Быстро сообщайте нужным людям и ведите каждый инцидент от сообщения до закрытия

Пишите только тем, кому нужно знать

Отметьте группы, для которых сообщение: отделы, люди в графике смен, вся команда, волонтёры, команды артистов, торговцы, пресса, спонсоры или те, кто ответил на одну из ваших форм. Сузьте каждую группу по статусу, роли, дню, команде или смене, чтобы смена ворот ушла субботним стюардам на воротах и больше никому, а человек из двух групп получил сообщение один раз.

Каждая команда, работающая на вашем мероприятии, уже есть в панели управления, поэтому не нужно экспортировать списки или поддерживать групповой чат. Сузьте тех, кто ответил на форму, по вашему решению или по одному из их ответов, например всех принятых заявителей-волонтёров или всех, кто выбрал в ответах барную команду.

• Кто получит: каждая команда вашего мероприятия, готовая к выбору
• Сужение каждой группы: по статусу, роли, дню, команде или смене
• Ответившие на форму: по вашему решению или по одному ответу

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Говорите быстро с шаблонами для дня шоу и черновиками Fai

Начните с быстрого сообщения для дня шоу, например «Пауза из-за погоды», «Смена ворот», «Смена времени выступления», «Задержка» или «Отбой», или скажите Fai, что хотите сообщить, и она подготовит черновик в стиле вашего бренда. Добавьте имя, время смены, команду, роль или сцену каждого человека, чтобы каждое сообщение читалось как написанное лично ему, и отправьте его письмом, SMS или и тем и другим.

Под давлением никто не хочет писать сообщение с нуля. В шаблонах есть слова, которыми пользуется команда мероприятия, и отмеченные места для ворот, времени или сцены, а черновик Fai даёт вам отправную точку, которую можно изменить до отправки. Если выбрана группа формы, можно вставить ответ каждого человека на один из её вопросов, например день его приезда.

Когда время сета в сценарном плане сдвигается на четверть часа или больше, Fai предлагает на странице «Сегодня» мероприятия письмо командам, которых это касается, и ничего не уходит, пока кто-то из вашей команды его не одобрит.

• Быстрые сообщения для дня шоу: пауза из-за погоды, смена ворот, задержка и другие
• Попросить Fai подготовить черновик: скажите, что нужно, и проверьте её текст
• Данные каждого человека: имя, время смены, команда, роль или сцена
• Письмо и SMS: один канал или оба в одном сообщении

Проверьте, кто получит, и отправьте сейчас или позже

До отправки посмотрите, кто получит сообщение письмом и кто SMS, а кто не получит и почему, например нет номера мобильного или номер ответил STOP. Отправьте сразу или запланируйте по часовому поясу мероприятия и отмените запланированное сообщение в любой момент до отправки. В день шоу «Написать людям» есть и вверху вида дня мероприятия.

Если группа меняется между проверкой и отправкой, например в график смен добавились новые волонтёры, вы видите новое число и проверяете снова, поэтому уходит ровно то число, с которым вы согласились. Запланируйте утренний брифинг накануне вечером, и команда получит его за завтраком, пока вы спите.

• Проверка перед отправкой: каждый получатель, по каналам
• Отправить позже: в выбранное время по часовому поясу мероприятия
• Отмена: запланированного сообщения до его отправки

Смотрите, до кого дошло каждое сообщение, и отправляйте снова

Откройте любое сообщение, чтобы увидеть каждого человека со статусом «отправлено», «открыто», «в пути» или «не отправлено», и сузьте список до тех, до кого оно не дошло. Когда отправка закончится, отправьте его снова только им, а открыв любого члена команды, вы увидите все сообщения о мероприятии, которые ему отправляли.

Когда стюард говорит, что ничего не слышал о смене ворот, вы видите, что и когда ему отправили и дошло ли это до него. Ответы на письма приходят на адрес электронной почты вашего бренда, поэтому ответ торговца попадает к тем, кто может на него ответить.

• Доставка: отправлено, открыто, в пути или не отправлено по каждому человеку
• Отправить снова: только тем, до кого не дошло
• Сообщения одному человеку: всё, что ему отправляли о мероприятии

Отправляйте команде график смен и списки по расписанию

Отправляйте график смен, сценарный план, статус адвансов, список расселения или трансферы нужным людям каждый день или каждую неделю в выбранные день и время. Каждый получает письмо со ссылкой и входит в аккаунт, чтобы скачать файл, который всегда собирается из списка в его текущем виде. Создайте файл сейчас, когда он нужен, и приостановите или остановите расписание в любой момент.

