Пусть каждое письмо, звонок и документ работают на ваше мероприятие

Читайте каждую переписку о мероприятии с кратким содержанием сверху

Fai относит каждую переписку к мероприятию, о котором она идёт, из всех почтовых ящиков, подключённых вашим брендом, поэтому бытовой райдер, смета на ограждения и условия лицензии лежат вместе, сначала новые. Откройте переписку и прочитайте краткое содержание от Fai до сообщений, с метками срочности и темы, например «Гостеприимство», «Разрешения», «Оплата» или «Продакшн». Любой в команде может подхватить переписку, не перечитывая всю цепочку.

Ваш продюсер, продакшн-менеджер и промоутер читают одни и те же переписки и краткие содержания, поэтому никому не нужно пересылать письмо, чтобы ввести коллегу в курс дела. Все мероприятия вашего бренда читают одни и те же подключённые ящики, поэтому переписка с поставщиком, который работает на трёх ваших мероприятиях, попадает в нужное.

«Подключённые ящики» показывают каждый ящик Gmail или Outlook, который читает Fai, работает ли он и когда она проверяла его в последний раз, поэтому вы сразу видите, если ящик требует внимания.

• Почта мероприятия: переписка об этом мероприятии из почтовых ящиков вашего бренда
• Краткое содержание от Fai: о чём каждая переписка, ещё до того, как вы её прочитаете
• Срочность и тема: метки на каждой переписке

• Read your event's email in one inbox

Превращайте каждое дело из письма в задачу в один шаг

В блоке «Что нужно сделать, по мнению Fai» каждое дело, о котором просит письмо, ждёт с кнопкой «Добавить как задачу». Задача попадает на доску мероприятия вместе с письмом, из которого она появилась, поэтому тот, кто её возьмёт, знает всю историю, а дело отмечается как добавленное, чтобы никто не добавил его дважды. «Ответить по почте» открывает ваше почтовое приложение с адресатом и той же темой, поэтому ответ уходит из вашего ящика, а переписка остаётся там.

Мусор уходит из «Входящих» по кнопке «Пометить как спам» и больше не возвращается, а само письмо остаётся нетронутым в вашем настоящем почтовом ящике. Если вы пометили что-то по ошибке, список спама сохранит его, чтобы вы могли вернуть.

Спросите Fai, что пришло по мероприятию на этой неделе и что ещё нужно сделать, и она найдёт переписки, прочитает важные и перечислит дела, поэтому вы можете войти в курс дела по дороге на площадку, не открывая ни одной переписки.

• Добавить как задачу: дело на доске задач вместе с письмом
• Ответить по почте: из вашего ящика, в той же переписке
• Отметить как спам: мусор навсегда убран из почты мероприятия

• Начинайте каждый день, зная, что ждёт вас и кто чем занят

Пусть Fai ведёт заметки на ваших звонках

Звонки по адвансу, продакшн-совещания и брифинги по безопасности определяют половину того, что происходит в день шоу, и никто на звонке не хочет вести заметки. Дайте Fai ссылку на звонок в Zoom, Google Meet или Microsoft Teams и название, например «Звонок по адвансу с тур-менеджером», и её ассистент для заметок подключится вместе с началом звонка, запишет его и составит заметки для мероприятия.

У каждого звонка видно, на каком этапе ассистент для заметок, от «Ждёт подключения» до «Идёт запись», «Составляются заметки» и «Заметки готовы», поэтому вам не нужно гадать, подключился ли он. Его можно отменить в любой момент, и он не подключится или выйдет, если уже на звонке. Когда ваш календарь подключён, ассистент подключается к видеозвонкам из него без ссылки.

• Ассистент для заметок: подключается к вашему звонку в Zoom, Meet или Teams вместо вас
• Ход в реальном времени: ждёт подключения, идёт запись или заметки готовы
• Из вашего календаря: звонки из подключённого календаря без вставки ссылки

• Take notes on your event calls with Fai

Делитесь договорённостями сразу после звонка

Откройте звонок с отметкой «Заметки готовы», чтобы прочитать краткое содержание, согласованные на звонке дела с тем, кто за что взялся и к какому сроку, и заметки, готовые к отправке всем участникам. Продакшн-совещания, звонки по адвансу и брифинги по безопасности хранятся в мероприятии, поэтому любой в команде увидит договорённости и через несколько недель, не спрашивая того, кто был на звонке.

