Видьте приближение погоды и рисков и держите план наготове

Смотрите неделю вперёд на площадке со всеми предупреждениями

Когда до мероприятия остаётся неделя, погода для площадки появляется под цифрами продаж на странице «Показатели». Сначала видна текущая погода: температура, ощущаемая температура, влажность, ветер и недавние осадки, а также лента ближайших дней, где отмечен каждый день мероприятия. Предупреждение о непогоде для района показывается над прогнозом с часами действия и метеослужбой, которая его выпустила.

Видеть погоду рядом с продажами важно в тот день, когда вы решаете, запускать ли кампанию в последний момент, заказывать ли больше воды или переносить афтепати в помещение. Предупреждение берётся из официальных оповещений для района вокруг площадки, поэтому команда безопасности читает то же предупреждение, по которому действуют власти, и может сверить часы его действия со своими датами и планами на случай дождя и эвакуации.

• Прогноз для площадки: ближайшие дни с отмеченными днями мероприятия
• Официальные предупреждения: часы действия и кто их выпустил
• Погода сейчас: температура, ощущается как, влажность и ветер

• Check the weather for your event

Смотрите каждый день шоу подробно

Выберите любой день на ленте, чтобы увидеть максимум и минимум температуры, вероятность дождя, ожидаемые осадки, ветер, а также восход и закат на площадке. Команда знает, когда стемнеет к демонтажу, менеджер бара знает, нужно ли в этот день больше воды или больше дождевиков, а менеджер сцены видит ветер в день, когда поднимают подвес.

Поздние дни длинной серии появляются на ленте по мере того, как попадают в диапазон прогноза, каждый со своей отметкой, поэтому фестивальная неделя заполняется день за днём. Шоу, которое заканчивается под утро, отмечается в день начала, поэтому лента совпадает с тем, как ваша команда называет даты.

• День мероприятия: каждый ваш день отмечен на ленте
• Дождь и ветер: вероятность дождя, ожидаемые осадки и ветер
• Восход и закат: на вашей площадке в каждый день

Готовьтесь к крайностям, которые бывали в вашу дату

Пока до мероприятия ещё несколько месяцев, смотрите, какой обычно бывает его первый день на вашей площадке: средний максимум и минимум, рекордный максимум и минимум, типичные осадки, влажность и ветер за многие годы наблюдений. Планируйте тень и воду под рекордную жару, обогреватели и укрытия под рекордный холод и настил для даты, которая обычно бывает дождливой, задолго до появления прогноза.

Этот вид стоит открыть, когда вы бронируете шатры, арендуете генераторы или инструктируете медицинского подрядчика о жаре. Он превращает «в июле обычно нормально» в реальные рекорды для вашего поля и даёт консультативной группе по безопасности цифры, на которых построен ваш план на случай дождя.

• Рекордный максимум и минимум: крайности, которые бывали в вашу дату
• Типичные осадки: что обычно бывает в эту дату
• Многолетняя история: для вашей площадки и вашей даты

Связывайте каждый порог с шагами вашей команды

Задайте в плане действий при ЧС пороги по ветру, молниям, жаре и толпе и свяжите каждый со своими шагами, например приостановить сцену, открыть укрытия, добавить воду или написать владельцам билетов. В дни шоу почасовой прогноз для площадки сверяется с вашими уровнями и официальными предупреждениями, поэтому команда безопасности заранее видит, в какие часы уровень будет превышен, а шаги уже готовы рядом.

Никому не нужно вспоминать порядок действий посреди грозы. Когда порог срабатывает, план показывает по порядку шаги, которые вы согласовали с подрядчиками по безопасности, охране и медицине, и ваша команда их выполняет. Порог по толпе работает так же, по живому подсчёту по зонам в пункте управления, поэтому и слишком быстро заполняющаяся зона, и приближающийся шквал открывают план, который вы уже написали.

Сообщение владельцам билетов может быть одним из шагов порога, поэтому, когда сцена приостанавливается или меняются входы, люди, которые идут на ваше мероприятие, узнают об этом от вас в рамках того же плана, по которому действует команда безопасности.

