Håll din områdesplan aktuell och få varje leverans genom rätt ingång

Utgå från den plan som ditt områdesteam redan använder

Ladda upp den områdesplan som ditt team redan arbetar med som en bild och rita direkt på den. Markera två punkter som du vet avståndet mellan, ange det i meter, så visar varje plats på kartan sin verkliga storlek, från längden på ett staket till ytan på ett campingområde. Du planerar den åker du faktiskt har, och ingen mäter en plats två gånger.

Lägg en gatukarta eller ett satellitfoto av din plats under planen, rikta in den en gång, så ritar ditt team på den verkliga marken. Kartan under ger dig också ett snabbt sätt att ställa in skalan, eller kontrollera den skala du har ställt in för hand, så att platsstorlekar och gångavstånd anges i verkliga meter. Välj hur tydligt kartan syns, så att din egen ritning förblir lätt att läsa.

När planen ändras laddar du upp den nya versionen, och allt du har ritat ligger kvar där det var. Du behåller månader av arbete på kartan genom varje version av ritningen.

• Din egen plan: ritningen som ditt områdesteam redan använder
• Ställ in skalan: längder och ytor i verkliga meter
• Karta under planen: en gatukarta eller ett satellitfoto under din plan

• Draw your event site map and share it

Samla varje scen, bar, toalett och väg på en gemensam karta

Rita ytor för arenan, campingområden och parkeringar, punkter för scener, barer, mat, toaletter, första hjälpen, ingångar, utgångar, dricksvatten och el, och linjer för vägar och staket. Namnge varje plats på ditt sätt, till exempel VIP-bar eller Camping Guld, och koppla den till en scen eller ett team. Hela ditt team öppnar samma karta på dator, surfplatta eller telefon, så scenchefen, säkerhetsansvarig och barchefen tittar alla på veckans plan.

Rita varje försäljarplats som en yta och dra dina godkända försäljare till sina platser, så att försäljarens platsnummer stämmer med kartan och deras egen försäljarsida visar var de finns. Ange hur många toaletter ett block rymmer, så räknar Fai dem när hon kontrollerar din karta. När ditt team rapporterar en incident kan de välja platsen på samma områdeskarta, så kontrollrummet ser var det hände.

Två personer kan arbeta med kartan samtidigt. Varje plats visar vem som ändrade den senast, och om två av er ändrar samma plats samtidigt stoppas den andra sparningen och kartan visar din kollegas version, så ingen skriver över en kollegas arbete av misstag.

• Ytor, punkter och linjer: med ångra och gör om alltid till hands
• Kopplade till scener och team: kartan och din evenemangsplan stämmer överens
• Försäljare på sina platser: varje godkänd försäljare dras in på kartan
• Redigering i team: med vem som ändrade varje plats senast

• Lägg ut varje plats efter dina regler och fakturera din andel av försäljningen

Låt Fai kontrollera det viktigaste för säkerheten för din publik

Berätta för Fai hur många personer du väntar dig när det är som mest, så kontrollerar hon din karta för första hjälpen, utgångar, dricksvatten, toaletter och tillgängliga publikplatser för en publik av den storleken. Hon säger med vanliga ord vad som fortfarande saknas och hur många av varje du behöver, och ett tryck lägger till den saknade punkten på din plan, redo att dras dit den hör hemma.

Det är den kontroll du annars skulle göra med en miniräknare och en utskrift kvällen innan säkerhetsgruppen träffas. Kör den igen efter varje ändring av planen, så går du in på mötet med vetskapen om att det viktigaste finns på kartan.

Fai kan också läsa din karta, lägga till, flytta eller ta bort en plats, koppla den till en scen eller ett team, placera en försäljare på en plats, ställa in skalan och publicera eller ta ner besökarkartan när du ber henne. Hon visar dig varje ändring och väntar på ditt ja innan hon gör den.

• Kontrollera min karta: första hjälpen, utgångar, vatten, toaletter och tillgängliga publikplatser
• Anpassad efter din publik: utifrån de personer du väntar dig när det är som mest
• Placera: varje saknad punkt läggs till på din plan

Publicera en tydlig karta som dina besökare kan följa

Välj de platser besökarna behöver, till exempel scenerna, barerna, toaletterna, ingångarna och första hjälpen, och publicera. Besökarna ser din plan med bara de platserna, under line-upen på din evenemangssida, medan dina anteckningar, privata platser och ytor bakom kulisserna stannar hos ditt team.

Ditt teams karta och besökarkartan är separata, så du kan fortsätta med nästa veckas ändringar utan att besökarna ser en halvfärdig plan. När du är redo listar Uppdatera besökarkartan exakt vad besökarna kommer att se innan den publiceras, och du kan ta ner besökarkartan när som helst. Skriv ut planen med teckenförklaring till väggen på produktionskontoret, eller spara den som PDF till ett genomgångspaket.

