Hyr exakt det som din show behöver och vet var varje del finns

Låt varje rider fylla din backlinelista

Boka dina akter med deras speltider och lägg till deras tekniska riders under Förberedelser, så fyller Backlinehyra sig själv, med varje sak på rätt scen och dag och varje akts behov citerat från dess egen rider. En rad som säger att akten tar med egen utrustning hoppas över, och rader som är för otydliga för att räknas listas så att du kan kontrollera dem i ridern. När en rider ändras följer listan med.

Fai läser varje rider när den kommer in och igen när den ändras, och föreslår att lägga till saker hon hittar i de produktionsdokument du laddar upp. När en rider ändrar ett behov som ditt team har angett för hand visar saken Rider ändrad: se över, och du väljer att använda ridern eller behålla ditt. En rider skriver aldrig över ett beslut som ditt team har fattat.

• Läst från riders: varje akts behov citerat från dess egen rider
• Otydliga rader flaggas: med en genväg till ridern för att kontrollera dem
• Rider ändrad: se över: använd ridern eller behåll ditt teams siffra

• Förbered varje akt utan att jaga mejltrådar
• Work out the backline and production to hire for your event

Hyr varje sak en gång för den mest belastade dagen

Akter på samma scen och dag delar, så den mest krävande aktens behov räknas och en akt som behöver egen utrustning läggs till ovanpå. Återanvändbar utrustning hyrs en gång för den mest belastade dagen på varje scen, förbrukningsvaror som trumskinn, strängar och tejp läggs ihop för varje dag, och det som scenen redan har eller som du redan äger dras av först. Du slutar betala för en tredje uppsättning CDJ:er som skulle ligga i en flightcase hela helgen.

Så räknade vi på varje sak visar varje dag och scen bakom siffran, så du kan svara arrangören som frågar varför du hyrde fyra och inte sex. Scenens egna tekniska specifikationer och den utrustning du äger läses på samma sätt som en rider, så ett eget PA i lokalen eller dina egna mixerbord dras av från antalet.

Produktionshyra ligger bredvid backline med samma uträkning. Lägg till PA, ljus, scen, el och allt annat du hyr, med var det ska stå, vilka dagar det behövs och om det kan återanvändas, så hamnar en matchande sak på den rad som redan finns. Ange inlastningsdagar före och utlastningsdagar efter, så följer varje hyresperiod och dagspris med. På en konferens lägger du till varje sals utrustning på samma sätt.

• Återanvändning mellan dagar: utrustning hyrs en gång, förbrukningsvaror räknas varje dag
• Din utrustning först: scenens specifikationer och din egen utrustning dras av
• Produktionshyra: PA, ljus, scen, el och mer
• Hyresperiod: inlastnings- och utlastningsdagar på varje rad

Skicka varje leverantör bara det som har ändrats

Fai skriver ett utkast till mejlet till varje leverantör utifrån dess saker, hyresdatum, leverans- och upphämtningstider, som du läser och skickar. Varje utskick sparar en kopia av listan som den var, så varje sak som har ändrats sedan dess visar det, och nästa mejl listar bara de ändringarna. Ditt backlineföretag bygger aldrig din show utifrån förra månadens version.

Följ varje rad från Ska beställas via Offert mottagen, Beställd, Bekräftad och Levererad till Returnerad. Saker som markeras som beställda räknas som bundna kostnader i evenemangets budget, och en leverantörs prissatta saker blir ett utkast till inköpsorder i ett steg. Skriv ut ett rent blad för valfri leverantör med varje sak, antal och hyresdatum, med leverans och upphämtning högst upp.

Behöver du en leverantör nära en lokal du inte har arbetat i tidigare? Beskriv vad du behöver så listar Fai lokala leverantörer med deras webbplats och kontaktuppgifter.

• Fai skriver mejlet: saker, datum, leverans och upphämtning
• Skicka ändringarna: ett kort mejl med bara det som är nytt
• Inköpsorder: en leverantörs prissatta saker i ett steg
• Budget: beställda saker räknas som bundna kostnader

• Send your event hire lists to suppliers
• Vet vad ditt evenemang kommer att kosta innan räkningarna kommer

Få varje beställning bekräftad och varje offert läst åt dig

Ge varje hyresleverantör en egen sida, utan inloggning, och mejla länken. Under Det vi har beställt från er ser leverantören varje rad med datum, scener och pris och bekräftar dem på en gång. När den bara kan leverera färre, något annat eller till ett annat pris ber den om en ändring, eller ber om att flytta leverans- och upphämtningstiderna, och du godtar eller avböjer varje begäran.

Leverantören laddar upp sin offert som en PDF eller ett foto, eller så lägger du till en som den har mejlat. Fai läser den mot dina rader och lägger ett förslag på I dag med de offererade priserna och eventuella ersättningsprodukter, och anger de rader som offerten utelämnar eller har färre av. Godkänn det så fylls priserna i på dina rader, så ingen skriver in en offert för hand.

Leverantörens sida visar alltid varje rad som den ser ut nu, och varje ny länk du skickar stoppar den föregående, så bara ditt senaste mejl fungerar. Fråga Fai vad dina leverantörer har bett om och var varje offert står.

