Наполните каждый зал нужными участниками и разговорите их

Превратите программу в сессии, которые выбирают участники

Каждый доклад и воркшоп вашей программы, который участники пока не могут выбрать, ждёт в разделе «Сессии», готовый к открытию. Название, время и зал берутся прямо из программы, поэтому вы добавляете только вместимость зала, трек, например «Дизайн» или «Лидерство», и описание, которое участники прочтут перед выбором.

Откройте запись на сессию сейчас или подготовьте её и откройте, когда программа будет окончательной. Группируйте сессии по типу и треку так же, как в печатной программе, чтобы участник, ищущий все воркшопы по лидерству, находил их вместе. Добавляйте и сессии, которых нет в программе, например утренний брифинг спонсора.

Включите лист ожидания для сессий, которые, как вы ожидаете, заполнятся. Когда кто-то отказывается от сессии, следующий в листе получает письмо и может занять место, поэтому популярный воркшоп остаётся полным, а вашей команде не нужно никого обзванивать.

• Из вашей программы: название, время и зал уже заполнены
• Типы и треки: доклады и воркшопы сгруппированы как в вашей программе
• Лист ожидания: следующий получает письмо, когда место освобождается

• Let ticket holders pick the conference sessions they attend

Дайте каждому участнику свою программу

Участники находят «Ваши сессии» на уже имеющейся у них странице заказа, с днём, временем, залом и оставшимися местами каждой сессии. Они выбирают, отказываются или встают в лист ожидания, а одна кнопка добавляет все выбранные сессии в их собственный календарь. Покупатель, который бронировал для коллег, выбирает за каждого из них.

Сессия, которая пересекается с уже выбранной, заранее говорит, с какой именно, поэтому никто не держит два места в один час, оставляя одно кресло пустым. Не нужно скачивать приложение или создавать второй аккаунт, потому что программа находится в заказе, который участники получили при покупке.

Ваша команда тоже видит выбор каждого участника. Найдите любого владельца билета, посмотрите выбранные им сессии и добавьте его на другую, что удобно для гостя спикера или спонсора, которому нужно место в заполненном зале.

• Выбор и отказ: на странице заказа, которая уже есть у участников
• Предупреждения о пересечении: до того, как два выбора наложатся
• Их календарь: все выбранные сессии в одно действие
• Добавить на сессию: ваша команда записывает участника вручную

Меняйте сессию, не ломая ничьих планов

Когда участники уже выбрали сессию, её время и число мест остаются неизменными, поэтому никто не теряет место и не обнаруживает пересечение, которого не выбирал. Вы по-прежнему можете менять название, зал, трек и описание, что покрывает замены спикеров и переезды в другие залы в последнюю неделю.

Когда доклад переносится в вашей программе, у его сессии появляется пометка «Время в программе изменилось», поэтому ваша команда видит разницу и никогда не работает с двумя разными временами. Попросите Fai создать сессию из пункта программы или открыть запись на неё, и она покажет вам сессию до сохранения.

• Выбор защищён: время и места фиксируются, когда участники уже выбрали
• Всё остальное можно менять: название, зал, трек и описание
• Время в программе изменилось: пометка, когда доклад переносится в программе

Пускайте в дверь сессии только тех, кто её выбрал

Ваша команда на входе сканирует каждый билет у двери зала. Дверь показывает «Можно пропустить», «Уже внутри» со временем первого входа или «Не на эту сессию» с причиной простыми словами: человек её не выбирал, зал заполнен, дверь ещё не открыта, сессия закончилась или место уже использовал другой билет того же аккаунта.

Дверь показывает, сколько людей внутри, сколько выбрали сессию и сколько мест в зале, поэтому зал никогда не переполняется, а команде на входе не нужно пересчитывать людей. Если две двери одновременно сканируют один билет, его пропускают один раз.

• Дверь сессии: пропускает участников, которые её выбрали
• Понятные причины: каждый отказ объяснён простыми словами
• Внутри, выбрали и места: цифры зала с одного взгляда

• Scan delegates into event sessions at the door and see who came

Поставьте волонтёра у каждой двери зала

Поделитесь ссылкой на дверь для каждой сессии, и волонтёр сканирует билеты со своего телефона без входа в панель управления. Страница двери показывает имя и тип билета каждого человека, чтобы волонтёр мог его поприветствовать, и никогда не показывает адрес электронной почты или заказ.