• Погодные пороги: уровни ветра, молний и жары, которые выбираете вы
• Пороги по толпе: для зоны, которая заполняется слишком быстро
• Ежечасное наблюдение: каждый день шоу сверяется с вашими уровнями
• Запланированные шаги: приостановить сцену, открыть укрытия, добавить воду, сообщить владельцам билетов

• Пункт управления, толпа и медпункт в одной живой картине

Начните реестр рисков с черновика для вашего мероприятия

Fai составляет черновик реестра по типу мероприятия, ожидаемой толпе в самое загруженное время, тому, проходит ли оно в помещении или на открытом воздухе, датам и времени окончания. Фестиваль под открытым небом получает давление толпы на ограждения и непогоду, конференция получает переполненные залы на популярных сессиях, а позднее окончание добавляет жалобы на шум и людей, идущих к транспорту в темноте. У каждого риска указано, почему он в списке, и ничего не сохраняется, пока вы не выберете, что оставить.

Черновик растёт вместе с мероприятием. Большая толпа добавляет безопасность на входе и давку, когда все уходят разом, многодневное мероприятие добавляет усталость персонала и волонтёров, а мероприятие под открытым небом охватывает жару, грозы и сильный ветер. Каждый риск в черновике приходит с предложенными мерами, например стюарды в узких местах в часы пик или ограничения по ветру, согласованные с поставщиками, поэтому вы правите реестр, а не начинаете с пустой таблицы.

• Черновик от Fai: риски, обычные для вашего типа мероприятия
• Причина каждого риска: почему Fai внесла его в список
• Вы выбираете, что оставить: ничего не сохраняется, пока вы не добавите

• Keep a risk register for your event

Учитесь на каждом инциденте прошлых мероприятий

Fai читает инциденты, которые ваша команда записала на прошлых мероприятиях бренда. Повторяющийся вид инцидентов повышает вероятность этого риска в черновике или добавляет риск, если его не было в реестре, а черновик указывает, сколько инцидентов за ним стоит. Реестр становится точнее с каждым мероприятием на основе записей, которые команда уже ведёт.

Так замыкается круг, который большинство команд безопасности оставляют открытым. Обморок у бара в прошлом августе и потерявшийся ребёнок на семейном поле в июне перестают быть строками в старом журнале и становятся причинами в реестре этого года, а рядом лежат доказательства для консультативной группы по безопасности.

• Прошлые инциденты: что шло не так раньше, с подсчётом по каждому риску
• Повышенная вероятность: повторяющиеся риски получают более высокую оценку

• Быстро сообщайте нужным людям и ведите каждый инцидент от сообщения до закрытия

Оценивайте, назначайте и пересматривайте каждый риск одинаково

Выберите, насколько риск вероятен и насколько тяжёлыми были бы последствия, и оценка рассчитается сама, поэтому каждый риск в реестре все оценивают одинаково. Запишите, что вы с ним делаете, по одной мере в строке, затем назначьте ответственного и дату пересмотра. Реестр показывает самые высокие оценки первыми, а плитка «Риски» на странице «Сегодня» считает риски, которые нужно пересмотреть.

Когда меры начинают действовать, снизьте вероятность или тяжесть, и оценка изменится следом, поэтому реестр показывает текущее положение. Над реестром могут работать двое одновременно: сохранение коллеги за это время никогда не перезаписывается, а форма показывает его версию, чтобы вы проверили её до повторного сохранения.

• Оценка: вероятность, умноженная на тяжесть, никогда не вводится вручную
• Что вы делаете: меры по каждому риску
• Ответственный: один человек отвечает за каждый риск
• Пересмотреть до: дата, когда к каждому риску вернутся снова

Показывайте лицензирующим органам и страховщикам актуальный реестр

Отмечайте риск «Под контролем», когда меры приняты, принимайте его, когда решили с ним жить, и закрывайте, когда он больше не актуален. Закрытый риск можно открыть снова, риски никогда не удаляются, а каждое изменение сохраняется в истории риска, поэтому реестр, который вы показываете сотруднику, выдающему лицензии, и есть тот самый реестр, по которому работала команда.

Спрашивайте Fai о погоде или реестре своими словами: что говорит прогноз на субботу, действует ли предупреждение для площадки, какой обычно бывает эта дата или какие риски пора пересмотреть. По вашей просьбе она может составить черновик реестра, добавить риски и изменить их статус, но сначала покажет каждое изменение и дождётся вашего «да».

• Под контролем, принят или закрыт: понятный статус у каждого риска
• Полная история: каждое изменение сохраняется, ничего не удаляется
• Спросите Fai: прогноз, история и реестр своими словами