Получите все разрешения и подпишите все ограждения до открытия ворот

Ведите каждое разрешение вместе с выдающим его органом

Храните каждое разрешение под своим органом: лицензирование, пожарная служба, полиция, дорожные службы и здравоохранение. Координатор по разрешениям видит состояние каждой заявки в одном списке, а все остальные в команде знают, кого спрашивать о перекрытии дороги, продлённой лицензии или проверке санитарии на точках питания.

Мероприятие с участием многих ведомств состоит из отдельных переговоров, и все они должны завершиться к одному и тому же утру. Учёт хранит каждые переговоры с их органом, контактом и датами, поэтому медленный ответ дорожной службы виден за несколько недель до того, как он задержит план организации дорожного движения, а новый координатор с первого дня видит всю картину.

• По органам: лицензирование, пожарные, полиция, дорожные службы и здравоохранение
• Состояние каждого разрешения: что выдано и что ещё ждёт вас

Выполняйте каждое условие до срока

У каждого разрешения есть условия, которые к нему приложил орган, и у каждого условия свой срок. Выполняйте их одно за другим, с одного взгляда видьте, что ещё открыто, что скоро наступит, а что просрочено, и подходите к дню открытия со всеми выполненными условиями и доказательствами рядом.

Именно на условиях мероприятия и попадаются: соотношение стюардов, указанное в лицензии, контроль шума, которого потребовал муниципалитет, медицинское обеспечение, установленное консультативной группой по безопасности. Каждое условие хранится вместе со своим разрешением и датой, поэтому никто не узнаёт в последнюю неделю, что условие с весеннего совещания так никому и не поручили.

• Условия: все, что приложил орган
• Сроки: что открыто, что скоро и что просрочено

Собирайте документы, которые просит каждый орган

Записывайте документы, которые вы отправляете каждому органу, и сначала собирайте нужные документы у своих поставщиков. Один раз запросите у внешних команд страховку, оценки рисков, технологические карты и сертификаты газовой или электробезопасности, и каждая команда добавит свой файл на своей странице без входа в аккаунт. Fai читает каждый файл, проверяя срок действия и покрытие, и сообщает о несоответствиях, например о полисе, который заканчивается раньше вашего мероприятия, а вы принимаете документ или просите изменений.

Каждый документ показывает, у скольких команд он принят, что ещё нужно проверить, кто просрочил и у кого заканчивается покрытие. Напомните сразу всем командам, у которых ещё нет файла, дайте одной команде больше времени или добавьте файл, который поставщик прислал вам по почте, чтобы его прочитали и проверили так же. Перед окончанием срока действия принятого документа команде напоминают прислать новый.

• Отправленные документы: что и когда ушло каждому органу
• Документы от внешних команд: страховка, оценки рисков и сертификаты
• Прочитано Fai: срок действия, покрытие и несоответствия
• Напоминания: до срока сдачи файла и до окончания его действия

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams

Видьте каждую лицензию и сертификат, самые срочные первыми

Учёт разрешений построен на разделе «Лицензии и сертификаты», где лицензии на алкоголь, разрешения на торговлю едой и санитарные разрешения, страховые сертификаты и заключения пожарной службы для мероприятия упорядочены по тому, что требует вас в первую очередь: просроченные, затем скоро истекающие, затем ожидающие проверки. Ищите по юрисдикции, выдавшему органу или номеру документа и отмечайте каждый документ проверенным или отклонённым.

На фестивале еды и напитков это лицензии на алкоголь и разрешения на продажу еды для каждого бара и продавца, а на конвенте лицензирование с возрастными ограничениями. Сертификаты продавцов лежат рядом с документами внешних команд, поэтому тот, кто проверяет документы перед заездом, работает по одному списку.

