Gi hver journalist og fotograf riktig tilgang, godkjent av pressekontoret ditt

Ta imot mediesøknader via ditt eget skjema

Start et skjema for presseakkreditering på arrangementet ditt og del lenken med media. Journalister, fotografer, videoteam og innholdsskapere skriver inn navnet sitt, publikasjonen eller presseorganet og nettstedet, hva de skal dekke, fra en anmeldelse og bilder til video, intervjuer og sosiale medier, hvor mange som leser, ser eller følger dem, og oppdragsbrevet sitt. Hver person som sender det, havner i presselisten din som en søknad, klar for gjennomgang av teamet ditt.

Svarene blir også liggende i skjemaet, og svar som ikke har noen plass i presselisten, legges til i journalistens notater, så ingenting de fortalte deg, går tapt. Legg til en journalist for hånd når pressesjefen din møter dem på en lansering, eller importer en liste fra en CSV-fil når et byrå sender en. Hver oppføring beholder presseorganet, kontaktopplysningene og et dokument som pressekort eller portefølje, så den som gjennomgår den, har alt foran seg.

• Skjema for presseakkreditering: presseorgan, dekning, publikum og oppdragsbrev
• Rett inn i presselisten din: hver journalist kommer inn som en søknad
• Importer en liste: fra en CSV-fil når et byrå sender en

• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Godkjenn de riktige mediene med hver tillatelse tydelig

Hver søknad går fra søkt til verifisert til godkjent, og hver av dem sier hva slags medium det er, fra generell presse, bransjepresse og fagpresse til TV og radio, fotografer, videoteam, innholdsskapere i sosiale medier, studentpresse og utenlandsk presse. Kryss av for hva hver journalist kan gjøre: ta bilder, filme eller intervjue, og om de har signert embargoavtalen din. Presselisten din teller de godkjente fotografene og videoteamene, så du vet hvor fullt det blir i graven.

Verifiser, godkjenn eller avslå forespørsler én om gangen, eller kryss av mange og avgjør dem sammen, med én begrunnelse som dekker hvert avslag. Hvert avslag beholder begrunnelsen sin, og en godkjenning du må trekke tilbake, oppheves med registreringen intakt. Hver søknad registrerer hvem som verifiserte legitimasjonen og når, har en versjonshistorikk og kan tildeles den personen på teamet ditt som har ansvaret for den, og du ser når en kollega har den samme søknaden åpen, så to pressesjefer aldri svarer det samme presseorganet to ganger.

Gi en godkjent journalist et navneskiltnummer fra listen, søk etter navn, presseorgan eller e-post, og last ned listen til pressekontoret ditt, med hver nedlasting registrert.

• Typer medier: fotografer, videoteam, TV og radio, studentpresse og utenlandsk presse
• Verifiser og godkjenn: én om gangen eller i puljer
• Tillatelser: foto, video, intervju og signert embargo
• En ansvarlig for hver forespørsel: pressesjefen som håndterer det presseorganet

Send pressepass til pressekontoret, deretter sikkerhet

Sett en godkjenningsregel én gang, som når pass fra presseorganisasjoner kommer inn, spør pressekontoret, deretter sikkerhet. Hvert pressepass venter på hvert steg etter tur og går ut først når siste steg sier ja. Godkjennere avgjør fra en lenke i e-posten sin uten innlogging, med fakta ved siden av hver forespørsel, som hvor mange pass presseorganet har igjen og om personen hadde pass på forrige arrangement.

Et avslag spør hvorfor, og begrunnelsen går tilbake til presseorganet på dets egen side. Forespørsler der navn snart stenger, merkes som hastesaker, og når pressesjefen din er borte, avgjør en eier eller administrator av arrangementet i stedet, med sitt eget navn og sin begrunnelse lagret med beslutningen.

• Godkjenningsregler: pressekontoret først, deretter sikkerhet
• Beslutningslenker: godkjennere avgjør fra e-posten sin
• Begrunnelsen går tilbake: presseorganet ser hvorfor et pass ble avslått

• Choose who approves accreditation requests for your event
• Approve or decline accreditation requests for your event

La aviser og fotobyråer oppgi sine egne folk

Presseorganene du jobber med hvert år, vet hvem de sender, lenge før du gjør det. Legg til hver avis, kringkaster eller fotobyrå som et eksternt team av typen presse, gi det en kvote med pressepass og en dato navn stenger, og send kontaktpersonen en egen side på e-post, uten innlogging. De oppgir journalistene og fotografene sine, legger til bilder til navneskiltene og følger hvert pass fra venter til sendt.

Siden åpnes på kontaktpersonens eget språk, og personene de tok med til merkevarens forrige arrangement, tilbys igjen med ett trykk. Hver person de oppgir, går gjennom godkjenningsreglene dine, så pressekontoret fortsatt ser hvert navn før et pass går ut.