Каждая ссылка открывает дверь только одной сессии и больше ничего, и вы останавливаете её, когда сессия закончится. Попросите Fai создать ссылку на дверь сессии, и она покажет её вам до создания.

• Ссылка на дверь сессии: одна сессия, один телефон, без входа в аккаунт
• Только то, что нужно у двери: имя и тип билета
• Fai: создаёт ссылку на дверь после вашего согласия

• Let event staff work a desk from their phone with a desk link

Планируйте следующий год по сессиям, которые посетили люди

«Посещаемость» показывает по каждой сессии, сколько участников её выбрали, пришли, не пришли и получили отказ, а самые и наименее популярные сессии стоят вверху. Определяйте по ней размер залов на следующий год, повторяйте заполненные воркшопы и пересматривайте те, что не заполнились.

Число неявок большинство организаторов никогда не видит. Сессия, где многие участники заняли место и не пришли, подсказывает в следующий раз записывать на неё с запасом или убрать её подальше от обеда, а сессия, которой пришлось отказывать людям у двери, говорит, что ей нужен зал побольше.

• Посещаемость: выбрали, пришли, не пришли и получили отказ
• Самые и наименее популярные: ваши сильные и слабые сессии в начале списка
• Неявки: участники, которые заняли место и не пришли

Помогите участникам встретить тех, ради кого они приехали

Включите справочник участников, и владельцы билетов увидят «Познакомьтесь с другими участниками» на странице своего заказа. Каждый участник выбирает, что видят другие, от должности и компании до интересов и того, с кем хотел бы познакомиться, и друг друга видят только присоединившиеся. Людям с общими интересами, например билетами или устойчивым развитием, предлагают друг друга.

Добавьте места для встреч, например лаунж для встреч на 2-м этаже, с числом встреч, которое каждое вмещает одновременно, а затем добавьте блоки времени для встреч на каждый день. Участники приглашают друг друга на встречу с выбором из вашего времени, приглашённый принимает один вариант, и каждая назначенная встреча получает свободный стол. Ни человек, ни стол не бронируются дважды на одно время, а каждый запрос, ответ и изменение доходит до другого человека по почте. Экспоненты включают запись на встречи на своей странице экспонента, добавляют, что предлагают, и своё время, ваше время для встреч или и то и другое. Владельцы билетов находят их в разделе «Экспоненты» на странице своего заказа и записываются, команда экспонента принимает или отклоняет каждую запись, а вы видите все встречи с экспонентами рядом с остальными в разделе «Встречи».

Участник, который не знает, что сказать незнакомцу, просит Fai подготовить первое сообщение. Она пишет короткую записку на его языке на основе того, что оба решили показать, а участник редактирует её и отправляет сам. Fai никогда не отправляет запрос на встречу от чужого имени.

• Справочник участников: участники присоединяются и выбирают, что показывать
• Встречи за вашими столами: в заданное вами время, без двойных бронирований
• Общие интересы: нужным людям предлагают друг друга
• Первое сообщение: готовит Fai, отправляет участник

• Пусть каждый экспонент и спонсор уезжает с результатами, которые видит сам

Дайте каждой сессии вопросы и опросы в эфире

Добавьте вопросы и ответы для ключевого доклада или панели, привязанные к его сессии в программе, и выведите QR-код на проектор. Участники сканируют его камерой телефона, чтобы задавать вопросы, голосовать за те, на которые хотят услышать ответ, и отвечать на опросы, без приложения и без входа в аккаунт.

Выберите, появляются ли вопросы сразу или после одобрения модератором, разрешите анонимные вопросы, когда хотите честных, и решите, видят ли участники результаты опроса после голосования. Ваш модератор показывает, отмечает как отвеченный, скрывает или возвращает каждый вопрос.

Режим докладчика показывает главные вопросы крупным шрифтом с открытым опросом рядом, поэтому спикер с одного взгляда понимает настроение зала. Новые вопросы появляются в течение нескольких секунд, а закрытие сессии вопросов сохраняет все вопросы на потом с возможностью открыть её снова.

• QR-код и ссылка: показываются в зале, без входа в аккаунт
• Модерация: показать, отметить как отвеченный, скрыть или вернуть каждый вопрос
• Опросы: с результатами для зала или только для вас
• Режим докладчика: главные вопросы крупным шрифтом