Пусть каждый экспонент и спонсор уезжает с результатами, которые видит сам

Сканер лидов на телефоне каждого стенда

Сбор лидов обычно означает арендованные терминалы, залог и очередь к стойке организатора в день монтажа. Здесь каждый человек на стенде экспонента получает свою ссылку сканера: адрес, который можно скопировать, или QR-код, который открывается на телефоне или планшете. Ничего не нужно устанавливать, не нужно создавать аккаунт и ничего не нужно собирать в конце выставки.

Добавьте каждого сотрудника стенда с именем и адресом электронной почты, и на каждом собранном им лиде будет его имя. Для планшета, который остаётся на стенде, создайте вместо этого одну общую ссылку стенда. Если кто-то уходит из команды экспонента посреди выставки, остановите его ссылку: она сразу перестанет работать, а собранные им лиды останутся у экспонента.

Экспоненты могут сами добавлять сотрудников стенда и создавать ссылки сканера на своей странице экспонента, поэтому крупному экспоненту с графиком смен не нужно обращаться к вам из-за каждого нового человека. Все ссылки сканера вы видите на вкладке «Лиды» вместе со временем последнего использования.

• Своя ссылка сканера для каждого: ссылка для копирования или QR-код для телефона
• Общая ссылка стенда: одна ссылка для планшета на стенде
• Остановка ссылки: ссылка сразу перестаёт работать, а лиды остаются

• Give exhibitors a lead scanner for their booth at your event

Записывайте каждого посетителя, пока разговор свеж в памяти

Сотрудники стенда сканируют билет или бейдж посетителя ручным USB- или Bluetooth-сканером либо вводят напечатанный на нём код, и посетитель попадает в лиды экспонента с именем и контактами. Одно касание ставит оценку, а заметка фиксирует, что посетитель спрашивал, пока он ещё стоит у стенда.

В выставочных залах часто плохая связь. Сканы без подключения ждут на телефоне и отправляются, когда сигнал возвращается, поэтому сотрудники стенда продолжают сканировать даже в самый наплыв. Посетитель, отсканированный дважды, двумя людьми или в разное время, остаётся одним лидом, а заметки объединяются, поэтому экспонент никогда не пишет одному человеку дважды.

Сканер читает те же билеты и бейджи, что и ваша команда на входе, поэтому у каждого посетителя уже есть данные, которые он указал при покупке. Не нужно импортировать отдельную базу бейджей, а возвращённый или отменённый билет не добавляется как лид.

• Скан билета или бейджа: ручным сканером или вводом кода
• Оценки и заметки: что нужно посетителю, записано прямо у стенда
• Сканы без связи: сохраняются на телефоне и отправляются, когда связь вернётся
• Один лид на посетителя: повторный скан добавляет заметки к первому

Оценивайте посетителей словами каждого экспонента

Разработчик программного обеспечения и крафтовая пивоварня оценивают посетителей по-разному, поэтому у каждого экспонента свои слова оценок, от лучшей к худшей, например «Готов купить», «Связаться позже» и «Просто смотрит». Сотрудники стенда оценивают на языке, которым уже пользуется их отдел продаж, а в результатах экспонента лиды считаются по этим же словам.

Добавьте экспоненту в настройках лидов и ссылку отслеживания, например ссылку на его предложение или на его собственную страницу мероприятия, и люди, перешедшие по ней, а также купленные ими билеты попадут в результаты экспонента. Ссылка отслеживания спонсора работает так же.

• Слова оценок: собственная шкала экспонента, от лучшей оценки
• Ссылка отслеживания: переходы и продажи засчитываются экспоненту

Дайте каждому экспоненту страницу, которой его команда управляет сама

Каждый экспонент получает свою страницу, которая открывается по ссылке без входа в аккаунт. Там его команда находит лиды стенда, письма, сотрудников стенда, результаты и слова оценок, скачивает лиды, когда нужно, и видит, что ещё должна сделать для вас. Вашей команде больше не нужно пересылать таблицы, а экспоненту не нужно их ждать.

На этой же странице экспонент может принимать встречи на своём стенде. Он включает запись на встречи, указывает, что предлагает, и выбирает свои время, ваше время для встреч или и то и другое. Владельцы билетов находят экспонента на странице своего заказа и записываются, команда экспонента принимает или отклоняет каждую запись, а вы видите все встречи с экспонентами рядом с другими встречами на вашем мероприятии.

Вы решаете, кто и когда получает страницу, а каждое скачивание лидов экспонента записывается вместе с тем, кто его сделал.

