Закройте каждую смену и платите за каждый отработанный час

Начните с численности персонала, которая нужна вашей аудитории

Скажите Fai, сколько людей вы ждёте в самый загруженный момент, когда открываются двери и когда уходят последние гости, и она предложит, сколько людей нужно каждой команде на каждый час дня. Добавьте её смены в график как есть или сначала измените любые из них. Вы начинаете с плана под размер вашей аудитории и тратите время только на решения, которые можете принять только вы.

Возможно, ваша команда уже ведёт график в таблице или поставщик персонала присылает вам свой. Загрузите файл CSV или Excel как есть, и Fai сопоставит каждый столбец с днём, временем, отделом и ролью. Вы видите каждую строку и любую проблему с ней до того, как будет добавлена хоть одна смена, а все правила графика применяются и к загруженным сменам. Повторная загрузка того же файла никогда не удваивает смены.

Смены, которые вы добавляете сами, можно повторить на несколько дней за один раз, например одну и ту же смену на входе каждый день от монтажа до демонтажа, а смена, которая заканчивается после полуночи, продолжается до следующего утра.

• Предлагаемая численность: люди для каждой команды и часа по ожидаемому числу гостей
• Смены из таблицы: ваш график в CSV или Excel, каждая строка проверяется перед добавлением
• Повтор на несколько дней: одна и та же смена каждый день с первого до последнего

• Build your event rota and check staff in
• Add shifts to your event rota from a spreadsheet

Смотрите, где не хватает людей, пока ещё есть время

Выберите день, и график покажет, сколько мест занято, а затем покрытие каждой команды по часам: зелёный значит закрыто, оранжевый значит ещё нужны люди. У каждой смены видно, нужны ли люди, занята ли она или все подтвердили участие, а открыв её, вы видите, кто в ней и какой следующий шаг для каждого человека. Пробел в баре в субботу днём вы видите в понедельник, а не в субботу.

Задайте правила графика один раз: минимальный отдых между сменами, максимум часов в день и максимум часов за семь дней. Предупреждение над графиком называет каждого, кто стоит в двух сменах одновременно, работает слишком долго или без достаточного отдыха, поэтому уставший стюард обнаруживается на этапе планирования, а не на входе. Лимит за семь дней учитывает смены на всех мероприятиях вашего бренда, поэтому бармен, работающий на вашей клубной вечеринке в пятницу и на фестивале в субботу, учитывается один раз по обоим.

Правила направляют вашу команду, но не связывают её. Вы всё равно можете добавить человека в заполненную смену или того, о ком предупреждает правило: график сначала спросит, а затем добавит его как приглашённого с пометкой проверить. Fai никогда не предлагает людей, которые нарушили бы ваши правила.

• Покрытие по командам и часам: занятые места против нужных
• Правила графика: минимальный отдых, максимум часов в день и за семь дней
• Предупреждения о накладках: каждый, кто в двух сменах сразу или без достаточного отдыха
• По всем вашим мероприятиям: часы человека на всех мероприятиях вашего бренда

Закрывайте каждый пробел подходящими людьми

Попросите Fai закрыть пробелы, и она перечислит людей на каждое открытое место, начиная с той же команды или подходящей роли, и объяснит, почему подходит каждый. Или предложите смену нескольким людям, и место займёт первый согласившийся. В любом случае каждый, кого предлагает Fai, свободен в это время на всех ваших мероприятиях, отдохнул, достаточно взрослый и обладает навыком, нужным для смены.

Предложение уходит людям, которых Fai отметила для вас, с её причинами простыми словами, например «есть навык», «уже работал(а) на этом» или «всегда приходит», и с подсчётом тех, кого она не включила, и почему. Снимите отметку с тех, кого не хотите приглашать, и отправьте. Каждый получает письмо со ссылкой на свою страницу, где принимает предложение или отказывается. Первый принявший попадает в смену как подтверждённый, а все, кто ещё решает, видят, что место занято, поэтому никто не приходит на уже заполненную смену.

Прежде чем отдать место кому-либо, Ticket Fairy ещё раз проверяет, что в смене есть свободное место и она по-прежнему подходит человеку, поэтому два быстрых согласия никогда не займут одно место дважды. Каждое предложение вы видите со статусом «ожидает», «принято», «отклонено» или «место занято» и можете отозвать предложение, которое ещё ожидает ответа.

• Закрыть пробелы: кандидаты Fai на каждое открытое место с причиной, почему подходит каждый
• Предложения смен: место получает первый, кто принял предложение
• Кто не попал: подсчёт по причинам, например мало отдыха или нет навыка
• Ответы на предложения: ожидает, принято, отклонено или место занято

• Offer open shifts on your event rota to crew and volunteers

Узнайте накануне, кто точно придёт

Накануне каждой смены спросите всех, кто в ней стоит, всё ли в силе, и смотрите, как копятся ответы: «приду», «не смогу» и «ещё не ответил». Каждый, кто не сможет, сразу освобождает своё место, а Fai предлагает, кому его отдать, пока ещё есть время его закрыть. Отказы становятся списком, который вы разбираете накануне вечером, а не сюрпризом на входе.

В день мероприятия предупреждение называет всех, кто не отметился после начала своей смены. Одно действие отмечает неявку и открывает предложение на освободившееся место, поэтому замену находят за минуту. Если человек всё-таки пришёл, вы отмечаете его приход как обычно.

Два переключателя в «Правилах графика» позволяют Fai отправлять первые предложения по смене, как только в ней нужны люди, и задавать вопрос «Всё в силе?» накануне каждой смены, не дожидаясь вас. Все последующие предложения вы по-прежнему одобряете сами. Оба переключателя изначально выключены, и вы выбираете их для каждого мероприятия, поэтому фестиваль с сотнями волонтёров может работать сам, а небольшая клубная вечеринка остаётся полностью в ваших руках.

