Vet vad ditt evenemang kommer att kosta innan räkningarna kommer

Ha en budget som hela teamet kan lita på

Ge varje avsnitt i budgeten sina planerade kostnader och planerade intäkter, registrera faktiska kostnader när de kommer in, så visar varje avsnitt hur mycket över eller under planen det ligger. Evenemangets sida Budget och Budget i Event Operating System är samma budget, så en kostnad som din produktionsledare lägger till i den ena syns i den andra, och bokaren, ekonomiansvarig och du läser alla samma siffror.

Bygg budgeten efter hur du arbetar: dina egna avsnitt, med så många rader för planerade kostnader och intäkter som vart och ett behöver, och en anteckning på varje rad som behöver förklaras. Överst i budgeten ställs de totala kostnaderna mot de totala intäkterna med nettot, så att du direkt ser om evenemanget är på väg mot ett överskott eller ett underskott.

Team ändrar samma budget samtidigt, och ingen förlorar sitt arbete. Om en kollega ändrar en rad medan du redigerar den ser du vad den säger nu och väljer om du vill spara din ändring över den eller behålla kollegans.

• Planerat och registrerat: över eller under planen för varje avsnitt
• Kostnader och intäkter: evenemangets netto överst i budgeten
• Säkra ändringar i teamet: en kollegas ändring skrivs aldrig över utan att du vet om det

Se vad varje akt verkligen kostar, från arvode till hotell

Du kommer överens om ett arvode, och sedan gör extrakostnaderna det till en mycket större siffra. Kortet Total kostnad på varje akts artistsida summerar varje del: arvodet och handpenningen från bokningen, byråavgiften från erbjudandet, varje resa från evenemangets resor, hotellvistelsen, traktamenten och backline, och aktens andel av dina hyres- och inköpslistor. Du vet vad varje akt kostar före showen, medan det fortfarande finns tid att ändra avtalet.

Varje del anger var dess siffra kommer ifrån, så ingen skriver in en kostnad två gånger och ingen undrar var en siffra kom ifrån. Allt som fortfarande saknar pris namnges längst ned på kortet, så luckorna syns innan ekonomi frågar. Varje ändring av en resas kostnad eller en vistelses rumspris registreras med värdet före och efter, vem som ändrade det och när.

Samma siffror når din budget och showens avräkning. I budgeten inkluderar den föreslagna summan för Artister och talanger varje akts totala kostnad, och i avräkningen visas resor, hotell och traktamenten som showkostnader med byråavgiften bredvid artistarvodet, var och en räknad en gång.

• Vad den här artisten kostar: en summa överst på artistsidan
• Från dina poster: bokning, erbjudande, resor, hotell, kommande betalningar och hyra
• Saknar pris: allt som fortfarande saknar pris, namngivet på kortet
• Samma siffror i avräkningen: inget flyg eller hotell räknas två gånger

• See the all-in cost of each act on your event
• Betala alla i tid och avräkna varje show med siffror som båda parter kan kontrollera

Räkna med byråns andel från det ögonblick erbjudandet är överenskommet

Lägg till byråavgiften i erbjudandet som ett fast belopp eller en procentandel av arvodet, så ingår den i aktens kostnad i samma ögonblick som agenten accepterar. En procentandel räknas ut på det arvode som avtalet faktiskt betalar, så ett avtal med garanti mot procent eller en andel av dörrintäkterna får rätt byråavgift utan en separat uträkning på miniräknaren.

Byråavgiften anges i mejlet med erbjudandet, så agenten ser exakt vad du gått med på att betala utöver artistens arvode, och varje ändring av den sparas i erbjudandets versioner tillsammans med alla andra villkor.

• Byråavgift: ett fast belopp eller en procentandel av arvodet
• Från erbjudandet: räknas när erbjudandet är accepterat eller avtalat

• Vet vem som har option på varje datum och prissätt varje erbjudande tryggt
• Make an offer to an artist's agent for your show

Prissätt resor och hotellnätter till vad du faktiskt betalade

Ange vad en resa kostade en gång, för alla på bokningen och i den valuta du betalade i, så ingår den direkt i aktens kostnad. Hotellnätter räknas till det pris du faktiskt betalar: vistelsens eget rumspris eller, natt för natt, priset för det rumsblock den ligger i, bara för aktens egna nätter och rum.

Ett band som flyger från två städer, en dj med en turnéledare och en huvudakt på en blockbokning blir alla rätt utan ett kalkylark. Tomma rum i ett rumsblock förblir en kostnad för blocket, så ingen akt bär rum som ingen sov i, och varje valuta behåller sin egen summa, så ett arvode i pund och ett flyg i euro blandas aldrig ihop.