Это заменяет понедельничную рассылку таблиц: график смен начальнику охраны, список расселения команде по поездкам, трансферы менеджеру по транспорту. Списки с именами людей уходят только владельцам и администраторам, каждый файл и каждое скачивание записываются, а если никто из выбранных больше не может видеть список, Ticket Fairy приостанавливает расписание и сообщает владельцам и администраторам.

• Отправлять регулярно: каждый день или каждую неделю, в ваше время
• Ваши списки: график смен, сценарный план, адвансы, расселение и трансферы
• Скачивание после входа: ссылка на файл, а не вложение

• Send your event lists to your team on a schedule

Записывайте, что произошло, за секунды

Введите, что произошло, где и насколько это серьёзно, и сообщение принято. Время ставится текущее, а сообщающий это вы, если вы их не измените, и можно отметить место на карте площадки. Причастные люди указываются в дополнительных сведениях отдельно от описания, и прочитать их может только ваша команда безопасности. Любой в команде мероприятия также может попросить Fai записать инцидент или добавить обновление со своего телефона, и она сначала дождётся его согласия.

У каждого уровня серьёзности есть простое описание, поэтому стюард знает, что угроза жизни относится к уровню «Критическая», а лёгкий ушиб, отмеченный для записи, к уровню «Низкая». Отметьте сообщение как конфиденциальное, и полностью его прочитают только ваша команда безопасности и тот, кто сообщил; все остальные видят только, что что-то произошло, когда и насколько серьёзно. Медицинские инциденты, а также инциденты, связанные с защитой уязвимых людей и благополучием, изначально конфиденциальны, и каждое открытие конфиденциального инцидента записывается.

• Три ответа: что произошло, где и насколько серьёзно
• Отметка на карте: место на плане площадки
• Конфиденциально: включено сразу для медицины, защиты уязвимых и благополучия
• Сообщение через Fai: для любого в команде мероприятия

• Report and handle incidents at your event

Сообщайте ответственному за безопасность в ту же минуту, когда происходит что-то серьёзное

Когда об инциденте сообщают с высокой или критической серьёзностью или повышают её до одной из них позже, Fai сразу отправляет письмо ответственному за безопасность и владельцам и администраторам мероприятия с серьёзностью, типом, местом и временем и ссылкой на инцидент. Письмо никогда не говорит, что произошло и кто был причастен. Если критический инцидент позже всё ещё открыт, им пишут снова, а срочная задача показывает вашей команде, что по нему ведётся работа.

Fai также каждый час проверяет журнал инцидентов на закономерности. Когда несколько инцидентов одного типа происходят в одном месте за короткое время, например вызовы медиков у главного бара, она готовит письмо ответственному за безопасность с вопросом, не нужно ли усилить эту зону, или задачу, если ответственный не назначен, на одобрение вашей команды.

• Оповещения о безопасности: о каждом сообщении с высокой или критической серьёзностью
• Повышение позже: инцидент, ставший серьёзнее, тоже вызывает оповещение
• Закономерности: инциденты одного типа в одном месте

• Пункт управления, толпа и медпункт в одной живой картине

Пусть Fai разбирает каждое сообщение, пока решает ваша команда

Fai читает каждое сообщение и предлагает его тип и серьёзность, а тот, кто им занимается, принимает её предложение одной кнопкой или оставляет своё. Назначьте, кто ведёт инцидент, переводите его из нового в работу, решённый и закрытый и добавляйте обновления по ходу событий. Каждый шаг попадает в хронологию с тем, кто и когда его сделал, а обновления добавляются и никогда не перезаписываются.

Журнал сначала показывает то, что нужно решить, самое серьёзное вверху, с подсчётом по статусам, поэтому дежурный менеджер с одного взгляда видит, что открыто. Инциденты никогда не удаляются: ошибочно записанный закрывается с заметкой, а закрытый инцидент можно открыть снова. Когда придёт время, удалите личные данные инцидента, и причастные люди и текст каждого обновления будут стёрты, а запись о том, кто что и когда сделал, останется полной.

Каждый инцидент также помогает следующему мероприятию. Fai читает инциденты прошлых мероприятий вашего бренда, когда готовит черновик реестра рисков, поэтому повторяющийся тип инцидентов появляется в реестре следующего года с их числом рядом.

• Fai предлагает: тип и серьёзность
• Следующий шаг: взять в работу, отметить решённым, закрыть или открыть снова
• Что произошло до сих пор: каждый шаг и обновление с тем, кто и когда
• Удалить личные данные: люди и обновления стёрты, запись сохранена

• Видьте приближение погоды и рисков и держите план наготове