• Лицензии и сертификаты: каждая лицензия и разрешение мероприятия
• Самые срочные первыми: просроченные и скоро истекающие наверху
• Поиск: по юрисдикции, органу или номеру документа

Рисуйте каждую линию заборов и ограждений на плане площадки

Рисуйте периметральный забор, ограждение перед сценой и каждую линию для толпы на том же плане площадки, по которому уже работает ваша команда. Задайте масштаб один раз, и у каждой линии будет видна длина, поэтому поставщик заборов рассчитывает нужное число секций, а монтажная бригада знает, где начинается и заканчивается каждый участок.

Перетащите линию, когда план меняется, а отмена и повтор всегда под рукой. Над картой могут работать двое одновременно, и изменения в разных местах никогда не конфликтуют. Fai может проверить карту на пункты первой помощи, выходы, питьевую воду, туалеты и доступные зоны просмотра для ожидаемой толпы и скажет, чего ещё не хватает, до того как карту увидит консультативная группа по безопасности.

• Линии ограждений: нарисованы на вашем собственном плане площадки
• Длины: каждая линия измерена, как только задан масштаб
• Проверить карту: Fai ищет выходы, первую помощь, воду и туалеты

• Draw your event site map and share it

Стройте каждую линию по чек-листу и проверяйте по графику

Дайте каждой линии ограждений свой чек-лист монтажа, и бригада отмечает пункты по ходу работы, поэтому продакшн-менеджер задолго до открытия дверей видит, какие линии готовы, а какие ещё требуют работы. Затем задайте, когда проверяется каждая линия, от первой проверки после монтажа до проверок в каждый день шоу, и инспектор проходит линию пункт за пунктом и подписывает её.

Ограждение проверяется так часто, как требует ваш план безопасности, и никому не нужно об этом помнить. Ограждение перед сценой можно проверять до открытия дверей, при смене перед хедлайнером и после сета, а периметральный забор обходят каждое утро, и у каждой линии своё расписание. Сцены, точки подвеса и другие конструкции подписываются по тем же проверкам по графику.

• Чек-листы монтажа: каждый шаг для каждой линии
• Проверки по графику: когда каждую линию нужно проверить
• Подпись: того, кто провёл проверку

Показывайте, что именно, когда и кем проверено

Каждый шаг монтажа, проверка и подпись попадают в историю линии, а каждое выполненное условие, отправленный документ и пройденная проверка попадают в историю разрешения. Когда сотрудник, выдающий лицензии, страховщик или ваш разбор спрашивают об ограждении или условии, ответ уже на месте, с именами и временем.

Та же запись помогает следующему выпуску. Координатор по разрешениям в следующем году начинает с органов, условий и контактов, которые сработали в этом, а команда площадки знает, каким линиям ограждений нужны были дополнительные проверки и почему.

• Полная история: каждая проверка, подпись и условие сохраняются
• Готовы к вопросам: лицензирующих органов и страховщиков

Дайте пожарной службе и поставщикам актуальный план

Отправьте пожарной службе, скорой помощи или поставщику заборов личную ссылку на актуальную карту площадки с выходами, маршрутами, пунктами первой помощи или электропитанием, которые им нужны, поверх публичной карты. Ссылка всегда показывает карту в текущем виде, поэтому перенесённый забор или новый эвакуационный маршрут будут видны при следующем открытии, а действует ссылка до выбранной вами даты.

У каждой ссылки видно, для кого она, до какого числа работает и сколько раз её открывали. Дайте ссылке новый адрес, если она ушла слишком далеко, или отключите её в любой момент. Открывающаяся страница показывает только места и маршруты, никогда ваши заметки или состав команды, и не требует входа в аккаунт, поэтому инспектор может открыть её на телефоне во время обхода.

• Личные ссылки на карту: для экстренных служб, доступности или поставщиков
• Всегда актуальная карта: перенесённый забор виден при следующем открытии
• Отключение в любой момент: закройте ссылку, как только она больше не должна работать

• Share a private event site map with emergency services and suppliers