• Всё в силе?: один вопрос всем в сменах следующего дня
• Неявка: отметьте и найдите замену в одном действии
• Предложения без вашего участия: выключены, пока вы их не включите, для каждого мероприятия

Дайте каждому одну страницу со всеми его сменами

Каждый член команды и волонтёр получает личную ссылку «Мои смены», которая открывает его собственную страницу без аккаунта и пароля. Там он видит свои смены на всех ваших мероприятиях, принимает ваши предложения, отвечает на вопрос «Всё в силе?», сообщает дни, когда может работать, и добавляет смены в свой календарь. Каждый ответ сразу появляется в вашем графике, поэтому вопрос «во сколько мне выходить?» перестаёт быть вашей заботой.

На этой же странице есть документы, нужные для его смен, ваш инструктаж по безопасности, его пожелания по питанию для кухни команды и отработанные часы с пометкой, ждёт ли каждая строка утверждения или уже утверждена. Страница показывает только его собственные смены, предложения и документы и никогда не показывает имена других членов команды. Когда человек уходит из вашей команды, одно действие отключает все отправленные ему ссылки.

• Страница «Мои смены»: каждая смена на каждом мероприятии, без аккаунта
• Добавить в календарь: одну смену или все в его собственный календарь
• Дни, когда может работать: чтобы предложения уходили на нужные дни
• Его часы: отработанные часы, ожидающие утверждения или утверждённые

• Give your event crew one page for all their shifts
• Соберите команду и волонтёров, на которых можно рассчитывать каждый год

Разошлите смены и отмечайте приход команды в день мероприятия

Когда график готов, отправьте каждому одно письмо только с его временем смены, местом и ролью на этот день, а ответы придут вам. В день мероприятия переключите график на список отметок, находите каждого по имени и отмечайте приход, неявку или уход. Любой шаг можно отменить, а список обновляется, пока ваша команда с ним работает.

Каждая отметка прихода и ухода становится началом и концом часов человека, поэтому никто не заполняет табель и никто не вводит время после мероприятия. Любой в команде вашего мероприятия может попросить Fai отметить приход или уход стюарда со своего телефона, например супервайзер на дальнем входе, и Fai сначала дождётся его согласия.

• Отправить всем их смены: по одному письму только с его сменами
• Список отметок: приход, неявка и уход
• Отмена любого шага: ошибочное нажатие исправляется за секунду

• Build your event rota and check staff in

Утверждайте часы по отметкам с проверками Fai

У каждого человека одна строка на каждую смену, со временем от отметки прихода до отметки ухода, сделанных вашей командой. Fai сначала проверяет каждую строку и простыми словами помечает всё необычное: нет отметки ухода, не отметил приход, ушёл поздно, очень короткая смена, две смены одновременно или время изменилось после утверждения. Утвердите все строки без замечаний за один раз и тратьте время только на строки, где нужен человек.

Исправьте строку, добавив или убрав время или задав итог, который должен быть, и укажите причину; частые причины, например неоплачиваемый перерыв или забытая отметка ухода, можно выбрать из списка. Одно действие подставляет плановые часы смены. Каждая утверждённая строка показывает, кто и когда её утвердил, каждое изменение с причиной и полную историю, а её часы и стоимость остаются такими, какими были утверждены. Если изменить утверждённую строку, она снова уходит на утверждение по ставке, по которой была утверждена в первый раз.

Ваш бар-менеджер или начальник охраны знает, кто на самом деле отработал каждую смену. Назначьте их руководителями отделов, и они утверждают и исправляют часы своей команды на своей странице «Мои смены», с теми же проверками Fai и без входа в аккаунт. Руководители видят только часы, никогда не видят стоимость, никогда не утверждают собственную строку, и на каждом утверждении стоит их имя.

• Отмечено Fai: строки, на которые стоит посмотреть первыми, с тем, что она заметила
• Утвердить за один раз: все строки без замечаний
• Причина каждого изменения: сохраняется в строке для любого, кто её проверит
• Руководители отделов: утверждают часы своей команды, но не видят стоимость

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Let department leads approve their team's hours at your event

Сверяйте каждый счёт агентства с реальными часами

Укажите внешнюю команду, которая поставляет людей на смену, и её стоимость часа, и часы сами распределятся по агентствам. По каждой команде видны её люди и строки, записанные и утверждённые часы, что ещё ждёт утверждения, и утверждённая стоимость. Когда приходит счёт охранной компании, вы сверяете его с часами, которые её стюарды действительно отработали, а не с их табелем.

Утверждённые часы, умноженные на стоимость часа, попадают в раздел «Персонал и команда» бюджета вашего мероприятия рядом с плановой стоимостью ещё не утверждённых часов, поэтому вы видите расходы на персонал до прихода счетов. Скачивайте строки за любой день, отдел или внешнюю команду, со временем, изменениями, утвердившим, ставкой и стоимостью в каждой строке, а каждое скачивание записывается с вашим именем.

Спросите Fai, сколько строк ждёт утверждения за субботу, и она утвердит выбранные вами строки или все строки без замечаний, сначала сказав, сколько их.

• По внешним командам: записанные, утверждённые и ожидающие часы по каждому агентству
• Стоимость часа: задаётся в смене и фиксируется при утверждении
• Бюджет: утверждённые и плановые расходы на персонал мероприятия
• Скачивание: время, изменения, утвердивший, ставка и стоимость в каждой строке

• Знайте, во что обойдётся мероприятие, до прихода счетов