• Bekräfta gärna: varje beställd rad bekräftad av leverantören
• Be om en ändring: färre, något annat, ett annat pris eller andra tider
• Offerter som Fai läser: priser, ersättningsprodukter och luckor, som du godkänner

• Get hire suppliers to confirm orders and count deliveries for your event

Räkna leveranser in och ut och betala bara för det som kom

När en leverans kommer till lastkajen räknar ditt crew in hur många som kom och hur många som är skadade, med en anteckning. När leverantören hämtar räknar de ut det som gick tillbaka. Varje rad visar sedan hur många som saknas, är extra eller är skadade, och den senaste räkningen visar vem som räknade och när.

Öppna leverantörens inköpsorder så jämför Vad som kom varje beställd rad med det som räknats in och tillbaka. Ett underskott eller en skada flaggas med vanliga ord, så du ifrågasätter fakturan med fakta framför dig och betalar bara för det du fick. Ett misstag vid lastkajen ångras i ett steg.

• Räkna in: hur många som kom och hur många som är skadade
• Räkna ut: det som gick tillbaka och i vilket skick
• Vad som kom: beställt mot inräknat, rad för rad

• Betala alla i tid och avräkna varje show med siffror som båda parter kan kontrollera

Dela ut radioapparater och utrustning genom skanning och se vem som har vad

Samla all din utrustning i en lista: en enskild sak med egen etikett, till exempel en golfbil eller en uppsättning nycklar, en numrerad uppsättning som alla radioapparater, eller ett parti du räknar, till exempel varselvästar. Vid utrustningsdisken läser en streckkodsläsare etiketten och öppnar rätt steg, så du delar ut utrustning till någon i crew, en volontär eller vem som helst med namn, med en anteckning om deposition och en tid för återlämning, lika snabbt som kön rör sig.

Ta tillbaka varje del med det skick den kom tillbaka i, och skadad utrustning flaggas i utrustningslistan så att en trasig radio inte lämnas ut igen direkt. Vem har vad visar allt som är utlämnat, per person eller per sak, med det som är försenat, och du tar tillbaka ett helt teams utrustning på en gång när deras pass slutar. Efter evenemanget ber du Fai skriva ett utkast till en påminnelse till varje person som fortfarande har utrustning, godkänner dem på I dag och markerar det som har försvunnit, med historiken sparad.

Ha din radioplan bredvid din utrustning, med varje kanal som den visas på radion, vem som använder den och varje anropssignal med den person som svarar. Skriv ut ett radioblad att sätta upp, och varje teams dagsblad visar dess egna kanaler.

• Skanna eller sök: en streckkodsläsare öppnar rätt steg
• Vem har vad: per person eller per sak, med det som är försenat
• Påminnelser från Fai: ett mejl var, godkänt av dig
• Radioplan: kanaler, anropssignaler och vem som svarar

• Hand out radios and kit to your event crew

Låt externa team beställa din extra utrustning till dina priser

Pressteam, entreprenörer och utställare behöver alla radioapparater, golfbilar och bord. Erbjud utrustningen i din lista till det pris du anger för varje team, så beställer varje team från sin egen sida utan inloggning och väljer datum och var utrustningen ska stå. Hur många som finns tillgängliga kommer alltid från din utrustningslista, så du lovar aldrig ett team det som ditt eget crew behöver.

Lägg till din egen kostnad för att se din marginal på varje beställning, och ange det mesta ett team kan beställa, en sista beställningsdag och vilka typer av team som kan beställa, så att montermöbler går till utställare och radioapparater till pressen. Godkänn en beställning så reserveras utrustningen för det teamet direkt, med en faktura som teamet betalar från sin sida.

Skriv ut en plocklista över godkända beställningar per dag och plats, lämna ut varje beställning så att teamet syns i Vem har vad som utrustningens innehavare, och ta tillbaka den rad för rad med dess skick. Teamet kan beställa samma sak igen på ditt nästa evenemang i ett steg.

• Din prislista: vad varje team betalar, med din marginal
• Reserveras vid godkännande: godkänd utrustning kan inte lovas två gånger
• Plocklista: per dag och per plats, redo att skriva ut
• Faktura: för varje prissatt beställning, betalas från teamets sida

• Let outside teams order kit and equipment for your event

Ha varje leverantörs försäkring och papper före inlastningen

Be varje leverantör, cateringfirma eller entreprenör om ansvarsförsäkring, en riskbedömning, en arbetsmetodbeskrivning, eller ett intyg för livsmedelshygien, gassäkerhet eller elsäkerhet, med ett sista datum och vad filen måste visa. Varje team lägger till filen på sin egen sida, och team av den typen som du lägger till senare tillfrågas också.

Under varje fil visar Fai vad hon har läst i den, till exempel utgångsdatum, försäkringsskydd och vilket namn den försäkrar, och säger vad som inte stämmer, som en försäkring som går ut innan ditt evenemang gör det. Du godtar den med utgångsdatumet bekräftat, eller skickar tillbaka den med vad som behöver ändras, och teamet får ett mejl på sitt eget språk.

Varje begäran visar vilka team som är klara, vilka filer som behöver kontrolleras, vem som är sen och vad som snart går ut. Låt Fai föreslå varje påminnelse på I dag, eller låt påminnelser skickas före sista datum och innan en godtagen fil går ut. Godtagna filer finns under varje team i Tillstånd och certifikat, bredvid dina försäljares certifikat.

• Vanliga dokument: försäkringar, riskbedömningar och metodbeskrivningar samt säkerhetsintyg
• Vad Fai läste: utgångsdatum, försäkringsskydd och vem den försäkrar
• Påminnelser: före sista datum och innan filen går ut

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams