Betala alla i tid och avräkna varje show med siffror som båda parter kan kontrollera

Se varje betalning efter det datum den förfaller

Kommande betalningar i evenemangets avsnitt Avtal visar vad som är förfallet, förfaller den här veckan, är kommande eller ännu saknar datum, med det som återstår att betala överst. Handpenningar och slutbetalningar kommer direkt från dina artistavtal, leverantörsordrar läggs till när du godkänner dem, och du lägger själv till traktamenten, backline och andra kostnader för en akt, så inget ligger i ett separat kalkylark.

Betala i delar så visar varje belopp vad som återstår efter varje betalning hittills. När betalningar är förfallna eller förfaller inom veckan föreslår Fai en uppgift för var och en på I dag, och Evenemangsdrift listar kommande betalningar för alla evenemang som ditt varumärke driver, så en handpenning för nästa månads show aldrig hamnar efter kvällens.

• Kommande betalningar: förfallna, förfaller den här veckan, kommande och inget förfallodatum
• Delbetalningar: vad som återstår av varje belopp efter varje betalning
• Över alla dina evenemang: kommande betalningar för alla evenemang som ditt varumärke driver

• Raise purchase orders and track what your event owes

Lägg leverantörsordrar som din budget räknar med direkt

Ange leverantören och varje rad du beställer, med moms, leveransdatum och datumet du ska betala senast, så är ordern redo att godkännas. När en leverantörs offert bekräftas skriver Fai ett utkast till ordern åt dig och markerar den Utkast av Fai. Godkänn den så räknas den som en bunden kostnad i evenemangets budget i samma ögonblick, och skicka den sedan till leverantören via mejl från evenemanget.

En godkänd order är låst, så siffran din ekonomiansvarige ser i budgeten är siffran som skickades till leverantören. Ändra en order innan du godkänner den, eller annullera den med en motivering, så sparas en annullerad order och räknas inte längre som bunden.

• Ny inköpsorder: leverantör, rader, moms, leverans senast och betalning senast
• Utkast av Fai: en order redo att kontrollera från varje bekräftad offert
• Skicka till leverantören: den godkända ordern mejlad till leverantören

• Vet vad ditt evenemang kommer att kosta innan räkningarna kommer
• Hyr exakt det som din show behöver och vet var varje del finns

Upptäck en faktura som inte stämmer med ordern

Lägg till leverantörens faktura på dess order så läser Fai totalsumman och säger om den stämmer med det du beställde. En faktura som avviker flaggas på ordern och i listan över ordrar, så ditt team ifrågasätter den innan någon betalar. Om Fai inte kan läsa den anger du totalsumman och kontrollerar den mot ordern själv.

• Lägg till deras faktura: en PDF eller ett foto av leverantörens faktura
• Kontrollerad mot ordern: stämmer, eller skillnaden flaggad

Registrera varje betalning och rätta misstag på ett rent sätt

Markera en betalning som betald med belopp, datum, hur du betalade och en betalningsreferens, och ange mindre än hela beloppet när du betalar i delar. En betalning som registrerats av misstag återförs med din motivering, så historiken visar både betalningen och rättelsen. En kostnad du inte längre är skyldig tas bort med en motivering och sparas, markerad som borttagen.

Betala med Vault tar dig direkt till dina överföringar i Vault för att skicka pengarna, och du registrerar betalningen när den har gått iväg. Varje handpenning, slutbetalning och leverantörsbetalning har sin egen betalningshistorik, så svaret på ”har vi betalat ljudfirman?” är en blick bort.

• Markera som betald: belopp, betalningsdatum, betalningssätt och en betalningsreferens
• Återför: en rättande post bredvid den ursprungliga betalningen
• Betala med Vault: direkt till dina överföringar i Vault

• Använd och hantera dina biljettpengar före utbetalningen
• Pay everyone you owe for an event

Skriv utkastet till avräkningen utifrån vad som faktiskt hände

Välj showen och det accepterade erbjudandet, så skriver Fai ett utkast till avräkningen: biljettintäkter och moms från evenemangets biljettposter efter återbetalningar, showkostnader från de faktiska kostnaderna i dess budget och artistens arvode från avtalet. När en show har avslutats utan avräkning listar Behöver åtgärdas den med Gör avräkning, så ingen show väntar på att avräknas.