• Bara det besökarna behöver: dina anteckningar når aldrig den offentliga kartan
• På din evenemangssida: under line-upen som besökarna redan läser
• Skriv ut: planen och teckenförklaringen, eller sparad som PDF

Ge räddningstjänst och leverantörer en aktuell karta över de platser de behöver

Skapa en privat kartlänk för räddningstjänsten, ambulanspersonalen, ett tillgänglighetsteam eller en elleverantör. Välj Räddningstjänst, Tillgänglighet, Leverantörer eller exakt vilka typer av platser, så lägger länken till dem på den offentliga kartan: utgångar, vägar, första hjälpen och platser som ska hållas fria, eller el, vatten, parkering och backstage. Ingen behöver logga in, och länken visar alltid ditt område som det ser ut nu.

En flyttad brandpost eller en ny väg finns på kartan nästa gång räddningstjänsten öppnar länken, så du slutar mejla en ny PDF efter varje ändring. Sidan visar namn, former och symboler, aldrig dina anteckningar eller vilka som finns i ditt team.

Varje länk räknar hur ofta den har öppnats, så du kan se att säkerhetsgruppen faktiskt använder den. Ge en länk en ny adress eller stoppa den i samma stund som den når någon som inte borde ha den, och Fai kan skapa, förnya eller stoppa en kartlänk åt dig efter att du har bekräftat.

• Räddningstjänst: utgångar, vägar, första hjälpen och platser som ska hållas fria
• Tillgänglighet: tillgängliga platser, toaletter, vägar och parkering
• Leverantörer: el, vatten, parkering, ingångar och backstage
• Stoppa eller förnya: en ny adress eller ett stopp när som helst

• Share a private event site map with emergency services and suppliers

Sprid ut dina leveranser över uppbyggnadsdagen

Öppna ankomsttider för varje ingång eller yta, med hur många fordon var och en kan ta emot, så fylls uppbyggnadsdagen av ett jämnt flöde av leveranser. Varje tid visar hur många platser som är bokade och stängs när den är full, så en populär morgontid blir aldrig en kö av lastbilar på tillfartsvägen.

Välj vem som kan boka varje tid: dina externa team, dina försäljare eller båda. En försäljares inlastning och en scenleverans delar då samma ingångar utan att vara i vägen för varandra. Lägg till det förarna behöver veta, till exempel vilken ingång de ska använda och att varselväst krävs på området, så läser varje team det när de bokar. Tiderna kan fortsätta in på nästa morgon när du behöver en inlastning över natten.

• Ankomsttider: per dag, ingång eller yta och antal fordon
• Vem som kan boka: externa team, försäljare eller båda
• Det förarna behöver veta: visas för varje team när de bokar

• Book delivery times for your event and check vehicles in at the gate

Låt leverantörer och försäljare boka sina egna fordon

Varje externt team öppnar sin egen sida, utan konto, väljer en ankomsttid med lediga platser och anger registreringsnummer, fordon, leveransföretag, förare och vad det har med sig. De får en referenskod och en kod som ingången kan skanna, och de kan ändra uppgifterna, flytta tiden eller avboka tills fordonet anländer. Du sparar in telefonsamtalen och mejlkedjorna, och varje bokning kommer in komplett.

Teamen får ett mejl när en leverans bokas, flyttas, avbokas eller beslutas, och när du ändrar dess ankomsttid. När en leverantör ringer in en bokning bokar du den åt dem och mejlar dem koden. Flytta eller avboka en leverans så går dess plats tillbaka till ankomsttiden för någon annan.

För de leveranser som behöver en extra kontroll, till exempel en kran eller en bred last, lägger du till en godkännanderegel. Varje matchande bokning väntar på de personer som anges i regeln med sin plats reserverad, teamet läser din motivering om du avslår, och ingången kan inte checka in den förrän den har godkänts.

• Bokningar på deras sida: registreringsnummer, fordon, förare och last
• Referens- och ingångskoder: som föraren visar vid ankomsten
• Godkännanderegler: de personer som beslutar om varje typ av leverans

• Ge alla som arbetar på ditt evenemang rätt passerkort, godkänt och klart innan grindarna öppnar

Sköt ingången från en telefon och vet vem som är på området

Ditt ingångsteam öppnar grinden i en telefon eller surfplatta och ser hur många fordon som väntas, är här, har åkt, är sena, inte kom och väntar på godkännande. De hittar ett fordon på kod eller registreringsnummer, checkar in det och checkar ut det när det åker. Du vet alltid vilka leverantörer som är på området och vilka som är sena.

Ett fordon som är bokat en annan dag frågar först varför du släpper in det, och ett feltryck ångras i ett steg. När en ankomsttid har passerat markerar du ett fordon som inte anlänt, och checkar in det som vanligt om det dyker upp senare. När grinden öppnas och varje uppslag registreras, eftersom de visar förarnas namn och telefonnummer.

Fråga Fai vilka leveranser som väntas i eftermiddag, eller be henne boka, flytta eller avboka en leverans, lägga till en ankomsttid eller checka in ett fordon, med dina egna ord. Hon visar dig ändringen och väntar på ditt ja först.

• Ingångsvy: varje fordon under sin ankomsttid
• Referens eller registreringsnummer: hitta ett fordon som är bokat valfri dag
• Checka in och ut: med ångra, sen och kom inte