta suurta joukkoa crew'ta ja esiintyjiä aikataululla, johon kaikki voivat luottaa. Lisää sukkula reitteineen, päivineen, ensimmäisine ja viimeisine lähtöineen ja lähtötiheyksineen, sitten sen paikat, ajoneuvo ja kuljettaja sekä se, ajaako se takaisin jokaisen matkan jälkeen. Jokainen vuoro näkyy päivän noutojen kanssa.

Jokainen kuljettaja avaa yhden yksityisen linkin ilman tiliä ja näkee vain omat noutonsa ja sukkulavuoronsa: montako niitä on, milloin ensimmäinen on, ja jokaisen noudon matkustajat, laukut, ajoneuvon ja jättöosoitteen, ja siirtyneet ajat on merkitty. Näytä matkustajien puhelinnumerot linkissä vain, kun kuljettaja tarvitsee niitä.

Kuljettajat napauttavat Noudettu ja Jätetty perille edetessään, ja virheen jälkeen on Kumoa. Jokainen napautus päivittää noudon Matkoissa ja tapahtumapäivän saapumisissa, joten tiedät, missä kukin esiintyjä on, soittamatta kenellekään.

• Sukkula-aikataulu: ensimmäinen ja viimeinen lähtö ja lähtötiheys
• Kuljettajan päivä: vain hänen omat noutonsa ja sukkulavuoronsa
• Noudettu ja Jätetty perille: yksi napautus kumpaankin, ja virheen jälkeen Kumoa

Näytä jokaiselle esiintyjälle koko vierailu ja se, mikä muuttui

Anna jokaiselle esiintyjälle yksi matkasuunnitelma erillisten sähköpostien jonon sijaan. Koko vierailu luettelee lennot, noudon, hotelliyöt ja jokaisen paikallaoloajan load-inistä ja soundcheckistä settiin, järjestyksessä ja tapahtuman paikallista aikaa. Se on esiintyjän päiväohjelmassa, joten artistiyhteystiimisi ja kiertuemanageri lukevat samaa suunnitelmaa.

Yksi huomaamatta jäänyt muutos jättää esiintyjän lentokentälle. Aina kun esiintyjä avaa päiväohjelmansa linkin, hänen näkemänsä luettelo tallennetaan, joten koko vierailu merkitsee, mitä on sen jälkeen lisätty, poistettu tai siirretty, vanhoine ja uusine aikoineen. Tiimisi näkee saman määrän muutoksia, joita esiintyjä ei ole vielä nähnyt, ja Fai kertoo pyynnöstäsi, mikä muuttui kenen tahansa esiintyjän kohdalla.

Toiselta aikavyöhykkeeltä saapuva lento näyttää, milloin se laskeutuu tapahtumasi aikaa, joten kenenkään ei tarvitse laskea aikaeroja saapuvien aulassa.

• Koko vierailu: matkat, hotelli ja paikallaoloajat järjestyksessä
• Tapahtuman paikallinen aika: toiselta aikavyöhykkeeltä saapuva lento näyttää, milloin se laskeutuu tänne
• Muuttunut edellisen katsomiskertasi jälkeen: lisätty, poistettu ja siirretty, vanhoine ja uusine aikoineen

• Show each act their whole stay and what changed
• Suunnittele jokainen cue, kuuluta tapahtuma suorana ja pidä jokainen tiimi samassa ajassa