Gör avräkning även för en show utan artistarvode, till exempel en klubbkväll med en residentdj på fast ersättning som du lägger till som en rad. Varje rad anger om den kom från biljettförsäljningen, budgeten eller avtalet och hur den räknades fram, så turnéledaren kontrollerar siffrorna i stället för att bråka om dem.

• Från biljettförsäljningen: intäkter och moms efter återbetalningar
• Från budgeten: de faktiska kostnader ditt team registrerat
• Från avtalet: artistens arvode från det accepterade erbjudandet

• Settle a show with an artist after your event
• Vet vem som har option på varje datum och prissätt varje erbjudande tryggt

Räkna ut vilket avtal som helst och räkna aktens kostnader en gång

Ett fast arvode, en garanti mot en procentandel, en garanti plus en andel av det showen drar in över den, eller en ren procentandel: arvodesraden räknar ut det från avtalet och skriver ut uträkningen med enkla ord. Procentandelen kan gälla bruttoförsäljning, försäljning efter moms eller försäljning efter moms och kostnader, exakt som ditt erbjudande anger.

När showen har aktens accepterade erbjudande tar avräkningen med aktens resor, hotellvistelse och traktamenten som showkostnader, och byråavgiften som en betalning bredvid artistarvodet, uträknat på det arvode avtalet betalar. Samma kostnader i budgetens avsnitt Artister och talanger lämnas utanför den här avräkningen, så ett flyg som registrerats två gånger ändå räknas en gång, och varje valuta behåller sin egen summa.

• Garanti mot procent: det största av garantin och procentandelen
• Garanti plus: garantin och en andel över den
• Från aktens kostnader: resor, hotell, traktamenten och byråavgiften

• Vet vad ditt evenemang kommer att kosta innan räkningarna kommer

Rätta valfri rad och håll dokumentationen korrekt

Lägg till en rad för allt annat som parterna kommit överens om, och ange ett minusbelopp för en kreditering, till exempel en merchandiseandel som du ska betala tillbaka. En felaktig rad reverseras med en ny rad som tar ut den, och båda ligger kvar på arket, så artistsidan alltid kan se vad som ändrats. Uppdatera fångar upp en sen återbetalning eller en ny budgetkostnad utan att lägga tillbaka en rad som du reverserat.

• Lägg till en rad: intäkter, avdrag, showkostnader eller betalningar till artisten
• Reversera: en rad som tar ut den andra, med båda kvar på arket
• Uppdatera: den senaste biljettförsäljningen, budgetkostnaderna och avtalet

Dela den, kom överens, markera den som betald och få veta när försäljningen ändras

Dela avräkningen så låses dess rader, och skriv sedan ut den eller spara den som PDF till turnéledaren eller agenten. Markera den som godkänd när båda parter godtar siffrorna, och som betald när artisten har fått betalt. Om något ändras efter det återöppnar du den med din motivering: den delade versionen förblir exakt som den var, och en ny version utgår från samma rader.

En återbetalning eller en sen försäljning i dörren efter att du delat en avräkning glider inte längre förbi obemärkt. Fai kontrollerar nyligen delade och godkända avräkningar mot biljettposterna varje timme, och när siffrorna skiljer sig föreslår hon att återöppna den som en ny version med de aktuella siffrorna, för dig att godkänna. Hon skriver utkast till, uppdaterar, delar och återöppnar avräkningar och registrerar betalningar bara efter ditt ja, och hon flyttar aldrig pengar på egen hand.

• Dela: låsta rader som båda parter kan lita på
• Skriv ut eller spara som PDF: en kopia att skicka till artistsidan
• Versioner: varje delad version sparas när du återöppnar
• Biljettförsäljningen kontrollerad: Fai föreslår en ny version när den ändras