• Страница экспонента: лиды, письма, сотрудники стенда, результаты и оценки
• Скачивание лидов: с записью о том, кто скачал
• Встречи на стенде: владельцы билетов записываются, экспонент отвечает
• Ещё нужно от вас: что экспоненту осталось сделать

• Let exhibitors follow up their event leads and see their results
• Наполните каждый зал нужными участниками и разговорите их

Пишите каждому посетителю, пока лид не остыл

Большинство лидов остывает за неделю после выставки, пока визитки лежат в сумке. На странице экспонента Fai готовит письмо каждому посетителю, с которым можно связаться, по оценке и заметкам сотрудников стенда. Экспонент читает каждое письмо, при желании меняет его и одобряет, и до этого ничего не отправляется.

Экспонент редактирует тему и текст письма обычным текстом. Под ним добавляются данные вашего мероприятия, причина, по которой посетитель получил письмо, и ссылка для отказа от писем экспонента. Письмо приходит от вашего мероприятия, поэтому посетители его узнают, а ответы идут прямо экспоненту, и разговор продолжается с теми, кого он встретил.

Каждый посетитель получает одно письмо от каждого экспонента, сколько бы раз ни нажимали кнопку подготовки. Письмо, которое не удалось отправить, отмечено как неотправленное и уходит повторно, только когда об этом попросит экспонент.

• Готовит Fai: по одному письму каждому посетителю, по его оценке и заметкам
• Одобряет экспонент: ничего не уходит без его согласия
• Ответы идут экспоненту: посетители отвечают тем, кого встретили
• По одному каждому: никто не получит одно и то же письмо дважды

Покажите каждому экспоненту отдачу от вашего мероприятия

Результаты показывают лиды экспонента по оценкам, сколько посетителей доступны для связи, кто на стенде встретил больше всего посетителей, отправленные письма, людей, пришедших по его ссылке отслеживания, и их покупки, а также долю зарегистрированных на входе гостей, которых встретил стенд. Те же цифры вы видите на вкладке «Лиды», поэтому вы и экспонент обсуждаете следующий год по одним и тем же данным.

Долю встреченных гостей экспоненты редко получают от организатора. Она сопоставляет сканы стенда с людьми, которые действительно прошли через ваш вход, поэтому экспонент может оценить свой стенд, его расположение и состав сотрудников относительно размера аудитории. Перенесите экспонентов в следующий выпуск через «Скопировать из прошлого мероприятия» и начинайте разговор о новом участии с результатами прошлого года на руках.

• Лиды по оценкам: в собственных словах оценок экспонента
• Переходы и продажи: по ссылке отслеживания экспонента
• Встреченные гости: доля прошедших вход, которых отсканировал стенд

Держите под контролем каждую спонсорскую сделку и обязательство

Ведите каждого спонсора от поиска через статусы «подтверждён», «договор подписан» и «оплачен» до «выполнен», с его уровнем, суммой деньгами и стоимостью того, что он предоставляет натурой. Превращайте его обязательства в задачи на доске вашей команды, чтобы у логотипа на главной сцене и активации в фуд-корте был свой ответственный и срок.

Суммы спонсоров попадают в бюджет мероприятия как доход, отдельно деньгами и натурой, поэтому бюджет показывает, что приносит спонсорство, без второй таблицы. Спонсор, который отказался или выбыл, сам исчезает из бюджета.

Дайте спонсору его собственную страницу, и он увидит, сколько обязательств выполнено и какие продажи принесла его ссылка отслеживания. Ваша команда по партнёрствам отвечает на вопрос «что мы получили?» раньше, чем спонсор его задаст, а продление начинается с доказательств.

• Спонсоры: уровень, статус, сумма деньгами и натурой
• Задачи из обязательств: каждое обязательство на доске задач вашей команды
• В вашем бюджете: доход от спонсоров, отдельно деньгами и натурой
• Страница спонсора: выполненные обязательства и результаты ссылки отслеживания

• Знайте, во что обойдётся мероприятие, до прихода счетов
• Начинайте каждый день, зная, что ждёт вас и кто чем занят

Уважайте выбор каждого посетителя насчёт связи

Гости доверяют вашему мероприятию свои данные, а экспонентам нужны лиды, с которыми можно работать. Если посетитель говорит у стенда, что не хочет, чтобы с ним связывались, сотрудники отмечают это до сохранения, и экспонент никогда не видит его адрес электронной почты или номер телефона. Сотрудники стенда видят только имена, оценки и заметки.

Запишите и более поздний запрос, и данные посетителя исчезнут из лидов экспонента и из скачивания, а все ещё не отправленные письма будут остановлены. Так же обрабатывается посетитель, который отказался от писем экспонента по ссылке в письме. Покупатели билетов узнают из подтверждения заказа, что экспоненты могут сканировать их билет, как только у вашего мероприятия появится рабочая ссылка сканера.

• Не хочет, чтобы с ним связывались: отмечается у стенда до сохранения лида
• Больше не хочет связи: данные скрыты, неотправленные письма остановлены
• Предупреждение при покупке: покупатели узнают, что экспоненты могут их сканировать