Выбирайте артистов, выстраивайте порядок выступлений и объявляйте лайнап вовремя

Откройте приём докладов или заявок на выступление

Запустите форму заявки на выступление для артистов или приём докладов для спикеров, и каждый ответ попадёт в «Заявки» со статусами «Новые», «На рассмотрении», «Принятые» и «Отклонённые». Конференция ведёт приём докладов в том же разделе, где музыкальное мероприятие принимает заявки на выступление, поэтому программные команды и букеры работают одинаково.

Отсортируйте список по лучшей оценке экспертов или лучшей оценке Fai и идите сверху вниз. Поставьте заявку в лист ожидания, отметьте её как отозванную, когда заявитель отказывается, или отклоните с причиной для своей команды. Об отклонении никому не пишут, и вы можете вернуть заявку на рассмотрение, если передумаете. Если форма это позволяет, заявители меняют отправленное по личной ссылке из письма, пока вы не примете решение.

• Заявка на выступление и «Предложить доклад»: готовые к публикации формы, которые наполняют один список
• От новых до принятых: каждая заявка на своём этапе
• Сортировка по оценке: сначала лучшая оценка экспертов или лучшая оценка Fai

• Review act and talk applications for your event with your team
• Take act and trader applications for your event

Пусть вся экспертная группа оценивает по своим ссылкам

Добавьте экспертов в группу и отправьте каждому свою ссылку. Они открывают её без входа, читают вашу заметку о том, что вы ищете, и оценивают каждую открытую заявку от 1, «не для нас», до 5, «обязательно берём», с комментарием по желанию. Вы видите, когда каждый эксперт последний раз открывал свою ссылку и сколько заявок он оценил, а проверка отмечает, когда мнения экспертов расходятся.

Выберите, видят ли эксперты имена. Когда имена скрыты, эксперты читают, что предложено, но не видят, кто это прислал, его почту и номер телефона, поэтому начинающий спикер получает такую же оценку, как известный. У докладов имена изначально скрыты, у артистов показаны, и вы можете изменить любое из этих значений. Коллеги по мероприятию оценивают из панели управления, каждая изменённая оценка сохраняется в истории, а ссылку эксперта можно остановить в любой момент, и его оценки сохранятся.

• Экспертная группа: эксперты вне вашей команды, у каждого своя ссылка
• Эксперты видят имена: скрыты у докладов, показаны у артистов или как решите вы
• Мнения экспертов расходятся: отмечается, когда оценки сильно различаются

Превращайте «да» в бронирование за один шаг

Fai читает каждую заявку, пришедшую через форму, и даёт ей краткое содержание, оценку из 5 с объяснением, а для артиста также то, что он делал на ваших прошлых мероприятиях. Метка «Возможно, повтор» отмечает заявку с той же почтой или тем же названием, что и у другой. Примите артиста, и он появится в «Артистах» с черновиком предложения на запрошенный гонорар и начатым адвансом. Примите доклад, выберите время начала сессии, её длительность и зал, и спикер появится с сессией в программе.

Заметки Fai видите только вы и ваша команда, поэтому эксперты оценивают по собственному впечатлению. После принятия Fai готовит для вас ссылку на адванс для отправки или сразу отправляет её, если вы это включили. Повторное принятие той же заявки никогда ничего не удваивает, а только завершает шаг, который не завершился, поэтому никому не нужно заново вбивать выбранного артиста в лайнап или программу.

• Заметки Fai: краткое содержание и оценка с объяснением
• Черновик предложения: запрошенный гонорар, готовый в «Договорах»
• Сессия в программе: время начала, длительность и зал задаются при принятии
• Адванс начат: его ссылка готова к отправке

• Адванс каждого артиста без погони за письмами

Находите каждую накладку в расписании до дня шоу

Составьте время сетов по всем сценам и дням, и проверки расписания запускаются заново при каждом изменении сценарного плана. Они находят пересекающиеся сеты, артиста на двух сценах одновременно, артиста, которому не хватает времени на переход между сценами, сеты до открытия или после закрытия сцены, сцену, занятую в её выходной день, и сеты после комендантского часа. Каждая проблема отмечена как серьёзная, требующая проверки или незначительная, поэтому вы начинаете с самого важного.

Проверки также сравнивают прибытие и отъезд каждого артиста с его вызовами. Время берётся из бронирования поездки или из адванса, если бронирования нет, поэтому рейс, который приземляется после саундчека или улетает до конца сета, виден, как только меняется одно из них. Fai сравнивает технический райдер каждого артиста с характеристиками сцены, на которой он играет, включая строки вроде «Без подиума для ударных», поэтому несоответствие находится, пока ещё есть время арендовать оборудование, согласовать замену или перенести артиста.

Те же проверки читают программу конференции, поэтому ключевые доклады и сессии вопросов и ответов в каждом зале проверяются так же, как сеты на сцене фестиваля. Каждый дневной план в панели управления показывает проблемы, которые касаются его собственных реплик.