Когда на звонке назначают срок, например финальный райдер к пятнице, Fai замечает его вместе со сроками из ваших писем и договоров и предлагает для него задачу на странице «Сегодня». Спросите Fai, о чём договорились на продакшн-совещании на прошлой неделе, и она найдёт звонок и зачитает вам заметки.

• Краткое содержание: что решили на звонке
• Согласованные дела: кто взялся за каждое дело и к какому сроку
• Заметки для участников: готовы к отправке всем, кто был на звонке

Храните каждый документ с выделенными сроками

«Документы» хранят договоры, райдеры и другие файлы мероприятия, разложенные по теме: всё мероприятие, продакшн, артист, команда или сцена. Fai читает в каждом файле даты, гонорары и детали, и когда договор, письмо или заметки звонка задают приближающийся срок, для которого ещё нет задачи, она предлагает задачу на вашей странице «Сегодня», поэтому дата, спрятанная на девятой странице, никогда не проскочит незамеченной.

То, что прочитала Fai, попадает туда, где ему место. Длительность сета, гонорар, поездка, отель, технические детали и кейтеринг артиста заполняются в его записи вместе с файлом, из которого они взяты, а когда два документа расходятся, запись об этом сообщает, чтобы вы проверили, прежде чем кто-то начнёт действовать по неверному. Каждое прежнее значение сохраняется, и его можно вернуть, если новый файл оказался ошибочным.

Загрузите файл, который уже есть, и вы выбираете, заменить его, оставить оба или пропустить. Отправляйте в архив файлы, которые больше не нужны, чтобы список оставался коротким и ничего не терялось.

• Документы: все файлы мероприятия, разложенные по теме
• Найденные сроки: даты из договоров, писем и заметок звонков
• Детали прочитаны за вас: разнесены по нужным записям, расхождения отмечены
• Архив: ненужные файлы убраны с глаз, но сохранены

• Каждое соглашение по мероприятию составлено, проверено и подписано

Отправляйте команде списки, по которым она работает

В преддверии мероприятия продакшн-менеджеры каждый понедельник отправляют одни и те же таблицы одним и тем же людям. Настройте отправку графика смен, сценарного плана, статуса адванса, списка размещения или трансферов нужным людям в вашей команде каждый день или каждую неделю, и каждый получит последнюю версию в выбранное вами время, без того чтобы кто-то помнил об отправке.

В письме приходит ссылка, и человек входит в систему, чтобы скачать файл, поэтому пересланное письмо никогда не отдаст номера телефонов вашей команды кому-то со стороны. Списки с именами людей уходят только владельцам и администраторам, контактные данные включаются, только если вы отметите флажок, а каждый файл и каждое скачивание записываются. Создайте файл сразу, когда он нужен вам между плановыми отправками.

• Отправлять регулярно: каждый день или каждую неделю, в часовом поясе мероприятия
• Списки, которыми пользуется команда: график смен, сценарный план, адванс, список размещения и трансферы
• Вход для скачивания: файл открывает только ваша команда, и каждое скачивание записывается

• Send your event lists to your team on a schedule

Ваш бренд в каждом письме, которое отправляет мероприятие

Запросы адванса, предложения, договоры, списки аренды, дневные планы, письма о сменах и опрос с отзывами отправляются от вашего мероприятия. «Как выглядят ваши письма» показывает настоящее письмо именно таким, каким его получают агенты, поставщики, персонал и участники: от имени вашего бренда, с логотипом, цветом и шрифтом из вашего фирменного набора, а ответы приходят коллеге, который его отправил.

Дайте одному мероприятию свой логотип или основной цвет, когда у фестиваля собственный облик, и верните фирменный набор бренда одним действием. Если цвет слишком светлый, чтобы текст на кнопке читался, кнопки используют тёмный цвет, и панель сообщает вам об этом, поэтому каждое письмо остаётся читаемым.

Вы также выбираете, что Fai делает на каждом мероприятии. Отключите любую работу, которую вы не хотите ей поручать на этом мероприятии, например чтение райдеров для конференции без артистов, и посмотрите, какие её действия только читают данные, а какие всегда сначала спрашивают вас.

• Как выглядят ваши письма: настоящий предпросмотр до любых изменений
• Только это мероприятие: свой логотип или цвет, когда он нужен
• Навыки Fai: работа Fai на каждом мероприятии, включена или выключена

• Choose how your event emails look
• Choose what Fai does on your event