• Presseorganer som eksterne team: en kvote med pass for hvert presseorgan
• Bilder til navneskilt: lagt til av presseorganet for hver person det oppgir
• Folk fra sist: navnene fra forrige arrangement lagt til igjen med ett trykk

• Let outside teams name their own people for event passes

Hold roen i pressegraven med riktig pass på hver fotograf

Godkjent presse havner i passlisten din når du henter folk inn i Akkreditering, i en pressegruppe med kvoten du setter. Gi passtypen for presse sonene den åpner, som Pressegrav og Backstage, dagene og tidene den gjelder, og et bilde trykt på navneskiltet. Personalinngangene dine sjekker hvert pressepass inn og ut av hver sone, så graven har plass til fotografene du har godkjent, og ingen andre.

Plassene i graven kommer fra kjøreplanen, så hver godkjent fotograf vet hvilke artister de fotograferer fra graven og når, og sceneteamet og pressekontoret ditt jobber ut fra de samme spilletidene. Hver artists fotoregler ligger sammen med plassene deres i graven, så fotografene vet hva artisten tillater før de fotograferer, og en embargo på dekningen sier når bildene og anmeldelsene deres kan publiseres.

En fotograf som har pass bare for lørdag, avvises ved porten til graven på søndag, med grunnen på telefonen ved porten. Vaktlederen din kan slippe noen gjennom med en begrunnelse når pressekontoret er enig, og begrunnelsen lagres med skanningen. På området nå viser hvor mange fra pressen som er inne i hver sone, med navnene og tidspunktet hver gikk inn.

• Pressepass: i en pressegruppe med sin kvote
• Sonen pressegrav: sjekket ved personalinngangene ved hver skanning
• Navneskilt med bilde: fotografens ansikt, soner og dager på navneskiltet

• Gi alle som jobber på arrangementet ditt riktig pass, godkjent og klart før portene åpner
• Del ut hvert pass raskt, og hold hver sone for dem som hører hjemme der

Hold hver journalist oppdatert før og under arrangementet

Fra Meldinger sender du e-post eller tekstmelding til pressen etter status, som alle godkjente, sammen med crew eller team som trenger de samme nyhetene. Start fra en rask melding for arrangementsdagen eller be Fai om et utkast, sjekk nøyaktig hvem som får den før den sendes, planlegg den til senere, og se hvem den nådde og hvem som åpnet den.

Bruk den til tidspunktet for fotosesjonen, en endring i rotasjonen i graven eller rommet for pressekonferansen, og send den igjen til alle den ikke nådde. Hver melding én person har fått om arrangementet, listes opp ved personen, så pressekontoret ditt kan svare et presseorgan som sier de ikke har hørt noe. Hold hver journalist og hvert presseorgan i presselisten din, send pressemeldingene dine til dem og følg dekningen de publiserer, så du ser hva media sa om arrangementet ditt og hvilke presseorganer du bør invitere igjen.

• E-post og tekstmelding til pressen: snevret inn etter status, som godkjent
• Utkast fra Fai: for deg å sjekke før den sendes
• Hvem den nådde: sendt, åpnet eller ikke nådd for hver person
• Pressemeldinger og dekning: sendt til presselisten din, med dekningen hvert presseorgan publiserer

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Samle inn hvert bilde med kreditering og bruksrettigheter

Hver fotograf, videograf og innholdsskaper laster opp arbeidet sitt via sin egen lenke, så hvert bilde fra arrangementet ditt når teamet ditt uten jakt gjennom filoverføringer og meldinger. Hver opplasting havner i merkebiblioteket ditt med krediteringen til personen som laget den, og bruksrettighetene følger med, så teamet ditt vet hvordan et bilde eller en video kan brukes før det går inn i et innlegg, en annonse eller en pressepakke.

Fai velger materiell fra merkebiblioteket ditt til innleggene og annonsene dine i sosiale medier, så markedsføringen viser ditt eget arrangement fra sin beste side og teamet ditt bruker mindre tid på å lete gjennom mapper.

• Opplastingslenke: én for hver fotograf og innholdsskaper
• Krediteringer: fotografen eller innholdsskaperen på hver fil
• Bruksrettigheter: tatt vare på med hvert bilde og hver video
• Valgt av Fai: materiell til innleggene og annonsene dine i sosiale medier

Del de beste bildene og videoene med promotørene dine

Bildene og videoene fra arrangementet ditt selger det neste. Legg dem til i Markedsføringsmateriell med en bildetekst klar til å lime inn og kanalen hver av dem passer for, så laster hver promotør dem ned ved siden av sin egen promotørlenke, og hvert innlegg selger billetter og hvert salg krediteres den som delte det.

Hold bilder for ett arrangement på det arrangementet, eller legg dem i merkebiblioteket, der de er klare for promotører på tvers av alle arrangementene dine. Sorter dem i mapper og merkelapper, skjul materiell til du er klar, eller planlegg at det skal publiseres på minuttet du velger, og send promotørene e-post når det skjer. Hvert materiell teller nedlastingene sine, så du ser hvilke bilder promotørene faktisk brukte. Merkevaresettet ditt tar vare på logoene, fargene, skrifttypene og tonen din for alt teamet ditt lager.

• Markedsføringsmateriell: bilder, video og bildetekster for hvert arrangement
• Merkebibliotek: materiell klart for alle arrangementene dine
• Publiser til rett tid: promotørene får e-post når materiell dukker opp

• Give your promoters artwork to post about your event
• Set up a brand kit for your events