• Накладки между сценами: пересечения, двойные бронирования и артисты без времени на переход
• Прибытие и вызовы: рейсы, которые приземляются слишком близко к саундчеку или сету
• Райдер и характеристики сцены: оборудование, которое просит артист и которого нет на сцене
• Комендантский час и часы сцены: сеты вне часов работы сцены, в выходные дни и после комендантского часа

• Check your running order for clashes before show day

Исправляйте накладку одним касанием и так же быстро отменяйте

К каждой проблеме прилагаются решения, которые Fai проверила на копии дня: перенести сет, перенести его и всё, что после него, поменять два сета местами или немного сократить один. Решение предлагается, только если оно устраняет проблему и не добавляет серьёзной. До применения вы видите каждую реплику, которая сдвинется, и её новое время, а отмена возвращает всё на место.

Задайте правила времени, нужные каждой сцене: минимальную перестановку, время открытия и закрытия и выходные дни, а также сколько времени нужно артисту между двумя выступлениями и за сколько до вызова он должен быть на площадке. Шатёр, которому нужна более долгая перестановка или который закрывается раньше, оценивается по своим условиям. Когда день сходится, Fai готовит время вызовов для каждого артиста и каждого отдела, по почте и по SMS, если есть номер мобильного, и ничего не отправляется, пока вы не одобрите каждое сообщение.

• Перенести, поменять или сократить: наименьшее изменение, которое устраняет проблему
• Отменить: каждая сдвинутая реплика возвращается на место
• Правила времени: перестановка, часы и выходные дни для каждой сцены
• Черновики времени вызовов: каждый артист и отдел, после вашего одобрения

• Планируйте каждую реплику, ведите шоу вживую и держите все команды в одном времени

Открывайте каждую волну лайнапа в выбранную вами минуту

Отметьте артистов следующей волны, выберите дату и время, и они уйдут с вашей следующей публикацией, но останутся скрытыми до этого момента. Анонс одновременно появляется на странице мероприятия, на вашем сайте и в расписании, и никому не нужно не спать до полуночи, чтобы нажать кнопку. Фанаты видят новую волну ровно в ту минуту, которую вы обещали в соцсетях.

Дайте каждому артисту имя, под которым он выступает в лайнапе, фото, биографию, ссылки и жанры. Попросите Fai подготовить биографию по его сайту, музыкальным ссылкам или странице пресс-кита, и её черновик будет ждать рядом с биографией, пока вы не решите его использовать. Гонорары, контакты и заметки никогда не попадают в публичный лайнап.

• Анонс в заданное время: волна артистов в часовом поясе мероприятия
• Показать или скрыть каждого артиста: публичными становятся только включённые вами артисты
• Черновик биографии от Fai: по собственным страницам артиста, используется только по вашему выбору

• Publish your event line-up and set times

Точно знайте, что станет публичным, до того как это произойдёт

«Проверить и опубликовать» перечисляет каждого добавленного или убранного артиста, каждый обновлённый профиль и каждое сдвинутое время сета и предупреждает о любом артисте, который становится публичным без биографии, фото или времени сета. Если коллега что-то меняет, пока вы читаете, ничего не публикуется, и вы видите последнюю версию проверки, поэтому никто не публикует изменение, которого не видел.

Когда время сетов сдвигается после публикации, письмо владельцам билетов открывается с черновиком, где перечислены изменения, готовым к проверке и отправке. Fai напоминает вам на странице «Сегодня» мероприятия, когда время сетов изменилось после последней публикации. «История публикаций» показывает каждую публикацию и снятие с публикации, кто это сделал и сколько было изменений, а снятие всего лайнапа сохраняет артистов и историю до следующей публикации.

• Проверка и публикация: артисты, профили и время сетов, которые меняются
• Недостающие данные: артисты, которые станут публичными без фото, биографии или времени
• История публикаций: каждая публикация и снятие, кто это сделал и что изменилось

Расписание, по которому фанаты планируют свой день, на вашем сайте

Страница мероприятия сама показывает опубликованный лайнап. Скопируйте код расписания сетов или лайнапа и вставьте его на любую страницу своего сайта или добавьте раздел лайнапа или расписания на сайт, который вы создаёте в Ticket Fairy. В расписании фанаты фильтруют по дню и сцене, отмечают звёздочкой сеты, которые хотят увидеть, и добавляют их в свой календарь по правильному местному времени.

Всё обновляется при повторной публикации, поэтому страница мероприятия, ваш сайт и встроенное расписание никогда не расходятся во времени сетов. Фанаты хранят отмеченные сеты на своём телефоне, а их календарь напоминает им о каждом выбранном сете.

• Скопировать код: расписание или лайнап на любом сайте
• Моё расписание: отмеченные сеты хранятся на телефоне фаната
• Добавить в календарь: каждый отмеченный сет по правильному местному времени

• Ведите каждого фаната через его день и дайте ему платить касанием