• Ange kostnaden: ett belopp för alla på bokningen
• Rumspris per natt: vistelsens eget pris eller rumsblockets pris
• Betald valuta: sparas i den valuta resan betalades i

• Få varje akt inkvarterad, upphämtad och på scen i tid

Se pengarna du har bundit upp innan fakturorna kommer

Bundet hos leverantörer visar pengar du har lovat men ännu inte betalat: godkända inköpsordrar, artisters traktamenten och backline, och hyres- och inköpsartiklar markerade som beställda. Du ser din verkliga exponering veckor innan räkningarna kommer, så en överskridning i produktionen syns medan du fortfarande kan skära ned beställningen.

En artikel på en inköpsorder räknas en gång, även när den också finns på din hyreslista, så den bundna siffran är en du kan lita på. En annullerad order försvinner ur siffran, och ordern sparas med orsaken till att den annullerades.

• Inköpsordrar: godkända, skickade och fakturerade ordrar
• Traktamenten och backline: kostnaderna som lagts till för varje artist
• Hyra och inköp: artiklar markerade som beställda på dina listor

• Betala alla i tid och avräkna varje show med siffror som båda parter kan kontrollera
• Raise purchase orders and track what your event owes

Börja varje avsnitt från en summa som dina egna poster föreslår

Ett tomt avsnitt erbjuder en föreslagen summa utifrån det ditt evenemang redan innehåller, redo att tas som dess första planerade kostnad med ett tryck. Artister och talanger summerar varje akts totala kostnad, Sponsring räknar dina sponsorers kontant- och naturaavtal, Leverantörer räknar montrarnas avgifter och Tillgänglighet räknar dina tillgänglighetsåtgärder, så en ny budget börjar nära verkligheten.

En konferens ser varje talares arvode, en mat- och dryckesfestival sina leverantörers monteravgifter och en festival sina sponsoravtal. Försäljning av biljetter och tillval kommer in som levande intäkter, och arvoden, handpenningar, sponsorer och monteravgifter fylls i som rader märkta som uträknade åt dig, så du lägger bara till för hand det som inget annat registrerar.

• Använd förslag: en planerad summa från dina egna poster
• Sponsring och Leverantörer: sponsoravtal och monteravgifter som intäkter
• Levande intäkter: försäljning av biljetter och tillval när den sker

Lägg in personal- och crewkostnader i budgeten utifrån deras timmar

Ge ett pass dess externa team och en timkostnad, så fylls avsnittet Personal och crew i av sig självt: kostnaden för de timmar du godkänt plus den schemalagda kostnaden för timmar som ännu inte är godkända. Publikvärdar från bemanningsföretag, barteam och säkerhet ligger i budgeten bredvid allt annat, utan en separat tidrapportsuträkning i slutet av evenemanget.

Timmar per externt team visar varje bemanningsföretag eller bolag med registrerade timmar, godkända timmar och den godkända kostnaden, så att du kan kontrollera deras faktura mot de timmar du godkänt innan du betalar den.

• Timkostnad: anges på varje pass
• Externt team: bemanningsföretaget eller bolaget som tillhandahåller personerna
• Godkända timmar: vad passet faktiskt kostade när timmarna är godkända

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Bemanna varje pass och betala för varje arbetad timme

Läs budgeten per avsnitt, scen eller evenemangsdag

Växla mellan alla rader, dina avsnitt, varje scen och varje evenemangsdag för att se vad stora scenen eller lördagen verkligen kostar. Filter skiljer kostnader från intäkter och raderna som räknats ut åt dig från dem ditt team angett, och en sökning hittar valfri rad på sekunder. Ladda ned budgeten som CSV när ekonomi eller en partner ber om den.

Fråga Fai, assistenten i din instrumentpanel, vad evenemanget har spenderat mot planen, vad en akt kostar totalt eller vilket avsnitt som ligger mest över. Hon kan lägga till en planerad kostnad, registrera en faktisk kostnad, ändra ett avsnitt eller ange kostnaden för en resa eller en vistelses rumspris, och hon visar dig varje ändring och väntar på ditt ja först.

• Per scen och per dag: vad varje scen och evenemangsdag kostar
• Filter och sökning: kostnader, intäkter och rader uträknade åt dig
• Ladda ned CSV: varje rad, redo för ekonomi
• Fråga Fai: svar från budgeten, ändringar efter ditt ja