Каждое дело сделано вовремя, а команда не выгорает

Дайте каждому делу ответственного, срок и приоритет

Добавьте задачу для каждого дела и назовите её так, чтобы любой читающий понимал, как выглядит результат, а затем укажите исполнителей, срок и срочность. Коллеги, которые хотят только следить за задачей, подписываются на неё. Карточки переходят из открытых в работу и в выполненные, а столбец заблокированных показывает, что ждёт разрешения, поставщика или решения, поэтому вы читаете его первым каждое утро.

• Исполнители и подписчики: все, кто выполняет дело, и все, кто за ним следит
• Приоритет: низкий, средний, высокий или срочный на каждой карточке
• Столбец заблокированных: дела, которые ждут чего-то вне вашей команды

Смотрите одну и ту же работу по датам, по статусу или по порядку

Меняйте вид под свой вопрос. Доска показывает, что застряло, список показывает всё сразу, календарь показывает, что нужно сделать на этой неделе, а шкала времени раскладывает работу с датами по порядку, чтобы было видно, что должно закончиться до начала следующего. У каждой задачи на шкале времени указано, какие задачи её блокируют и какие блокирует она.

• Доска, список и календарь: одни и те же задачи по статусу, все сразу или по сроку
• Шкала времени: работа с датами по порядку, от первого начала до последнего срока
• Зависимости: что блокирует каждую задачу и что блокирует она

Держите обсуждение и файлы вместе с делом

Откройте задачу, чтобы обсудить её в комментариях, приложите смету или план, от которого она зависит, добавьте теги и запустите таймер, пока работаете. Задача, добавленная из почты мероприятия, хранит письмо, из которого она появилась, поэтому тот, кто её берёт, знает всю историю.

• Комментарии: обсуждение остаётся в задаче
• Вложения и теги: файлы и метки, которые нужны каждому делу
• Таймер: время, потраченное на каждую задачу

Начните с плана, который нужен каждому мероприятию вашего типа

Fai предлагает план готовности для вашего типа мероприятия, от подписания всех договоров до сравнения бюджета с фактическими расходами. Конференция получает спикеров, звук и экраны и цифры для кейтеринга, фестиваль получает медицинское обеспечение и план движения транспорта, мероприятие еды или напитков получает санитарные сертификаты продавцов, а спортивное мероприятие получает судей и официальных лиц. Снимите отметку с того, что не нужно, переименуйте любую задачу и добавьте остальные, каждую со сроком, который рассчитала Fai.

• План готовности: дела, которые нужны вашему типу мероприятия, с их сроками
• Выбор и переименование: оставьте только нужные задачи и назовите их по-своему
• Напоминания о просроченных задачах: Fai готовит напоминание или находит ответственного для просроченной задачи без него

• Пусть Fai находит проблемы и готовит черновик решения за вас

Распределяйте работу, пока никто не выгорел

«Загрузка» складывает время задач и смены в графике каждого человека по дням на одну или две недели вперёд и сравнивает их с заданным вами числом часов в день. Все, кто превышает лимит, отмечаются, а Fai предлагает задачу, которую стоит передать, и коллегу с наименьшей загрузкой в эти дни. Подтвердите передачу, и новый человек добавляется до того, как убирают первого, поэтому дело никогда не остаётся без ответственного.

• Часы в день: время задач и смены для каждого человека
• Выше лимита: все, у кого больше часов, чем вы допускаете
• Предложенные передачи: задача, которую стоит передать, и тот, у кого на неё есть время

• Balance your event team's workload